Petty Cash Book: significado, sistema de prueba y sus ventajas
Significado de Petty Cash Book:
Pequeño significa pequeño. En las grandes empresas comerciales, todos los pagos se realizan mediante cheques y todos los recibos se depositan. Hay numerosos pagos pequeños a cuenta de gastos como papelería, transporte, alquiler de refrigerios, refrigerios para huéspedes, etc. que no pueden pagarse con cheques.
Además, el cajero principal estará sobrecargado si realiza estos pagos pequeños y frecuentes. Para evitar este inconveniente, dichos gastos se reparten en un libro separado, conocido como Petty Cash Book, que es mantenido por un Petty Cashier. Petty Cashier es una persona que mantiene el Petty Cash Book. El libro de caja chica se mantiene en forma de columna.
En este libro, se proporcionan columnas separadas para el jefe de gastos habitual. Un pequeño cajero realiza un análisis detallado de los pequeños pagos y registros bajo los encabezados adecuados, es decir, la columna. El libro de caja chica es similar al libro de caja.
Las cantidades recibidas por Petty Cashier del cajero principal se cargan en el libro de caja chica y se acreditan todos los pagos menores. El total periódico de cada columna se contabiliza en la cuenta nominal respectiva en el libro mayor.
El libro puede ser considerado como el libro de entrada original o de memorándum. Si se trata como parte de una doble entrada, entonces no se necesita una cuenta de caja chica. Cuando Petty Cashier necesita más efectivo, él inventa el libro de caja chica y lo presenta al Chief Cashier, quien verifica las cuentas y le da una cantidad adicional.
Sistema de Imprest de Libro de Caja Pequeño:
Bajo este sistema, una suma redonda de dinero estimada como necesaria para las posibles necesidades del negocio para cubrir los gastos menores para la semana o quincena se entrega al Cajero. Al final del período fijo o antes, cuando el pequeño cajero necesita más efectivo, presenta el libro de caja pequeño, junto con los vales.
El cajero jefe examina el libro de caja con los vales. Luego, Chief Cashier da el dinero / cheque por la cantidad exacta, que en realidad gastó durante el período. Por lo tanto, comienza para el siguiente período con la misma suma que tenía anteriormente. Es decir, Petty Cashier tendrá nuevamente la suma fija al comienzo del siguiente período.
Este sistema se conoce como Sistema de anticipos de Petty Cash Book. Por ejemplo, un negocio estima que se requiere una suma de Rs 500 para cubrir los pequeños gastos en el negocio durante una semana. Esta cantidad se le da al cajero. Al final de la semana o antes, Petty Cashier gastó Rs 480 y necesita más dinero.
Por lo tanto, Petty Cashier completa los registros y entrega el libro de caja chica junto con los vales al Chief Cashier, quien examina las entradas. Luego, el cajero jefe da un cheque por la cantidad exacta que gastó, es decir, Rs 480. Esta suma, es decir, Rs 480 más el saldo no gastado, es decir, Rs 20 le devolverá la suma original con la que comenzó al principio del último período es decir, Rs 500.
Ventajas del sistema de anticipos del pequeño libro de caja:
1. Alivia al libro de caja y al cajero principal de la carga de registrar pagos pequeños y frecuentes.
2. La comisión de fraude se reduce a medida que el cajero principal verifica el libro de caja pequeño junto con los vales y el cajero es más responsable.
3. Este método es muy científico y ahorra mano de obra. El gasto total en cada columna se puede determinar fácilmente y solo los totales periódicos de cada columna deben publicarse en el libro mayor.
Ilustración:
El Sr. Mohan mantiene un libro de caja pequeña de Columnar sobre el sistema Imprest. El monto del anticipo es de Rs 700. De la siguiente información se muestra cómo aparecería su pequeño libro de efectivo para la semana que terminó el 18 de diciembre.
