Necesidad de un sistema de información de recursos humanos en una organización moderna (HRIS)

Para llevar a cabo la investigación del personal, la auditoría del personal y la contabilidad de recursos humanos, el gerente de personal requiere una gran cantidad de datos relacionados con los empleados que trabajan en la organización.

Sin embargo, el sistema de registros manuales se considera inadecuado e insuficiente para cumplir con los requisitos de información de una organización empresarial moderna. En otras palabras, la dificultad para mantener y las deficiencias del sistema de registros manuales se pueden declarar como las razones básicas como la necesidad de HRIS. Estos son elaborados posteriormente.

La dificultad aquí se refiere a los datos voluminosos de los empleados que no es posible realizar un seguimiento manual. No solo eso, los datos deben actualizarse de vez en cuando y esto hace que el trabajo administrativo sea bastante laborioso y costoso. Alastair Evans afirma que el costo, la precisión, la fragmentación, la duplicación y la dificultad de análisis son algunas de las dificultades asociadas con el sistema de registros manuales.

La transferencia manual de datos de un registro a otro aumenta la posibilidad de error, lo que afecta la precisión y confiabilidad de los datos retenidos. Las entradas pueden ser aprobadas dos veces; Los datos pueden ser transferidos a documentos incorrectos que conducen a la confusión.

Dado que los datos / información se mantienen de manera fragmentada, es decir, los registros manuales se guardan en ubicaciones separadas manejadas por diferentes personas en diferentes departamentos, la información completa de un empleado no está disponible en un lugar central. Esto dificulta el proceso de toma de decisiones de la organización. Lo mismo subraya la necesidad de HRIS.

Venkata Ratnam y Srivastava han declarado tres propósitos como la necesidad de HRIS:

1. Almacenar datos e información para cada empleado individual para una referencia rápida.

2. Proporcionar una base para la toma de decisiones en asuntos cotidianos de personal (por ejemplo, concesión de licencia) así como para planificar, presupuestar, implementar y monitorear una serie de funciones de recursos humanos.

3. Para suministrar datos / devoluciones al gobierno y otros públicos.

Hemendra Verma, un consultor de software, realizó una encuesta y destacó la necesidad de HRIS para los siguientes propósitos:

1. Se encontró que hay muy poco tiempo asignado para el manejo de la información con respecto a la función de recursos humanos, puede ser debido al tiempo requerido para manejar la abundante información.

2. Falta información sobre los recursos humanos en la industria en todos los niveles.

3. HRIS ayudaría a lograr la “igualdad” en áreas como promoción, transferencia, nominación, etc.

4. El HRIS ayuda a liquidar las cuotas de los empleados a tiempo, con respecto al fondo de previsión, la jubilación, la gratificación, la licenciatura y la indemnización por vacaciones, etc.

5. Una vez que el perfil de una persona se ingresa en la computadora, recuperar la información se vuelve más fácil y también implica menos costos y disminuye las posibilidades de errores.

Algunas personas usan dos términos de datos e información de manera intercambiable. Pero hay una distinción entre los dos conceptos. Los datos son datos en bruto, no analizados y hechos sobre eventos, mientras que la información es la forma de datos analizada y organizada.

Por ejemplo, la cantidad de ganancia neta es un dato porque no se puede asignar ningún significado a la cifra absoluta de ganancia neta. Pero, la ganancia se expresa como un porcentaje de las ventas, transmite cierto significado y se llama información. N. Upadhya ha distinguido concisamente los datos de la información al afirmar: "Los datos organizados significativos pueden definirse como información".

Antes de que definamos HRIS, parece que en la idoneidad del contexto definir primero el "Sistema de información de gestión" (IMS). MIS es una estructura formal, generalmente informatizada, para proporcionar información a la administración, relacionada con operaciones internas y factores externos para facilitar el proceso de toma de decisiones.

Ahora, aplicando este concepto en el contexto de HRM, HRIS se puede definir de la siguiente manera:

HRIS es una forma sistemática de almacenar datos e información para cada empleado individual para ayudar en la planificación, la toma de decisiones y el envío de devoluciones e informes a las agencias externas.