¿Cómo organizar una reunión privada?

Este artículo arroja luz sobre los diez pasos principales a seguir para organizar una reunión privada.

1. La fecha, la hora y el lugar de la reunión deben ser fijados por él en consulta con el presidente y otros miembros sénior de la organización. En general, la reunión se organiza en la oficina si la cantidad de participantes esperados es pequeña o si es necesario contratar un salón público. A menos que se finalice el alojamiento, no se podrá emitir ningún aviso.

2. El secretario emitirá el aviso teniendo en cuenta el período de tiempo antes del cual se debe emitir el aviso. El aviso debe estar en orden, con todos los elementos que deben incluirse. Las notificaciones deben enviarse junto con los anexos, si los hubiera, a todos los miembros individualmente.

Los avisos también pueden ser publicados en los periódicos. Deben cumplirse todas las normas relativas a la emisión de notificaciones, ya sea de la propia organización o estatutaria. Este es uno de los pasos vitales en los preparativos para celebrar una reunión.

3. El secretario tiene que preparar todos los documentos para ser distribuidos entre los miembros. Por ejemplo, prepara el borrador de los informes que presentará el Consejo de Administración o el Comité Ejecutivo, según sea el caso. Verá que las cuentas finales ya han sido preparadas y auditadas.

Los informes y las cuentas deben imprimirse o duplicarse para su distribución. Es deber de la secretaria ver que la impresión o duplicación de los documentos se realice a tiempo para que estén listos para su distribución junto con el aviso.

4. A veces, antes de emitir un aviso, el secretario debe examinar la lista de miembros. Un miembro moroso no puede tener derecho a participar en la reunión general anual y a votar. En el caso de una compañía, el Registro de Miembros se mantiene suspendido por algún período durante el cual no se reconocerá la transferencia de acciones para que la lista definitiva de miembros esté lista para el pago del dividendo.

5. Además, el secretario debe mantener la Lista de sondeo lista en caso de que la votación se realice por sondeo.

6. En el caso de una reunión del comité (como una reunión de la Junta), el secretario tiene que mantener todos los archivos y documentos listos para su consulta en la reunión. Las banderas u otros indicadores se adjuntan con documentos relevantes dentro de los archivos para su ubicación lista.

7. El secretario hará los arreglos para los asientos de los participantes. En el caso de una reunión del comité o de la Junta, cuando los miembros se sientan alrededor de una mesa, se deben mantener sobre la mesa anotaciones detalladas sobre la agenda, lápices, etc.

8. El secretario debe ver que el Libro de asistencia o el Registro esté listo, que los miembros firmarán antes de ingresar al lugar de la reunión. La asistencia es muy importante para las reuniones de la Junta, ya que los honorarios que deben pagarse a los directores deben calcularse al respecto.

9. Es una práctica de las grandes empresas publicar el discurso del Presidente en la reunión general anual en los periódicos. El secretario organiza la publicación del discurso del Presidente en los periódicos (aunque el costo no se puede cargar en la cuenta de la empresa).

10. Mientras tanto, el secretario debe haber preparado las actas de la reunión anterior que se presentarán para confirmación en la reunión actual.