Ciclo continuo de mejora de procesos de negocio (4 fases)
El ciclo de mejora continua consta de cuatro fases.
Fase 1 Selección y definición del proceso:
Esto implica seleccionar y definir un proceso crítico (relacionado con la estrategia empresarial) que tenga margen para la mejora continua.
Evaluación y estandarización del proceso de Fase 2:
Consiste en la descripción, evaluación y estandarización del proceso que se selecciona para mejorar.
Fase 3 Mejora del proceso:
Esto implica la mejora continua del proceso evaluado según el ciclo PDCA (es decir, el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar)
Fase 4 Mejora personal:
Esto se refiere a la mejora continua de la persona que lleva la mejora del proceso de acuerdo con el nuevo ciclo PDAC (es decir, el ciclo Planificar-Hacer-Actuar-Desafío).
Estas cuatro fases se discuten brevemente en los siguientes párrafos.
Fase 1 Selección y definición del proceso:
En la primera fase del ciclo de mejora continua, se enfatiza la selección del proceso crítico de mejora y la definición del proceso seleccionado. Esta fase incluye las siguientes actividades.
(i) Preparando el escenario para la mejora continua de los procesos mediante la formulación de la tarjeta de puntuación del balance organizacional (OBSC), que comprende la misión organizacional, la visión, los valores fundamentales, los factores críticos de éxito, los objetivos, las medidas de desempeño, los objetivos y las acciones para mejorar los procesos. El OBSC está dividido en cuatro perspectivas: finanzas, clientes, procesos internos, conocimiento y aprendizaje.
(ii) Formar un grupo directivo en el que la gerencia también participe activamente. Un escenario en conjunto para la mejora de procesos mediante la creación de un entorno para fomentar y nutrir tanto la mejora de procesos como la mejora personal.
(iii) Definir los procesos críticos relacionados con la OBSC y determinar los procesos relevantes basados en factores críticos de éxito.
(iv) Seleccionar el proceso más crítico (que plantea el mayor problema o la mayor oportunidad en la situación actual). Esto significa seleccionar un proceso en el que el grupo se enfocará para mejorar.
(v) Designar a un propietario del proceso para el proceso seleccionado que es responsable de la mejora del proceso seleccionado. El propietario del proceso funciona como patrocinador, la persona del grupo directivo que actúa como asesor para el proyecto de mejora. El propietario del proceso es responsable del buen funcionamiento del proceso y tiene la autoridad para cambiar ese proceso.
(vi) Instalar un equipo de mejora por parte del propietario del proceso y otorgarle al equipo la propiedad sobre sus procesos.
(vii) El propietario del proceso y los miembros del equipo definen el proceso elegido. Definir el proceso es un requisito previo esencial para mejorar el proceso.
La definición del proceso incluye: (a) clientes internos / externos, (b) Entradas, (c) proceso y (d) salidas.
(viii) Capacitar al equipo para utilizar los métodos y técnicas de mejora y también capacitar al líder del equipo para que se convierta en capacitador.
(ix) Formular un plan de mejora que incluya la misión del equipo, el título del proyecto, los objetivos de mejora, las medidas de revisión del desempeño, el calendario de ejecución, los medios solicitados, el tipo de apoyo necesario de la alta dirección, las consecuencias de la introducción del proceso de mejora, el empleado esperado Resistencia a la introducción del proceso de mejora etc.
(x) Recopilar la información necesaria y analizar los datos relacionados con los clientes y las quejas, y registrar el proceso modificado utilizando diagramas de flujo.
Evaluación y estandarización del proceso de Fase 2:
En esta fase, el proceso seleccionado se describe en detalle para verificar si el proceso se entiende claramente o no. Esto requiere estandarizar el proceso, medir y revisar el rendimiento del proceso, identificar las fallas del proceso y analizar los problemas con el proceso.
Al estandarizar el proceso, se establece la mejor forma actual de realizar ese proceso. Esto se hace para garantizar que todos entiendan el proceso y que el proceso se utilice de la misma manera en todo momento. Los estándares de proceso proporcionan la línea base para la mejora continua del proceso.
Las actividades importantes en esta fase son:
(i) Definición y descripción del proceso seleccionado.
(ii) Medición del desempeño del proceso sobre la base de la medida de desempeño descrita
(iii) Análisis de los datos de proceso disponibles.
(iv) Realizar análisis de causa y efecto y
(v) Identificar las causas raíz.
Fase 3 Mejora del proceso:
En esta fase, el proceso seleccionado se mejora continuamente. El ciclo PDCA se utiliza para este propósito.
Las diversas fases de este ciclo son:
(yo planeo:
El plan de mejora que se formuló durante la fase de "selección y definición del proceso" se actualiza. Se determinan los objetivos de mejora, se indican las acciones de mejora y cómo se relacionan con la OBSC y se desarrollan soluciones que abordan los requisitos establecidos y las causas del problema.
(ii) Hacer:
El plan de mejora se ejecuta en una escala limitada, las soluciones seleccionadas se prueban, se realizan experimentos y se capacita a los miembros del equipo en el uso de los métodos y técnicas de mejora.
(iii) Compruebe:
Los efectos del cambio de proceso se miden, los resultados de estas acciones de mejora se revisan en función de las medidas de rendimiento, se verifica la medida en que se pueden alcanzar los objetivos de mejora con estas acciones y los resultados se comparan con las normas.
(iv) Ley:
Los resultados se implementan, es decir, se introduce la mejora del proceso, se controla el proceso, se realiza el cambio final del proceso, se evalúan los resultados, se mejora y se supervisa continuamente el proceso, se documenta el rendimiento mejorado y se estandarizan los posibles cambios del proceso.
Fase 4 Mejoras personales:
El cambio organizativo se debe al impacto acumulativo de los esfuerzos de todos los individuos para mejorar a sí mismos, sus trabajos y su organización. Las técnicas de superación individual son útiles para enfocar los esfuerzos de mejora personal de cada persona en la organización.
Durante la fase de mejora personal, la atención se centra en la mejora continua de las habilidades y el comportamiento del individuo, que forman la base del desarrollo individual, el éxito personal y el bienestar.
Se utiliza el ciclo PDAC. Las diversas fases de este ciclo son :
(yo planeo:
Formule o actualice su tarjeta personal de puntuación equilibrada (PBSC) que se centra en su trabajo y tiempo libre.
(ii) Hacer:
Comience con un objetivo simple de su PBSC con su correspondiente acción de mejora. Céntrate en las cosas en las que no eres bueno, en los hábitos que te limitan, en aquellas que tienen una influencia desfavorable en tu vida y en aquellas que producen resultados deficientes. Enfócate en el esfuerzo de tu acción de mejora. Comparta su PBSC con un colega o amigo de confianza y asegure el apoyo de su supervisor.
(iii) Ley:
Verifique si la acción de mejora está funcionando y actúe cuando no esté funcionando. Revise los resultados de acuerdo con las medidas y objetivos de desempeño personal definidos. Compruebe en qué medida ha realizado sus objetivos personales. Desarrolla tus competencias para lograr los objetivos seleccionados. Implementar la mejora personal probada y evaluar los resultados personales.
(iv) Desafío:
Acepte mayores desafíos seleccionando un objetivo más difícil y la acción de mejora correspondiente de su PBSC y continúe con ello.
