Cartas de colección: Pautas para escribir cartas de colección (con ejemplos)

Cartas de colección: Pautas para escribir cartas de colección (con ejemplos)!

Las cartas de cobro se escriben cuando tiene que recuperar / cobrar sus cuotas de un cliente, por los bienes o servicios dados a crédito. Si el cliente no ha pagado a tiempo, es necesario recordárselo. Esta es una situación delicada, porque, por un lado, desea conservar la relación comercial y, por el otro, quiere su dinero a tiempo.

Por lo tanto, el tacto del lenguaje es necesario para impresionar al cliente (que puede estar en dificultades financieras) para pagar sus cuotas de todos modos. En algunos casos, es una realidad del negocio que también tiene que aceptar el pago parcial.

Pautas para escribir cartas de colección:

1. Tacto y moderación:

Recordarle a alguien que no ha cumplido con su compromiso financiero es un asunto delicado.

Por lo tanto tienes que usar un lenguaje de tacto y moderación. Además, debe tener en cuenta dos circunstancias: que el pago ya se ha enviado / recibido pero no es de su conocimiento, o que los productos / servicios no son satisfactorios.

El comprador puede estar enfrentando dificultades para obtener valor de sus suministros. Al mismo tiempo, algunos clientes suelen llegar tarde o ser negligentes. Por lo tanto, cada caso deberá ser tomado en base a méritos.

2. Tono cortés:

Un buen empresario tiene en mente su futuro ángulo de negocios y utiliza un lenguaje cortés en una carta de cobro. Evita lastimar al lector. Incluso si es la última carta de cobro que amenaza una acción legal, un buen negocio requiere que sea cortés y use palabras como "con pesar".

3. Mostrar comprensión de los problemas del cliente:

Si el cliente se encuentra atrapado en una situación financiera difícil, no tiene dinero listo y no ha podido realizar el cobro de sus bienes, es posible que tenga buenas razones para no pagar o no poder pagar. Como cobrador de cuotas, es posible que deba involucrarse en cierta medida en sus problemas y encontrar una solución común para obtener valor por sus bienes. Esta sensibilidad debe mostrarse en su carta y en el enfoque general de la colección.

4. Pasos progresivos en la escritura de una serie de cartas de cobro:

Puede suceder que una llamada de cobro no sea suficiente para obtener sus cuotas. El cliente puede, de forma intencional o no, realizar el pago.

Las etapas en la escritura de cartas de colección en una serie son:

(i) Recordatorio formal, asumiendo que pagará, en un tono suave.

(ii) Un recordatorio más firme y persuasivo que destaca la necesidad de pagar aquí y ahora.

(iii) Carta de "Último recurso", que establece que el cliente debe pagar, de lo contrario se iniciará una acción legal

Cartas de recogida de primera etapa:

En esta etapa la carta es formal. Incluso una carta impresa puede ser utilizada. Se presume que el cliente simplemente olvidó pagar y actuará sobre el recordatorio de inmediato.

Arrancadores útiles para las primeras cartas de colección:

(i) Notamos que su cuenta, que debía pagarse en ... está pendiente en nuestros libros.

(ii) Tenemos que llamar su atención a nuestra factura no. para Rs ...

(iii) Debemos recordarle que aún no hemos recibido el saldo que se muestra contra su nombre en nuestra declaración con fecha ... que asciende a Rs. que ahora tiene más de un mes de retraso.

Closers:

(i) Esperamos que usted resuelva la factura por devolución.

(ii) Esperamos su envío dentro de los próximos días.

(iii) En caso de que haya enviado el pago mientras tanto, puede ignorar este aviso.

Espécimen formal recordatorio:

Recordatorio persuasivo / firme:

Si la primera carta de cobro no incluye el pago después de una espera debida, se enviará una segunda carta en aproximadamente 15-20 días. En esta carta, el lenguaje es más firme, pero el tono aún es educado. Usted no debe molestar al cliente, sino buscar su cooperación.

Algunos entrantes:

(i) De nuestros registros, vemos que nuestro recordatorio para el pago de su video facturado con fecha ... es hasta la fecha sin responder.

(ii) Nos referimos a nuestra carta de fecha ... solicitándole que liquide sus cuotas.

(iii) Tenemos que recordarle nuevamente sus cuotas bajo nuestra factura no ... Fechado ... para Rs ..., para lo cual nuestro primer recordatorio fechado ..., parece que usted no ha respondido.

Closers:

(i) Le instamos una vez más a tomar esto como prioridad y liquidar las cuotas a la vez.

(ii) Esperamos sinceramente que esta vez usted tome una nota seria de las cuotas y las liquide de inmediato.

(iii) Confiamos en que esto le haga notar la urgencia del asunto y que actuará de inmediato.

Carta de recogida de muestras etapa II

Carta del último recurso / Carta final de cobro:

Si no hay respuesta a las cartas de recolección anteriores, se envía una carta de recolección final de acuerdo con el siguiente plan:

(a) Registrar los esfuerzos pasados para la colección.

(b) Ofrezca una oportunidad más para pagar.

(d) Establecer una fecha límite para el pago.

Algunos entrantes:

(i) Le escribimos el ... y otra vez el ... para la recuperación o la factura de nuestras cuotas por video no ... Fechado ..., sin ninguna acción tuya.

(ii) Tenemos que decir que nuestras solicitudes anteriores con fecha ... y ... Para la liquidación de nuestra factura con fecha ... para ... no son aceptadas por usted

(iii) Tomamos nota con sorpresa y decepción de que nuestras dos cartas sucesivas con respecto a las sobreprestaciones de usted con respecto a nuestra factura con fecha ... no se contestan.

Closers:

(i) Ahora, a menos que recibamos nuestras cuotas antes de ... no tendremos más remedio que poner el asunto en manos de nuestros abogados.

(ii) Trate esto como nuestra última solicitud de pago antes de recurrir a la ley. Pero aún esperamos que actúen dentro de quince días y que paguen las cuotas.

(iii) Todavía esperamos que remita antes de ... y se ahorre el considerable costo e inconveniente de la acción legal.

Espécimen Última carta de registro / cartas de colección final