Gestión de proyectos: significado, funciones y pasos.

Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: - 1. Significado de la gestión de proyectos 2. Funciones de la gestión de proyectos 3. Pasos.

Significado de la gestión de proyectos:

La gestión de proyectos reúne y optimiza los recursos necesarios para completar el proyecto con éxito.

Olsen ha definido la gestión de proyectos como “…… .. la aplicación de una colección de herramientas y técnicas (como CPM y Matrix Organisation) para dirigir el uso de diversos recursos hacia la realización de una tarea única, compleja y única en el tiempo, Restricciones de costo y calidad. Cada tarea requiere una combinación particular de estas herramientas y técnicas estructuradas para adaptarse al entorno de la tarea y al ciclo de vida (desde la concepción hasta la finalización) de la tarea ”.

Por lo tanto, la gestión de proyectos difiere de otras gestiones empresariales habituales como:

1. Tiene una vida útil finita; y

2. Con frecuencia necesita el recurso de la organización a tiempo parcial durante el período de implementación del proyecto.

En consecuencia, la vida útil de la gestión del proyecto pasa por las siguientes etapas de:

1. Definición del proyecto;

2. Planificación del proyecto;

3. Implementación del proyecto; y

4. Finalización y entrega del proyecto.

El nivel de actividades aumenta hasta el pico durante la etapa de implementación y luego se reduce a cero al finalizar.

La gestión de proyectos es esencialmente simple y, en realidad, en nuestra vida cotidiana, siempre llevamos a cabo esa función con los recursos disponibles y tenemos éxito en la gestión porque definimos claramente los objetivos que establecen el objetivo de nuestro tiempo disponible, los recursos que Podemos permitírnoslo y la calidad que nos gustaría lograr. Nos gustaría ilustrar esta declaración en nuestro proyecto personal, por ejemplo, para "pintar nuestra casa".

Funciones de gestión de proyectos:

Antes de comenzar con la implementación del proyecto, resolvemos, en nuestro marco mental, los siguientes puntos:

A. Diseño y especificación:

1. Definimos el alcance de la obra de pintura externa o interna o ambas.

2. Definimos las especificaciones de color. Las pinturas a utilizar son de imprimación, acrílicas o normales.

3. Presupuestamos el período de tiempo que podemos permitirnos para tal pintura, y

4. También establecemos un objetivo para el costo total estimado de dicha pintura.

B. Organización:

1. Teniendo en cuenta la limitación del período de tiempo, decidimos si realizar el trabajo de pintura con un contratista, o simplemente designar mano de obra y llevar a cabo la operación con supervisión propia.

2. Seleccione la fuerza laboral o el contratista, evaluando su experiencia en su desempeño en caso de pintar la casa de un amigo o pariente, incluida su tasa de cargos.

3. Decidir sobre la política a seguir en la obtención de las pinturas, su cantidad, calidad y tasas. Las opciones disponibles para nosotros son la adquisición propia del distribuidor del fabricante de una marca específica o, de lo contrario, permita que el contratista adquiera el material en nuestro nombre.

4. Comprar o contratar los accesorios necesarios para escaleras, cepillos, tuberías de agua, etc.

C. Ejecución y control:

1. Obtenga los recursos necesarios y, a veces, mientras la operación está en curso, supervise el consumo real de los recursos.

2. Registre y actualice los gastos incurridos hasta ahora y compare con los presupuestos totales tanto en tiempo como en costo.

3. Teniendo en cuenta la situación general, incluso podemos cambiar el alcance del trabajo.

D. Evaluación posterior al proyecto:

Nos enteramos del tiempo real de rendimiento, costo y calidad. Compare lo mismo con el conjunto de objetivos y enróquese con experiencias que serán útiles más adelante o incluso para ayudar a nuestro amigo o relación.

Pasos de la gestión del proyecto:

Toda la silla de funciones descrita en A, B, C y D, en realidad, representa funciones de Gestión de Proyectos. Cuando observamos un proyecto industrial, los principios de la función de gestión de proyectos son casi los mismos que en el caso del proyecto de pintar una casa, como se ilustra anteriormente.

Sin embargo, debido a los volúmenes y las complejidades de un proyecto industrial, los posibles problemas se amplifican por miríadas de tiempo en comparación con los que se enfrentan al tratar con pinturas. Para hacer frente a estos volúmenes y complejidades, la administración del proyecto emplea una serie de técnicas especiales cuando la implementación del proyecto se extiende a lo largo de su ciclo de vida.

Para tener un proyecto grande implementado de manera exitosa, la organización que lanza el proyecto debe primero desarrollar un equipo de administración del proyecto compuesto por profesionales como ingenieros y contadores con responsabilidades en los campos respectivos.

El equipo debe ser dirigido por un Gerente de Proyecto con individuos dentro de un parámetro definido responsable de sus respectivos campos para lograr un objetivo común, es decir, completar la implementación, dentro del cronograma proyectado, el costo proyectado y entregar el proyecto con calidad definida.

Una estructura simple de dicho equipo de proyecto con su interacción armoniosa está diseñada de la siguiente manera:

Dependiendo del tamaño y la complejidad del proyecto, el equipo del proyecto puede extenderse a diferentes niveles.

Una vez finalizado el equipo, los pasos con las actividades a seguir son:

Pasos:

I. Iniciación y definición:

Ocupaciones

1. Desarrollar y definir objetivos.

2. Cuando el propietario del proyecto no es el promotor que busca la aprobación de la gerencia.

3. Identificación del equipo con la formación requerida.

4. Especificaciones de detalle del proyecto, autorización incluyendo:

a. alcance, reuniones de control, plan de comunicación, análisis de riesgos;

segundo. lista de actividades del proyecto con la escala de tiempo, costo y calidad;

do. interfaz con otros proyectos, si los hay;

re. cuestiones clave del proyecto;

mi. Técnicas, métodos y formación según lo detallado y aprobado.

II. Planificación:

1. La planificación está dirigida a responder qué se debe hacer, cuándo y a qué costo.

2. Los planes y especificaciones deben entenderse claramente eliminando la confusión, si la hay.

3. Los miembros del Equipo del Proyecto deben comprender la organización del equipo y los problemas clave con una perspectiva clara y demostrar compromiso, como tal, lo que lleva a armonizar los esfuerzos del equipo.

La planificación del proyecto se muestra esquemáticamente como se muestra a continuación (armonizando las especificaciones y las planificaciones):

III. Ejecución (con los recursos necesarios alineados):

1. Realice los paquetes de trabajo asignados dentro de los objetivos comprometidos.

2. Lleve a cabo las reuniones de control, supervise lo real, revise el progreso en relación con el conjunto de tareas y tome medidas correctivas. Incorporar procedimientos en informes semanales / mensuales.

La presentación esquemática se produce a continuación indicando:

a) monitoreo continuo de lo real;

b) comparación de objetivos reales con respecto a todos los recursos en la implementación del proyecto, mostrando variaciones importantes con las razones de tales variaciones;

c) las acciones de control cuando sean necesarias como medidas correctivas; y

d) informes.

Notas:

1. Las frecuencias de las reuniones dependerán de la magnitud de los asuntos tratados o por tratar.

2. Los informes deben tener un número de serie y referencias de identificación, como paquetes de trabajo, etc.

Los temas normales a cubrir son:

A. Informe semanal del proyecto:

1. Grandes eventos y tareas realizadas durante la semana;

2. Problemas enfrentados, si los hay, con cómo se resolvieron o se propusieron resolver;

3. Actividades previstas para la semana siguiente.

Los informes semanales se circularizan al equipo del proyecto y al gerente del proyecto.

B. Reporte mensual del proyecto:

1. Hito alcanzado o por alcanzar con el desempeño real durante el mes;

2. Cantidad de trabajo y costo incurrido en comparación con las tareas establecidas;

3. Resumen de los recursos consumidos durante el mes y acumulados al mes.

Los informes mensuales se deben circular a Project Manager, Project Owner and Management. El contador del proyecto debe certificar la declaración sobre los recursos consumidos.

IV. Terminación:

1. Entregar el proyecto al propietario del proyecto mediante la puesta en marcha del proyecto.

2. Proyecto post-evaluación e informe.