Gestión de proyectos: características y problemas
Lea este artículo para aprender sobre la gestión de proyectos. Después de leer este artículo, aprenderá sobre: 1. Características de la gestión de proyectos 2. Problemas asociados al instalar el sistema completo de gestión de proyectos.
Características de la gestión de proyectos:
Una gestión de proyectos es un sistema que admite tareas de planificación, programación y control, y contabiliza los proyectos.
Los sistemas de gestión de proyectos tienen una característica importante de tener una descripción detallada de las unidades de trabajo.
Se agrupan en cuatro categorías:
(a) Sistemas manuales estructurados.
(b) Sistemas de seguimiento de proyectos.
(c) Sistemas de redes de proyectos y
(d) Sistemas completos de gestión de proyectos.
(a) Sistemas manuales estructurados:
Este sistema tiene una estructura estándar de ocho a doce fases en todos los proyectos. Cada fase se verifica con el producto de trabajo y el documento. El progreso del trabajo se revisa en puntos de control específicos que dependen de los costos y beneficios estimados, y la decisión se deja a la administración para continuar.
(b) Sistemas de seguimiento de proyectos:
Este sistema proporciona los informes sobre una lista de actividades del proyecto y sus gastos presupuestados, la realización del cronograma real como estimaciones de costos. Este sistema no incluye la facilidad de planificación del proyecto.
(c) Sistemas de redes de proyectos:
Este sistema utiliza la técnica conocida de la técnica de evaluación y revisión de proyectos (PERT). PERT es un ejemplo de uso del modelo de red para planificar y controlar proyectos con actividades bien definidas. Se basa en las actividades que llevan tiempo para realizar. Por lo tanto, los sistemas de red del proyecto son los más adecuados para la planificación y el control del cronograma, en los que no son específicos para controlar los costos.
(d) Sistemas completos de gestión de proyectos:
Este sistema realiza funciones como planificación, definición de trabajo, seguimiento e informes. La planificación incluye una estructura de desglose del trabajo, capacidad de red de todos los proyectos, recursos, programación y la pregunta “¿Qué es la capacidad de análisis? El "qué incapacidad ayudará a una administración a tomar cursos de acción alternativos cuando un proyecto está en problemas o la administración modifica su plan".
La definición de trabajo incluye la estructuración de proyectos basados en fases, actividades y puntos de control, preparación de la relación entre una red, configuración del tiempo de desempeño de las actividades, creación de procedimientos que describen el desempeño de esas actividades y definición de estándares de documentación para las actividades.
La función de seguimiento permite recopilar y validar datos relativos al progreso del trabajo, revisiones de horarios y cargos de asignación de recursos. La función de informes se ocupa de la preparación del informe del proyecto para la gerencia, los líderes del proyecto, los empleados del proyecto y la contabilidad. Estos informes son comparables con los planes anteriores.
Problemas asociados al instalar el sistema completo de gestión de proyectos:
Al instalar un sistema de administración completo, surgen tres problemas principales, ¿cuáles deberían ser atendidos?
(a) Apoyo insuficiente
(b) Costos desproporcionados.
(c) Falta de un entendimiento realista.
(a) Apoyo insuficiente:
El beneficio de la instalación exitosa de un sistema completo de gestión de proyectos se obtiene solo por un grupo del trabajo de la organización que trabaja con el sistema. Con sus esfuerzos, el sistema puede proporcionarles la información sobre el conocimiento del proyecto.
(b) Costos desproporcionados:
Al instalar el sistema se deben tener en cuenta los costos de instalación y los costos anuales de operación del sistema. El precio de compra del paquete completo del sistema de gestión de proyectos no debe exceder más del 5% de los salarios anuales de los analistas y programadores según la regla del pulgar.
(c) Falta de un entendimiento realista:
El sistema completo de gestión de proyectos no proporcionará los dos tipos importantes de información, en contraste con el malentendido de que el sistema completo de gestión de proyectos proporcionará una imagen completa del estado de un proyecto.
Los dos informes son la calidad del trabajo completado y esperado solo mediante la realización de revisiones técnicas. La información sobre el problema esperado se puede obtener presentando la jerarquía de los informes manuales periódicos.
