Sistema de Costos del Proyecto (PCS)
Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. Importancia del sistema de costos del proyecto (PCS) 2. Integridad del registro de costos 3. Costo basado en actividades con codificación 4. Costo basado en actividades con codificación 5. Control del costo del proyecto 6. Aplicación de computadora.
Contenido:
- Importancia del Sistema de Costos del Proyecto (PCS)
- Integridad de la grabación de costos
- Costo basado en actividades con codificación
- Costo basado en actividades con codificación
- Control de Costo del Proyecto
- Aplicación informática al control de costos del proyecto
1. Importancia del Sistema de Costos del Proyecto (PCS):
a) PCS se instituye con el objetivo de mantener un control sobre el costo del proyecto. El sistema debe resaltar las áreas donde el costo real excede el costo estimado para que la administración pueda tomar medidas correctivas a tiempo;
b) Los detalles de los costos se mantienen en las tarjetas de costos de los memorandos para cada actividad en la implementación del proyecto, junto con información adicional sobre el tiempo estimado para comenzar, el tiempo para completar y los costos y la duración de cada actividad;
c) El plan de cuentas de costos bajo el PCS incluye una lista completa de "tarjetas de costos de memorando" o libros de contabilidad en un plan detallado e integrado para el proyecto, de modo que en cualquier momento se pueda obtener el costo total a la fecha;
d) El PCS conlleva una información de red sistemática para que la información fundamental sobre cualquier actividad llegue a la oficina del contador del proyecto que actualiza la tarjeta de memorando relevante;
e) Todos los documentos con información relevante para el consumo de recursos deben ser debidamente aprobados por el personal del equipo del proyecto autorizado como tal por la gerencia del proyecto. Cuando PCS se ejecuta con la automatización completa, dicho personal debe tener las contraseñas confidenciales para acceder a la computadora para la actualización;
f) Todas las partidas de gastos por material, cargos por alquiler de maquinaria, mano de obra, etc., así como el tiempo dedicado a la actividad, deben ir en contra de los presupuestos de dichas partidas. En caso de que se requiera algún cambio como emergencia, dicho cambio debe estar debidamente autorizado por la gerencia del proyecto con información para el contador del proyecto.
Puede haber necesidad de información más específica en un PCS, dependiendo de la naturaleza y complejidad del proyecto y la necesidad específica de la administración.
La idea básica es:
a) para mantener registros, por actividad, tanto estimados como reales del cronograma y costo del proyecto;
b) instituir el control interno en el sistema de información de gestión de proyectos (PMIS) para garantizar que los registros de costos estén completos y sean correctos.
2. Integridad de la grabación de costos :
El sistema debe garantizar la exactitud e integridad del registro de las transacciones monetarias con respecto a los gastos reales que se contabilizan en el libro mayor de la compañía.
El PCS debe hacerse cargo de los siguientes puntos:
1. El PCS debe asegurarse de que los gastos reservados en diferentes paquetes de trabajo deben, en total, estar de acuerdo con los gastos registrados en el libro de contabilidad financiero, aunque, a veces, en cabezas diferentes, por ejemplo, mientras que en el libro de contabilidad financiero, el jefe de la cuenta puede ser 'Land and Desarrollo de la tierra ', en el Sistema de costos del proyecto, las cuentas involucradas deben estar en línea con los detalles de la estimación del costo del proyecto con respecto a dicha Tierra y desarrollo de la tierra.
Por ejemplo, el PCS necesitará libros de contabilidad de costos de memorandos con cifras estimadas (para el costo proyectado) como:
Por lo tanto, puede haber la cuenta del libro financiero de "Desarrollo de tierras y terrenos" de Rs. 1-35 millones.
Los libros de contabilidad de costos de memorandos estarán con las tarjetas de costos individuales que muestran los gastos reales incurridos en comparación con la estimación del proyecto como se detalla a continuación:
01 01 Adquisición de tierras
Proyecto No……….
Cantidad según
Costo estimado del proyecto - Rs. 0.50 millones
Importe según los gastos reales
Doc. Referencia………. Fecha ……………………… .. Rs. 0-65 millones.
El total de los gastos reales según el grupo relevante de tarjetas de costo del memorando debe ser el mismo que para la cuenta del libro mayor financiero. Como se ilustra arriba, el total de datos reales de 01.01 a 01.05 debe ser Rs. 1, 35 millones.
2. Dichas tarjetas de costo de memorando ayudarán en gran detalle los análisis de los gastos como:
(a) ubicará dónde, bajo qué actividades, los gastos reales son diferentes del costo estimado; y
(b) la varianza del gasto dentro de una actividad puede analizarse más a fondo para:
yo. eficiencia o ineficiencia, cuando el tiempo real empleado para el paquete de trabajo es menor o superior a las estimaciones; y / o
ii. la tasa, donde la tasa real (de material o salario) es diferente de la estimada.
Como las tarjetas de memorándum de paquetes de trabajo se mantienen bajo el PCS con los detalles de las estimaciones y también los datos reales, los registros en cada tarjeta de este tipo ayudarán a analizar el costo real del proyecto por cada paquete de trabajo.
3. Las tarjetas de memorándum están fuera de la corriente de la cuenta financiera, pero se establece un control en el PCS para garantizar que las entradas de transacciones reales registradas en el libro mayor financiero deben transcribirse en las Tarjetas de memorándum pertinentes.
Dicho control puede ser ejercido por cuentas contrarias en el libro de costos como:
(a) La recolección de todos los costos debe ser contra los números de paquetes de trabajo respectivos;
(b) Los costos totales debitados en la cuenta de activos fijos relevantes del libro mayor financiero que acredita al Banco / Acreedores, etc., según la contabilidad financiera normal; y
(c) En el libro de costos, los paquetes de trabajo individuales se debitarán según la Cuenta de Control de Activos Fijos que acredita la recopilación de costos (que debería ser equivalente al total cargado en el libro de contabilidad financiera).
El principio básico que debe seguirse es que el libro mayor financiero se tratará siguiendo las cuentas financieras tradicionales y el libro mayor de costos debe registrarse con los jefes de cuentas de paquetes de trabajo relevantes individuales debidamente codificados.
4. Todas las tarjetas de memorándum deben codificarse sistemáticamente en Codificación de las Estructuras de Desglose.
3. Costeo basado en actividades con codificación :
La integración del desglose del trabajo, así como las estructuras de desglose de la organización y la codificación de las estructuras de desglose. La interrelación entre el costo del proyecto y el cronograma del proyecto en el que hemos mencionado acerca de la identificación de los paquetes de trabajo requeridos (o las Actividades).
Siguiendo los detalles de la estimación del costo del proyecto y el cronograma del proyecto con paquetes de trabajo debidamente codificados, podemos relacionar el costo del proyecto.
Esto se puede ilustrar con una simple ilustración de un proyecto de construcción que tiene diez actividades diferentes con un cronograma total del proyecto de 32 semanas y un costo total del proyecto de Rs. 2, 25, 000.
Presentaremos las estimaciones de este proyecto en detalles basados en actividades que muestran:
A— Estructuras de desglose con costos estimados integrados;
B— Resumen del proyecto por actividad con el cronograma del proyecto y el costo proyectado;
C— Diagrama de red que muestra la trayectoria vertical (Nota 2);
D— Libro mayor de costos del memorándum.
Estructuras de desglose con costos estimados (integrados):
Resumen del proyecto por actividad, cronograma del proyecto y costo proyectado:
La información y el cuadro integrado se pueden tabular como:
El código de siete dígitos como se menciona en la tabla / tabla anterior se planifica de la siguiente manera:
Notas:
1. No existe una regla estricta y rápida sobre la codificación, siempre que se mantenga una disciplina particular para que no se desarrolle ninguna duplicación o confusión. Y cualquier codificación en el sistema seguido debe indicar un paquete de trabajo (o actividad, tan frecuentemente expresada como tal, pero que signifique lo mismo).
Diagrama de Red:
Cuando la implementación del proyecto se lleva a cabo siguiendo la técnica de CPM / PERT, se desarrolla un diagrama de red y se identifica la ruta crítica. La ruta crítica representa la ruta más larga desde el principio para completar el proyecto.
El mismo proyecto ilustrado aquí 'cuando se representa mediante un diagrama de red, aparecerá como sigue:
Aquí nuevamente, el trabajo del proyecto se divide en varios componentes, como bloques de construcción y estos se denominan actividades; El tiempo estimado para llevar a cabo cada actividad se muestra con el número de serie del trabajo. [01/5] / Rs. 36, 000 indica Foundation Work (01), duración en el paquete de trabajo (05 semanas) y Rs. 36, 000 es el costo estimado estimado.
[05/10] / Rs. 27, 000 significa construcción de escaleras con un cronograma del proyecto de 10 semanas y un costo estimado de Rs. 27, 000. La flecha de doble línea muestra la ruta más larga que es 5 + 7 + 10 + 6 + 4 = 32 semanas. Aquí también se calculan los costos por actividad y en este entorno, el PCS seguido es la contabilidad de costos basada en actividades, donde cada actividad se codifica de manera sistemática y las cuentas de costos también se basan en códigos.
Tarjetas de costos de memorándum o libros de costos:
Diseño A, que muestra el formato de la tarjeta de costo del memorándum y el libro mayor de costo del memorándum según el Diseño B. El formato real puede ser diferente según la necesidad de la gerencia. Recordamos que estas cuentas también son para cada paquete de trabajo según la estructura de desglose planificada.
Los libros de costos deben ser para el proyecto total seguido de las cuentas para cada paquete de trabajo:
Diseño A: Tarjeta de Costo del Memorándum:
(Detalles con figuras imaginarias para el paquete de trabajo. Código de fundación 91, 31.011, como en la ilustración)
Diseño B: Contabilidad de costos de contabilidad :
Recogida de costes e información:
El PCS exige un sistema de información disciplinado por el cual cada actividad y cada consumo de recursos en el trabajo del proyecto deben ser respaldados por el comprobante de costo del proyecto con el número de código relevante para los paquetes de trabajo específicos. Estos vales deben estar debidamente autorizados por la gerencia del proyecto y, en última instancia, deben enviarse al contador del proyecto.
El contador debe realizar el trabajo necesario en estos comprobantes para acumular los costos incurridos por cada elemento de costo y, finalmente, contabiliza los totales en los libros de costos. A intervalos periódicos, estas tarjetas se analizan y se emite un informe para ilustrar la gestión del proyecto con los presupuestos reales, la variación, si corresponde, y el motivo de dichas variaciones, para que se tomen las medidas correctivas, siempre que sea posible.
4. Contabilidad de costos del proyecto integrada:
El sistema de contabilidad de costos del proyecto que instituye el control de costos incluye la integración de las cuentas de costos del proyecto con las cuentas financieras. Los libros de contabilidad financieros deben seguir el sistema de contabilidad tradicional, manteniendo la uniformidad de contabilidad seguida por toda la organización. Los libros de costos se desarrollan con la filosofía de la contabilidad de responsabilidad.
El principio básico a seguir en el proceso de integración de las cuentas es que:
(a) Las transacciones financieras se registran en los libros de contabilidad según la clasificación de cuentas de la organización; mientras
(b) Todos los gastos del proyecto se recaudan contra los códigos de proyecto relevantes desarrollados para el proyecto.
Antes de discutir los detalles del sistema de contabilidad integrado, para completar el tema, discutimos el sistema de codificación para el libro mayor financiero.
Códigos de cuenta financiera:
La codificación de las cuentas financieras debe ser de una manera simple pero sistemática, como agrupar los códigos de acuerdo con las diferentes clases de cuentas.
Esto se puede ilustrar de la siguiente manera:
Se pueden agregar otros dos dígitos para hacer frente a los detalles y el volumen.
Los débitos y créditos asociados con la misma cuenta, pero que se pretenden mantener por separado para un mejor control, deben ser lo más cerca posible y en pares, por ejemplo:
No hay una regla de codificación dura y rápida, pero el sistema debería ayudar a identificar la cuenta y su relación con otras cuentas.
Ahora analizaremos en detalle el Sistema de contabilidad de costos del proyecto integrado con la contabilidad financiera de la organización. Para facilitar nuestra discusión, hemos considerado un proyecto de construcción civil como una ilustración con varios supuestos sobre los paquetes de trabajo, el proyecto costó los términos con los contratistas, etc.
La discusión se lleva a cabo bajo los siguientes encabezados:
A. Términos del Contrato.
B. Detalles del costo del proyecto finalizado.
C. Libros de contabilidad de costos del proyecto.
D. Balance de prueba integrado.
E. PCS cuando el proyecto es implementado por el propietario del proyecto.
Cuando el proyecto es implementado por la organización misma, con o sin la ayuda del contratista, se sigue el mismo principio para establecer el sistema de contabilidad de costos del proyecto. Estamos discutiendo aquí el principio básico del sistema junto con una simple ilustración.
La contabilidad de costos del proyecto, incluido el análisis de costos por período del proyecto, se incluye en los paquetes de software para la gestión y el control del proyecto, incluido "Success Planned!" Por TCS.
A. Términos del contrato:
Proyecto: Proyecto de Construcción Civil No. FP. 001.
Términos importantes y relevantes:
Implementación:
(a) Contratista, adjudicado como un contrato de Ingeniería, Adquisiciones y Construcción (EPC).
(b) Cita final acordada en Rs. 21, 25, 000
(según los detalles del artículo a continuación),
(c) Fecha de inicio: 1 de febrero.
(d) La fecha debe ser completada el 31 de julio.
Acuerdo con el contratista: No. FP 001 del 15 de enero.
Los términos incluyen:
1. El depósito de dinero por el contratista inmediatamente Rs. 1, 00, 000, sin intereses, reembolsable al finalizar el trabajo.
2. 'Anticipo' a pagar al contratista Rs. 50, 000 en movilización de maquinaria en el sitio y para ser recuperados en dos cuotas iguales en el tercer y quinto mes, de la factura de la Cuenta Corriente del contratista (factura RA).
3. 'Adelanto ad hoc' de Rs. 20, 000 pagaderos al contratista al inicio para ser recuperados de la segunda factura de la AR.
4. Todos los materiales a ser contratados por el contratista, excepto que la compañía debe proporcionar al contratista (a) Cemento por valor de Rs. 2, 00, 000 y (b) barras de hierro por valor de Rs. 5, 00, 000 el 1 de marzo y recuperar lo mismo de su factura final.
5. La compañía proporcionará las siguientes instalaciones al contratista y cobrará por lo mismo:
(a) Arrendamiento por alojamiento al trabajador del contratista Rs. 2, 000 pm
(b) Cargos de electricidad - Rs. 6, 000 pm
(c) Cargas de agua - Rs. 5, 000 pm
6. La compañía deducirá como dinero de retención a una tasa del diez por ciento de la factura recaudada y certificada. El dinero de retención se mantendrá durante seis meses después de la finalización del trabajo.
7. Antes de realizar el pago final de la RA-. Las facturas deben deducirse todos los cargos de la empresa y solo se pagará el importe neto. Las cuentas RA se considerarán para pago solo después de que estén debidamente certificadas por el ingeniero de la compañía.
8. El contratista será penalizado como 'daño liquidado' por demora en la finalización del trabajo del proyecto más allá del 31 de julio a razón de Rs. 10, 000 por día, excepto cuando la demora es causada por una calamidad natural o cuando la compañía solicitó aplazar el trabajo.
B. Detalles del costo del proyecto finalizado:
Proyecto para una construcción civil.
Proyecto No. FP 01.
Resumen de la cotización final, otorgada al contratista seleccionado como un contrato de 'ingeniería, adquisición y construcción (EPC)'; (o cuando la construcción es realizada por un equipo de proyecto propio, este presupuesto aprobado final) fue el siguiente:
El trabajo del proyecto se iniciará el 1 de febrero y deberá completarse antes del 31 de julio.
Las mismas cifras finales se pueden reorganizar de la siguiente manera:
El depósito de dinero de Earnest se recibió debidamente al inicio. Los anticipos fueron pagados y los materiales de construcción en valor total de Rs. 7, 00, 000 se emitieron a contratistas y se recuperaron según los términos del contrato.
C. Cuentas del libro mayor de costos con entradas dobles (cuando los trabajos de construcción se adjudican a un contratista):
A medida que se certifican las facturas del contratista, los gastos ingresados en las cuentas del libro mayor financiero también se contabilizan en las cuentas del libro mayor del costo del proyecto, y los encabezados y códigos de las cuentas son relevantes para los paquetes de trabajo para los cuales se presenta la factura.
En este proceso, los gastos reales del proyecto se recogen en el Libro de costos del proyecto y los jefes del libro mayor tienen la información para el monto del presupuesto, sancionado / acordado. Por lo tanto, cualquier libro de contabilidad de costos del proyecto mostrará el real, el acumulado en comparación con el monto del presupuesto y se revela la variación.
Los libros de costos para las transacciones según el proyecto de construcción ilustrado aparecerán de la siguiente manera:
D. Balance de prueba integrado, 31 de julio:
El mismo balance de prueba puede mostrarse con más detalles en los encabezados de las cuentas de la siguiente manera:
Nota:
Construcción en curso A / c 002-91, el crédito en el Libro mayor de costos está en contra del Débito en la contabilidad financiera A / c 002-90. Con todas las entradas de débito contabilizadas en el edificio en curso A / c 002.90 en el libro de contabilidad (acreditando otras cuentas en el libro de contabilidad, se registra otra entrada doble en los libros de costos: débito del correspondiente paquete de trabajo A / c de acreditación del edificio -en-control Control A / c 002.91 en los libros de costos.
E. Sistema de contabilidad de costos del proyecto cuando los trabajos de construcción son realizados por la propia organización del proyecto:
Cuando la propia organización del proyecto está implementando el proyecto, es decir, realizando el trabajo de construcción con su propia fuerza de trabajo, el principio básico que se debe seguir para el sistema de contabilidad de costos del proyecto es el mismo que ya se discutió en el caso de la construcción por parte de un contratista.
La excepción es el seguimiento y la contabilidad de los detalles por elemento del costo. Esto es necesario ya que la organización del proyecto ya ha finalizado el costo del proyecto por 'actividad' y dentro de la actividad (o paquetes de trabajo) por elemento de costo y desea monitorear el real en la misma línea, con la idea de evaluar y analizar la varianza .
Mientras que las cuentas financieras en tal situación incluyen el Material de Proyecto A / c para compras de materiales de proyecto, el Proyecto de Salarios A / C para el pago de salarios a los trabajadores del proyecto, los Libros de costos se mantienen para cada paquete de trabajo involucrado en la implementación del proyecto, acreditando el Control de costos del proyecto A / cs.
Elaboraremos nuestra discusión para los libros de costos, siguiendo la misma ilustración del proyecto FP. 01 con la descripción y cuenta de las actividades detalladas anteriormente en la Parte B de la ilustración. Suponiendo que el progreso y la finalización del trabajo fueron los mismos que los que realizó el contratista, se muestran los libros de costos, y se explican los detalles en febrero, mayo y julio, con el desglose estimado de los costos de Material, Laboral, etc.
Tabla de libros de costos del proyecto:
Derivamos lo siguiente de los detalles anteriores:
(a) La actividad 31 025 causó una variación adversa de Rs. 65, 000 (las variaciones adversas se muestran entre paréntesis);
(b) La variación adversa del costo del material, de Rs. 50, 000 consiste en:
(i) Variación de uso del material (2100 - 2020) x @ Rs. 100 = Rs. 8, 000 adversos.
(ii) Variación de la tasa de material 2.100 x @ Rs. (120 - 100) = 42, 000 adversos. Del análisis anterior, podemos ubicar a los jefes funcionales responsables que causan la variación adversa, es decir, el exceso de calidad consumida puede ser explicado por el gerente de proyecto para la construcción y el gerente de proyecto para adquisiciones es responsable de las compras en exceso.
(c) La variación del costo salarial de los asesores de Rs. 12, 000 representa una variación de ineficiencia de 7, 500 a 6, 900 = 600 horas hombre en exceso a la tasa de Rs. 20 por hora hombre = Rs. 12, 000. Nuevamente, el gerente responsable del trabajo de construcción debe explicar los requisitos del exceso de horas de trabajo.
(d) La variación favorable en el costo del equipo es para la adquisición de equipos a una tasa más barata de 5 x Rs. 1, 000 = Rs. 5, 000.
(e) La variación adversa de los costos generales de Rs. 8, 000 es por ineficiencia en tomar 0-8 semanas más para el trabajo @ Rs. 10.000 por semana = Rs. 8, 000.
Notas:
1. El costo por actividad, como se detalla anteriormente, se carga acreditando las cuentas de control de costos que se muestran entre paréntesis.
2. Los créditos en las cuentas de control son comparables con los gastos contabilizados en las cuentas del libro mayor correspondientes, por ejemplo, el Material de Proyecto A / c, el Proyecto de Salario A / C, etc. y están codificados adecuadamente.
3. Al finalizar el Edificio, las cuentas de costo de actividad individual se cierran, transfiriendo el total como Edificio A / c en el libro mayor financiero.
4. En las cuentas contables, hemos considerado los datos reales como el presupuesto; en realidad, los datos reales serán diferentes.
5. Material:
La compra de materiales se registra en la cuenta financiera debitada al A / C de compra de material. Los materiales de cemento, barras de hierro, etc. se emiten contra las Notas de emisión de material (MIN) con el número de actividad identificado para el consumo, que se carga en el número de actividad respectivo que acredita el A / c del Control de costo de material del proyecto al costo (costo promedio móvil).
El stock de material, (representado por el Dr. en Material Purchase A / c y Cr. En Project Material Control Control A / c) se debe vender y acreditar a Material Purchase A / c. El saldo, si lo hubiera, dejado en el Material de Compra A / c debe considerarse como ganancia o pérdida en la Compra de material transferida a Pérdidas y Ganancias A / c— (Financiera).
6. Salarios y gastos generales:
El tratamiento será similar al de (5) anterior, excepto que el saldo en el Proyecto de Salarios A / c no se puede vender, y está representado por la ganancia o pérdida de la recuperación del costo salarial del Proyecto y se debe considerar como recuperación mayor o menor. .
Los cargos por costo salarial a la actividad individual deben ser en horas reales de trabajo a una tarifa acordada por hora. Nuevamente, los datos básicos, incluido el material real, las horas reales pasadas, etc., deben recopilarse por actividad y cargarse en consecuencia.
7. Análisis de varianza:
El análisis de las variaciones como se revela en el libro de costos del proyecto se puede hacer para cada actividad como se ilustra a continuación por la actividad "Estructura de la estructura".
5. Control del costo del proyecto:
La discusión sobre el control del costo del proyecto comienza desde la etapa en que el proyecto costó tanto los costos de capital como el costo operativo, se realizó un análisis detallado (incluido el análisis financiero) y se decidió iniciar el proyecto. Aquí es donde la gerencia / el propietario del proyecto piensa en el control general, incluido el control del costo del proyecto.
Antes de entrar en los detalles del control de costos, nos gustaría abordar lo siguiente para que nuestra discusión en el control de costos sea más significativa:
a. ¿Qué se entiende por 'Control'?
segundo. ¿Qué es un proyecto?
do. ¿Quién es el propietario del proyecto?
re. ¿Qué era una gestión de proyectos tradicional en el pasado?
mi. Causas comunes de los fallos del proyecto.
'Control' en general significa dirigir un conjunto de variables hacia un objetivo establecido.
Proyecto es un conjunto de tareas para lograr un objetivo definido y tiene las siguientes características:
a. tiene una escala de tiempo definida con calidad especificada como su objetivo;
segundo. Es de naturaleza temporal y se completa con el logro de la meta; en consecuencia, es diferente de un negocio que sobrevive con continuidad;
do. tiene un objetivo establecido para lograr su objetivo, es decir, encargar el proyecto dentro de la “escala de tiempo y la calidad especificada” mediante el consumo de un conjunto de recursos que incluyen dinero y el valor del dinero.
El propietario del proyecto es un individuo o un cuerpo de personas que:
a) Proporciona fondos para proyectos y autoriza el presupuesto y, como tal, un miembro del personal de autorización;
b) aprueba especificaciones y planos;
c) Lidera el lanzamiento del proyecto;
d) Asiste a las reuniones de revisión y control y proporciona orientación al gerente / equipo del proyecto;
e) Recibe el resultado de la implementación del proyecto y, por lo tanto, firma el proyecto en la entrega final.
La gestión de proyectos en el pasado no tenía un plan completo con escalas de tiempo, calidad y recursos comprometidos. El proceso de implementación fue manipulado de manera engañosa en ausencia de un plan total y, por lo tanto, hubo una situación de lucha contra incendios a medida que se presentaban.
Esto llevó a:
a) fragmentación de actividades en grupos de especialistas sin la armonía deseada de los jefes funcionales;
b) plazo de ejecución largo;
c) mayor riesgo y mayor costo.
El fracaso del proyecto incluye el fracaso para alcanzar los objetivos de la escala de tiempo, la calidad especificada y el objetivo para los recursos / costos.
Las causas comunes del fracaso del proyecto incluyen:
a. Falta de claridad en el objetivo con la ausencia de una planificación, control y revisiones visibles de lo real en el programa;
segundo. Falta de equipo de proyecto con responsabilidad definida encabezada por el Gerente de Proyecto de tiempo completo;
do. El personal clave dentro del equipo del proyecto comparte responsabilidades con otras funciones fuera del proyecto;
re. Falta de aprobación formal y procedimiento de aceptación;
mi. Falta de presupuesto comprometido (tanto en escala de tiempo como en recursos) y, como tal, no hay monitoreo del consumo y objetivo planificado;
F. No hay integración de los funcionarios y subcontratistas especializados con el personal interno del proyecto.
Las causas del fracaso del proyecto indicarán que la mayor debilidad en la implementación de un proyecto es la falta de un equipo de proyecto bien definido, definido con responsabilidades funcionales y también con las responsabilidades administrativas.
Al mismo tiempo, el personal del equipo debe estar capacitado y ser unida para que, a pesar de la corriente cruzada entre las diferentes funciones, se mantenga la armonía para alcanzar los objetivos.
El control del costo del proyecto en un sistema disciplinado incluiría los siguientes pasos:
1. Se establece un objetivo para el costo, asignado por paquete de trabajo estimado con habilidad y cuidado razonables para que sea una estimación realista antes del inicio de la operación. El funcionario responsable del paquete de trabajo también debe acordar y aceptar dicho costo asignado.
2. Estos costos estimados, en un entorno complejo, son por jefes de cuentas principales y, dentro de los jefes principales, por sub-jefes de cuentas. La división de los jefes de cuenta dependerá del grado de control previsto por el administrador / propietario del proyecto;
3. Estos jefes y sub-jefes de cuentas deben estar codificados científicamente, relacionándolos con las responsabilidades funcionales por centro de costo del proyecto, lo que ayudará a enfocar al responsable relevante sin ninguna confusión;
4. Cuando el proyecto, y dentro del proyecto, los paquetes de trabajo, están en ejecución, el dinero que se gasta y los recursos que se consumen deben ser una recopilación continua y precisa de los gastos reales de los paquetes de trabajo relevantes y, dentro de los paquetes., la partida correspondiente del costo siguiente, los mismos códigos contables;
5. Debe haber un informe regular del gasto real por parte de los jefes de cuentas y sub-jefes contra las estimaciones en un intervalo de tiempo regular con los detalles del costo real, el costo estimado y la variación.
Se debe tener cuidado al comparar las estimaciones reales con las estimaciones para garantizar que sean comparables. Cuando el trabajo se realiza en parte, las estimaciones deben reducirse solo a la parte que se ha realizado de modo que la cantidad proporcional de la estimación relevante solo sea comparable con los gastos reales incurridos hasta ahora;
6. En caso de variación más allá de un límite, digamos 5%, de la estimación, se deben analizar las razones y se deben tomar medidas correctivas para evitar dicha variación, siempre que sea posible. De lo contrario, la estimación debería revisarse con una señal a la gerencia para la revisión general y la aprobación de dicha revisión. Se debe ignorar cualquier pequeña variación para establecer un equilibrio entre el control y el costo del control.
Estos pasos narrados aquí indican una recopilación precisa de los gastos reales, el monitoreo continuo de la situación actual y las estimaciones con respecto al Tiempo, el Costo y la Calidad y las reuniones regulares de control, que pueden ser diarias, semanales y mensuales.
La planificación de dicha reunión puede ser con los siguientes parámetros:
Ahora hemos discutido la gama completa de control de costos del proyecto. Teniendo en cuenta el volumen de carga de trabajo, podemos tomar fácilmente la ayuda de la automatización para la cual, en la actualidad, existen varios softwares disponibles en el mercado.
6. Aplicación informática al control de costos del proyecto :
Los detalles de la red del proyecto y la técnica de CPM / PERT se han explicado anteriormente. Discutiremos aquí la parte relevante para el control de costos. El método de red tiene una gran ventaja para manipular con la computadora y se puede integrar con el sistema de información de gestión de proyectos integrado (IPMIS) basado en computadora.
Bajo tal sistema de gestión de proyectos, la planificación y el control se ejercitan con la ayuda de paquetes informáticos que:
1. Son más fáciles de usar y fáciles de usar;
2. Son flexibles y pueden producir gráficos de barras, planes de mano de obra, gráficos flotantes, etc .;
3. Almacene y manipule los datos de la manera más conveniente;
4. Se puede integrar con la gestión de bases de datos, sistema de información;
5. Identifica las actividades que son críticas para terminar el proyecto general a tiempo y también muestra el tiempo libre y
6. Lleve un registro de los costos reales, el costo del trabajo presupuestado según el cronograma del proyecto, el costo del trabajo realizado e incluso prediga el costo para el departamento del proyecto y el contador del costo del proyecto.
El control de costos en la gestión de proyectos requiere la medición de:
a) costo real que representa los gastos reales incurridos;
b) costo presupuestado, es decir, los gastos presupuestados;
c) costo ganado, que representa el costo presupuestado del progreso real, es decir, el trabajo realizado;
d) pronosticar y calcular el posible costo real, una vez finalizado, considerando el costo real al progreso real alcanzado.
Nuestra discusión aquí se limita al costo real y al costo presupuestado. Hay disponibles varios paquetes de software, que pueden ocuparse de una gestión total del proyecto. El 'Control de costos' es una parte de dicho paquete.
Éxito planeado:
¡Éxito planeado! es el software desarrollado por Tata Consultancy Services (TCS) con las siguientes características de control en la gestión de proyectos:
1. Evaluar planes alternativos de trabajo;
2. Monitorear programas físicos;
3. Mantenga un registro del costo real y analice las tendencias;
4. Pronóstico de flujo de efectivo;
5. Programar recursos opcionalmente;
6. Crash el proyecto; y
7. Optimizar los costos del proyecto.
El paquete está acompañado por un manual exhaustivo y lúcido que incluye tutoriales y ejemplos de teoría y cálculos. Funciona bajo MS-Windows y, como tal, es fácil de usar.
Produce una gran cantidad de informes incluyendo:
Análisis del costo del período del proyecto,
WBS-OBS Análisis de costos por período.
¡Éxito planeado! requiere una PC-AT con 4 MB de RAM, 40 MB de disco duro, monitor VGA o EGA de alta resolución (preferiblemente color), una unidad de disquete de 3-5 "o 5-25", una impresora de matriz de puntos de 132 columnas.
Sin embargo, la forma más económica es utilizar la computadora de procesamiento de datos de la empresa con las funciones adicionales necesarias, cuando aún no existen. Sin embargo, debe ser interactivo con una amplia capacidad para el uso del sistema por parte del personal del proyecto con terminales en la oficina del proyecto.
Por otro lado, una computadora dedicada a la función de gestión de proyectos tiene la ventaja de ser utilizada por el equipo del proyecto, que siempre está disponible y accesible.
