Evaluación posterior al proyecto
Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: - 1. Significado de la evaluación posterior al proyecto 2. Objetivo de la evaluación posterior al proyecto 3. Proceso 4. Observaciones 5. Informe 6. Acciones.
Contenido:
- Significado de la evaluación posterior al proyecto
- Objetivo de la evaluación posterior al proyecto
- Proceso de evaluación posterior al proyecto
- Observaciones en post evaluación de proyecto
- Informe sobre la evaluación posterior al proyecto
- Acciones que surgen de la evaluación posterior al proyecto
1. Significado de la evaluación posterior al proyecto:
La evaluación posterior al proyecto representa la evaluación del proyecto después de su finalización, analizando lo real, en comparación con las estimaciones proyectadas con respecto a las especificaciones de tiempo, costo y calidad. La evaluación incluye la investigación de las variaciones por componente de los objetivos del proyecto (y, dentro de dicho componente, los principales elementos de variación) que conducen a la evaluación de la situación general.
La evaluación del proyecto es la evaluación previa a la inversión de estimaciones / previsiones, etc., tal como se contempla en el proyecto propuesto, que ayuda a tomar una decisión a favor o en contra de dicha inversión.
La evaluación posterior al proyecto, por otro lado, es la auditoría y evaluación de lo real en comparación con los presupuestos del proyecto, en función de los cuales se lanzó y completó el proyecto. Mientras que la 'evaluación' contiene estimaciones para el futuro, la 'evaluación' consiste en encontrar la 'valoración' de lo que ha ocurrido en la práctica.
En India, dicha evaluación de muchos proyectos gubernamentales se lleva a cabo por :
a. Organización de evaluación del programa (PEO) para evaluar el funcionamiento de los proyectos de desarrollo comunitario,
segundo. Oficina del Contralor y Auditor General de Proyectos del Sector Público.
La evaluación posterior al proyecto debe ser abierta y valiente al revelar y analizar los hechos. Las instituciones financieras internacionales como el Banco Mundial han enfatizado la evaluación posterior al proyecto, ya que el resultado de dicha evaluación es muy útil para su asistencia y para tratar posibles proyectos futuros.
2. Objetivo de la evaluación posterior al proyecto:
Por el proceso de implementación de un proyecto, el propietario del proyecto, la institución financiera involucrada en el proyecto y la administración del proyecto se enriquecen con abundante experiencia, al igual que el contratista empleado para el proyecto. El objetivo de la evaluación del proyecto después de su finalización es aprender de dicha experiencia.
Los detalles de dicha evaluación se pueden interpretar y utilizar de diferentes maneras según las perspectivas de las preocupaciones interesadas en el proyecto. El objetivo fundamental, sin embargo, es el posible uso de los valiosos conocimientos y la experiencia obtenida al finalizar el proyecto.
Al final del proyecto, el propietario del proyecto y la administración del proyecto están equipados con un almacén de información, la invaluable base de datos que se puede conservar para un posible uso futuro.
La institución financiera puede encontrar en la evaluación posterior al proyecto la debilidad en la evaluación del proyecto en la etapa inicial y / o la falta de la supervisión necesaria por sí misma durante el proceso de implementación, etc. y, por lo tanto, modificar su política de préstamos para el futuro.
Un contratista puede lograr sus objetivos programados pero, al hacerlo, sufre una grave pérdida financiera debido a la insuficiencia de sus ofertas y, mediante la evaluación posterior al proyecto, puede hacer uso de su experiencia y tomar las medidas de salvaguardia necesarias en su oferta para futuros proyectos.
De lo anterior se desprenderá que el objetivo fundamental es registrar los hallazgos de la evaluación, de modo que las observaciones puedan ser de gran ayuda en el futuro.
Los objetivos de la evaluación posterior al proyecto también incluyen la necesidad de evaluar la situación al finalizar el proyecto, ya que dicha evaluación puede revelar la necesidad de algunas medidas correctivas.
3. Proceso de evaluación posterior al proyecto:
A pesar de todas las herramientas y técnicas más recientes y de la ayuda de un sofisticado sistema de automatización, el historial de un proyecto más grande y complejo es, en general, deficiente. Hay un sinfín de casos en los que los presupuestos al final de los proyectos son reales.
En vista de esto, la evaluación posterior al proyecto es inmensamente importante.
El proceso de dicha evaluación puede llevarse a cabo en dos fases:
(a) Poco después de la finalización del proyecto; y
(b) Transcurridos unos dos años desde la finalización del proyecto.
(A) Evaluación poco después de la finalización del proyecto:
El proceso de evaluación se puede llevar a cabo mediante el método de cuestionamiento e incluye:
yo. ¿Qué ha pasado en realidad?
ii. ¿Cómo se mantiene la situación real en comparación con las estimaciones proyectadas?
iii. ¿Cuáles son las áreas que muestran variaciones?
Tales variaciones deben ubicarse e investigarse individualmente en el área. Esto se debe a que una variación desfavorable considerable en un área puede compensarse con variaciones favorables en otra área, lo que conduce a una diferencia insignificante entre los totales de las estimaciones reales y reales. Se puede evitar el análisis de pequeñas variaciones que oscilan entre siete y ocho por ciento.
iv. ¿Cuáles son las razones de tales variaciones y:
(1) ¿Cuánto de eso era inevitable y cómo?
(2) ¿Cuánto de eso era evitable?
(a) ¿Cuáles son las razones de tales variaciones evitables?
(b) ¿Qué más se podría haber hecho?
(c) ¿Cómo y cuándo podría haberse hecho?
(B) Evaluación después de transcurridos unos dos años desde la finalización del proyecto: las preguntas incluyen:
a. ¿Se logra el objetivo con respecto a la tecnología prevista, por ejemplo, la calidad, la capacidad de la planta, etc.?
segundo. ¿Cuáles son las razones de los déficits, si los hay, según lo evaluado en (1) arriba? Las razones del déficit pueden incluir deficiencias en los diseños de la planta, las maquinarias instaladas, el estándar de entradas, etc.
do. ¿Qué más se podría haber hecho para evitar las deficiencias señaladas en (2) arriba?
re. ¿Se está logrando la participación de mercado prevista en el proyecto? Si no es así, ¿cuáles son las razones para no alcanzar el objetivo?
Además, el proceso de evaluación también debe apuntar hacia la evaluación de las medidas correctivas necesarias.
4. Observaciones en la evaluación posterior al proyecto:
Teniendo en cuenta el volumen y la complejidad del proyecto, las observaciones en la evaluación posterior al proyecto variarán pero, en general, dichas observaciones pueden agruparse en dos categorías:
(a) El éxito en la implementación del proyecto, y
(b) fallas en proyecto implementado,
(a) Éxito en la implementación del proyecto:
El éxito revelado en la evaluación se mide de acuerdo con las diferentes perspectivas de las preocupaciones interesadas en el proyecto y se puede identificar como:
yo. Propietario del proyecto:
Al propietario del proyecto le gustaría llamarlo un éxito cuando el desempeño financiero real del proyecto está de acuerdo con sus expectativas del proyecto. Puede tener algunos objetivos para el proyecto bajo su manga, como salir para un "problema público" y, por lo tanto, el desempeño financiero es su principal criterio para medir el éxito.
ii. Institución financiera:
La institución financiera que organiza la financiación a largo plazo para el proyecto medirá el éxito de acuerdo con el reembolso oportuno del préstamo y los intereses del proyecto según los términos de los préstamos.
iii. Gestión de proyectos:
La gestión del proyecto medirá el éxito considerando la implementación del proyecto en comparación con los objetivos del proyecto. La gerencia del proyecto está interesada en tener el costo real incurrido, el tiempo empleado y las especificaciones técnicas alcanzadas dentro de los presupuestos del proyecto según lo acordado y aprobado.
iv. Contratista del proyecto:
Para el contratista, el éxito en la implementación del proyecto se refleja en el beneficio financiero derivado de los servicios prestados en la ejecución del proyecto.
v. Sociedad en general:
El éxito en la implementación de un proyecto será medido por la sociedad, en particular representando a los residentes que rodean el proyecto, por los servicios prestados y / o la conveniencia que se disfruta de él, por ejemplo, en salud, educación, carreteras, puentes, etc.
(b) Fracaso en la implementación del proyecto:
Hay casos en los que el proyecto se ha completado, comisionado y se está ejecutando, pero después de la evaluación del proyecto, parece que hay un rebasamiento del proyecto de una magnitud alarmante. Tales instancias son consideradas como fallas en la implementación del proyecto.
Los excedentes del proyecto incluyen tanto el deslizamiento real del tiempo que supera el cronograma del proyecto, como el costo real excedido en comparación con el costo proyectado. Las instancias de tales excesos son abundantes (¡particularmente en el sector público!).
Los detalles de tales excedentes en caso de algunos proyectos se presentan a continuación:
[Fuente: Nota de estudio 6: Estimación de los costos del proyecto a partir de la gestión y el control del proyecto por el Instituto de Contadores de Costos y Obras de la India.]
A continuación se detallan los motivos habituales de los rebasamientos de proyectos en curso de evaluación:
(A) Informe de viabilidad / proyecto detallado (DPR). El informe de viabilidad y / o el (DPR) contiene :
yo. subestimación del cronograma del proyecto y costo del proyecto;
ii. falta de cobertura suficiente para la inflación y / o los tipos de cambio, posibles cambios desfavorables del tipo de cambio;
iii. sobrestimación de ingresos / cuota de mercado.
(B) La elección de la tecnología:
yo. cambio en ingeniería y diseños;
ii. cambios en el curso inducidos por la gerencia del propietario;
iii. El cambio tecnológico, que conduce a la obsolescencia en la tecnología.
(C) Contratante:
yo. problemas genuinos del contratista;
ii. contrato mal definido y administrado;
iii. El contratista es un asociado del propietario del proyecto.
(D) Organización del proyecto:
yo. falta de integración de la organización del proyecto, el trabajo y la gente;
ii. falta de estructura claramente definida que conduce a problemas de autoridad, responsabilidad, comunicación y coordinación.
(E) Condición del sitio:
yo. Condición adversa del sitio, incluidos los problemas creados por los residentes locales.
(F) Dificultades imprevistas:
Las razones para el rebasamiento detallado anteriormente indican que la 'gestión del proyecto' tiene, comparativamente, menos que contribuir al desbordamiento. En realidad, el informe del proyecto que incluye los análisis del proyecto ha tendido a centrarse principalmente en los aspectos económicos y financieros. En consecuencia, otras áreas como la adjudicación del contrato, la administración del contrato, etc. que reciben menos importancia en el informe del proyecto pueden causar un rebasamiento grave.
Nota:
Las observaciones en la evaluación posterior al proyecto son necesarias y pueden ser una guía invaluable para proyectos futuros. Cuando tales evaluaciones se registran sistemáticamente y se ponen a disposición a través de instituciones y sociedades, podemos desarrollar muestras de proyectos modelo y evitar el desperdicio de recursos en gran medida.
Hay una serie de Instituciones / Sociedades en el mundo para la gestión de proyectos y proyectos de grandes proyectos.
Algunos de estos son:
yo. La Sociedad Americana de Macro-Ingeniería.
ii. Instituto de programas a gran escala, Estados Unidos
iii. Project Management Institute de los Estados Unidos.
iv. Asociación de Grandes Proyectos en el Reino Unido
v. Instituto de Investigación Mitsubishi, Japón.
vi. Proyecto de Consejo Industrial de Japón.
vii Asociación de avance de ingeniería de Japón.
viii. Sociedad Española de Macroingeniería.
ix Project Management Forum de Australia.
5. Informe sobre la evaluación posterior al proyecto:
El informe sobre la evaluación posterior al proyecto debe resaltar los principales obstáculos que se enfrentan en el proceso de implementación del proyecto, y si dichos obstáculos podrían haberse evitado tomando medidas alternativas. El informe también debe incluir las razones de las variaciones con respecto al tiempo y el costo, que son más del diez por ciento de las estimaciones proyectadas.
También es necesario que, considerando el exceso significativo, el informe de evaluación sugiera medidas correctivas que incluyan una revisión de la viabilidad financiera.
El formato breve de dicho informe con sus contenidos habituales se produce a continuación:
(Para un buen pedido, el gerente de proyecto también debe firmar el informe de evaluación con la fecha).
A. Observaciones:
yo. Actividades y secuencia de las actividades que realmente se siguieron en la implementación del proyecto contra el cronograma del proyecto presupuestado.
ii. Tiempo invertido y costo incurrido por actividad en comparación con el presupuesto. Detalles de la escalada de precios en comparación con el presupuesto.
iii. Razones para variaciones de más del 10% del presupuesto, tanto en tiempo como en costo.
iv. Mano de obra empleada como:
(1) personal propio; tiempo extra permitido
(2) Trabajadores ocasionales y empleo de terceros por contrato.
v. contratistas principales nombrados; si fueron suficientemente experimentados y sus actuaciones; Las compensaciones pagadas, sean razonablemente competitivas.
vi. Maquinaria y equipamiento:
(1) Comprado
(2) Contratado, con horas de máquina empleadas.
vii Los recursos requeridos para la implementación del proyecto, ya sean adecuados y disponibles oportunamente, racionados y / o inoportunos, aumentan el costo de los intereses.
viii. Incertidumbres técnicas enfrentadas y medidas alternativas adoptadas.
ix Estrategias de respaldo para áreas de riesgo emprendidas.
X. Efecto de factores externos (por ejemplo, precio, nueva (s) regulación (es), interferencia política, factores de la comunidad, etc.) que enfrentan y sus consecuencias.
xi Interferencia de propietarios de proyectos.
B. Medidas de remediación sugeridas:
6. Acciones que surgen de la evaluación posterior al proyecto:
La evaluación posterior al proyecto también incluye sugerencias para medidas correctivas, que surgen de dicha evaluación. El hallazgo y las sugerencias relevantes variarán de un caso a otro. Una vez que el proyecto se ha completado y los activos acumulados, el éxito fundamental del proyecto se logra mediante la generación de la economía por sí solo, para que pueda sobrevivir a su vida.
El proyecto, cuando se implementa, puede ser una fuente de empleo, puede satisfacer las necesidades de un mercado en particular o desempeñar un papel para desarrollar otras industrias pequeñas y secundarias. Pero el hecho sigue siendo que debería beneficiar para sobrevivir y sostener. Con este objetivo a la vista, las sugerencias para las medidas correctivas dependerán de la necesidad visualizada en el proceso de evaluación.
Las posibilidades probables para tales acciones son:
A. Posibles acciones cuando la evaluación posterior al proyecto encuentra un rebasamiento del proyecto
El exceso aumenta los costos del proyecto y afecta la rentabilidad financiera como:
yo. Aumenta el costo del capital empleado;
ii. Aumenta los costos de depreciación; y
iii. Causa la pérdida de 'ventas'.
En esta situación, cuando el aumento en el costo del proyecto se debe a razones distintas a las ineficiencias operacionales en la implementación del proyecto que pueden revelarse de la evaluación, las sugerencias deben ser aumentar los precios de los productos, en la medida en que el mercado pueda absorberlos. El costo de las ineficiencias no se debe pasar a los clientes, excepto, por supuesto, ¡cuando el mercado puede soportar el aumento de precio!
Los puntos a tener en cuenta antes de cualquier acción son:
yo. El ajuste de los precios debe hacerse solo después de realizar un nuevo análisis del mercado.
ii. Después del rebasamiento, el proyecto llega a una estructura financiera diferente a los detalles mencionados en el DPR. La evaluación posterior al proyecto puede sugerir una emisión pública de acciones / obligaciones de "Derechos" después de haber sido justificada, como tal, por un nuevo cálculo de rentabilidad y previsión de efectivo.
B. Posibles acciones cuando la evaluación posterior al proyecto encuentra la necesidad de una nueva tecnología :
La importación de tecnología puede ser necesaria para la explotación necesaria y rentable del proyecto ya completado. La situación puede ser un resultado de la incertidumbre de la tecnología inicialmente considerada o debido a la obsolescencia tecnológica.
La tecnología adicional recomendada puede ser para:
yo. Ampliación de la capacidad requerida para alcanzar la rentabilidad. '
ii. desarrollo de un subproducto / producto conjunto; o la
iii. Necesidad del mercado.
El objetivo es el uso económico de la infraestructura ya construida.
