Oficina de alojamiento y medio ambiente

Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. El significado y la importancia del alojamiento y el entorno en la oficina 2. Ubicación de la oficina 3. Alojamiento o espacio en el piso 4. Disposición del alojamiento en la oficina 5. Espacio en el piso y distribución 6. Muebles y accesorios 7 Iluminación 8. Ventilación 9. Temperatura y humedad y otros detalles.

Oficina de alojamiento y medio ambiente # Significado e importancia:

“La organización consiste en el trabajo, las personas, el lugar de trabajo y las relaciones”. Oficina de alojamiento y medio ambiente proporcionan el lugar de trabajo.

Tiene dos aspectos distintos:

(a) Alojamiento:

Significa el espacio que se ha adquirido o disponible para hacer el trabajo de oficina. Al principio debe haber un sitio o ubicación donde se toma el alojamiento. Hay muchos factores que deben tenerse en cuenta al seleccionar la ubicación y el alojamiento.

(b) Medio ambiente:

Significa el ambiente que prevalece en el alojamiento, que tiene relación directa con la eficiencia del trabajo de oficina.

El medio ambiente vuelve a tener dos aspectos:

(i) El entorno físico o las condiciones físicas de trabajo de iluminación, ventilación, saneamiento, etc., por un lado, y la disponibilidad de equipos por el otro.

(ii) El entorno mental o las relaciones empleador-empleado y superior-subordinado vitales para la motivación y el entorno mental pacífico. Mientras que el ambiente físico tiene influencia directa, el ambiente mental ejerce una influencia indirecta en la eficiencia del trabajo de oficina. Ambos tipos de ambiente serán favorables. Hay tantas legislaciones para mantener tales entornos favorables. El secretario debe tener conocimiento acerca de estos.

Oficina de alojamiento y medio ambiente # Ubicación:

Principios generales:

La selección de la ubicación o el sitio de la oficina se basa en los principios de la centralización y la descentralización. En todas las ciudades encontramos un área de oficinas u oficinas donde existe la mayor concentración de oficinas de diferentes organizaciones comerciales. Generalmente se centra alrededor de los edificios de oficinas principales del Gobierno o la Corte.

Tiene un crecimiento histórico. Por ejemplo, encontramos en Calcuta el complejo BBD Bag (o el antiguo Dalhousie Square). Existen los Edificios de Escritores, la Oficina General de Correos, el Tesoro, el Banco de Reserva de la India, el Tribunal Superior (y otros tribunales), el Nuevo Edificio de Secretariado, etc.

Con el crecimiento del comercio y la industria y la consiguiente mayor demanda de alojamiento en oficinas, ya no es posible acomodar todas las oficinas en la misma área. Hay límite de expansión horizontal del alojamiento.

En parte se compone de expansión vertical a través de edificios de varios pisos. Pero es caro y lleva mucho tiempo construir estos edificios. También hay otras dificultades. Hay una presión sobre el transporte en un lado, entrante desde todas las direcciones en las primeras horas de oficina y saliente a todas las direcciones después del cierre de las oficinas.

Es antieconómico. El problema del estacionamiento de autos es formidable. Muchos edificios de oficinas de varios pisos ofrecen instalaciones de estacionamiento en el sótano. Pero eso es inadecuado. Los alquileres se vuelven excesivamente altos. Para evitar tales dificultades existe una tendencia a la descentralización.

En Calcuta, encontramos que los edificios de oficinas se están extendiendo en el área de Chowringhee. Las oficinas gubernamentales se están dispersando ampliamente, llegando a Beliaghata (Oficina de Impuestos sobre las Ventas), Salt Lake (Oficina de Riego), Alipur (Casa de Pruebas), etc.

Hubo un momento en que se prefería la ubicación en los cuartos de la Oficina debido a la disponibilidad de transporte, comunicaciones, servicios bancarios y otras instalaciones. Pero hoy en día, estas instalaciones están disponibles en diferentes localidades.

Consideraciones individuales:

No importa si existe una centralización o descentralización, cada organización deberá realizar una selección de la ubicación o el sitio de su oficina, teniendo en cuenta los siguientes factores:

(a) Disponibilidad de instalaciones de transporte:

El transporte es una consideración primordial. Los empleados, así como otras personas, tienen que venir a la oficina regularmente. Los miembros del personal tienen que mudarse a otros lugares constantemente desde la oficina para diferentes actividades. Algunas oficinas proporcionan transporte propio, pero eso es insuficiente y no está destinado a todos los miembros del personal y personas externas.

(b) Disponibilidad de otras instalaciones:

Otras instalaciones incluyen comunicación (teléfono, oficina de correos, etc.), banca, seguros, etc. Naturalmente, los llamados "cuartos de oficinas" tienen muchos de ellos.

(c) Cercanía a oficios relacionados:

Algunas preocupaciones tienen que seleccionar un sitio para sus oficinas donde se encuentren las oficinas de otras empresas competitivas para una mejor competencia o en un área donde se concentra ese comercio en particular. Por ejemplo, el comercio de libros se concentra en el área de College Street en Calcuta, alrededor de la Universidad de Calcuta y otras instituciones de renombre.

(d) Cercanía a sus propios centros funcionales:

Una oficina de un fabricante puede estar cerca de su fábrica (siempre que haya otras instalaciones disponibles). Una empresa de importación-exportación preferirá tener su oficina cerca del área del puerto o donde haya almacenes disponibles.

(e) Consideraciones generales:

La oficina debe estar ubicada en un área saludable, silenciosa y respetable. Debe estar libre de humo y polvo, suciedad y suciedad.

(f) Consideración económica:

Las tarifas de alquiler por alojamiento son áreas deseables y otros términos y condiciones (como el pago del alquiler anticipado, incluso el salami) pueden estar fuera del alcance de una organización. Por lo tanto la elección queda en gran parte condicionada por la consideración económica. Por otro lado, es posible que el alojamiento no esté disponible en el área deseada debido a la gran demanda y el suministro inelástico.

Oficina de alojamiento y medio ambiente # Alojamiento o espacio de piso:

Después de la selección del sitio viene la cuestión de alojamiento o espacio.

Alojamiento o espacio de piso tiene dos aspectos:

Tamaño y forma.

Tamaño:

El tamaño del alojamiento depende de dos factores:

(a) La naturaleza de las actividades de la organización y

(b) El volumen de actividades de la misma.

Si la naturaleza de las actividades de la organización es tal que involucra una variedad de funciones, entonces la cantidad de departamentos será grande y, por consiguiente, se requerirá un espacio mayor. Por otro lado, si es una gran preocupación, entonces su volumen de actividades será grande y, por lo tanto, cada departamento necesitará grandes acomodaciones.

El factor tiempo:

Se espera que una organización crezca en tamaño.

A medida que crece en tamaño, cada vez se necesitan más oficinas y eso se debe a dos razones:

(a) Se agregan nuevos departamentos y

(b) Se expanden los departamentos existentes.

En general, al momento de tomar una adaptación, se debe tener en cuenta el alcance de una futura expansión. Pero desde el principio no se puede tomar mucho espacio ya que el costo del establecimiento será alto. Por supuesto, cuando una organización se expande, puede cambiar a un espacio más grande, pero el cambio de dirección no es deseable, especialmente si es frecuente.

Forma:

La forma del alojamiento es otro factor importante. Si la forma es irregular o inusual, el diseño no será adecuado y económico. Una forma rectangular es generalmente preferible. Los modernos edificios de oficinas están planeados adecuadamente para costear formas útiles.

Propiedad:

La oficina de una organización no puede estar en locales alquilados. La organización puede tener su propio edificio. Una gran preocupación generalmente construye su propio edificio de acuerdo con sus propios requisitos y el alojamiento excedente puede ser alquilado.

Una organización puede tener varios edificios para llevar a cabo sus actividades diferentes y diversificadas, con un edificio central para la oficina principal o la oficina central. La Corporación de Seguros de Vida es un ejemplo. Los ingresos por rentas pueden ser una muy buena fuente de ingresos para muchas organizaciones. Un servicio social u organización cultural puede construir su centro de actividades con la asistencia financiera del gobierno.

Oficina de alojamiento y medio ambiente # Arreglo de la oficina de alojamiento:

Significado:

Una vez finalizado el alojamiento de la oficina en el espacio del piso, se debe hacer un arreglo adecuado de la misma.

Dicha disposición consta de dos funciones:

(a) Planificación de la oficina y

(b) Lay-out de la oficina.

Todo el proceso llama la atención sobre los siguientes factores:

(a) La naturaleza y variedad de funciones a realizar,

(b) El número del personal,

La planificación debe realizarse científicamente teniendo en cuenta el capital fijo y de trabajo requerido y el alcance para una futura expansión. La planificación debe hacerse de tal manera y el espacio del piso debe utilizarse (es decir, disponer) de tal manera que la producción máxima de trabajo pueda fluir con el mínimo de entrada.

Una planificación adecuada garantiza que no se desperdicie dinero, tiempo y energía. Una distribución adecuada significa la máxima utilización del espacio con un mínimo de hacinamiento.

Oficina de alojamiento y medio ambiente # Espacio de piso y disposición:

Consideraciones Generales:

En primer lugar, debe decidirse si la disposición debe ser de tipo cerrado o de tipo abierto. La distribución del tipo de dosificación es de estilo antiguo, ya que la oficina consta de varias salas para diferentes departamentos. El diseño de tipo abierto es una técnica moderna en la que el trabajo de oficina general se lleva a cabo en espacios abiertos en la medida de lo posible con cámaras o cubículos para ejecutivos u oficiales importantes o para trabajos confidenciales.

Los edificios de oficinas modernos están planeados de tal manera que haya espacio de piso abierto disponible y las cámaras pequeñas se construyan con materiales de partición livianos. El tipo de disposición abierta proporciona mejores condiciones de trabajo y fácil supervisión.

En el pasado no había un plan separado para los edificios de oficinas. Cualquier edificio fue hecho adecuado para el trabajo de oficina. Un edificio consta de habitaciones y los departamentos se ubican en habitaciones diferentes. Las habitaciones no permiten mucha luz ni ventilación. Además, la supervisión se vuelve costosa ya que casi en cada habitación se debe contratar un supervisor.

Consideraciones Especiales:

Lay-out prevé tres cosas:

(1) La colocación de los departamentos:

La oficina se divide en dos partes, General y Privada. El trabajo de oficina general o de rutina debe llevarse a cabo en un espacio abierto y el trabajo privado o confidencial en cámaras.

(2) Asignación de espacio a los departamentos:

La cantidad de espacio requerido por un departamento depende del volumen de trabajo, la cantidad de personal y el equipo que se utilizará.

(3) Clasificación de Departamentos:

(a) Hay algunos departamentos en los que los forasteros están más preocupados, como la Recepción y el Efectivo. Estos deben estar ubicados cerca de la entrada. La sala de recepción debe tener un lugar adecuado y cómodo para sentarse con materiales de lectura para pasar el tiempo de espera.

La habitación debe estar decorada con buen gusto. Un recepcionista capacitado debe estar allí (generalmente él o ella es el operador de telefonía). El Departamento de efectivo debe estar cerca, pero bien protegido y protegido.

(b) Hay algunos departamentos que están al servicio de todos los departamentos, por ejemplo, el grupo de mecanógrafos, la sección de despacho, etc. Dichos departamentos deben estar ubicados de manera conveniente, accesibles a todos los demás. Puede haber sala insonorizada para máquinas.

(c) Hay departamentos solo para la alta gerencia. Por ejemplo, la Sala de la Junta donde se celebran todas las reuniones para la toma de decisiones. Puede haber una sala de conferencias separada para la celebración de seminarios y discusiones grupales.

(d) Hay departamentos para fines no oficiales. Por ejemplo, el comedor, la sala de recreo, etc.

Principios:

La tarea de disposición científica y práctica es formidable porque el flujo de trabajo depende de ello.

(1) Debe haber suficiente 'pasarela' o espacio para moverse de una mesa a otra, para un movimiento fácil.

(2) Las tablas deben estar dispuestas de modo que los pasos sucesivos para un 'trabajo completado se puedan seguir de forma recta o en círculo o en forma de U, evitando todas las posibles' duplicaciones ', es decir, subir y bajar una Número de veces en la misma pista innecesariamente.

(3) En la medida de lo posible, toda la oficina o al menos los departamentos interrelacionados estarán ubicados en el mismo piso.

(4) No debe haber riesgos físicos que causen obstrucciones o incluso accidentes que provoquen lesiones. Por ejemplo, las esquinas afiladas de una mesa no deben exponerse de manera incómoda o los cables telefónicos u otros no deben colocarse en el suelo de manera peligrosa, etc.

(5) El espacio de piso debe estar libre de particiones, columnas, etc. en la medida de lo posible.

(6) Debe haber suficiente espacio alrededor de cada trabajador.

Importancia:

La importancia de la distribución científica se puede juzgar por las siguientes razones:

(a) La eficiencia del trabajo realizado depende en gran medida de los diseños.

(b) La economía se puede disfrutar de la adecuada utilización del espacio.

(d) Puede haber una mejor utilización del equipo.

(e) Los empleados encuentran las condiciones de trabajo más favorables.

(f) Habrá mejor supervisión y control.

Oficina de alojamiento y medio ambiente # Muebles y accesorios:

Sentido:

Los muebles y accesorios son cosas diferentes. De acuerdo con el diccionario Webster, 'muebles' significa "equipo que es necesario, útil y deseable como artículos móviles que se usan para preparar una habitación para uso o ocupación".

Muebles, por lo tanto, tiene las siguientes características:

(1) Es un tipo de equipo.

(2) Es necesario.

(3) Es útil.

(4) Es deseable.

(5) Consta de artículos móviles.

(6) Hace que el espacio esté listo para su uso.

Una oficina requiere diferentes tipos de equipos, incluyendo muebles. Los muebles de oficina también satisfacen las características de los muebles. 'Fijación' significa, según el mismo diccionario, "algo que se fija en su lugar como un apéndice permanente o parte estructural". Encontramos accesorios en forma de accesorios eléctricos, alfombras en los pisos, estantes en las paredes, un pequeño proyector fijo en la mesa de un mecanógrafo al transcribir un microfilm, etc.

De la definición encontramos las siguientes características de 'fixture':

(1) Algo que se fija en su lugar.

(2) Se fija permanentemente.

(3) Puede ser una parte de una estructura.

Hay una gran diferencia entre muebles y accesorios. Los muebles son movibles, mientras que el accesorio es fijo. Así que una oficina requiere ambos tipos de artículos: muebles y accesorios. (La palabra 'muebles' se usa en un sentido colectivo. Significa una cantidad de piezas de muebles. Lo mismo se aplica a la palabra 'equipo').

¿Por qué se utilizan muebles y accesorios?

Se utilizan por diferentes motivos:

(1) Por la utilidad o utilidad que tienen.

(2) Algunos accesorios se utilizan para su apariencia o diseños artísticos. Muchos tipos de decoraciones de pared se hacen en oficinas modernas.

(3) Hacen que la oficina se vea más atractiva.

(4) Hacen un gran llamado a los empleados y los motivan a trabajar.

(5) Los muebles y accesorios buenos y dignos mejoran la buena voluntad de la oficina (y de la organización realmente).

Los muebles y accesorios requieren mucha consideración antes de ser comprados. Se debe ver hasta qué punto se satisfacen las razones anteriores. Tienen una conexión muy estrecha con el diseño.

Uso e importancia:

Cada oficina requiere algunos muebles y accesorios. El mobiliario es indispensable para todas las oficinas, grandes o pequeñas. En los tiempos modernos, algunos muebles se convierten en accesorios porque algunos muebles, como bastidores o estantes, incluso sillas o asientos para sentarse están fijados a las paredes.

Se destina una gran cantidad de dinero para muebles y accesorios al momento de planificar una organización de oficina. Los muebles y accesorios se consideran activos y se proveen con una depreciación anual. Cada año hay reparaciones y reemplazos. Muy a menudo, la renovación total se realiza a través de la renovación para que el aspecto de la oficina sea más moderno y elegante, y también para una mejor utilidad.

Se introducen nuevos diseños en el mercado, utilizando materiales no convencionales que exigen mayor utilidad y economía. El coloreado de los muebles que combinan con el color de las paredes agrega mucha elegancia y alegría al ambiente de la oficina.

El número y las variedades de muebles y accesorios utilizados en una oficina dependen de los siguientes factores:

(a) La naturaleza y el volumen de las actividades de la organización,

(b) El área de espacio de piso utilizada,

(d) El número del personal,

(e) La conveniencia sentida por la gerencia,

(f) La disponibilidad de los fondos y el presupuesto.

Normalmente, los siguientes tipos de muebles se utilizan en una oficina:

Mesas, sillas, bastidores Almirahs, taburetes, archivadores, sofás (generalmente en la sala de recepción), diferentes tipos de soportes para máquinas, mostradores, escritorios, cajas fuertes y casilleros, etc. Los muebles pueden comprarse en el mercado a los fabricantes de gabinetes y Los muebles o muebles pueden ser construidos de acuerdo a los requerimientos y medidas. Los accesorios se hacen en su mayoría de acuerdo con los requisitos y la medición. Accesorios eléctricos y alfombras son los ejemplos comunes.

Clasificación de muebles:

Los muebles pueden clasificarse en función de diferentes aspectos: uso, personas que utilizarán los muebles, materiales utilizados para su fabricación, calidad, etc.

En consecuencia, podemos tener la siguiente clasificación:

(1) Mobiliario general:

Dichos muebles están destinados al personal administrativo general para el trabajo de rutina diario. En el pasado, estos muebles estaban hechos de madera, pero la tendencia moderna es utilizar muebles de acero. La durabilidad es el factor clave para tales muebles debido al uso rudo.

Generalmente el escritorio no debe contener más de dos cajones. Las sillas serán cómodas. La altura del escritorio o mesa y la silla deben ser de estándar común (dependiendo de la altura promedio de las personas del país).

Es mejor si la altura es ajustable de acuerdo con la altura del usuario. La superficie de la mesa o escritorio depende de la naturaleza del trabajo. Un encargado de contabilidad necesita un área grande. Un mecanógrafo no requiere un área grande. La altura, la longitud y la anchura estándar de un escritorio son 28 ", 48" y 30 "respectivamente. La altura y profundidad estándar de una silla son de 17 "y 15", respectivamente, y la distancia mínima entre dos brazos es de 19 ".

Una mesa de mecanógrafo con forma de herradura es un diseño moderno para que los materiales se puedan mantener por todas partes. La mesa o el escritorio están preferiblemente cubiertos por una rexina o linóleo para evitar que se estropee la parte superior. Las sillas pueden tener la parte superior de una silla de montar (la espuma de hoy en día se usa para acolchar), alta (para contadores), giratoria, etc. La silla de una mecanógrafa debe estar sin brazos para evitar obstrucciones en las manos en movimiento.

Los estantes para archivar o los archivadores modernos son muy comunes para uso administrativo. Generalmente se utilizan archivadores verticales con 4 a 6 estantes con una profundidad de 26 ″. Los gabinetes combinados con arreglos para guardar los archivos, tarjetas de índice y libros se están volviendo populares cada día.

(2) Muebles especiales:

Se necesita un tipo especial de mobiliario para hacer un tipo especial de trabajo. Por ejemplo, una tabla para usar alguna máquina en particular.

(3) Muebles empotrados:

Una mejora adicional en el diseño de muebles es el mobiliario integrado que se realiza de acuerdo con los requisitos, así como para ahorrar espacio. Dicho mueble puede ser plegable y puede ser empujado dentro de la pared u otro mueble. Por ejemplo, un cajón especial con una mesa de mecanógrafos para acomodar la máquina de escribir cuando el trabajo termina.

(4) Muebles ejecutivos:

Estos muebles tienen un significado especial y el estándar debe ser de alto orden, lo que agrega prestigio a la oficina. La Sala de Juntas estará dotada de tan prestigiosos muebles. Una gran organización hace innovación en estilo y diseño de sus muebles ejecutivos. Muy a menudo se realiza la renovación.

Normalmente no hay estandarización de tamaño. Pero, preferiblemente, una mesa ejecutiva debe ser semicircular, de modo que cada miembro de un grupo que se sienta frente al ejecutivo esté equidistante de él. El área de la superficie debe ser espaciosa, con una tapa de vidrio para contener varios artículos, como papelería, teléfono (puede haber varios instrumentos), dictáfono, bandejas para archivos entrantes y salientes, luces de mesa, etc. Las sillas están "ensilladas" y generalmente girando. La sala de recepción también necesita muebles elegantes e impresionantes.

(5) Muebles modulares:

Este es un cambio revolucionario en el mundo del mueble. Los muebles modulares también se conocen como muebles de sistema. El propósito principal de estos muebles es proporcionar una mayor área de escritorio que cubra menos espacio en el piso. Un conjunto de muebles se entrelaza con otro conjunto, de modo que el marco total se vuelve más pequeño. Una desventaja es que los empleados que trabajan juntos en el mismo marco pueden recurrir a hablar y, por lo tanto, a perder el tiempo.

(6) Muebles flexibles e intercambiables:

El enclavamiento de los muebles se puede hacer de tal manera que se puedan desbloquear y las partes se puedan mover por separado para su uso por separado. La misma base o pedestal se puede utilizar para diferentes muebles. Esto se llama intercambiabilidad.

Oficina de Alojamiento y Medio Ambiente # Iluminación :

Importancia:

El trabajo de oficina se ocupa principalmente de la lectura y la escritura, por lo que la iluminación adecuada es un factor predominante para crear condiciones de trabajo favorables. Debe haber luz adecuada pero no deslumbramiento. La iluminación excesiva y la iluminación insuficiente son malas porque causan tensiones en los ojos y en el cerebro, lo que dificulta la eficiencia del trabajo. La tensión en los ojos causa irritación y en el cerebro causa fatiga mental.

La iluminación adecuada tiene algunas características:

(1) No será ni demasiado fuerte ni demasiado débil.

(2) Se debe difundir o distribuir de manera uniforme en todo el espacio de oficinas.

(3) No debe haber deslumbramiento o deslumbramiento, directa o indirectamente.

(4) No se crearán sombras sobre la mesa.

(5) La intensidad de la luz debe tener el grado correcto de acuerdo con la naturaleza del trabajo.

Por ejemplo, el trabajo de figura complicado necesita más luz que la preparación de archivos. Cuánta intensidad de luz se requiere para qué tipo de trabajo se puede medir en términos de pie-velas. Mínimo de 5 a 10 pies de velas para la pasarela y máximo de 50 pies de velas para el trabajo de contabilidad.

(6) El costo de instalación, operación y mantenimiento debe ser económico.

Tipos de iluminación:

En términos generales existen dos tipos de iluminación:

Naturales y artificiales

(1) La luz natural significa la luz del día. Depende de:

(a) La posición del edificio de oficinas. Los edificios orientados al sur y al este reciben más luz natural que los orientados al norte. Los edificios orientados al oeste reciben buena luz del día, pero también sufren más calor durante la tarde.

(b) El número de ventanas. Los edificios de oficinas modernos, hechos de pilares de hormigón, no requieren mucho lamento y, por lo tanto, el número de ventanas es mayor. Las ventanas modernas (hechas de metal y vidrio) permiten más luz natural y aire y rechazan los rayos solares y el agua de lluvia.

(d) El número de particiones. Demasiadas particiones obstruyen la luz. El tipo abierto de distribución de oficinas con divisiones de luz inferiores a la altura del techo permite que haya más luz en el interior.

(e) El área del espacio del piso. Si el espacio del piso es grande, las áreas alejadas de las ventanas sufren menos luz.

(2) Luz Artificial:

La luz artificial es igualmente importante con la luz natural en una oficina porque durante todo el horario de oficina el suministro de luz natural no puede ser uniforme. El trabajo puede llevarse a cabo en el tiempo de la tarde. La luz natural no puede ser suficiente en días nublados. Si el espacio del suelo es grande, la luz natural no puede ser uniforme en todos los rincones. Luz extra, enfocada directamente en los papeles, puede ser necesaria en caso de realizar trabajos de figuras complejas. Esto se llama iluminación de escritorio individual.

Por lo tanto, en la medida de lo posible, se utiliza luz natural, complementada con luz artificial cuando sea necesario. (La luz artificial no tiene certeza debido a la eliminación de la carga. Pero la oficina puede tener un grupo electrógeno propio que es costoso).

Variedades de Iluminación Artificial:

La iluminación artificial se puede hacer de muchas maneras:

(1) Iluminación general o abierta:

Permitir que las lámparas eléctricas cuelguen del techo o fijarlas en las paredes, sin usar cortinas. La luz sale de las bombillas y se extiende hacia todas las direcciones. Las lámparas abiertas son visibles y pueden causar deslumbramiento o deslumbramiento en los ojos.

Las lámparas colgantes deben estar debajo o al mismo nivel que los ventiladores de techo. Si las lámparas están por encima de los ventiladores, se crearán sombras de cuchillas en las tablas. Para el tipo de iluminación general o abierta, los tubos fluorescentes son preferibles a las lámparas incandescentes o bombillas porque los tubos hacen una mejor difusión de la luz y causan menos brillo. Pueden equiparse con varios tipos de cortinas y nichos o pantallas para ayudar a una mejor difusión de la luz.

Los tubos también son económicos ya que el consumo actual es comparativamente menor, pero inicialmente el costo de instalación es mayor. Los tubos son costosos y el costo de mantenimiento es alto. Las lámparas incandescentes pueden estar cubiertas por sombras globales mediante las cuales se reduce la luz.

(2) Iluminación Directa:

Bajo este sistema, las lámparas colgantes están equipadas con pantallas opacas (a través de las cuales no pasa la luz) en la parte superior de la lámpara. Como resultado, ninguna luz se dirige hacia el techo, pero la luz se enfoca directamente hacia abajo sobre la mesa. El techo permanece oscuro, pero el piso está iluminado por dicha iluminación directa.

(3) Iluminación semidirecta:

Los tonos, como en el de arriba, son de tipo translúcido (algo de luz pasa a través de él). Como resultado, algo de luz sale de la parte superior, golpea el techo y se refleja de nuevo en la mesa y la mayor parte de la luz se enfoca directamente en la mesa.

(4) Iluminación indirecta:

Bajo este sistema, las lámparas colgantes están cubiertas por sombras en la parte inferior que son opacas. Toda la luz se arroja hacia el techo y luego se refleja de nuevo en la mesa. Tanto el techo como el suelo están iluminados. Pero la intensidad de la luz en el suelo es débil.

(5) Iluminación semi-indirecta:

Las sombras, como las anteriores, son de tipo translúcido. Como resultado, parte de la luz pasa a través de la sombra hacia la mesa, pero la mayor parte de la luz se mueve hacia el techo y se refleja en la mesa. La intensidad de la luz en el suelo es más fuerte.

(6) iluminación oculta:

Las lámparas, ya sean bombillas o tubos, están ocultas y no se pueden ver, pero los rayos de luz salen a la luz. Causa una luz suave y es adecuado en casas de muestra o restaurantes y no en oficinas como tales.

Mejor iluminación:

Es difícil decir cuál será el mejor tipo de iluminación. En la misma oficina se utilizan diferentes tipos de iluminación para diferentes tipos de trabajo y en diferentes áreas. La cantidad de luz depende también del número de personal. Se requiere más luz para ese departamento que tiene más personal. Un tipo de iluminación a menudo se complementa con otro.

Las ventanas se complementan con luces del cielo, iluminación natural con iluminación artificial, iluminación general con iluminación de escritorio individual. La intensidad de la luz se ajusta utilizando colores en las paredes (manteniendo el techo blanco para una mejor reflexión) y diferentes tipos de lámparas o pantallas. Cuando se hace una separación de las paredes, hay que tener en cuenta que el color no debe ser tal que absorba la luz y no permita la reflexión. Los colores suaves y fríos son preferibles.

Oficina de Alojamiento y Medio Ambiente # Ventilación:

Importancia:

La ventilación es un tráfico de dos vías. Significa un flujo continuo de aire fresco y salir del aire viciado. Es absolutamente necesario en un lugar de trabajo como una oficina donde una gran cantidad de personas se sientan y trabajan durante mucho tiempo. Si hay una obstrucción a la ventilación, esto causa tensiones en el cuerpo y la mente, dolor de cabeza, fatiga, congestión, etc., lo que reduce la velocidad del trabajo. La ventilación es esencial para la salud física y mental.

Cómo mantenerlo:

Permitir que el aire viciado se mueva de la oficina no es un gran problema. Los ventiladores de escape se instalan para este propósito si los tragaluces no son suficientes. Es un gran problema cómo mantener la entrada de aire fresco. El aire también necesita circulación dentro de la oficina. Demasiado soplo de aire causa irritación y disturbios cuando se revuelven los papeles. Además, el aire caliente en un país caliente o el aire frío en un país frío nunca son bienvenidos.

En un país caluroso, las ventanas y las puertas están cerradas y la planta de aire acondicionado se usa para aspirar aire fresco y fresco y, al mismo tiempo, el aire malo y viciado se expulsa. En un país frío la planta de aire acondicionado no es muy útil. La chimenea con chimenea, sin embargo, permite que salga el aire viciado. En un país frío, las ventanas y las puertas con persianas dobles o pantallas de vidrio se utilizan para evitar la sequía o el aire frío.

Se permite mucho espacio entre la entrada principal y la segunda entrada o el corredor. Los ventiladores eléctricos, los sopladores o los circuladores de aire y los filtros se utilizan para aspirar aire fresco natural, para que esté libre de polvo a través de los filtros y para que circule dentro de la oficina. El tipo abierto de distribución de la oficina y la ausencia de demasiadas particiones ayudan a mejorar la ventilación. Por ello, como la iluminación la ventilación también puede ser natural y artificial.

Oficina de Alojamiento y Medio Ambiente # Temperatura y Humedad:

Importancia:

Se debe mantener un nivel adecuado y una temperatura y humedad uniformes dentro de una oficina. La fluctuación de la temperatura y la humedad afecta la eficiencia del trabajo. Demasiada atmósfera caliente o fría, así como un porcentaje demasiado alto o demasiado bajo de humedad en el aire no crean una atmósfera física favorable para un trabajo de oficina eficiente.

Dispositivos Artificiales:

Existen varios tipos de dispositivos artificiales para mantener niveles estándar de temperatura y humedad. En los países cálidos, se instala una planta de aire acondicionado o se utilizan enfriadores de aire mientras que en un país frío se hacen arreglos.

Hay edificios con calefacción central o aire acondicionado utilizados por diferentes ocupantes. Los ventiladores eléctricos se utilizan comúnmente en todo tipo de oficinas en países cálidos. La temperatura y la humedad varían según la estación y, por consiguiente, se deben realizar ajustes. Al utilizar aire acondicionado o máquinas de calefacción de habitaciones, se puede mantener la uniformidad de la temperatura, ya sea alta o baja.

Oficina de alojamiento y medio ambiente # Libre de ruido y polvo:

Importancia:

El ruido y el polvo crean perturbaciones e irritaciones respectivamente. El ruido es una tensión en la mente mientras el polvo está en el cuerpo. El polvo no es saludable también. Una oficina, por lo tanto, debe estar libre de ruido y polvo. El trabajo de oficina es principalmente mental, lo que requiere una concentración mental que se ve perturbada por el ruido. Conduce a varios tipos de errores y paros de trabajo. Y así, tanto la calidad como la cantidad de trabajo sufren.

El ruido puede ser continuo o esporádico o repentino. El ruido continuo no es tan perjudicial como la gente se acostumbra a él. El ruido puede ser agradable (de una melodía) o desagradable (bocina de un automóvil) y ambos pueden ser molestos para el trabajo. El polvo puede depositarse sobre los artículos o flotar en el aire. Ambas causan irritación y dificultan el flujo de trabajo.

Fuentes:

Las fuentes de ambos, ruido y polvo, son internas y externas.

(1) Interno:

En una oficina, el sonido o el ruido pueden ser causados de varias maneras, como el funcionamiento de las máquinas (como una máquina de escribir, una máquina duplicadora, etc.). Si hay una descentralización de la función de escritura, el ruido surgirá de todos los rincones de la oficina.

El ruido se crea al hablar de las personas entre sí (y el tema puede estar relacionado con el trabajo o de otra manera), mediante el movimiento de los muebles de un lugar a otro, el movimiento de las personas a lo largo del corredor o pasarela o el ruido que sale de la zapatos al caminar, etc. Dentro de una oficina, puede acumularse polvo en los muebles, accesorios, paredes, etc. debido a la falta de elementos de limpieza y también de no uso.

(2) Externo:

El ruido, causado en el exterior, puede entrar en el interior. Esto se debe principalmente a la selección defectuosa del sitio. El ruido proviene del mercado, de la estación de ferrocarril, de las carreteras con mucho tráfico, de las fábricas, etc. El polvo del exterior también se debe más o menos por las mismas razones. El polvo puede ser arrastrado por la tormenta.

Proteccion:

La protección contra el ruido interno se puede lograr de las siguientes maneras:

(a) Manteniendo las máquinas en una esquina o en una sala de máquinas insonorizada separada.

(b) Usando alfombras o esteras o linoleos en el piso o fijando tapas de goma en los "pies" de todos los muebles.

(c) Al tener un control y una supervisión estrictos sobre el personal mediante el cual se puede evitar el ruido de la conversación.

Si hay presión de trabajo, hay poco tiempo para el chisme. El ruido externo se puede evitar haciendo una selección adecuada del sitio. El polvo interno se puede eliminar mediante una disposición adecuada de limpieza, limpieza del polvo y mantenimiento en general. Existen diferentes tipos de máquinas de limpieza para mantener el piso limpio. Alfombras, etc., facilitan el desempolvado y la limpieza.

El polvo externo se puede evitar en gran medida haciendo una selección adecuada del sitio y cerrando las puertas y ventanas en el momento adecuado. Las ventanas y puertas modernas están hechas de tales diseños que evitan el ruido externo y el polvo. El aire acondicionado también es útil ya que las puertas y ventanas se mantienen cerradas.

Oficina de alojamiento y medio ambiente # Seguridad y arreglos sanitarios:

Importancia:

La seguridad y el saneamiento son asuntos completamente diferentes. El primero está directamente relacionado con el cuerpo, mientras que el segundo está relacionado con la salud. Los arreglos para ambos son necesarios en interés de la oficina y del personal de la oficina.

La seguridad:

La seguridad significa evitar cuidadosamente y planificado accidentes.

Los accidentes pueden ocurrir por varias razones:

(a) Un pequeño accidente por cortes o contusiones debido al uso descuidado de un cuchillo o al tirar de un mueble o instrumento, etc. Estos accidentes pueden evitarse con un poco de cuidado.

(b) Pueden ocurrir grandes lesiones debido a (i) una caída al subir para usar estantes superiores de una almirah o gabinete, o (ii) caerse al ser obstruido por un cable telefónico en el piso, o (iii) sufrir De descargas eléctricas, choques de cables expuestos, interruptores con fugas o cualquier aparato, etc.

Todo esto se puede evitar (i) utilizando escaleras o (ii) eliminando todos los peligros (Ref. 3.18), impidiendo el diseño adecuado o manteniendo los interruptores apagados en el momento adecuado o haciendo constantes revisiones y reparaciones, etc.

Para las fábricas, existen reglas elaboradas para las medidas de seguridad, pero no existen tales reglas para las oficinas. Sin embargo, en todas las buenas oficinas se toman precauciones generales contra incendios al proporcionar extintores. La póliza contra incendios se considera indemnizada por la pérdida por incendio.

Las posibilidades de incendiarse en una oficina son grandes, ya que la oficina se compone de productos inflamables y fumar dentro de la oficina es un asunto común. Por lo tanto, las medidas de precaución contra incendios son esenciales. El deber del gerente de la oficina es mantener la caja de primeros auxilios en la oficina en caso de emergencia.

Saneamiento:

Una gran cantidad de personas, miembros del personal y personas externas, acuden a la oficina todos los días, pasan mucho tiempo allí y usan el espacio del piso, el equipo, el inodoro, etc. Es bastante natural que se acumulen polvo y suciedad. El papel de desecho y otros materiales de desecho se acumulan regularmente.

Todo esto crea una falta de limpieza, y las enfermedades e infecciones poco saludables pueden propagarse. Por lo tanto, es esencial que la limpieza regular del espacio del piso de la oficina con insecticidas, desinfectantes, desodorantes, etc. se realice diariamente a intervalos regulares. Hay casas de agencia que asumen la responsabilidad de la limpieza en los contratos. Además de la limpieza general de los locales de oficina, la limpieza regular y el desempolvado de muebles, máquinas y aparatos de oficina también es necesario para su mejor mantenimiento y durabilidad.

Toda la decoración interior perderá su glamour si no hay una limpieza y un mantenimiento adecuados. En general, se designa a un cuidador para cada oficina cuya tarea es que la oficina se mantenga limpia y ordenada. Las paredes no deben desfigurarse colgando calendarios o imágenes innecesarios. Los tablones de anuncios deben limpiarse regularmente, no permitiendo que se coloquen avisos antiguos y obsoletos.

Oficina de alojamiento y medio ambiente # Acondicionamiento de color:

Importancia:

Se utilizan diferentes colores para las paredes, tabiques, muebles, pantallas, alfombras o alfombras, uniformes para el personal de baja categoría; El color tiene grandes efectos físicos y psicológicos. Los efectos pueden ser favorables y desfavorables. El color puede ser agradable, calmante, excitante, irritante, absorbente, reflectante, impresionante o poco impresionante. El uso del color requiere varias consideraciones, tanto físicas como psicológicas.

La importancia del color se puede ver bien cuando pensamos en los muebles y la iluminación. Diferentes colores deben ser utilizados para diferentes artículos y para diferentes propósitos. Use of colour is considered today a special branch of knowledge called “psychometrics'.

Colour Conditioning:

Colour can be used for developing motivation to work and thereby increasing productivity. Pleasant colours rouse cheerfulness and willingness to work. A dull or repulsive colour may depress the mind. A suitable colour reflects more light to make it congenial for efficient work. Colour also has effect on warmth or temperature inside the office.

Inside the same office one may find different shades of colour in different departments—bright, attractive, and pleasant colours in the Reception Room while sober colour in the Board Room, reflective colour in the general office hall, durable colour in the canteen etc.

Colour shall be matching with the lighting arrangement. A combination of colours can be used, as in the case of furniture. Now-a-days colorful sun-mica is used on table tops, wooden colour steel is a fashion. There is no end of variety of colour used for curtains, screens, upholstery or carpets and linoleum.

The combination of colours must be artistically and tastefully made. There shall not be loud contrasts. Colour conditioning means use of colours most effectively so that the working people are placed in a favourable psychological condition.