¿Cómo estimar el costo de un proyecto? (6 pasos)

Este artículo arroja luz sobre los seis pasos principales involucrados en la estimación del costo del proyecto. Los pasos son: 1. Adquisiciones y agilización 2. Sitio-Oficina 3. Gestión de contratos 4. Invitación a la licitación 5. Contrato 6. Administración de contratos.

Paso # 1. Adquisiciones y Expediciones:

El primer paso para estimar el costo del proyecto es la adquisición. El equipo del proyecto para cada proyecto mediano a grande debe incluir personal responsable de la función de adquisición y del seguimiento de dicha función de adquisición. El seguimiento de dicha adquisición se denomina Expedición o Persecución. La implementación de un proyecto incluye la compra de una gran cantidad de artículos y servicios, algunos de ellos son de gran volumen.

Es deseable comprar el tipo correcto de materiales a los precios correctos en el momento adecuado. El trabajo es grande y, incluso después de la negociación y una decisión que lleva al problema de las órdenes de compra, la situación necesita un seguimiento y, por lo tanto, los "perseguidores".

La función de adquisición incluirá:

a. Invitación a licitaciones, cuando corresponda;

segundo. La compra de artículos estándar como "listos para usar" o artículos de marca como interruptores de Siemens, accesorios de iluminación y accesorios de Philips, etc. para los cuales también hay una posible negociación con los fabricantes (dependiendo del volumen involucrado). De lo contrario, dichos artículos pueden ser adquiridos por los principales distribuidores, para encontrar los mejores precios obtenibles (BOP);

do. Adquisición de materiales a granel como cemento, acero, Stone-chips, etc. que requieren tiempo de entrega a granel y negociación para llegar a las tarifas de los contratos para suministrar hasta una cierta cantidad durante un cierto período de tiempo, por supuesto, con especificaciones de calidad;

re. Negociaciones para la contratación de grandes maquinarias y equipos, por ejemplo, grúas, mezcladoras, etc. El tiempo de los requisitos, la responsabilidad de la cobertura del seguro, el rendimiento / capacidad esperados, las tarifas, etc .;

mi. Compra de artículos como vehículos, computadoras, refrigeradores, etc .;

F. La contratación de mano de obra, que puede incluir la negociación con sus líderes de pandillas, los privilegios que se ofrecen a dicha fuerza laboral, etc.

Al realizar las diferentes comparaciones de las tarifas cotizadas de la intención de los suministros, se debe tener en cuenta los términos como costos, seguro, flete (entrega en el sitio), descuento en efectivo, período de crédito ofrecido, etc. Se deben considerar todos para hacer las tarifas. comparable. En las funciones que incluyen apertura y registro de ofertas, el contador del proyecto debe participar como parte del control interno.

Una vez que se emiten las órdenes de compra, el Expeditor / Chaser tiene la función de hacer un seguimiento con los proveedores para garantizar los recibos de los productos en el momento adecuado y en la cantidad correcta y, por supuesto, de la calidad correcta (según las especificaciones mencionadas en las órdenes de compra).

Los controles de calidad se llevan a cabo antes de que las mercancías sean aceptadas por el personal competente de "control de calidad" del equipo del proyecto, quien, para un buen control interno, debe ser independiente del equipo de adquisiciones.

La 'orden de compra' (PO), emitida por la contratación, debe tener:

yo. un número de serie preimpreso del pedido;

ii. clara descripción y especificaciones de los materiales a suministrar;

iii. tarifa unitaria junto con los detalles de otros artículos, si los hay, que influyen en los pagos, como impuestos, cargos de entrega, etc .; el centro de costo para el que se emite la orden de compra según la codificación que se ilustra en la integración de WBS y OBS.

Paso # 2. Sitio-Oficina:

Cuando el proyecto, que involucra trabajos de construcción, se haya finalizado y se hayan tomado medidas para las adquisiciones necesarias, es conveniente comenzar el trabajo en el sitio del proyecto, que es el segundo paso más importante para estimar el costo del proyecto. Como la oficina del sitio es una parte esencial para facilitar la administración y el monitoreo del trabajo del proyecto real, no podemos proceder sin describir las necesidades en el sitio de la oficina donde se lleva a cabo el trabajo del proyecto.

Las necesidades incluyen:

a. El sitio de la oficina debe ser de carácter temporal con un acceso claro desde las carreteras;

segundo. La oficina local debe tener un espacio razonable para reuniones frecuentes entre los miembros del equipo del proyecto (al menos los miembros relevantes), representantes autorizados de los contratistas / proveedores, inspectores de diferentes autoridades, etc.

El resultado de tales reuniones con las decisiones a las que se llegó se indica en forma de resoluciones con número de serie y fecha y está firmado por el gerente del proyecto, circularizando las resoluciones al personal involucrado;

do. Debe haber una sala de oficina confidencial con series de todos los tipos, según se requiera en el proyecto, incluidos los registros de progreso del trabajo, registros de costos, etc. La oficina del sitio debe tener facilidades de comunicación fácil;

re. La oficina del sitio debe estar equipada con muebles básicos, por ejemplo, sillas, mesas, tablas, computadoras, teléfonos, fax, etc .;

mi. La oficina del sitio debe tener registro de asistencia.

F. Se deben proporcionar servicios públicos, por ejemplo, agua, electricidad, baños, etc.

sol. Debe haber una disposición suficiente para el almacenamiento de materiales, particularmente para aquellos que son aptos para el pilotaje;

h. La oficina del sitio debe tener las herramientas, plantillas, aparatos de prueba y medición;

yo. El sitio de la oficina debe estar bien equipado con la provisión de primeros auxilios;

j. Todo el sitio debe estar cubierto por un acuerdo de seguridad bien unido.

Paso # 3. Gestión de Contratos:

El siguiente paso para estimar el costo del proyecto es la gestión del contrato. En el curso de la implementación de un proyecto, las obras se extienden a terceros, ya que no es posible ni económico realizar todas las obras con recursos internos. Los tamaños de dichos contratos dependen del tamaño y las complejidades del proyecto. A pesar de tener suficientes recursos internos, se hace necesario ofrecer ciertos trabajos a terceros para hacer frente al calendario del proyecto.

Además, hay contratistas / consultores de ingeniería altamente técnicos y especializados, y los servicios de dichos contratistas se convierten en una necesidad particularmente para proyectos grandes y complejos. Las Rs. El Proyecto Petroquímico Haldia de 3, 600 millones de rupias por 4-2 lakh toneladas por año de naptha cracker en la unidad madre ha preseleccionado a Toyo Engineering Corporation de Japón como su contratista principal.

Los pasos necesarios para decidir sobre el contrato y la gestión del contrato son:

a. Invitación de licitación;

segundo. Análisis de licitación y negociación con los licitadores preseleccionados y finalización de los términos; y

do. Contrato y administración de contratos.

4. Invitación de licitación:

Las licitaciones son invitadas por los contratistas potenciales, y se analizan y comparan con la idea de seleccionar un contratista. En vista de esto, es muy importante asegurarse de que las ofertas se reciban en un documento uniforme, llamado documento de licitación, de modo que se eviten las diferentes palabras / expresiones utilizadas por diferentes organizaciones para hacer las cotizaciones comparables.

Un documento de licitación más importante para un trabajo de construcción es el 'Estudio de cantidad'.

Encuesta de cantidad (QS):

A partir de los dibujos y diseños de la construcción, el ingeniero prepara un folleto voluminoso a menudo llamado Informe QS que contiene diferentes capítulos para diferentes tipos de trabajo involucrados en la construcción, por ejemplo, civil, plomería, electricidad ST, etc.

Los contenidos de la Q.S. El informe por cada tipo de trabajo incluye:

a. especificación artículo por artículo del trabajo, los dibujos y el volumen involucrado;

segundo. Lista de materiales con la cantidad requerida, las especificaciones técnicas / marca a utilizar;

do. el alcance de escribir cotizaciones por línea de artículo, es decir, la tasa y el monto calculado (que representa la cotización) para cada artículo especificado. El total final también permite agregar algún porcentaje de los montos totales como cargos por contingencia.

El informe de QS, que representa el documento de licitación con el título como "Licitación para el proyecto ....................", generalmente lo compra a la organización el contratista que se lo propone.

Indica varias fechas como:

yo. Fecha de presentación de la oferta.

ii. Fecha en que debe abrirse el papel de licitación;

iii. Fecha de discusión / negociación de la licitación;

iv. Fecha en que se iniciará el trabajo; y

v. Fecha en que se debe completar el trabajo.

Los formularios de licitación estándar son detallados por las instituciones de ingeniería también. Antes de presentar la oferta, el contratista intencionado puede visitar la organización (Project Manager, Project Engineer, etc.) para la evaluación inicial del sitio y / o cualquier aclaración del Informe QS que se debe discutir y aclarar.

Análisis y finalización de licitaciones.

Apertura de licitación:

Para el pedido y el control interno, las ofertas se firman, se sellan y se entregan en una Caja de Licitación bloqueada ubicada en la organización del proyecto y se abren solo en una fecha específica. Normalmente, hay un Comité de Finalización de Licitaciones (TFC) dentro del equipo del proyecto y el contador del proyecto es invariablemente un miembro de dicho comité. Todas las ofertas de apertura están firmadas por los miembros del TFC.

Lista corta de contratistas potenciales:

Al abrir las ofertas, el TFC enumera brevemente los nombres de los licitadores que consideran:

yo. La formación técnica de los licitadores;

ii. Su experiencia: aquellos que tienen experiencia insuficiente con las complejidades técnicas y el volumen de trabajo involucrado se excluyen de una mayor consideración;

iii. Las citas con tasas anormalmente altas o muy bajas también se ignoran; dichas cotizaciones anormales reflejan la falta de experiencia y / o tasas de mercado.

Los documentos de la licitación se enumeran luego y se analizan más detalladamente artículo por artículo para descubrir:

yo. Errores de los licitadores;

ii. Cualquier artículo específico mencionado en la licitación que necesite más aclaraciones.

Las discusiones se llevan a cabo individualmente y las consultas, si las hay, se aclaran y los errores se corrigen.

Con las cotizaciones de los contratistas preseleccionados, se prepara un Informe de análisis de licitación que muestra las cotizaciones comparativas. Aunque la cantidad total por tipo de trabajo como Civil, Eléctrico, etc. es la cantidad final para la comparación, pero como tal total incluye citas de gran cantidad de artículos dentro de un tipo que el TFC puede, en su reunión para discutir

El informe de análisis de la oferta, sugiere una mayor negociación con el licitador para su cotización para un artículo específico dentro de un tipo de trabajo y, por lo tanto, llega a las cifras finales de las cotizaciones totales. La licitación para dichos trabajos de construcción puede ser de un solo contratista como un trabajo llave en mano, encargándose de todos los tipos de trabajo involucrados, o de contratistas por separado, para tipos de trabajo separados.

La finalización de la licitación no debe ser necesariamente para la cotización más baja, pero la razón para adjudicar el contrato a favor de una cotización más alta debe, por el bien del control, documentarse.

5. Contrato:

Una vez que las cotizaciones se analizan / comparan y la capacidad de los contratistas evaluados se toma una decisión a favor de un contratista para que el TFC adjudique el contrato. El trabajo completo para el proyecto involucrado puede ser otorgado como un contrato llave en mano a un solo contratista, quien, a su vez, puede nombrar subcontratistas para partes particulares del trabajo.

Por otro lado, la organización del proyecto puede adjudicar el contrato a diferentes contratistas, según el cronograma del proyecto, el volumen de la carga de trabajo total, la limitación de la capacidad de los contratistas y cualquier otra consideración especial. La decisión sobre tales asuntos generalmente la toma el TFC incluso antes de invitar a las ofertas.

Salvaguardias antes de celebrar contrato:

Los especialistas en gestión de proyectos han establecido precauciones específicas antes de finalizar los acuerdos de contratación que se resumen a continuación:

(a) Proporcionar tiempo suficiente para la preparación de la oferta.

(b) Salvaguardar los pasos para garantizar que la flotación, recepción y tabulación de la oferta sean representativas y competitivas.

(c) Cuidado con la cotización más barata.

(d) Asegurarse de que los contratistas potenciales que muestran su interés en el contrato del proyecto tienen experiencia suficiente.

(e) Defina claramente las responsabilidades de los contratistas en el documento de licitación que lo hace financieramente responsable.

(f) Tenga cuidado con la relación, si la hay, entre el contratista y el propietario del proyecto.

(g) El contratista no debe ser penalizado injustamente por razones fuera de su control y, por lo tanto, justificar el 'daño liquidado' cuando dicha cláusula existe en el contrato.

(h) Los incentivos en la ejecución del contrato son valiosos, especialmente para trabajos difíciles sin mucha competencia y

(i) En caso de interferencia del propietario en la ejecución del contrato, garantizar la justificación de dicha interferencia.

Acuerdo con el contratista:

Una vez que se finaliza la cotización, se establece un acuerdo entre el contratista y la organización del proyecto que se ocupa de los detalles necesarios para que dicho acuerdo sea legalmente válido. El acuerdo incluye el documento de licitación con las tarifas / cantidades finalizadas, planos, especificaciones, etc. y está firmado en un papel de sello.

El acuerdo contiene, además de los detalles de los paquetes de trabajo en el documento de licitación, diferentes condiciones (además de las cláusulas legales necesarias del contrato) que se encargan de:

a. Autoridades y responsabilidades en relación con la ejecución del contrato.

segundo. Las instalaciones de trabajo que se ofrecerán al contratista.

do. Las condiciones de pago que pueden ser:

yo. Lumpsum: representa un precio fijo, o

ii. 'Costo más': representa el reembolso al contratista del costo incurrido más la remuneración del contratista como un cierto porcentaje del costo. En dicho contrato de "costo más", se toma cuidado para definir el costo;

iii. O una combinación de los dos tipos mencionados anteriormente.

re. La suma de dinero requerida para ser depositada por el contratista y la forma de devolver el depósito al finalizar el contrato.

mi. El modo de pago de progreso que se hará al contratista. Normalmente, esto se basa en las facturas corrientes presentadas por el contratista con detalles del progreso del contrato (debidamente certificado por el ingeniero de la organización del proyecto o su consultor) menos el dinero de retención.

El dinero de retención es aproximadamente el 10 por ciento del valor del trabajo realizado según lo certificado por el ingeniero, considerando las tarifas acordadas en la licitación final. El contador del proyecto debe cuidar el valor acumulado del contrato realizado y el dinero de retención acumulado deducido de las facturas corrientes.

F. El contratista es responsable de llevar a cabo el trabajo según las especificaciones detalladas en el documento de licitación dentro del cronograma proyectado. En caso de retraso, el acuerdo detalla las formas de resolver tales disputas y la provisión de sanciones por dicho retraso.

sol. El contratista, al mismo tiempo, obtiene un reembolso adicional por las desviaciones de las obras inicialmente acordadas. Esto se debe a que dichas desviaciones, cuando son requeridas por el propietario del proyecto, pueden causar demoras o costos adicionales para el contratista y, por lo tanto, la compensación para el contratista.

h. La inspección y aprobación del desempeño y / o suministros por parte del contratista; la autoridad para dicha aceptación o rechazo normalmente recae en el ingeniero del proyecto y se expresa como tal en el acuerdo.

yo. Los riesgos que implica la realización del trabajo y la cobertura de seguro necesaria para el mismo.

j. La cláusula de arbitraje con el modo de liquidación.

Puede haber muchas más cláusulas en el acuerdo y algunas han sido ilustradas. Los contratos de diversas naturalezas han sido estandarizados por las instituciones de ingeniería, por ejemplo, la Asociación Nacional de Ingenieros Consultores en la India, que tiene borradores de contratos estándar que se ocupan del interés de ambas partes en el acuerdo.

Paso # 6. Administración del Contrato:

El último paso para estimar el costo del proyecto es la administración del contrato. La organización del proyecto no puede permanecer inactiva al otorgar el trabajo o ciertos trabajos al contratista. La división funcional relevante del equipo del proyecto es hacer un seguimiento con el contratista, el equipo traído por el contratista y los materiales suministrados por diferentes proveedores para el contratista.

Mientras que, por un lado, debe ser una cooperación completa con el contratista al mismo tiempo, el desempeño del contratista debe ser vigilado regularmente para evitar sorpresas tardías.

El equipo del proyecto debe garantizar:

a. Las instalaciones de trabajo se extienden al contratista, incluidos los trabajadores del contratista. Es conveniente mantener un registro de asistencia.

segundo. La maquinaria requerida es traída por el contratista a tiempo y están en buenas condiciones de trabajo.

do. Todos los trabajadores en el sitio están cubiertos por un seguro de accidentes.

re. Los materiales suministrados para los trabajos de construcción son de marca / calidad aceptables, si dicha marca no se menciona en la licitación.

mi. El proceso de trabajo realizado por el contratista está de acuerdo con los detalles según el acuerdo, o cuando dicho proceso no se especifica, debe ser de acuerdo con la norma estándar.

F. El progreso del trabajo es satisfactorio, de lo contrario podría afectar el cronograma del proyecto.

sol. Todos los trabajos realizados por el contratista se coordinan con otros trabajos internos para la implementación del proyecto u otros trabajos realizados por otro contratista para que el progreso de uno no se vea obstaculizado debido a la demora del otro.

h. Para una buena cooperación y coordinación, las reuniones in situ se llevan a cabo casi todas las semanas en las que el progreso de las obras para cada contratista individual y también los horarios de los proyectos se discuten abiertamente entre los contratistas y. El equipo del proyecto (miembro relevante). La posible demora, si la hay, y el motivo determinado: toda la cooperación se extiende para evitar dicha demora.

yo. Los pasos a seguir se determinan en estas reuniones, dichos pasos se numeran en serie, se imprimen con responsabilidades asignadas y se distribuyen a los contratistas y al miembro y gerente relevante del equipo del proyecto.

j. El contador del proyecto también participa en dicha reunión para mantenerse informado sobre el desarrollo regular. Los pagos al contratista deben registrarse en los jefes de cuenta correctos, cuidando el dinero de retención.