Desarrollo de un MIS apropiado para una organización empresarial (7 pasos)
Los siguientes pasos están involucrados en el desarrollo de un MIS apropiado para una organización empresarial:
1. Definiendo y analizando varios tipos de decisiones tomadas en la organización:
Los diseñadores de MIS deben analizar a fondo el sistema de toma de decisiones existente de la organización. Esto requiere un estudio de los diferentes niveles de tomadores de decisiones y las prioridades de estos tomadores de decisiones. El propósito de este estudio es garantizar la recopilación, el análisis y la difusión de la información correcta para los diferentes tomadores de decisiones en la organización.
2. Comparación de costos y beneficios del sistema:
El MIS de las organizaciones debe diseñarse de tal manera que los beneficios superen el costo de recopilar, analizar y presentar información. Dependiendo del tamaño de la organización, se deben estudiar y evaluar los medios alternativos de proporcionar información para la toma de decisiones gerenciales en términos de sus costos y beneficios.
Un MIS efectivo no solo evalúa la información para su presentación sino que también elimina datos innecesarios. El MIS debe resumir y condensar la información para que pueda ser fácilmente absorbida y utilizada para la toma de decisiones.
3. Pruebas previas de los sistemas y formación de los operadores:
MIS debe probarse antes de ponerlo en uso. Si el sistema no se prueba previamente, es probable que surjan problemas y que los cambios en el sistema en ese momento puedan resultar muy costosos. También se debe impartir la capacitación adecuada a los gerentes para comprender el sistema de modo que puedan hacer un uso adecuado del mismo.
4. Planificación adecuada para el almacenamiento de la información:
Se debe hacer un arreglo apropiado para el almacenamiento de la información. Toda la información debe almacenarse en archivos desagregados. Los nuevos datos deben agregarse a los datos existentes en una categoría dada a medida que se reciben.
Se deben identificar diferentes tomadores de decisiones con necesidades de información similares para que puedan agruparse para la difusión de información. Esto evitaría la duplicación y el desperdicio.
5. Mecanismo de recolección y procesamiento de datos :
Se deben seleccionar los métodos apropiados para el procesamiento de la información. Esto requiere la determinación de los pasos para recopilar, almacenar, clasificar, evaluar, transmitir y recuperar información. También se debe desarrollar un sistema de controles para identificar y corregir cualquier deficiencia que pueda ocurrir en el sistema.
6. Disposición adecuada para la difusión de la información:
Se deben hacer los arreglos adecuados para la difusión de la información en el momento adecuado a los diversos responsables de la toma de decisiones. La información retrasada es información denegada. Deben diseñarse formatos adecuados para la difusión de información a varios tomadores de decisiones teniendo en cuenta sus necesidades de información.
7. Revisión de MIS a intervalos periódicos:
El funcionamiento del sistema MIS debe revisarse periódicamente. Esta revisión ayuda a identificar las deficiencias en el SIG existente y a realizar los cambios apropiados para superar tales deficiencias.
