Los 8 pasos principales involucrados en el ciclo de compra de materiales

Este artículo arroja luz sobre los ocho pasos principales involucrados en el ciclo de compra de materiales.

Paso # 1. Recibiendo y analizando la solicitud de compra:

Las solicitudes de compra comienzan con el departamento o la persona que será el usuario final. En el entorno de planificación de necesidades de material, el planificador libera una orden planificada que autoriza al departamento de compras a seguir adelante y procesar una orden de compra.

La solicitud de compra contiene, al menos, la siguiente información:

a. Identidad del originador, aprobación firmada y cuenta a la que se asigna el costo.

segundo. Especificación de material.

do. Cantidad y unidad de medida.

re. Fecha de entrega requerida y lugar.

mi. Cualquier otra información complementaria requerida.

Paso # 2. Selección de proveedores:

La identificación y selección de proveedores son responsabilidades importantes del departamento de compras. Para artículos de rutina o aquellos que no se han comprado en el pasado, se mantiene una lista de proveedores aprobados. Si el artículo no se ha comprado antes o no hay un proveedor aceptable en el archivo, se debe realizar una búsqueda.

Si el pedido es de poco valor o para artículos estándar, es probable que se encuentre un proveedor en un catálogo, diario comercial o directorio.

Paso # 3. Solicitando cotizaciones:

Para los artículos principales, generalmente es conveniente emitir una solicitud de cotización. Esta es una consulta por escrito que se envía a muchos proveedores para garantizar que se reciban cotizaciones competitivas y confiables. No es un pedido de venta. Una vez que los proveedores han completado las cotizaciones y se las han devuelto al comprador, se analizan las cotizaciones en cuanto al precio, el cumplimiento de las especificaciones, los términos y condiciones de venta, la entrega y las condiciones de pago.

Para los artículos donde las especificaciones se pueden escribir con precisión, la elección probablemente se haga sobre el precio, la entrega y los términos de venta. Para los artículos donde las especificaciones no se pueden escribir con precisión, los artículos citados variarán. Las cotizaciones deben ser evaluadas por factores técnicos y precio. Por lo general, tanto los departamentos de emisión como de compra están involucrados en la decisión.

Paso # 4. Determinando el precio correcto:

Esto es responsabilidad del departamento de compras y está estrechamente relacionado con la selección de proveedores. El departamento de compras también es responsable de la negociación de precios e intentará obtener el mejor precio del proveedor.

Paso # 5. Emisión de un pedido de compra:

Una orden de compra es una oferta legal de compra. Una vez aceptado por el proveedor, se convierte en un contrato legal para la entrega de los bienes de acuerdo con los términos y condiciones especificados en el acuerdo de compra. La orden de compra se prepara a partir de la solicitud de pedido o de las cotizaciones y de cualquier otra información adicional necesaria.

Se envía una copia al proveedor; las copias se conservan mediante la compra y también se envían a otros departamentos, como contabilidad, el departamento de origen y la recepción.

Paso # 6. Seguimiento y entrega:

El proveedor es responsable de entregar los artículos pedidos a tiempo. El departamento de compras es responsable de garantizar que los proveedores entreguen a tiempo. Si hay dudas de que se pueden cumplir las fechas de entrega, las compras deben encontrar el problema a tiempo y tomar medidas correctivas.

Esto podría implicar agilizar el transporte, las fuentes alternativas de suministro, trabajar con el proveedor para resolver sus problemas o reprogramar la producción.

El departamento de compras también es responsable de trabajar con el proveedor en cualquier cambio en los requisitos de entrega. La demanda de artículos cambia con el tiempo, y puede ser necesario acelerar ciertos artículos o retrasar la entrega de otros. El comprador debe mantener al proveedor informado de los verdaderos requisitos para que el proveedor pueda proporcionar lo que se desea y cuándo.

Paso # 7. Recibiendo y aceptando bienes:

Cuando se reciben las mercancías, el departamento de recepción las inspecciona para asegurarse de que se hayan enviado las correctas, que estén en la cantidad correcta y el conocimiento de embarque suministrado por el transportista. El departamento de recepción luego acepta los bienes y escribe un informe de recepción notando cualquier variación. Si se requiere una inspección adicional, como por el control de calidad, las mercancías se envían al control de calidad o se retienen allí para su inspección.

Si los bienes se reciben dañados, el departamento de recepción notificará al departamento de compras y mantendrá los bienes para tomar medidas adicionales. Siempre que las mercancías estén en orden y no requieran más inspección, se enviarán al departamento de origen o al inventario.

Luego, se envía una copia del informe de recepción al departamento de compras en el que se observa cualquier variación o discrepancia con respecto a la orden de compra. Si la orden se considera completa en todos los aspectos, el departamento de recepción cierra su copia de la orden de compra y asesora al departamento de compras en consecuencia.

Si no es así, la orden de compra se mantiene abierta en espera de finalización. Si los productos también han sido inspeccionados por el departamento de control de calidad, ellos también informarán al departamento de compras si los productos han sido aceptados o no.

8. Aprobación de la factura del proveedor para el pago:

Cuando se recibe la factura del proveedor, hay tres datos que deben acordarse: la orden de compra, el informe de recepción y la factura. Los artículos y las cantidades deben ser iguales en todos; Los precios y las extensiones de los precios deben ser los mismos en el pedido de compra y en la factura.

Todos los descuentos y términos de la orden de compra original deben verificarse con la factura. Es el trabajo del departamento de compras verificar estos y resolver cualquier diferencia. Una vez aprobada, la factura se envía a las cuentas por pagar para el pago.