Sistemas de información empresarial: Sistemas de información empresarial compartidos y personales.
¡Los sistemas de información empresarial tienen dos componentes básicos, a saber, sistemas de información empresarial compartidos y sistemas de información empresarial personales!
1. Sistemas de información empresarial compartidos:
Esta clase de sistemas de información empresarial incluye sistemas de información que son grandes, más complejos y costosos. Un proceso de planificación detallado debe preceder a la construcción de infraestructura para los sistemas de información compartida.
La ventaja de desarrollar y utilizar estos sistemas de información empresarial radica en la posibilidad de compartir información en estos sistemas. Los controles de gestión, organizativos y de recursos se ejercitan para evitar el abuso de la información.
La capacidad de compartir es integral en estos sistemas de información y abarca toda la gama de recursos como información y elementos de servicio como hardware, software y líneas de comunicación.
Por ejemplo, un sistema de información compartida debería permitir compartir costosas impresoras láser, escáneres, correo electrónico y conexión a Internet, así como información almacenada en varios archivos de texto y hojas de cálculo. Dado que estos recursos son compartidos por un gran número de usuarios, el costo por usuario es lo suficientemente bajo como para justificar la gran inversión en estos enormes sistemas de información.
Los sistemas compartidos mejoran la comunicación interpersonal y promueven un flujo continuo de información a través de varias funciones y niveles de jerarquía gerencial. Los sistemas de información empresarial compartidos también garantizan la estandarización de la información y reducen la redundancia en la información y otros recursos.
Estos sistemas pueden permitirse proporcionar el asesoramiento de expertos técnicos en los sistemas de información. Los sistemas compartidos requieren una gran inversión inicial en infraestructura de TI. Debido a la posibilidad de compartirlos, están más expuestos a los riesgos de seguridad y privacidad. Por lo tanto, los procedimientos son elementos muy importantes de tales sistemas de información compartidos.
Tipos de sistemas de información empresarial compartidos:
Se utilizan diversos sistemas de información empresarial para satisfacer las necesidades de información de los gerentes en los distintos niveles de gestión. Estos sistemas se clasifican en las siguientes categorías:
(a) Sistemas de procesamiento de transacciones,
(b) Sistemas de información de gestión,
c) sistemas de apoyo a la decisión,
(d) Sistemas de información ejecutiva.
(e) Sistemas expertos,
(f) Sistemas de información de la oficina.
(a) Sistemas de procesamiento de transacciones:
Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) se basan en los tipos de transacciones en una empresa. Manejan la mayor parte de la información interna. Su objetivo es generar información operativa para el personal operativo y los gerentes de niveles inferiores. Además, estos sistemas forman el núcleo para proporcionar la información necesaria para los sistemas de información de gestión.
(b) Sistemas de información de gestión:
Los Sistemas de información de gestión (MIS) utilizan la información contenida en el TPS y los procesan mediante la generación de informes resumidos de información para que los gerentes puedan planificar y controlar las operaciones. Estos son principalmente los sistemas de reporte de información. Estos sistemas se centran principalmente en las necesidades de información de los gerentes de nivel inferior a medio.
(c) Sistemas de apoyo a la decisión:
Los gerentes utilizan los sistemas de soporte de decisión (DSS) en el nivel medio para generar información táctica. Los sistemas de apoyo a las decisiones no solo reciben información del TPS sino también de fuentes externas. También ofrecen herramientas para analizar la información de manera más rigurosa y ayudan a generar información táctica y realizar el análisis de "qué pasaría si" para los gerentes.
(d) Sistemas de información ejecutiva:
Los Sistemas de información para ejecutivos (EIS) son sistemas de información fáciles de usar que ponen más énfasis en la presentación de información resumida, la integración de información interna y externa, las técnicas de informe de excepciones y el establecimiento de vínculos con las operaciones básicas de la empresa. Estos sistemas de información generan información estratégica y son utilizados por los gerentes de nivel superior. Ayudan a identificar opciones, a evaluar escenarios alternativos y a tomar decisiones informadas con respecto a las opciones de negocios.
(e) Sistemas expertos:
Los sistemas expertos tienen como objetivo formalizar la experiencia y ponerla a disposición para decisiones de negocios de tipo repetitivo. Utilizan herramientas de inteligencia artificial para generar conocimiento a partir de la información, teorías existentes, creencias y experiencias de los gerentes en diversas actividades comerciales.
No son reemplazos para expertos en el dominio humano, sino que ayudan a los expertos humanos a realizar su trabajo de manera más efectiva y replican la experiencia en varios lugares de la empresa comercial.
(f) Sistemas de automatización de oficinas:
Los sistemas de automatización de oficinas están diseñados para mejorar la comunicación y la productividad de las personas en la empresa. Intentan automatizar los procedimientos de la oficina y eliminar los cuellos de botella en el trabajo de secretaría de la oficina.
Estos sistemas son utilizados por personas en todos los niveles de gestión. Los elementos importantes de estos sistemas incluyen correo electrónico, sistemas de publicación de escritorio, procesadores de texto, gráficos y teleconferencias electrónicas.
Como se puede observar, los diferentes tipos de sistemas de información empresarial tienen aplicaciones en diferentes niveles de administración. Se muestran los tipos de sistemas de información empresarial y los niveles de gestión en los que se utilizan. Los sistemas expertos y los sistemas de automatización de oficinas pueden ser útiles en todos los niveles de gestión.
Sin embargo, cabe señalar que la utilidad de un determinado tipo de sistema de información comercial también dependerá de la forma en que se organizan las actividades en la estructura organizativa de la empresa. Por ejemplo, si las actividades en una organización están organizadas de tal manera que haya una gran cantidad de superposición entre las responsabilidades de los gerentes de nivel medio y bajo, el TPS también se puede usar en el nivel medio.
Estos sistemas de información empresarial pueden desarrollarse especialmente para cada una de las funciones de la empresa, como marketing, finanzas, producción, desarrollo de recursos humanos, etc., o puede haber una estructura común útil para cada una de las funciones.
Los sistemas de información empresarial que integran varias funciones de negocios se denominan sistemas integrados. Dichos sistemas de información integrados son más populares en el caso de las empresas comerciales que enfrentan el problema de los cuellos de botella en la comunicación multifuncional debido a su mayor tamaño, mayor cobertura geográfica, base de productos diversificada, etc. Estos sistemas se están denominando de manera diferente por diferentes fabricantes de software. Pero, el término más comúnmente usado para un sistema de información altamente integrado es el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
2. Sistemas de información de negocios personales:
Los gerentes utilizan los sistemas personales de información empresarial para mejorar su productividad en el trabajo. Ayudan a los gerentes a realizar sus trabajos de manera más eficiente. Los sistemas de información personal involucran el uso de microcomputadoras junto con software para procesamiento de textos, hojas de cálculo electrónicas, sistemas de administración de bases de datos personales, gráficos y presentaciones de negocios y organización de escritorio.
Los sistemas de información personal son menos costosos de instalar y simples de usar en comparación con los sistemas de información empresarial compartidos. Son más flexibles y están más protegidos porque son sistemas que se manejan con una sola mano.
El procedimiento, en el caso de tales sistemas, se limita principalmente a las copias de seguridad, para atender la eventualidad de un fallo de hardware. Como son personales, un gerente puede usarlo de la manera que le resulte más productivo.
Por lo tanto, se construyen y utilizan con un enfoque en las necesidades específicas de información. La característica clave de los sistemas de información personal es el hecho de que una sola persona asume la responsabilidad de definir los requisitos, diseñar el marco del sistema y utilizarlo. Por lo tanto, solo sirven para propósitos específicos de los gerentes de negocios.
Principalmente, su objetivo es proporcionar un mejor ambiente de trabajo al gerente para que pueda mejorar su productividad al obtener asistencia en problemas simples de manejo de datos, problemas de informes y problemas de comunicación. También sirven como sustitutos de algunos de los equipos de automatización de oficinas. La disponibilidad de computadoras de libro de notas ha hecho que la visión completa de las aplicaciones de microcomputadoras sea totalmente diferente. Ahora también son vistos como dispositivos de comunicación.
A pesar de que, en la mayoría de los casos, están vinculados a los sistemas de información empresarial compartidos, carecen de la capacidad para manejar con eficacia problemas complejos de grandes problemas comerciales. Sufren la limitación de la disponibilidad limitada de conocimientos y experiencia en la definición de necesidades y el diseño de sistemas de información.
El hardware utilizado en los sistemas de información personal suele ser el objetivo de los ladrones y, por lo tanto, la seguridad también es un problema con las computadoras personales, solo la naturaleza de la exposición y el grado de riesgo son diferentes de los sistemas de información compartidos.
