Los 5 componentes principales de una carta de negocios (con ejemplo)

Este artículo arroja luz sobre los cinco componentes principales de una carta comercial. Los aspectos son: 1. Estilo 2. Forma 3. Tipos 4. Costo 5. Presentación.

Carta de Negocios # 1. Estilo:

Todo trabajo creativo necesita un estilo. El estilo de la palabra tiene diferentes significados, de los cuales dos son aplicables a una carta comercial.

Según el Diccionario Webster son:

(a) 'Modo de expresar pensamiento en lenguaje' y

(b) 'La costumbre o el plan siguieron n ortografía, uso de mayúsculas, puntuación y disposición tipográfica y visualización'. Una carta de negocios satisface todas las características del 'estilo'.

(1) Lo principal es la elección de palabras al escribir una carta. Para expresar el mismo significado se usan diferentes palabras en diferentes situaciones. Esto se puede demostrar al escribir letras recordatorias sucesivas cuando los tonos de las letras se vuelven cada vez más difíciles. No solo hay que elegir las palabras correctas, sino que también deben estar perfectamente ordenadas para que el significado sea claro y, al mismo tiempo, teniendo en cuenta las reglas de la gramática.

El estilo moderno no es usar palabras poco comunes, sino hacer las oraciones simples. El lenguaje florido con retórica nunca es apreciado. En la medida de lo posible, deben evitarse las palabras técnicas y la jerga. Además, no se deben usar palabras superfluas, antagónicas o insinuantes (que causan enojo), pedantes (que hacen de libro y que hacen una exhibición de conocimientos), de mascotas o coloquiales y objetables. 'Rellenar' con palabras sin ninguna sustancia hace que una carta de negocios sea inútil.

(2) El segundo punto a tener en cuenta es que la distribución debe ser correcta. Las letras se escriben en hojas impresas de membretes. Se utilizan diversas técnicas de impresión para hacer atractivos los membretes.

El diseño de una carta tiene las siguientes partes:

(a) Una forma adecuada.

(b) Escribir la letra dejando márgenes, más en el lado izquierdo que en el derecho.

(3) Los puntos deben organizarse en una secuencia lógica y, por lo tanto, solo las ideas se pueden transmitir claramente y se pueden imprimir en el lector. El enfoque debe ser positivo y no negativo, en la medida de lo posible.

(4) Una carta debe satisfacer las siguientes características o elementos esenciales:

(a) Claridad:

El lenguaje debe ser claro para que las ideas se expresen correctamente y el lector pueda entenderlas en el mismo sentido. La claridad depende de la elección correcta de las palabras y el uso de oraciones simples. Las palabras se mencionarán en su totalidad y no sus abreviaturas. No debe haber ninguna vaguedad sobre el mensaje o la información.

(b) Concisión:

Una carta no será innecesariamente larga. La brevedad es una gran calidad para una buena carta de negocios. Debe ser lo suficientemente largo para transmitir las ideas en su totalidad y no más que eso. Ni el escritor ni el lector como hombre de negocios tienen mucho tiempo para perder en una carta.

Escribir demasiado significa cometer errores. Una persona que domina el lenguaje puede expresar cosas dentro de un compás corto. Pero la brevedad no significa que habrá falta de claridad o integridad. La brevedad no significa también franqueza.

(c) Integridad:

Una carta deberá ser completa en todos los sentidos. Debe contener todos los puntos que sean necesarios y relevantes para el tema en el que está escrita la carta. El mismo escritor tendrá una idea completa sobre el tema, de lo contrario no podrá cubrir todos los puntos necesarios y relevantes.

Los puntos deben organizarse de manera sistemática y lógica, y solo se obtiene una imagen clara y completa. Los datos y estadísticas, si se requieren, se adjuntarán como elementos separados.

(d) Cortesía:

Una carta debe ser cortés. Significa que habrá una actitud educada revelada a través de él. Una carta descortés nunca puede ser eficaz e incluso puede ser perjudicial para una empresa. Una carta cortés es aquella que está llena de sinceridad y está libre de orgullo no deseado o autoafirmación del escritor. Una carta se llama un embajador silencioso de la empresa. Tiene que ganarse la simpatía y reacción favorable del lector.

Debe ejercer una influencia duradera en la mente del lector. Incluso una cosa desagradable puede ser presentada de manera cortés. Un rechazo puede hacerse de una manera razonable y un error puede ser señalado sin dañar al otro lado. Todo depende de la elección de las palabras y de su presentación. A veces, una carta puede ser larga por cortesía, de lo contrario no se puede presentar un asunto desagradable.

(e) Efectividad:

La efectividad de una carta depende de todas las características tomadas en conjunto. Está probado por la pronta y favorable reacción del receptor. Incluso las puntuaciones o las mayúsculas utilizadas en el lugar adecuado contribuyen a la efectividad. Al escribir una letra, el uso del espacio es un factor importante. Las máquinas de escribir modernas tienen tipografías elegantes que hacen que la visualización o apariencia de una letra sea muy impresionante y efectiva.

Carta de Negocios # 2. Forma:

Una carta de negocios debe estar escrita en una "forma" adecuada para su efectividad. La forma de las cartas comerciales ha evolucionado a través del tiempo, y fuera de la experiencia, las costumbres y las exigencias. Más o menos la misma forma se utiliza para todo tipo de cartas comerciales con ligeras variaciones y en todos los países.

Una forma correcta causa una buena impresión en la mente del lector acerca del escritor y, por lo tanto, solo la comunicación puede ser efectiva. Una forma correcta puede, a simple vista, dar una idea general sobre la naturaleza de la comunicación.

El formulario de una carta consta de las siguientes partes:

(i) El título:

En la parte superior de la carta, la siguiente información estará disponible para que el destinatario pueda entender de dónde y en qué fecha ha llegado la carta.

Consiste en:

(a) El nombre del remitente.

(b) La dirección del remitente.

(d) Si la carta proviene de una sucursal, división o departamento en particular, entonces eso también se puede mencionar.

(e) El número de teléfono, el número de télex, la dirección telegráfica, etc., si corresponde.

(f) Si se usa un código de código comercial, entonces se sigue el código particular, por ejemplo, ABC o .Bentley o Leiber, etc. Los códigos se usan para palabras de economía y para garantizar un secreto.

(g) El número de referencia de la letra. El número de referencia se prepara generalmente con el número del archivo con el que se relaciona la letra.

(h) La fecha de escritura de la carta.

En general, el nombre, la dirección, la naturaleza del negocio y el nombre de la sucursal, etc. están escritos (impresos) en el centro superior. Se pueden escribir preferentemente en la parte superior derecha, de modo que, al pasar por el archivo, sean fácilmente legibles. No deben escribirse en la parte superior izquierda. El teléfono, etc., el código y el número de referencia generalmente se escriben en el lado izquierdo y la fecha en el lado derecho.

(ii) La dirección interna:

Incluye:

(a) El nombre del destinatario, ya sea un individuo o una firma o una empresa o cualquier otra sociedad o institución.

(b) La dirección del destinatario. En caso de que se use un sobre de ventana, la dirección interna debe ser visible desde el exterior. Algunas palabras complementarias como Mr, Mrs, Sri (Shri, Shree), Ms, Messrs, Sarbashree se usan antes del nombre (s) del destinatario (s).

(c) En general, una carta está dirigida a un funcionario importante de la organización, como un director, un gerente general, un gerente de ventas, un socio, una secretaria, etc.

(iii) El saludo de apertura o saludo:

Una carta comienza con Estimado señor, Estimados señores, Señora, señores, etc., según lo exijan las circunstancias. Dichos saludos se usan por cortesía. Se puede usar 'My dear Sir' o 'Dear Sri A' cuando hay un contacto personal cercano con una persona en particular en cuestión. A veces, encima del saludo, se menciona algún nombre a quien debe ir la letra específicamente. Por ejemplo, 'Atención: Sri A'. Tal mención de nombre agrega algún carácter personal a la letra.

(iv) La materia en cuestión:

El tema en el que está escrita la carta se menciona brevemente como Re: ______________. 'Re' significa 'con respecto a'. Esto se puede escribir entre la Dirección interna y el Saludo o el Saludo intermedio y el Cuerpo de la carta.

(v) El Cuerpo de la Carta:

Esta es la parte principal de la carta que contiene la información, los puntos de vista, los hechos, el mensaje, etc. o el propósito principal para el cual se escribió la carta. El cuerpo de la carta se divide en párrafos, cada párrafo trata un punto o tema o aspecto particular del tema. A veces, por conveniencia, los párrafos están numerados.

El cuerpo de la carta tiene las siguientes subpartes:

(a) Introducción del tema con o sin referencia a cualquier comunicación anterior. A veces hay auto-introducción del escritor. La introducción será muy breve, ya sea una oración o un pequeño párrafo.

(b) La porción media que elabora el tema. Esto se dividirá en párrafos basados en puntos,

(c) La parte final de la carta con el redondeo de todo el tema que solicita al lector cualquier sugerencia o acción, o que haga alguna sugerencia o consejo por parte del autor. Hay un deseo también por cortesía.

(v) El cierre complementario:

La carta generalmente termina con un cierre complementario utilizando algunas frases u oraciones estándar como 'Atentamente', 'Atentamente', 'Atentamente', 'Atentamente', etc.

(vi) La Firma:

La carta debe ser firmada por el escritor con su propia mano, pero debajo de la firma, el nombre puede escribirse entre corchetes para que el lector pueda saber el nombre (ya que la firma puede no ser legible).

La firma debe ir acompañada de:

(a) el nombre de la inquietud para quien se escribe la carta (esto se encuentra arriba de la firma).

(b) la designación (es decir, el cargo oficial) de la persona que hace la firma (esto se da debajo de la firma) para garantizar la autenticidad de la firma. El estado del firmante tiene una gran relación con la importancia de la carta. La firma suele estar en la parte inferior derecha de la carta.

(vii) Cerramientos:

Si se adjunta a la carta papel, cheque, giro, etc., debe mencionarse en la esquina inferior izquierda de la carta, indicando el número y la naturaleza del (los) recinto (s). En resumen está escrito como 'Encl:'.

(vii) Postcriptos:

Después de que se haya completado la carta, si aparece algún punto nuevo en la mente del escritor que cree que se incluirá, lo agrega bajo el encabezado: Postscripts (o PS en breve). Esto es, sin embargo, no es una buena práctica. Es mejor volver a escribir o escribir la letra. El escritor pondrá sus iniciales al final de los postscripts.

(ix) Iniciales:

En la esquina inferior izquierda del extremo izquierdo, el mecanógrafo escribe sus iniciales. Esto es necesario porque si hay algún error al escribir, se puede averiguar quién era el mecanógrafo, especialmente cuando hay un grupo de mecanógrafos.

(x) Copia:

A veces, una copia al carbón (o copias) de una carta dirigida a una persona o parte se envía (o se envía) a otra persona o parte (personas o partes) para referencia. Esto es más común en la comunicación interna cuando se envían copias de una carta a otro departamento o departamentos. En tales casos, en el extremo inferior de la letra, el nombre o los nombres de la persona o parte (O personas o partes) están (están mencionados) con la marca carbon copy.

Carta de negocios # 3. Tipos:

Las cartas comerciales son de varios tipos, ya que las cartas se escriben sobre diversos temas, en diversas ocasiones y en diversas circunstancias.

Diferentes letras están destinadas a diferentes tipos de personas y con diferentes propósitos. Las cartas comerciales se agrupan principalmente en circulares y cartas. Las circulares no están destinadas a personas o partes individuales o específicas. Están destinados a un gran número de personas o un grupo grande o el público en general.

Por ejemplo, un fabricante envía una circular común a sus distribuidores informándoles, los cambios en los términos de la concesión o los precios de los productos. Las circulares pueden ser enviadas a los clientes directamente. En un proceso de publicidad de campaña, se pueden enviar circulares que presentan un producto a un gran número de personas que toman sus nombres y direcciones del directorio telefónico.

Las cartas están destinadas a personas específicas o partes que tratan sobre algunos temas específicos y se envían individualmente. A veces, las circulares se adjuntan con sobres autodirigidos e incluso estampados, de modo que los destinatarios de las circulares puedan, sin ningún esfuerzo o costo, enviar las respuestas. Tarjetas de respuesta de negocios también entran en esta categoría. En lugar de enviar sobres con dirección propia, se envían tarjetas con dirección propia que no requieren sellos postales porque el remitente paga por adelantado los sellos postales y obtiene una licencia para emitir dichas tarjetas de la oficina postal al pagar las tarifas.

Un número de licencia dado al remitente está impreso en las tarjetas. Además de esta clasificación, también encontramos cartas de forma. Estas son respuestas estándar enviadas contra consultas comunes. Dichas cartas están firmadas por oficiales subalternos o incluso por asistentes de oficina y tienen menos importancia.

Carta de Negocios # 4. Costo:

Es muy difícil calcular el costo de una carta en particular preparada y enviada desde la oficina. El costo no es tan bajo como parece. Implica dos tipos de costo, monetario y real, y el costo real tiene un valor monetario.

Tomando ambos aspectos del costo, se pueden enumerar las siguientes partidas de costo:

(1) El costo de la papelería: papel, clip, alfiler, papel carbón, sobre, etc.

(2) Costes de instalación, operación y mantenimiento de las máquinas utilizadas.

(3) Costos de desperdicios hechos de papelería, si los hay.

(4) Gastos de envío.

(5) El salario de los empleados, taquígrafos, mecanógrafos, etc.

(6) Coste de presentación de las copias.

(7) Costo en el espacio ocupado por el departamento de correspondencia, colocación de máquinas, etc.

(8) El tiempo consumido por los oficiales que hacen los planes antes de escribir y dictar cartas.

(9) El costo general de la oficina por iluminación, alquiler, etc.

Es deseable que exista un control adecuado para minimizar el costo. En general, una gran parte del total de los gastos de oficina proviene del trabajo por correspondencia. El uso de máquinas ahorra tiempo y costes. Las cartas de formulario también contribuyen a la reducción de tiempo y costo. El costo puede reducirse eliminando la correspondencia innecesaria. El control en la compra de papelería reduce indirectamente el costo.

Carta de Negocios # 5. Presentación:

La presentación de una carta es un asunto vital en la correspondencia. Las cartas deben estar elegantemente presentadas. La calidad de la papelería utilizada, de la impresión de los encabezados de las letras y de la tipificación debe ser de alto nivel. Generalmente se usan diferentes calidades de papelería para diferentes tipos de letras.

La calidad de impresión (uso de varios colores, uso de matrices, etc. en los membretes) también es variada. Incluso el correcto plegado de las letras les agrega elegancia. Las grandes empresas comerciales siguen usando un color (o colores) de tinta en particular para imprimir todas las letras. Se llama "color de la casa" y ayuda a crear buena voluntad.

Bosquejo de la disposición o forma de una carta: