Top 11 muestras de cartas comerciales (con muestras)

Lista de algunos ejemplos de cartas bien escritas de negocios.

Carta de negocios # 1. Ofertas, cotizaciones y pedidos:

Introducción:

Una oferta significa una invitación hecha por un fabricante o comerciante a sus posibles clientes que esperan pedidos de ellos.

Dicha oferta puede ser:

(a) Voluntario:

El oferente hace la invitación por su cuenta y

(b) Específico:

Se realiza una oferta en respuesta a una consulta de un cliente probable. Cuando un hombre de negocios realiza una consulta de otro hombre de negocios para la compra de bienes con fines comerciales, se denomina consulta comercial. En el primer caso, el vendedor envía cartas circulares y en los últimos casos una carta específica.

Si bien una oferta voluntaria es del tipo "persuasivo" que llama la atención del comprador y lo tienta, una oferta específica llama la atención sobre algunos términos y condiciones específicos.

Grandes preocupaciones, antes de realizar compras de artículos de papelería, tiendas, materias primas, etc., solicite cotizaciones de los proveedores. Esta invitación se llama una licitación. Las ofertas se pueden hacer a todos los proveedores en general mediante la publicación de un aviso de licitación en los periódicos o las ofertas se pueden hacer solo a los proveedores inscritos o registrados. Las grandes preocupaciones tienen tales proveedores enlistados o registrados para productos específicos. En respuesta a las ofertas los proveedores envían ofertas específicas o cotizaciones.

Una cita es una respuesta a una oferta. Una oferta es como una consulta comercial y una oferta es como una oferta específica. Algunas inquietudes proporcionan formularios de cotización impresos o duplicados en los que se deben enviar las cotizaciones. Debido a la uniformidad, es más fácil comparar las citas para tomar decisiones.

El proveedor también entiende completamente lo que quiere el comprador. Junto con la cotización, las muestras y, a veces, se debe enviar algo de dinero. El dinero serio garantiza la autenticidad y la sinceridad del proveedor.

Una oferta específica o una cotización están llenas de detalles: la descripción de los bienes, el precio, la tasa de descuento (si corresponde), el modo de transporte, quién pagará el transporte, el seguro y otros costos adicionales, el tiempo para ser tomada para entrega, modo de pago, cuándo deberá realizarse el pago, la naturaleza del embalaje y su costo, etc.

Los empresarios pueden realizar pedidos para compras a los proveedores, ya sea sobre la base de ofertas o cotizaciones recibidas o directamente. Un pedido es una solicitud por escrito para los bienes que deben suministrarse. A veces, un comprador envía primero una Carta de aceptación a la oferta o cotización que debe seguir una Carta de orden crea un contrato formal entre el comprador y el vendedor que conduce a obligaciones legales.

Por lo tanto, una carta de pedido debe redactarse con mucho cuidado. La carta de orden puede ser la primera o puede ser para una orden de repetición. Si se ordenan varios artículos, la carta puede ir acompañada de una hoja de pedido por separado. Una orden no necesariamente se coloca en esa persona que cotiza el precio más bajo. La capacidad del proveedor o la fiabilidad también debe tenerse en cuenta. Un pedido se puede dividir y parte por parte se puede colocar en diferentes proveedores para garantizar suministros regulares.

Espécimen 1:

OFERTA (voluntaria):

Ejemplo 1:

Office Equipment Co. Ltd desea hacer una oferta general a todos sus distribuidores con respecto a una nueva máquina de escribir de marca.

Equipo de oficina Co. Ltd

Brabourne Road, Calcuta-700 001

(Fabricantes de material de oficina).

Teléfono: 34-6003

Telegráfico

Dirección: OFEQ

Télex: C7348

Código: A, B, C.

Árbitro. No. Cir / L / L15 / 88

24 de abril de 1998

A todos los distribuidores

Estimados señores,

Re: Introduciendo LIPI Typewriter:

Tenemos el placer de anunciar que acabamos de colocar en el mercado nuestro prestigioso producto: la máquina de escribir de la marca LIPI. Este es el último modelo de nuestros diseñadores de productos bien entrenados y más adecuados para oficinas modernas.

Las características especiales de este modelo son:

1. Operación de toque de pluma.

2. Absolutamente sin sonido.

3. Ajustes múltiples.

4. Elegante gabinete de aleación de aluminio.

5. Tan ligero como un portafolio.

Ofrecemos un descuento especial del 25% a nuestros distribuidores registrados en todos los pedidos recibidos por nosotros en o antes del 30 de junio de 1988 otros términos iguales.

Encontrará adjunto un catálogo ilustrado que muestra la vista exterior de la máquina y sus mecanismos internos. Las máquinas de escribir LIPI también están a la vista en nuestra sala de exposición para demostraciones.

Esperamos que no te pierdas esta excelente oferta.

Atentamente,

Para Office Equipment Co. Ltd

Encl: One Catalog

Gerente de marketing

Carta comercial # 2. Confirmación, rechazo y cancelación de pedidos:

Cuando un proveedor recibe una orden, es una práctica común que envíe una carta de confirmación al comprador. Esto se llama carta de confirmación.

Tiene dos aspectos:

(1) Es una cuestión de cortesía que se reconozca una orden.

(2) Es obligatorio para el comprador cumplir su promesa.

Una carta de confirmación deberá transmitir gracias al comprador. Si él es completamente un nuevo comprador, será bienvenido como un nuevo cliente de la empresa proveedora. En la carta de confirmación se mencionará la fecha prevista de entrega del envío.

Tan pronto como se ejecuta una orden, el proveedor puede enviar una indicación al comprador del hecho mediante una carta que se denomina Carta sobre la ejecución de una orden.

Esto es deseable por dos razones:

(1) Como una cuestión de cortesía y

(2) Para la creación del registro de modo que no pueda surgir ningún malentendido en el futuro con respecto a la ejecución de la orden.

Generalmente, dichas cartas se envían en la ejecución de un pedido pesado o suministro de bienes a un comprador prominente de quien se espera un patrocinio adicional o en el caso de un comprador distante (extranjero). La carta deberá contener todos los detalles sobre los bienes despachados.

Cada pedido recibido por un empresario puede no ser aceptable. Existen varias razones para no aceptar o rechazar un pedido. Por ejemplo, la parte que realiza el pedido puede no ser confiable con respecto al pago, o los términos sugeridos por el comprador pueden no ser aceptables, etc.

En otras palabras, las razones de la negativa pueden ser personales o impersonales. Cualquiera que sea la razón, la no aceptación debe ser intimada al comprador, mencionando rápidamente la razón y al mismo tiempo redactando la carta de manera cortés y diplomática. Tal carta se llama carta de rechazo.

A veces un cliente, después de realizar un pedido, decide cancelarlo. La cancelación puede ser necesaria por varias razones que anteriormente no se podían pensar. Por ejemplo, la demanda de los bienes o el precio de mercado de los bienes puede caer repentinamente y un comerciante que ha realizado un pedido puede ser obligado a cancelarlo. O bien, un comerciante ha realizado un pedido de algunos productos para los que tenía un cliente que ahora cancela el pedido. A veces, un comprador puede, por disgusto, cancelar el pedido cuando el proveedor hace un retraso inusual en su ejecución.

En cada caso, el comprador debe intimar al vendedor a través de una carta llamada Carta de cancelación de la orden, que debe enviarse con suficiente antelación para que llegue al vendedor antes de que se ejecute la orden. A veces la intimación es dada por un telegrama. El vendedor puede hacer una excepción a la cancelación y recurrir a la ley ya sea para reclamar daños o insistir en un desempeño específico (es decir, obligar al comprador a comprar los productos mediante una orden del tribunal).

A veces, el vendedor acepta la cancelación cuando tiene buenas relaciones y transacciones regulares con el comprador o cuando espera una buena orden de ese comprador en el futuro. Por otro lado, a veces un vendedor que ha aceptado una orden puede encontrar dificultades para ejecutarla debido a varias razones.

Por ejemplo, las mercancías están agotadas, hay una gran demanda de mercancías y, por lo tanto, la entrega debe retrasarse, el vendedor no tiene fondos suficientes para adquirir o enviar las mercancías, etc. En tales casos, el vendedor escribe cartas a la el comprador le pide que espere e incluso ofrece alguna facilidad adicional para compensar los inconvenientes.

Espécimen 2:

Carta de confirmación:

Ejemplo 2:

Office Equipment Co. Ltd envía una carta de confirmación a Technico Engineering Co. Ltd al recibir el pedido (Ejemplo de Carta 6, Ejemplo 2).

El encabezado (excepto el número de referencia y la fecha) y el cierre complementario son los mismos que en la carta de muestra 1.

Árbitro. No. 200 / D / T-2

12 de mayo de 1988

El director general

Technico Engineering Co. Ltd

Connaught Place

Nueva Delhi

Estimado señor,

Re: Su orden para una máquina de escribir LIPI:

Muchas gracias por su carta No. OP-M / OE / 82 de 4.5.88.

Cuando lo desee, enviaremos el artículo por Road Transport y enviaremos los documentos a través de Bank of Baroda, Connaught Place Branch, Nueva Delhi.

Llamamos su atención a la página 4 del catálogo, del cual se adjunta una copia, en la que se indica claramente que ofrecemos garantía por un año para la máquina de escribir y no por dos años como usted lo espera. Sin embargo, nuestros servicios estarán siempre a su disposición cuando surja alguna dificultad.

Aunque, debido a la gran demanda de LIPI Typewriter en el mercado, normalmente no estamos en condiciones de ejecutar una orden antes de un mes a partir de la fecha de recepción de la misma, haremos todo lo posible para enviar el artículo en una fecha anterior. .

Estamos seguros de que la máquina de escribir LIPI especialmente diseñada le brindará su satisfacción.

Atentamente,

Gerente de marketing

Encl: One Catalog

Carta comercial n. ° 3. Reclamaciones, quejas y ajustes:

Los pedidos deben ejecutarse con el mayor cuidado posible para que no haya fallas en la cantidad o calidad de los productos suministrados, en la factura o en las facturas, en el modo de transporte, en el embalaje, etc. Siempre que haya algún error en Cualquiera de las formas anteriores en que el comprador presenta quejas y él puede presentar reclamaciones de compensación. A veces, la compensación debe pagarse o el asunto puede resolverse mediante ajustes.

Un comprador después de recibir los bienes puede escribir una Carta de Reclamación haciendo algunos reclamos o de otro modo por los siguientes motivos:

(a) Los bienes no están a la altura de la calidad.

(b) La cantidad varía según el pedido realizado o la descripción en la factura o factura.

(c) Las mercancías están dañadas o embaladas defectuosamente.

(d) El precio no coincide con la cotización.

(e) Ha habido retraso en el envío de las mercancías.

(f) El modo de transporte es diferente de lo que se acordó: causar daños a las mercancías, demoras en la llegada, etc.

La redacción de una carta de queja es delicada, aunque el comprador tiene razones suficientes para disgustarse o molestarse. La carta de queja será cortés pero firme. Las alegaciones hechas deben ser justificables y objetivas. Será puntual y dentro de un tiempo razonable. El proveedor tiene la oportunidad de corregir el defecto o realizar ajustes. Si se comprueba que la queja presentada no es cierta, entonces el reclamante deberá reconocerla con espíritu deportivo.

El proveedor envía una carta de ajuste que sugiere la rectificación del error y, por lo tanto, resuelve la disputa. Al recibir una queja, el proveedor debe realizar una investigación exhaustiva para averiguar la causa de la falla y verificarla. En consecuencia, por un lado, deberá escribir al comprador solicitando ajustes y, por otro lado, deberá tomar medidas internas para que no se repita ese tipo de falla. Asegurará al comprador que este tipo de error no se repetirá en el futuro.

Si se descubre que la reclamación no es cierta, el comprador deberá informarla educadamente al comprador, sin disgustarle, para que el cliente no se pierda. La máxima general seguida por los hombres de negocios es que "el cliente siempre tiene la razón". Sin embargo, un proveedor debe ser discreto y en ningún caso debe aceptar una injusticia grave por parte de un cliente que presente una queja falsa. Una carta de ajuste puede ser un poco larga para que el proveedor pueda explicar su posición en su totalidad. Será cortés y discreto.

Espécimen 3:

Cartas de Reclamo, Queja y Adecuación.

Ejemplo 3:

Los señores Garments Stores of Calcutta, un distribuidor de prendas de vestir, reciben una remesa de suéteres de lana confeccionados de Punjab Wollen Products of Amritsar demasiado tarde para la temporada de invierno.

Tiendas de ropa

Grant Street, Calcuta

(Distribuidores en todo tipo de prendas confeccionadas).

Teléfono: 44 9098

17 de enero de 1989

Messrs Punjab productos de lana

Carretera principal, Amritsar

Estimados señores,

Re: Su consignación No. 30971:

Esto es para informarle de inmediato que acabamos de recibir su Consignación No. 30971 que contiene 250 piezas de suéteres de lana de diferentes tamaños en contra de nuestra Orden No. 238 de 7.9.88.

La temporada de invierno en Calcuta ha sido desde diciembre pasado. El mercado de productos de lana en Calcuta se recupera a principios de diciembre y cobra impulso antes de la Navidad. En este contexto, no tenemos nada que ver con los bienes recibidos hasta la segunda semana de enero.

Realizamos nuestro pedido tan pronto como en 7.9.88 para que tengamos tiempo suficiente para enviar las mercancías a tiempo. Es muy extraño que hayas tardado cuatro meses en ejecutar la orden.

Lamentamos decir que estamos obligados a no aceptar el envío. Se le solicita que se encargue de recuperar los productos.

Atentamente,

Tiendas de ropa

Propietario

Carta de Negocios # 4. Colección:

En los negocios, las facilidades de crédito deben ser otorgadas por un empresario a otro. Cada negocio tiene algunos deudores (principalmente compradores), al final de los períodos financieros. Los hombres de negocios otorgan crédito a otros que se ocupan de todo el cuidado al determinar la situación financiera de un deudor del banco o de otros comerciantes.

La referencia bancaria o la obtención de una carta de crédito del banco es un asunto muy común. A pesar de todas estas precauciones, a veces no se reciben pagos de las partes. Una carta de cobro significa un recordatorio enviado a un deudor solicitándole que pague.

Hay diferentes tipos de deudores:

(a) Algunos deudores pagarán solo después de recibir un recordatorio.

(b) Algunos deudores están dispuestos a pagar pero debido a dificultades no pueden pagar.

(c) Hay deudores que deliberadamente evitan o retrasan los pagos. El tono y el estilo de las letras serán diferentes tipos de deudores. Una carta de cobro no debe perjudicar al deudor ni disminuir su prestigio. Al mismo tiempo debe ser eficaz. A veces hay que escribir un número o una serie de letras.

El tono de tales cartas se vuelve cada vez más difícil y, en última instancia, termina con una amenaza de acción legal. La primera letra será un recordatorio suave. El segundo también debe ser moderado con una referencia a la primera letra y puede ir acompañado de una factura duplicada. La tercera carta será dura y firme, mencionando los inconvenientes causados ​​por la falta de pago. La cuarta carta contendrá una demanda de pago dentro de una fecha específica. La última carta es una amenaza para una acción legal.

Debe tenerse en cuenta que el estilo de escritura de una carta de recordatorio casual y la primera letra de una serie es el mismo.

Espécimen 4:

Cartas de Recogida

Ejemplo 4:

Supongamos que Technico Engineering Co. Ltd (Carta de muestras 2, Carta de muestras 6 — Ejemplo 2 y Carta de muestras 7— Ejemplo 1) no realiza el pago al recibir el suministro de la Máquina de escribir LIPI de Office Equipment Co. Ltd, .

Primera letra:

El título (excepto el número de referencia y la fecha), la dirección interna y el cierre complementario serán los mismos que en la carta de muestra 7.

Árbitro. No. 200 / D / T-3

2 de junio de 1988

Estimado señor,

Re: Nuestro Proyecto de Ley No. 759 de 17.5.88:

Llamamos su atención a nuestro proyecto de ley mencionado anteriormente para suministrar una máquina de escribir LIPI. En su orden amable de 4.5.88 solicitó que enviemos el artículo a través de Bank of Baroda, Connaught Place Branch, Nueva Delhi. Esperábamos el giro bancario inmediatamente después de que el artículo lo hubiera recibido. Lamentablemente todavía no hemos recibido el pago. Quizás nuestro Bill haya escapado a tu atención.

Nos complacerá si usted envía amablemente el giro bancario tan pronto como le sea posible.

Segunda carta:

Árbitro. No. 200 / D / T-4

19 de junio de 1988

Estimado señor,

Re : Nuestro proyecto de ley 759 de 17.5.88:

Llamamos su atención a nuestra carta No. 200 / D / T-3 de 2.6.88 solicitando que realice el pago en una fecha temprana.

Lamentamos encontrar que no hayamos recibido ningún pago hasta el momento, ni que la carta mencionada haya sido reconocida. Sin embargo, estamos enviando adjunto un duplicado de la factura para su referencia solicitándole que agilice el pago.

Fin: Una copia del Proyecto de Ley No. 759 de 17.5.88.

Tercera Carta:

Registrado en A / D

Árbitro. No. 200 / D / T-5

26 de junio de 1988

Estimado señor,

Re: Nuestro Proyecto de Ley No. 759 de 17.5.88

Lamentamos señalar que nuestras cartas de 2.6.88 y 19.fi.88 que llaman su atención para pagar nuestra factura No. 759 de 17.5.88 no se reconocen.

Debe admitir que la cantidad está vencida y que no es posible que esperemos más. No solicitamos ningún avance, ya que nos solicitó que enviemos el artículo a través de su banco. No es nuestro principio permitir un crédito tan largo a nuestros clientes.

Por lo tanto, se le solicita que envíe el giro bancario por correo de devolución.

Cuarta Carta:

Registrado en A / D

Árbitro. No. 200 / D / T-6

5 de julio de 1988

Estimado señor,

Re: Nuestro Proyecto de Ley No. 759 de 17.5.88:

Es muy lamentable que, a pesar de nuestros repetidos recordatorios de 2.6.88, 19.6.88 y 26.6.88, no se haya preocupado de liquidar la cuenta y ni siquiera haya reconocido las cartas por cortesía comercial ordinaria.

En este caso, nos vemos obligados a informarle que si no recibimos el pago de usted dentro de los tres días posteriores a la recepción de esta carta, no tendremos otra alternativa que entregar el asunto a nuestro Departamento Legal.

Confiamos, te darás cuenta de la situación y harás lo necesario para evitar las molestias.

Carta final:

Registrado en A / D

Árbitro. No. 200 / D / T-7

10 de julio de 1988

Estimado señor,

Re: Nuestro Proyecto de Ley No. 759 de. 17.5.88:

Tenemos que informarle que, como no hemos recibido ninguna respuesta a nuestra carta No. 200 / D / T-7 de 5.7.88, así como a todas las cartas anteriores que le solicitan que realice el pago de nuestra Factura No. 759 de 17.5.88, este día, hemos entregado el asunto a nuestro Departamento Legal para que tome las medidas necesarias.

Usted oirá del Departamento pronto.

Carta comercial # 5. Cartas de la agencia:

Los empresarios tienen que designar agentes para que realicen actividades en su nombre y para que los representen ante terceros. Este es el más común en materia de distribución de bienes. Para la distribución de bienes se deben establecer contactos con los compradores potenciales. La introducción general se realiza a través de anuncios, pero para los contactos personales se nombran representantes de ventas que se mueven en el mercado.

Aun así, puede que no sea posible cumplir con todos los compradores posibles. Por eso los empresarios nombran agentes en diferentes áreas o localidades. A veces, se designa a un Agente Único para hacerse cargo de toda la distribución y el Agente Único designa agentes. Un agente tiene muchas funciones: hacer contactos, obtener órdenes, ejecutar ventas, cobrar pagos, dar garantía de venta a crédito, etc. Se nombra a un agente mediante un acuerdo por escrito.

Muy a menudo, la negociación se lleva a cabo a través del intercambio de cartas y esas cartas se llaman cartas de agencia. Inicialmente, un fabricante o mayorista puede escribir a una agencia oferente de la parte o una parte puede escribir al fabricante o a una agencia de búsqueda de mayoristas. Hay diferentes tipos de agentes.

En términos generales, desde el punto de vista de la posición legal, hay dos tipos de agentes:

(a) Un agente de la Comisión que hace negocios de forma independiente, asume el riesgo y gana comisiones.

(b) Un Agente Mercantil que actúa en nombre del director, no toma riesgos sino que gana comisiones.

En el mundo de los negocios, las palabras distribución, concesionario, etc. también se usan en el mismo sentido que la agencia. Por lo tanto, el estilo de la letra será el mismo en cada caso.

Espécimen 5:

Agencia de búsqueda de carta:

Ejemplo 5:

Supongamos que Messrs Nataraja Trading Syndicate (Espécimen carta 4) envía términos y condiciones elaborados a Office Equipment Co. Ltd para la agencia de Tamilnadu.

Nataraja Trading Syndicate:

Ennore, madras

Teléfono: 215748

Árbitro. No. TE / OEC / 1-88

19 de abril de 1988

El director general

Equipo de oficina Co. Ltd

Barbourne Road, Calcuta

Estimado señor,

Re: Agencia en Tamilnadu para su máquina de escribir LIPI:

Podemos presentarnos como distribuidores en equipos de oficina, incluidas máquinas, con una experiencia de unos veinte años en esta línea. Tenemos una red de organización en el estado de Tamilnadu, con una fuerza de ventas experimentada. Mantenemos un mostrador de ventas y ventas bien decorado en el lugar más poblado de la ciudad.

Hemos visto con interés los anuncios de su producto, pero no encontramos ningún paso efectivo para su comercialización en este estado. Confiamos en que haya un enorme margen para lo mismo.

Estaremos encantados de iniciar negociaciones con usted para establecer un centro de ventas con nosotros para su producto.

Se puede hacer referencia al Banco Estatal de la India, a la Oficina Principal, a Madras, a nuestras credenciales.

Estamos listos para brindar lo mejor de nuestros servicios para desarrollar un mercado para su Máquina de escribir LIPI en Tamilnadu si nos confía esa responsabilidad. Nos complacerá escuchar sus términos y condiciones para la agencia.

Atentamente

Para Nataraja Trading Syndicate

Compañero

Carta comercial # 6. Consultas de estado:

Un gran volumen de comercio a día se lleva a cabo a crédito. Y siempre hay un elemento de riesgo en otorgar crédito a un nuevo cliente. Los comerciantes sabios no permiten crédito directamente. En su lugar, primero hacen algunas consultas cuidadosas sobre el estado financiero y la solvencia crediticia de un nuevo cliente antes de otorgarle algún crédito.

Las consultas de estado se realizan de forma confidencial. La información se puede obtener de los amigos de negocios del posible cliente o de su representante bancario. Hay agencias de información crediticia en los países desarrollados para prestar dicho servicio.

En una carta de consulta de estado se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

(1) Razón para realizar dicha consulta.

(2) El tipo de información que se busca.

(3) Garantía de mantener la información en secreto.

(4) Garantía de reciprocidad tal favor cuando se solicita.

(5) El nombre de la parte sobre la cual se desea que la información no se mencione en el cuerpo de la carta normalmente. Está escrito en una hoja separada que puede ser destruida en cualquier momento para que no se mantenga ningún registro y haya un secreto absoluto.

Una respuesta a dicha carta de consulta puede ser favorable o desfavorable. En otras palabras, la parte a la que se ha enviado la consulta puede hablar a favor o en contra de la parte (en busca de crédito).

En una carta de respuesta deben tenerse en cuenta los siguientes puntos:

(1) La respuesta será breve y precisa.

(2) La información suministrada debe basarse estrictamente en el conocimiento personal.

(3) Si la respuesta es desfavorable, debe expresarse con mucho tacto y cautela.

(4) Sin embargo, el responsable de la información asume la responsabilidad cuando la respuesta es favorable. La respuesta favorable no es una garantía.

Espécimen 6:

Cartas que solicitan información sobre el estado y respuestas a las mismas:

Ejemplo 6:

Los Sres. Janata Electronics Co., de Kanpur, solicitaron un suministro de crédito de 6 televisores 'LOOK-HEAR' por Rs. 24 000-00 de Eastern India Electronics Ltd de Calcuta, fabricante de los juegos. El fabricante escribe una carta a Messrs Sharma Sound Products de Kanpur solicitando el estado financiero de Messrs Janata Electronics Co.

Eastern India Electronics Ltd

Calle Camac 109, Calcuta 71

(Fabricantes de equipos electrónicos)

Teléfono: 641257

Árbitro. No, S-EN / UP53

26 de marzo de 1988

Messrs Sharma Sound Productos

Meston Road

Kanpur

Estimado señor,

Re: consulta de estado de una empresa:

La firma mencionada en el formulario adjunto, ha realizado un pedido con nosotros para 6 televisores 'LOOK-HEAR' y solicitó un crédito de 3 meses. Debido a que no conocemos la empresa, estaremos sumamente agradecidos si usted, uno de nuestros clientes más estimados, nos proporciona la información necesaria sobre su estado financiero y su reputación comercial. Especialmente queremos saber si se podría otorgar un crédito a la empresa de Rs, 24, 000.00.

Cualquier información que provenga de usted se tratará como estrictamente confidencial y solo nos complacerá reciprocar su gesto cuando surjan ocasiones.

Le agradecemos de antemano su amable colaboración.

Tu fielmente

Para Eastern India Electronics Ltd

N. Sarkar

Gerente de ventas

Resbalón

Sres. Janata Electronics Co.

Meston Road

Kanpur

Carta comercial # 7. Recomendación y crédito:

El propósito de una carta de recomendación es ayudar a una persona conocida a obtener un beneficio.

(1) Se puede escribir para recomendar a un solicitante de empleo a su posible empleador. En este tipo de carta, el escritor menciona el nombre del solicitante, da una breve reseña de sus antecedentes y calificaciones y certifica su carácter y habilidades. El escritor debe declarar hechos y nada más que hechos. El lenguaje debe ser simple y el estilo de escritura debe ser cortés.

(2) Se puede escribir una carta de recomendación para recomendar un amigo de negocios a otros amigos de negocios que hacen el mismo tipo de negocio. El propósito de este tipo de carta de recomendación es presentar a un amigo de negocios a otro empresario con el fin de ayudarlo a establecer nuevas conexiones comerciales u obtener crédito en el mercado.

En este tipo de carta de recomendación, el escritor debe mencionar el nombre completo de la persona recomendada, el propósito de la recomendación y el estado financiero y la buena voluntad de la persona. El escritor hará una solicitud para que el destinatario pueda brindar toda la ayuda posible a la persona recomendada. La carta debe ser simple y no debe contener nada más que la verdad.

Al mismo tiempo, el escritor debe dejar claro que no puede asumir ninguna responsabilidad personal por la persona recomendada. En el caso de una carta de crédito (ver más abajo), existe tal responsabilidad personal. La carta debe cerrarse con agradecimiento por cualquier servicio que se pueda prestar.

En el caso de una carta de crédito, el escritor presenta a una persona al destinatario y también le pide que pague una cierta suma de dinero o que le entregue algunos bienes a la persona presentada. Una carta de crédito es un instrumento esencial en el comercio exterior por el cual el banquero de un importador presenta al importador a un exportador para que este último pueda enviar las mercancías al importador de manera segura y el pago esté garantizado. Una carta de crédito de un banquero utilizada en el comercio exterior tiene una forma específica.

Una carta de crédito ordinaria deberá contener el nombre y la dirección y otros detalles sobre la persona que se presenta, el nombre y la dirección del destinatario a quien debe presentarse para el pago, la cantidad o el límite de la cantidad de dinero a ser pagado, la firma del espécimen de la persona que se presenta (esto se comparará con la firma que deberá realizar al momento de recibir el pago), el período de validez del crédito y otras instrucciones relacionadas con los pagos, si corresponde.

Las cartas de crédito se clasifican ampliamente en:

(un comercial:

Estos son emitidos por empresarios a favor de sus representantes de ventas u otros agentes que están autorizados para cobrar pagos o emitidos por banqueros a favor de sus clientes, principalmente en el comercio exterior. Las cartas de crédito comerciales pueden ser de diferentes tipos: revocable (que puede revocarse dentro del período de crédito estipulado), irrevocable (en caliente para ser revocado), revolvente (dicha carta de crédito vuelve a ser válida una vez finalizado el período estipulado) etc.

(b) No comercial:

Estos son emitidos por los bancos a sus clientes o viajeros que pueden cobrar en otros lugares desde las sucursales de esos bancos allí. Estos son tan buenos como cheques de viajero. La gente puede hacer giras y gastar dinero sin llevar efectivo en realidad.

Las cartas de recomendación y las cartas de crédito se pueden clasificar en dos:

(un simple:

Dicha carta está dirigida a una sola parte.

(b) Circular:

Dicha carta está destinada a una serie de partes.

Los especímenes de diferentes formas de cartas de recomendación y de crédito se dan a continuación.

Espécimen 7:

Cartas de recomendación:

Ejemplo 7:

Supongamos que una persona quiere un trabajo en cualquier empresa. Tiene calificaciones académicas, pero necesita la recomendación de una persona confiable y respetable en base a la cual un empleador de un empleador confíe en él y le brinde un empleo. Dicha carta de recomendación puede ser escrita por una persona o por una firma o compañía (a) destinada a cualquier empleador en particular o (b) destinada a cualquier empleador. Un empleador anterior puede escribir una carta a favor de su empleado anterior.

(a) Carta de recomendación dirigida a un empleador en particular.

Plasticon (India)

200 Brabourne Road, Calcuta 1

(Fabricantes de productos de plástico)

Teléfono: 26 1235

Dirección Telegráfica: Plástico

Árbitro. No. Misc / 23/89

5 de enero de 1989

Sres. Chemoflax Co.

Avenida Nariman 178

Bombay 400005

Estimados señores,

Sri Pravin Popat ha sido un empleado nuestro en el Departamento de Ventas desde 1972. Posee un buen B. Sc. Licenciado con honores en química. Su conocimiento en química le ha ayudado mucho a comprender los problemas de fabricación de productos plásticos.

Durante su servicio aquí, ha desempeñado sus deberes con lealtad y mérito. Lamento dejarlo porque se ve obligado, bajo cierta presión de su familia, a dejar Calcuta y establecerse en su propio estado. Cualquier organización estará orgullosa de tener una persona confiable y trabajadora como Sri Popat. Lo recomiendo para cualquier puesto de confianza y responsabilidad.

Apreciaré mucho si Sri Popat está absorto en su preocupación.

Atentamente

Para Plasticon (India)

R. Merhotra

Propietario

Carta de Negocios # 8. Banca y Seguros:

Los bancos prestan diversos servicios a los hombres de negocios y también al público. La función principal de un banco como comerciante en dinero es recibir depósitos tanto de la demanda como del tiempo, y proporcionar un alojamiento financiero al permitir el exceso, proporcionar facilidades para el crédito en efectivo, otorgar préstamos y descontar facturas.

Las otras funciones de un banco son emitir cartas de crédito, conservar objetos de valor, comprar y vender valores en nombre de un cliente, asesorar sobre asuntos comerciales (banca comercial) y sobre inversiones, realizar o cobrar pagos en nombre de cliente, etc. La correspondencia entre un banco y sus clientes ocurre muy a menudo en cualquiera de estas funciones.

Dado que la relación entre un banco y sus clientes es de tipo fiduciario, es decir, basada en la confianza, la correspondencia es generalmente confidencial. Debe tenerse en cuenta que, al escribir una carta al banco, un cliente debe firmar con la firma de su espécimen registrada en el banco cuando la carta se refiere a asuntos monetarios o a la cuenta bancaria.

El seguro como actividad comercial tiene gran importancia en el mundo de los negocios. Un empresario tiene que asumir varios tipos de riesgos que pueden causar pérdidas monetarias. Pero tomando pólizas de seguro, un empresario puede protegerse de las pérdidas que surgen de los diferentes tipos de riesgos. Las pérdidas pueden surgir de accidentes marítimos, incendios o de otro tipo, robo, robo, guerra, disturbios, calamidades naturales, etc.

Una póliza de seguro puede tomarse después de la negociación, las reclamaciones deben hacerse después de que se haya producido una pérdida y diversos tipos de información deben pasar entre el asegurador, es decir, la compañía de seguros y el asegurado, es decir, el tomador de la póliza. Todo esto requiere correspondencia regular. Un contrato de seguro se basa en varios principios, de los cuales el principio de buena fe es significativo. Por lo tanto, las cartas relacionadas con el seguro son de tipo confidencial y deben redactarse cuidadosamente.

Espécimen 8:

Cartas bancarias:

Ejemplo 8:

Toolman Co. (P) Ltd, una compañía que fabrica máquinas-herramienta, escribe a su banquero pidiéndole un acuerdo financiero. La empresa está dispuesta a ofrecer valores adecuados.

El texto de la carta será el siguiente:

Toolman Co. (P) Ltd

138 Shakespear Sarani, Calcuta 71

(Fabricantes de máquinas-herramienta y electrodomésticos).

Teléfono: 26 9158

Árbitro. No. Fin / MB / 43

2 de enero de 1989

El gerente

Merchant Bank Ltd

Rama de chowringhee

Casa everest

Chowringhee Road

Calcuta

Estimado señor,

Re: Alojamiento financiero para Rs. 25, 000 ^. 00:

Como cliente de cinco años de antigüedad, nos complace informarle que el Consejo de Administración de la Compañía ha decidido expandir su producción para satisfacer la creciente demanda de sus productos. Para ese propósito, existe la necesidad urgente de instalar una máquina Capstan que cueste Rs. 50, 000.00 aproximadamente.

Los fondos disponibles de la Compañía, como usted sabe, no permiten el pago completo de la máquina. En estas circunstancias, le solicitamos que otorgue un préstamo de Rs 25, 000.00 por seis meses en los términos y condiciones habituales. La máquina cuando se compra, quedará hipotecada a usted.

Estamos seguros de que dicha cantidad le será devuelta después de seis meses cuando se realizarán algunas facturas impagas de nuestros clientes.

Le agradeceremos que envíe sus términos y condiciones en una fecha temprana.

Atentamente,

Para Toolman Co. (P) Ltd

Director general

Carta comercial # 9. La empresa importa:

La mayoría de las grandes empresas nombran secretarias y en la actualidad es una obligación legal para una compañía que tiene un capital pagado de Rs. 25 lakhs o más para nombrar un secretario calificado. El secretario de la empresa como secretario es el director ejecutivo en la oficina y un oficial de enlace. Como tal, tiene que cuidar la correspondencia general y las relaciones públicas. Dado que una empresa debe someterse a diversos trámites legales, debe mantenerse un contacto constante con el Registro de Sociedades.

Además, ya se ha discutido que un secretario de la empresa tiene deberes con los directores, con los miembros de la Compañía, con los miembros del personal, con los clientes, con el Registrador y finalmente con el público en general. El contacto se mantiene principalmente a través de la correspondencia.

En muchas empresas, el secretario se ocupa de la correspondencia comercial general y, como tal, debe dictar, firmar o revisar diferentes tipos de cartas comerciales. Las formas y textos de tales letras son los mismos que se han mostrado en este capítulo anterior. El secretario de una empresa debe preparar informes sobre asuntos administrativos u organizativos y presentarlos ante el Consejo de Administración. El espécimen de informes, como se mostró anteriormente, será aplicable a los informes) preparado también por el secretario de la empresa.

Los asuntos de la compañía también incluyen la redacción de avisos, resoluciones y actas. Estos se encuentran en el Capítulo de la reunión. Hay algunos tipos específicos de cartas modelo que un secretario de la empresa tiene que preparar por razones legales. A continuación se muestra una muestra de algunas de estas cartas, seguidas de las cartas de tipo de correspondencia general.

Espécimen 9:

Cartas de formulario:

Ejemplo 9:

Carta de adjudicación escrita para aquellos solicitantes de acciones cuyas solicitudes de acciones han sido aceptadas por el Consejo de Administración.

West Bengal Carbons Ltd

Reg. Oficina: 24 Lord Sinha Road, Calcuta 71

Fabricantes de negro de carbono.

Teléfono: 47 9098

30 de enero de 1988

Árbitro. No. AL 103

Sri AK Majumdar

43 cordillera del lago

Calcuta

Estimado señor,

Re: Asignación de acciones:

Recibí instrucciones de informarle en respuesta a su solicitud de participación de 5.12.87 que el Consejo de Administración de la Compañía en su reunión celebrada el 27.1.88 le ha asignado 50 acciones de capital de Rs. 100.00 cada uno en la empresa. Tengo que pedirle que sea lo suficientemente bueno para pagar el 28 de febrero de 1988 o antes, al Banco de la India (Chowringhee Branch), Chowringhee Road, Calcuta 71, el banquero de la compañía, una suma de Rs. . 2.500, 00 siendo el dinero de la asignación de Rs. 50.00 por acción.

Al recibir el dinero mencionado anteriormente, se le enviará un Certificado de Acciones. Mientras tanto, firme amablemente la parte de declaración del Recibo adjunto a continuación y envíe el formulario de Recibo completo al Banquero junto con el dinero. El recibo se le enviará de vuelta para que lo intercambien por el Certificado de acciones.

Por Orden de la Junta

N. Ganguly

Secretario

Recibo

Fecha:

Recibido de Sri AK Majumdar de 43 Lake Range, Calcuta 26, una suma de Rs, 2, 500.00 (solo rupias de dos mil quinientos) siendo el monto a pagar por la asignación de 50 Acciones de capital de Rs. 100.00 cada uno en West Bengal Carbons Ltd.

Rs. 2, 500 00

Banco unido de la india

(Rama Chowringhee)

Agente

Esta parte será retenida por el banquero.

No. AL103

Fecha :

A

La secretaria

West Bengal Carbons Ltd

Aquí te entrego la suma de Rs. 2, 500 00 (Rupias solo dos mil quinientos) por Efectivo / Cheque No ……………………… .. en ……………………………. anticuado………………. siendo el monto a pagar en la asignación de 50 acciones de capital de Rs. 100-00 por acción.

Rs. 2, 500-00

Firma del adjudicatario

Dirección…………………..

Carta de Negocios # 10. Representación al Gobierno:

Un empresario debe ponerse en contacto con el Gobierno a través de sus diversos departamentos para llevar a cabo sus actividades comerciales. Tiene que dirigirse al Gobierno para obtener diferentes permisos, certificados, licencias, etc., así como para presentar quejas o para reclamar compensaciones o reembolsos. La representación ante el Gobierno también es necesaria para hacer protestas o para emitir opiniones con respecto a diversas políticas u órdenes del Gobierno relacionadas con impuestos y aranceles, relaciones laborales, importación o exportación, registro, documentación, etc.

En general, las respectivas asociaciones comerciales, las diferentes cámaras de comercio y otros organismos comerciales y profesionales representativos asumen la responsabilidad de tales representaciones en asuntos de interés común. Además, un empresario tiene que moverse individualmente por su interés personal.

En este último caso tiene que hacer correspondencia con el Gobierno. En estos días de economía planificada y diversas formas de control y regulación de los negocios por parte del Gobierno, dicha correspondencia se ha convertido en una característica común en la administración de empresas. Para la representación ante el gobierno en general, existen formularios prescritos que pueden obtenerse en los departamentos pertinentes del gobierno. Pero muy a menudo las cartas se escriben en formas habituales.

La representación ante el Gobierno deberá dirigirse a los oficiales respectivos por su designación y no por sus nombres. Las cartas deben estar firmadas por los altos ejecutivos, el propietario o los socios, ya que dichas cartas tienen grandes valores legales. En el caso de una empresa, dichas cartas suelen estar firmadas por el secretario, si corresponde, o por un director o por el director general, si corresponde.

La representación ante el Gobierno en asuntos comerciales se puede hacer en nombre de una empresa de propiedad única o de una sociedad de asociación o por una empresa o por cualquier otra forma de organización. En los ejemplos que se exponen a continuación, el "encabezado" y el "cierre complementario" no se han dado. Estos se pueden determinar a partir de los ejemplos anteriores. El texto de cada tipo de letra ha sido dado únicamente.

Espécimen 10:

Carta por algún favor

Ejemplo 10:

West Bengal Chemical Works Ltd escribe al Controlador Principal Conjunto de Importaciones y Exportaciones, Calcuta, para aumentar su cuota de sebo australiano de 100 a 150 toneladas debido al aumento del consumo del material.

West Bengal Chemical Works Ltd

103 Jackson Lane, Calcuta 1

Teléfono: 39 1248

3 de febrero de 1949

Árbitro. No. JCCIE-1-89

El Controlador Principal Conjunto de Importaciones y Exportaciones

Calcuta 1

Estimado señor,

Re: Cuota mayor para sebo australiano:

Nos gustaría llamar su atención inmediata debido a la creciente demanda de nuestro jabón especial de lavado 'Klean'. Necesitamos con urgencia una mayor cantidad de sebo australiano. Durante mucho tiempo se nos ha asignado una cuota de 100 toneladas solamente que difícilmente puede cumplir con el requisito actual. Dado que la demanda de jabón ha aumentado en más del 50%, nos encontramos con grandes dificultades para hacer frente a la demanda.

Ahora es un hecho establecido que aunque la importación de sebo está bajo un control estricto y está destinada exclusivamente a los consumidores reales, está disponible en el mercado de fuentes no autorizadas a un precio exorbitante.

En este contexto, le solicitamos, señor, que considere nuestra solicitud y que haga todo lo posible. Estamos en condiciones de satisfacerle más allá de cualquier duda sobre nuestras necesidades reales.

Atentamente

Para West Bengal Chemical Works Ltd.

T. Burman

Director general

Carta de Negocios # 11. Otros:

Un hombre de negocios tiene que escribir varios otros tipos de letras en diferentes ocasiones. No necesariamente están directamente relacionados con su negocio. Pero son muy comunes en la vida empresarial. Por ejemplo, cartas escritas a los editores de periódicos para ventilar algunas quejas u opiniones sobre algunos temas, ya sea en interés del propio empresario o de la comunidad empresarial en general. Nuevamente, un hombre de negocios puede escribir una carta a la Asociación a la que pertenece.

Espécimen 11:

Cartas escritas a los editores:

Ejemplo 11:

Fibroglass (P) Ltd le escribe una carta al editor del Statesman en el que se expresa su agravio ante los cortes de energía erráticos del Gobierno.

Fibroglass (P) Ltd

Budge Budge Road, Calcuta

Teléfono: 72 1598

29 de marzo de 1988

Árbitro. No. NPS / 1/88

El editor

El estadista

Calcuta

Señor,

En los últimos tiempos, la situación del suministro eléctrico en las zonas industriales se ha vuelto precaria. No solo el suministro total de energía se ha reducido a un nivel increíblemente bajo, hay un caos absoluto con respecto a los métodos adoptados.

El poder se corta indiscriminadamente sin previo aviso, por no hablar de un calendario definido. Como resultado, tenemos que sufrir enormes pérdidas no por el déficit en la producción sino también por la pérdida de materiales.

Tenemos un delicado proceso de producción con vidrio fundido a alta temperatura. Si de repente se apaga la energía, la materia prima fundida se reduce a un bulto que no se puede volver a utilizar. ¿Quién soportará esta pérdida? ¿El gobierno lo compensará?

No entendemos por qué las autoridades no pueden preparar un calendario definido sobre la distribución del poder por área. El gobierno debería haber visualizado la situación antes, en lugar de seguir una política de vigilancia y vigilancia.

Con saludos,

Atentamente,

Para Fibroglasss (P) Ltd

MN Joshi

Director general