Equipos: Importancia, Tipos y Otros Detalles (Con Diagrama)
Lea este artículo para conocer la importancia de los equipos, los tipos de equipos, los posibles problemas de los equipos y cómo superar los problemas de los equipos.
Importancia de los equipos:
1. Mejora de la motivación de los empleados:
Los equipos de trabajo ayudan a mejorar la motivación de los empleados. Debido a que los equipos de trabajo fomentan la participación de los empleados, estos hacen que los trabajos sean más interesantes y satisfagan las necesidades sociales de los empleados. Es probable que los individuos se desempeñen mejor cuando trabajan en presencia de otras personas. Las personas trabajarán más duro y harán un gran esfuerzo para permanecer en las buenas gracias del equipo.
2. Sinergia positiva:
Los equipos tienen el potencial de crear altos niveles de productividad debido a la sinergia positiva creada por ellos. La salida en forma de productividades de desempeño es generalmente más que la suma de insumos en forma de esfuerzos de los empleados. Hay un retroceso de la sinergia positiva también. A veces, las administraciones recurren a recortes en el personal para utilizar la sinergia positiva para obtener el mismo o mayor rendimiento de menos personas.
3. Satisfacción de las necesidades sociales:
El hombre es un animal social. Siempre siente la necesidad de afiliación. Los equipos pueden satisfacer esta necesidad de los empleados al aumentar las interacciones de los trabajadores y crear un sentimiento de hermandad y amistad entre los miembros del equipo. Dichos empleados siempre están en una mejor posición para enfrentar el estrés y disfrutan más de su trabajo.
4. Compromiso con los objetivos del equipo:
Los equipos generalmente desarrollan un propósito común, un compromiso con ese propósito y un acuerdo sobre metas específicas. Todo esto, combinado con las presiones sociales ejercidas por el equipo, resulta en un alto grado de compromiso con los objetivos comunes del equipo. Los miembros individuales subliman sus metas individuales para las metas comunes del grupo.
5. Mejora de la comunicación organizacional:
A medida que los equipos fomentan las interacciones, esto conducirá a una mejor comunicación. En el caso de equipos autogestionados, se crean dependencias interpersonales que requieren que los miembros interactúen considerablemente más que cuando trabajan solo en trabajos. Los equipos interdisciplinarios crean dependencias multifuncionales y aumentan la comunicación en toda la organización.
6. Beneficios de la capacitación laboral ampliada:
La implementación del trabajo en equipo siempre conduce a una mayor capacitación laboral. A través de esta capacitación, los empleados desarrollan sus habilidades técnicas, de toma de decisiones e interpersonales.
7. Flexibilidad organizacional:
La gerencia ha descubierto que los equipos son más flexibles y sensibles a los cambios en los eventos que los departamentos tradicionales u otras formas de agrupaciones permanentes. Los equipos tienen la capacidad de ensamblar, desplegar, reenfocar y disolver rápidamente. Todo esto se debe a la razón por la que los equipos se centran en procesos en lugar de funciones. Fomentan la capacitación cruzada para que los miembros puedan realizar trabajos y expandir sus habilidades. Esta expansión de habilidades aumenta la flexibilidad organizacional.
Aunque la introducción de equipos no siempre logra estos beneficios, pero no podemos ignorar la realidad de que el movimiento de equipos actualmente tiene un gran impulso y refleja la creencia de la gerencia de que los equipos pueden tener éxito en una amplia gama de entornos. Obviamente, hay factores de contingencia que influyen en la aceptación y el éxito de los equipos.
Tipos de equipos:
1. Equipos de resolución de problemas:
Los equipos de resolución de problemas son los tipos más tradicionales de equipos. En las etapas iniciales, cuando el trabajo en equipo comenzó a ganar popularidad, casi todos los equipos eran de esta forma. Por lo general, estos equipos comprenden de 5 a 12 empleados del mismo departamento que se reúnen unas pocas horas cada semana para analizar las formas y los medios de mejorar la calidad, la eficiencia y el entorno laboral.
El propósito de los equipos de resolución de problemas es simplemente compartir las ideas u ofrecer sugerencias sobre cómo se pueden mejorar los procesos y métodos de trabajo. Estas son solo sugerencias que dan los equipos. En general, no se les otorga la autoridad para implementar unilateralmente ninguna de sus sugerencias.
Uno de los ejemplos más comunes de equipos de resolución de problemas es el "Círculo de Calidad". Esta es la aplicación más practicada de este equipo. Muchas empresas indias tienen círculos de calidad en la actualidad. Un círculo de calidad es un grupo de trabajo de empleados que se reúnen regularmente para discutir sus problemas de calidad, investigar causas, recomendar soluciones y tomar medidas correctivas.
El trabajo del equipo de resolución de problemas es como se muestra en la figura anterior.
Esta figura explica cómo los miembros del equipo combinan sus ideas y sugerencias para realizar varios tipos de mejoras en los procesos y métodos.
Los equipos de resolución de problemas comenzaron en el camino correcto, pero no lograron involucrar a los empleados en las decisiones y procesos relacionados con el trabajo. Las principales razones del fracaso fueron la falta de planificación y el compromiso de la alta dirección. Estos equipos solo pudieron dar sugerencias, pero no pudieron implementar soluciones y asumir la responsabilidad total de los resultados. Todos estos inconvenientes llevaron a los equipos que eran verdaderamente autónomos en su naturaleza.
2. Equipos autogestionados:
Los equipos autogestionados también conocidos como equipos de trabajo autodirigidos (SDWT) están compuestos por 10 a 15 personas que asumen las responsabilidades de sus supervisores anteriores.
Sus funciones incluyen las siguientes:
(i) Control colectivo sobre el ritmo de trabajo.
(ii) Determinación de asignaciones de trabajo.
(iii) Organización de descansos.
(iv) Elección colectiva de los procedimientos de inspección.
Los equipos totalmente autogestionados incluso seleccionan a sus propios miembros y hacen que los miembros evalúen el desempeño de los demás. Las posiciones de supervisión adquieren menor importancia y, en algunos casos, incluso se puede eliminar (Equipo autogestionado).
El concepto de equipo autogestionado se ilustra con la ayuda de la siguiente figura:
Las publicaciones periódicas de negocios de todo el mundo están llenas de artículos que describen el funcionamiento exitoso de equipos autogestionados. Estos equipos ayudan a aumentar la satisfacción de los empleados y el volumen de negocios de las empresas. Estos equipos conducen a la reducción de los costos y el aumento de la productividad.
A pesar de la creciente importancia de los equipos autogestionados, algunas organizaciones se han decepcionado con los resultados de estos equipos. La investigación general sobre el rendimiento de estos equipos tampoco ha sido muy positiva. Los empleados que trabajan en equipos autogestionados parecen tener mayores tasas de ausentismo y rotación que los empleados que trabajan en estructuras de trabajo tradicionales. Las razones específicas de todo esto no son muy claras y requieren una investigación adicional.
3. Equipos funcionales cruzados:
Los equipos multifuncionales son la última innovación en el concepto de equipos. Estos equipos están formados por empleados de aproximadamente el mismo nivel jerárquico, pero de diferentes áreas de trabajo, que se unen para realizar una tarea. Los ejemplos de funciones cruzadas (pueden ser grupos de trabajo y comités). Un grupo de trabajo es un equipo de funciones cruzadas temporales y los comités son grupos formados por miembros de todas las líneas departamentales.
Los equipos multifuncionales son un medio eficaz para permitir que las personas de diversas áreas dentro de una organización (o incluso "entre organizaciones") intercambien información, desarrollen nuevas ideas y resuelvan problemas y coordinen proyectos complejos.
El concepto de equipos multifuncionales es como se ilustra en la siguiente figura:
A pesar de la utilidad de los equipos multifuncionales, estos equipos son bastante difíciles de gestionar. En particular, las etapas iniciales de desarrollo consumen mucho tiempo, ya que en estas etapas los miembros aprenden a trabajar con diversidad y complejidad. Cuando se reúnen personas de diferentes orígenes, experiencias y perspectivas diferentes, se necesita tiempo para generar confianza y trabajo en equipo. Dependerá de las capacidades de los gerentes para facilitar y generar confianza entre los miembros del equipo.
4. Equipos virtuales:
Con el uso cada vez mayor de computadoras y tecnología de la información, las compañías, ya sean grandes o pequeñas, están viendo el surgimiento de equipos virtuales. Estos equipos son grupos multifuncionales que operan a través del espacio, el tiempo y los límites de la organización con miembros que se comunican principalmente a través de tecnologías electrónicas. Estos equipos utilizan la tecnología electrónica para reunir a miembros dispersos física y geográficamente para lograr un objetivo común.
El trabajo basado en la tecnología y el conocimiento ha hecho posible los equipos virtuales, pero la globalización y los beneficios del intercambio de conocimientos y el trabajo en equipo los han hecho necesarios. Los correos electrónicos, las videoconferencias, las salas de chat electrónicas, las intranets y las computadoras en red permiten al equipo virtual coordinar el trabajo y tomar decisiones de manera bastante eficaz.
Hoy en día, los líderes corporativos hacen hincapié en los equipos virtuales, ya que estos equipos pueden tomar mejores decisiones sobre problemas complejos. Para los resúmenes, las actividades de trabajo basadas en la producción requieren la colocación de miembros del equipo, mientras que el trabajo basado en el conocimiento se puede realizar con la ayuda de equipos virtuales a través de la tecnología de la información.
Problemas potenciales del equipo:
Los equipos efectivos son sin duda un placer observar, pero sin embargo, un equipo puede enfrentar algunos problemas que lo hacen ineficaz.
Los siguientes son los problemas que generalmente enfrentan los equipos:
1. Cambiando la composición del equipo:
Los equipos siguen experimentando cambios desde el principio hasta el final de su vida útil. Los miembros pueden unirse, ser transferidos, promovidos o simplemente pueden abandonar la organización y ser atraídos por otra compañía. Demasiados cambios de este tipo interfieren con las relaciones grupales y evitan el crecimiento del equipo.
Superando el problema:
Los equipos pueden superar este problema de las siguientes maneras:
(i) Los equipos deben aprender a anticipar la rotación y tomar las medidas oportunas apropiadas.
(ii) Los equipos deben aprender a integrar mejor a los nuevos miembros con los existentes para que las relaciones cordiales puedan mantenerse y el trabajo del equipo no se vea obstaculizado.
2. Costo Oculto:
El segundo problema es que los equipos toman tiempo y costos para desarrollar, mantener y funcionar. Los estudiosos se refieren a estos como costos ocultos. A veces, podría ser mucho más fácil para un individuo resolver un problema solo que resolver las diferencias de opinión con otras personas. La investigación indica que los costos ocultos pueden ser tan altos que incluso afectan los beneficios de los equipos.
Superando el problema:
Los equipos pueden superar este problema de las siguientes maneras:
(i) Los equipos deben mantener un registro adecuado del tiempo dedicado al proceso de desarrollo.
(ii) Los equipos deben realizar un análisis de costo-beneficio con mucha anticipación para las actividades de su equipo.
3. Social Loafing:
Otro problema que enfrentan los equipos es el de la holgazanería social. Cuando los empleados piensan que su contribución a una contribución grupal no se puede medir, pueden disminuir su producción y participar en actividades sociales. Ocurre cuando los empleados realizan menos esfuerzo y, por lo general, se desempeñan a un nivel mucho más bajo cuando trabajan en grupos que cuando trabajan solos. Lo más probable es que las redes sociales ocurran en equipos grandes donde es difícil identificar la producción individual.
También puede ocurrir cuando los empleados tienen la sensación de poder esconderse entre la multitud y, por lo tanto, no poder ser acusados por la culpa. Incluso pueden disfrutar de actividades sociales cuando no están muy preocupados de que se note su desempeño.
Superando los problemas:
Los equipos pueden abordar el problema del holgazaneo social de las siguientes maneras:
(i) El tamaño del equipo se debe mantener pequeño para que los trabajadores no pasen inadvertidos.
(ii) Siempre que sea posible, la contribución de los miembros individuales debe medirse en lugar de la contribución grupal.
Revitalizando los equipos maduros:
Una vez que los equipos están maduros y el desempeño efectivo del trabajo de administración no ha terminado. Esto se debe a la razón por la que los equipos maduros pueden volverse estancados y complacientes. Los gerentes necesitan apoyar a los equipos maduros.
Las siguientes sugerencias ayudarán a los gerentes en esto:
1. Asesoramiento y Orientación:
El gerente debe brindar asesoramiento y orientación adecuados a los miembros para ayudarlos a enfrentar los problemas de madurez. Deben aconsejar a los equipos que construyan sus confidencias para enfrentar las situaciones en las que surgen los subsidios y conflictos iniciales de la euforia.
2. Entrenamiento de actualización:
Se debe proporcionar capacitación de actualización a los miembros del equipo para ayudarlos a recuperar su confianza mutua. Deben recibir capacitación en técnicas de comunicación, resolución de conflictos, procesos de equipo, etc.
3. Formación avanzada:
Las habilidades que fueron suficientes en las etapas iniciales del desarrollo del equipo pueden resultar insuficientes en la etapa de madurez. Es por eso que se debe brindar capacitación avanzada a los miembros de equipos maduros para desarrollar habilidades interpersonales y técnicas más sólidas para la resolución de problemas.
4. Tratar el desarrollo como una experiencia de aprendizaje constante:
La gerencia debe alentar a los equipos a tratar su desarrollo como una experiencia de aprendizaje constante. Los equipos siempre deben buscar formas de mejorar, eliminar los miedos y frustraciones de los empleados y tratar los conflictos como una experiencia de aprendizaje.
