Sistema de seguridad en una oficina

Este artículo proporciona una visión detallada del sistema de seguridad en una oficina.

Significado de la seguridad de una oficina:

Seguridad significa protección otorgada a algún elemento tangible o identificable o un cuerpo. Esta protección se otorga para evitar que el objeto del cuerpo sea saboteado o espionaje.

La seguridad se está convirtiendo en un aspecto importante de la administración debido a:

1. La vulnerabilidad de los intrusos a la oficina, y

2. Con la llegada de la nueva tecnología y la instalación de estos nuevos instrumentos tecnológicos en la oficina, la tentación por el espionaje industrial está creciendo para los nuevos diseños de productos.

Principio de Seguridad:

La seguridad tiene dos tipos de rangos y la planificación también depende de estos dos tipos de rangos.

Hay principios que gobiernan ambos tipos de principios, pero esos principios comunes son:

1. Principio de Supervisión:

Se necesita supervisión para verificar el correcto desempeño de la tarea de seguridad. La supervisión diaria se debe realizar para verificar la normalidad de las cosas que avanzan para el desempeño del trabajo de la organización en el día a día.

2. Costo de la seguridad:

La seguridad necesaria es una necesidad sin embargo; El control del costo es un factor importante. Demasiado poco costo en la seguridad dificulta la protección interna de la oficina, y un costo demasiado alto tampoco es aconsejable. La oficina debe tomar una planificación de la seguridad a largo y corto plazo antes de decidir el factor del costo.

3. Método y modos de comunicación:

Cualquiera que sea el sistema de seguridad, no debe obstaculizar el estilo y los modos de comunicación entre los empleados de la organización. La comunicación como un enlace con el sistema de seguridad y una buena comunicación de cualquier sistema de oficina también ponen a prueba la seguridad.

4. Práctica simple de seguridad:

Es esencial y necesario que cada oficina haga que los empleados entiendan la importancia de la seguridad. El principio y la forma de seguridad diseñados para la seguridad del personal de la oficina deben ser simples y flexibles para que todos los empleados comprendan lo mismo y se adhieran a ellos. La necesidad de la seguridad depende de la simplicidad o la complejidad de una oficina, sin embargo, la implementación depende del uso de la misma dependiendo de la naturaleza del negocio.

5. Adecuado y Urgente:

La seguridad depende de la urgencia y la adecuación. Cualquiera que sea la forma de seguridad que se va a implementar, se debe tener en cuenta el departamento en el que se necesita el sistema de seguridad y la persona para la que se necesita.

Planificación de la seguridad:

Al igual que cualquier otro concepto nuevo, o una cosa nueva que se debe implementar en una oficina, se debe hacer una planificación de la seguridad antes de implementarlos en el negocio de la seguridad. Nadie puede impedir que el ladrón o el forastero ingresen a la oficina, sin embargo, se puede dar un paso para controlar al nuevo participante en la oficina. Es aquí donde un plan de seguridad cuidadoso intenta minimizar el riesgo e incluso eliminarlos.

1. Reclutar empleados:

Los empleados pueden ser reclutados dentro de la organización para investigar el sistema de seguridad o se puede contactar a la agencia externa para que cuente con su personal capacitado para la seguridad.

2. Formación del Comité:

Se sugiere formar un comité con el propio Gerente de la Oficina como parte de la misma. Los jefes de departamento pueden incorporarse al sistema si es necesario. La tarea de este comité podría ser formar un sistema de seguridad que tenga en cuenta la demanda de la organización, establecer la autoridad y la representación de la persona con el propósito y estudiar los problemas también.

3. Comunicación del sistema:

El comité que formule el plan de seguridad debe comunicar el sistema diseñado a todos y cada uno de los miembros de la organización para obtener su aprobación y sugerencias, si las hubiera.

4. Buscando información y opiniones, si las hay:

El comité debe buscar información en una forma adecuadamente diseñada de los requisitos de seguridad para diferentes propósitos en diferentes departamentos.

5. Formulando Plan de Seguridad o Sistema:

Se debe preparar un plan de seguridad sobre la base de la información y la necesidad de la organización.

6. Formulando el sistema:

Un sistema, que debe basarse en el recibo de la reacción y la sugerencia, debe formularse con detalles sobre cómo se ha integrado toda la seguridad en la estructura de la organización, cómo se debe reactivar el sistema y cómo debe integrarse. en el diseño, etc.

Práctica de la Seguridad:

Cabe destacar los siguientes puntos con respecto al sistema de seguridad cuando se pone en práctica:

1. Uso de un sistema de advertencia:

Siempre se debe usar o tener un pitido o un sistema de alarma por seguridad. Siempre que haya un peligro, el timbre de la alarma debe sonar y parpadear un mensaje de algún problema en el sistema.

2. Identificación por Entrada:

Los pases deben entregarse a las personas que ingresan a la oficina. Después de que terminen su trabajo, deben hacer que se revisen sus pases y que las autoridades con las que se reúnan en la oficina los firmen, y que entreguen lo mismo a la seguridad cuando finalmente salgan del recinto de la oficina. Se debe emitir un pase de identificación a cada empleado para una identificación adecuada. Este es un requisito indispensable para cualquier oficina.

3. Posicionamiento seguro del departamento de efectivo:

Es un hábito común de cualquier intruso, que está entrando a la oficina con una intención apacible, atacar primero al departamento de efectivo y acampar con el botín. El departamento de efectivo debe estar ubicado en una parte muy segura del edificio y la entrada a esta parte del edificio debe estar restringida.

Cuando no sea posible salvaguardar el departamento de efectivo, se debe preparar una barricada para colocar al cajero y al efectivo en la barricada para el funcionamiento normal del departamento de efectivo.

Entrenamiento y disciplina en seguridad:

No se necesita un método muy indígena o técnico para mantener un sistema de seguridad adecuado en la oficina. Se debe hacer que cada empleado comprenda la importancia de la necesidad de la seguridad, y tendrá que ser capacitado en consecuencia.

Algunos puntos deben tenerse en cuenta:

1. Se debe informar a cada empleado que no hable más sobre la organización o para su departamento, sobre las actividades que se están ejecutando en el departamento. Si un empleado no está de acuerdo con esto, el departamento y la organización deben tener una visión seria de la actividad del empleado.

2. Durante el almuerzo, el café o el té, todos los empleados deben poner todos sus archivos, papeles, papelería, etc., en el cajón y bloquearlos adecuadamente, en lugar de dejar el lugar en mal estado, dejando todo en la mesa, dando así a los demás. una oportunidad de alterar el registro de la oficina.

3. Los mecánicos e ingenieros visitantes pueden ser un peligro para la seguridad, ya que tienen acceso gratuito a la mayoría de los departamentos donde se guardan las máquinas de oficina y pueden encontrar información confidencial valiosa.

4. Los documentos de la oficina deben clasificarse adecuadamente y el acceso a ellos debe estar restringido.

5. Los documentos confidenciales manejados por el jefe superior de la oficina y el trabajo confidencial deben ser manejados solo por los trabajadores regulares de la oficina autorizados por la seguridad.

6. Todos los papeles que sean de menor importancia deben ser destruidos por la oficina. Las fugas graves se producen en la sección de fotocopias o en la sección de la máquina de duplicación. Toda copia estropeada debe ser destruida.

La seguridad informática:

Las computadoras han comenzado a ganar algo de popularidad en nuestro país ya que la mayoría de las grandes organizaciones han comenzado a usarlas. En los países industrialmente avanzados, se presta gran atención a la seguridad informática, ya que el procesamiento de datos informáticos es vulnerable a quienes desean manipularlo o destruirlo. En los próximos años, la sala central de computadoras puede ser el objetivo de toda la seguridad relacionada con la organización.

Incumplimiento de seguridad de las computadoras:

Hay dos razones de la violación de la seguridad de las computadoras:

1. Causa externa:

Causa externa puede deberse a calamidad natural.

2. Causa interna:

La causa interna puede deberse a la negligencia del empleado, a la intención criminal del empleado o al hecho de que el empleado no funcione correctamente con la computadora. Los peligros naturales pueden deberse a incendios, agua o inundaciones. El fuego es la razón principal.

Para evitar incendios, se debe tener en cuenta que no se encienden ni se inflan cigarrillos o bidis en la sala de computadoras. No se debe guardar ningún artículo inflamable en la sala de computación. Además, todos deben quitarse los zapatos antes de ingresar a la sala de computadoras.

En la medida de lo posible, la sala de computación debe tener varios extintores de incendios. Además, los archivos, etc. de la oficina no deben guardarse ni en la sala de computadoras ni en ningún lugar contiguo a la sala de computadoras, para que no tengan la oportunidad de incendiarse.


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