Gestión de oficinas: planificación, función de los gerentes y responsabilidades de recursos humanos

Planificación de la oficina:

Cada nivel de trabajador de oficina tiene diferentes tipos de responsabilidad. La diferencia fundamental radica en el grado en que las rutinas mecánicas desempeñan un papel en el trabajo del empleado; Las tareas predecibles forman una gran parte del día de un empleado, pero una parte mucho más pequeña en la vida de un director de división.

Visualizar una 'oficina integrada' puede llevar a la idea errónea de que las mismas herramientas electrónicas responden a la necesidad de una mejor productividad en ambos niveles. No pueden, más de lo que un mecanógrafo puede cambiar al procesamiento de textos utilizando el mismo microordenador que ha transformado el trabajo de su colega en cuentas.

Para el gerente, la efectividad es el problema; Para los empleados, secretarios y personal de apoyo, es la eficiencia. A los gerentes, en general, se les paga para que tomen decisiones rentables y para asegurar que estos sean llevados a cabo adecuadamente por sus subordinados, ¿qué implica este proceso? Primero, la recopilación de información.

El contacto verbal es el método favorito en el mundo de los negocios de hoy, y hay pocas dudas de que la conversación seguirá siendo el medio más conveniente para adquirir y transmitir datos. Los documentos respaldan este proceso y, dada la capacidad limitada y la falibilidad ilimitada de la memoria humana, no es sorprendente que los administradores ingresen información en alguna forma de almacenamiento temporal o permanente, generalmente en papel.

La segunda parte de la función del gerente consiste en análisis, imaginación y conjetura; Utilizando la información que ha adquirido para tomar una decisión. Esto implica menos intercambio de datos con otras personas, pero la efectividad del gerente depende de su capacidad para acceder a la información lo suficientemente rápido como para seguir el ritmo de su proceso de pensamiento. La calidad del análisis se verá afectada por los sistemas de almacenamiento y recuperación mal organizados o lentos, y su trabajo será más difícil si tiene que confiar en datos sin editar y sin editar; para trabajar rápido, necesita resúmenes indexados de hechos sobresalientes, y necesita echarles mano sin demora.

Una vez que se llega a una decisión, otras personas deben saberlo. El gerente utiliza sistemas de comunicación para informar a los superiores y subordinados de los resultados de sus deliberaciones, y también para mantener un control permanente de la precisión con la que se llevan a cabo sus instrucciones. Su efectividad depende nuevamente de la velocidad y confiabilidad de sus medios de comunicación; con un servicio de comunicaciones teórico del 100 por ciento, el único límite a su efectividad gerencial sería su capacidad personal.

Por extraño que parezca, la mayoría de las organizaciones europeas están dispuestas a invertir en ayudas de automatización de oficinas para personal de apoyo donde un aumento de la productividad genera una ganancia financiera por capital relativamente baja que en el suministro de herramientas electrónicas para la gestión, donde se puede esperar una mejora de la productividad. Ahorrar una suma considerable para la organización.

Esto puede deberse a la dificultad de medir la salida administrativa, o puede deberse al hecho de que las ayudas electrónicas de administración operan en un contexto más amplio y costoso que un terminal administrativo o un sistema de procesamiento de textos. Cualquiera que sea la razón, existen indicios de que esta preferencia está a punto de cambiar dramáticamente.

La llegada de las estaciones de trabajo ejecutivas, la construcción de una infraestructura de comunicaciones internacionales y el éxito de las organizaciones de estándares internacionales para alentar a los fabricantes a adoptar especificaciones de diseño comunes, todo esto anuncia un nuevo campo de oportunidades para las empresas que planean seriamente herramientas de soporte electrónico para medios y altos. Equipo administrativo.

El costo de las estaciones de trabajo ejecutivas, gracias a la aceptación generalizada de los sistemas administrativos que fueron sus precursores, se encuentra ahora dentro de límites justificables. Ahora que los fabricantes pueden prever un mercado de cierto tamaño para estos productos, a su vez, pueden justificar las inversiones de hardware y software necesarias para adaptar los sistemas de escritorio a las necesidades especiales de los estratos gerenciales.

Quizás el trabajo administrativo más importante es ahora reconocido como un recurso muy costoso, y existe un incentivo entre los empleadores para tomar cualquier paso que ofrezca una promesa razonable de permitir que los gerentes realicen más o mejores trabajos. El ejemplo de eficiencia aumenta a nivel administrativo, aunque no es realmente comparable, ha alentado a los planificadores a aplicar la misma expectativa de productividad mejorada a las funciones gerenciales.

Los planificadores están desarrollando nuevos métodos para evaluar los avances cualitativos en la productividad de la gestión, aunque inevitablemente no hay una respuesta simple en un entorno donde las rutinas están notablemente ausentes. El verdadero enemigo de la integración a nivel de oficina o departamento sigue siendo la incompatibilidad de los equipos.

Hasta ahora, pocos fabricantes han querido o pueden asegurarse de que sus sistemas puedan comunicarse fácilmente con otros sistemas que probablemente se encuentren en la misma organización de usuarios: poco dispuesto, porque el concepto de un usuario totalmente dedicado a los productos de un solo fabricante parece demasiado seductor; e incapaz, porque, hasta hace poco, las especificaciones de los estándares necesarios eran demasiado provisionales para justificar la adopción.

Sin embargo, se han dado pasos importantes, y hoy en día es inusual que un fabricante importante introduzca un nuevo producto que no cumpla con los estándares regulatorios o de facto comúnmente aceptados. Si bien todavía estamos a una distancia considerable del objetivo de la verdadera compatibilidad en todos los niveles, el usuario ya no tiene que preocuparse de que los productos lanzados por un proveedor importante se invaliden el año siguiente. los fabricantes han reconocido que garantizar la compatibilidad y las rutas de migración es su propia responsabilidad. La introducción de 'arquitectura abierta' en el área local y amplia proporciona evidencia de esta intención.

Es útil tener en cuenta los factores que operan para ralentizar nuestro progreso hacia la automatización de oficinas. Algunos de estos son tecnológicos, otros sociológicos. Los planificadores pueden encontrar sus programas saboteados involuntariamente por los últimos, mientras que los usuarios administrativos o administrativos de los sistemas electrónicos pueden mostrar poca simpatía por los primeros. Cualquier tipo de cambio de comportamiento está limitado por la resistencia humana natural. Las personas son innatamente conservadoras, y se resisten o se resienten porque se las obliga a alterar patrones de comportamiento cómodos y familiares. Las observaciones indican dos factores.

El primer factor esencial, que se aplica tanto al personal administrativo como al personal administrativo, tiene que ver con la masa crítica. La resistencia a la introducción de sistemas electrónicos parece desaparecer repentina y milagrosamente una vez que se ha alcanzado un cierto nivel de saturación.

En segundo lugar, tanto los gerentes como los empleados lo harán para su propio sistema una vez que puedan ver que la posesión le da a un colega algún tipo de ventaja. Por ejemplo, un gerente de marca no podrá tolerar una situación en la que uno de sus colegas puede obtener datos instantáneos del desempeño del mercado desde su terminal de escritorio, incluso si siempre ha jurado que nunca se permitiría que lo obligaran a usar un teclado; tan pronto como es el apartamento que confiere la posesión de un VDU o estación de trabajo, el poder, la resistencia se derrite. De manera similar, el mejor método para superar la antipatía de los procesadores de texto es darles a unos pocos mecanógrafos seleccionados para comenzar; muy pronto, el resto se amotinará a menos que ellos también estén equipados con el equivalente.

Dejando de lado las tácticas psicológicas, se recomienda encarecidamente dedicar gran atención y esfuerzo a la preparación del personal para el advenimiento de los sistemas electrónicos de oficina. Dado que este es probablemente el cambio más dramático que jamás se producirá en sus vidas de oficina, es contraproducente en extremo permitir que lo hagan solos, sin embargo, las empresas aún, hasta el día de hoy, introducen microsistemas, nuevos sistemas telefónicos y servicios. -proceso de instalaciones sin siquiera anunciar el hecho con antelación.

El resultado es obvio. Las organizaciones más informadas ganan dividendos al organizar sesiones explicativas y de capacitación en todos los niveles; incluso como un gesto, este grado de preocupación es apreciado y correspondido, mientras que una explicación básica de las razones por las cuales se debe introducir la automatización ha demostrado ser un gran avance para sofocar la oposición.

Puede ser relevante señalar en este momento los resultados sorprendentes de una encuesta realizada por Philips Business Systems a mediados de 1983. Doscientos directores y ejecutivos de las 1.000 empresas más grandes de Gran Bretaña fueron interrogados acerca de sus opiniones sobre la automatización de oficinas.

Los analistas se asombraron al descubrir que el 49 por ciento de los principales gerentes entrevistados ya estaban usando algún tipo de sistema de oficina basado en computadora. La mitad del resto esperaba la instalación de un sistema de apoyo a la decisión personal en sus propias oficinas. Al menos en este nivel, parece que prácticamente han desaparecido los sistemas de automatización de oficinas de resistencia cultural que alguna vez se enfrentaron.

Aparte de los factores humanos subjetivos, las consideraciones técnicas juegan un papel importante en confundir y retrasar la llegada del 'entorno de información de oficina completamente automatizado. La tecnología toma el crédito por los grandes avances en la reducción de costos, que son los responsables de abrir el mercado tan rápidamente, pero la tecnología avanza en un frente tan amplio que un elemento de incertidumbre entra en las proyecciones de la mayoría de los planificadores cuando se consideran las opciones de sistema. .

Por ejemplo, ningún sistema de correo electrónico, mensajes y archivos puede desafiar realmente los métodos basados ​​en papel sin tener en cuenta el hecho de que siempre habrá una afluencia de documentos en papel en una organización de corresponsales demasiado pequeños o demasiado tradicionales para adoptar un sistema electrónico. alternativa.

Por lo tanto, el sistema debe estar equipado para manejar la entrada de documentos y la entrada digital directamente desde WP, teletex o salida de computadora. La grabación óptica digital, que utiliza pantallas de alta resolución, representa con mucho el método más eficaz para proporcionar esta capacidad; sin embargo, debido a que la tecnología es relativamente nueva y ofrece una solución que se considera avanzada porque es tan completa, los costos de DOR son actualmente altos. Este es un ejemplo clásico, de una tecnología que no estará disponible universalmente hasta que haya sido pionera en las principales organizaciones del mundo.

Igualmente desconcertante para el planificador es la cuestión de los medios de transmisión; actualmente se enfrenta a una variedad de opciones diferentes cuando lo que claramente quiere es estandarizarse dentro de su empresa en un medio que será adoptado por los PTT y sus clientes en todo el mundo.

Recientemente se introdujeron varios sistemas de gestión de comunicaciones a gran escala con el objetivo de resolver este problema, pero el planificador tiene una queja legítima contra las autoridades de telecomunicaciones cuya falta de cooperación lo pone a tal costo. Incluso cuando se anuncian servicios compatibles internacionalmente, la falta de fiabilidad de sus fechas de inauguración propuestas es ahora notoria.

Quizás el consejo más útil que podemos ofrecerle al planificador de automatización de oficinas es que él o ella deben alentar al personal a acumular experiencia comenzando lo antes posible. Todos los problemas que hemos discutido se exacerban si la introducción a la realidad de la electrónica de oficina se deja esperar hasta un momento mágico en el futuro, cuando todo se aclare. No lo hará las decisiones problemáticas que enfrentamos hoy serán reemplazadas por otras mañana; Mientras tanto, las compañías aventureras que están preparadas para superar tanto los efectos predecibles como los inesperados del cambio cosecharán los beneficios de su determinación.

En el nivel administrativo, no hay duda de que el procesamiento de datos locales, con o sin acceso a bases de datos remotas, multiplica la productividad de los empleados por un factor significativo. El procesamiento de textos permite al personal de secretaría y mecanografía mejorar tanto su volumen de producción como la calidad de su trabajo. A nivel gerencial, un sofisticado sistema de comunicaciones de voz es posiblemente el contribuyente más poderoso para aumentar la efectividad, mientras que el acceso personal a las estadísticas centrales o departamentales a través de una pantalla de escritorio le permite al gerente mantener un contacto diario con los hechos sobre su área de responsabilidad. .

El manejo de la correspondencia entrante y saliente es una función de oficina que, en su forma tradicional, suprime tanto la eficiencia administrativa como la eficacia de la gestión; La instalación de un sistema electrónico de almacenamiento y recuperación de información para asumir las funciones de archivo, mantenimiento de archivos y consulta de archivos ofrece la posibilidad de un gran avance en ambos niveles a la vez.

La elección del sistema para cada una de las tres instalaciones a nivel de oficina se regirá por una variedad de factores, de los cuales la preferencia personal no es en absoluto la menos importante, aunque el objetivo final de la integración completa del sistema todavía está lejos, el camino puede ser inmensamente suavizado al elegir el equipo actual que se adhiere a los estándares internacionales publicados y de facto, y al limitar las relaciones de los proveedores a aquellos fabricantes que están comprometidos con el principio de la arquitectura de sistemas abiertos.

Rol del Gerente de Oficina:

La importancia del gerente de oficina se puede resumir en una palabra: eficiencia. Un gerente de oficina lo liberará de una amplia gama de responsabilidades que le llevarán mucho tiempo, lo que le permitirá a usted y a todos los demás miembros de su empresa concentrarse en los aspectos básicos de la gestión de la empresa o simplemente de hacer su trabajo.

Los deberes de un gerente de oficina varían de una oficina a otra. Haga que el gerente de su oficina maneje lo que sea necesario para que su empresa funcione de manera eficiente. En algunas empresas, el gerente de la oficina puede ser una secretaria o recepcionista. En otros, el gerente de la oficina puede asumir más responsabilidades: actuar como contador o como solucionador de problemas tecnológicos.

A continuación se presentan algunas de las tareas que a menudo recae en un gerente de oficina:

(i) Teléfonos:

Puede hacer que el trabajo del gerente de la oficina sea responder a todas las llamadas telefónicas y parchearlas a través de las extensiones apropiadas. El administrador de la oficina también puede encargarse de garantizar que su sistema telefónico funcione sin problemas y que satisfaga sus necesidades.

(ii) Recepción:

Los gerentes de oficina pueden sentarse en un escritorio directamente dentro de la puerta principal de la oficina y saludar a todos los visitantes cuando entran. Las tareas adicionales pueden incluir firmar entregas, recibir y distribuir correo y mantener el área de recepción ordenada (asegurarse de que las revistas estén actualizadas, las plantas de riego, etc.).

(iii) Suministros de oficina:

Los gerentes de oficina pueden ordenar todos los suministros necesarios para administrar una oficina eficiente y profesional, realizar un seguimiento de cuándo se están agotando los suministros y asegurarse de que los productos se ordenen antes de agotarse.

(iv) Mobiliario de oficina:

Los gerentes de oficina pueden seleccionar y comprar escritorios, sillas, archivadores, etc.

(v) Equipo de oficina:

Los gerentes de oficina pueden mantener equipos como fotocopiadoras, máquinas de fax y sistemas telefónicos. Pueden ser capaces de solucionar problemas mecánicos, o al menos supervisar su reparación por un profesional. Las tareas adicionales pueden incluir la programación de números de uso frecuente en máquinas de fax y sistemas telefónicos de marcación rápida.

(vi) Computadoras:

Ponga a su gerente de oficina a cargo de supervisar las computadoras de la oficina y la solución de problemas cuando sea necesario. Por ejemplo, el gerente de la oficina debe estar familiarizado con los problemas básicos de la computadora y poder ayudar a los empleados cuando su computadora o impresora se congelan. Este deber es especialmente importante si su empresa es demasiado pequeña para tener un empleado de soporte de tecnología a tiempo completo.

(vii) Presentación:

Una tarea central para los gerentes de oficina es organizar los montones de papeles. El gerente debe desarrollar un sistema de archivo completo y fácil de seguir para facturas, recibos, información del cliente y otros documentos importantes.

(viii) Contabilidad:

Normalmente, las empresas en crecimiento contratan a un contador para manejar el presupuesto de alto nivel y dependen del gerente de la oficina para la contabilidad. Los deberes pueden incluir realizar un seguimiento de la facturación del cliente, compilar las horas de los empleados, actuar como enlace entre el contador de la empresa o realizar el servicio de nómina y entregar los cheques de pago.

(ix) Planificación de la reunión:

El gerente de su oficina puede encargarse de la planificación de los arreglos para las reuniones dentro y fuera del sitio.

(x) Gestión de recursos humanos:

En muchas empresas en crecimiento, el gerente de la oficina es el departamento de recursos humanos de facto, que maneja problemas como el papeleo de nuevos empleados y los archivos de empleados. Esté preparado para pagar un buen dinero por un gerente de oficina de alto vuelo. La alternativa es hacer todas estas tareas usted mismo.

Convertirse en gerente de oficina eficaz:

La superación personal puede ser costosa y llevar mucho tiempo. Sin embargo, como gerente de oficina, ser más efectivo puede hacer que su trabajo sea más fácil y más valioso a los ojos de la gerencia. Los gerentes de oficina son expertos multitareas. Si estás haciendo más de cuatro cosas a la vez, probablemente todavía no sea suficiente.

Su conocimiento de la oficina es incomparable: usted sabe exactamente a quién llamar y cuándo. Además, tienes un sexto sentido acerca de las crisis de oficina. En otras palabras, eres prácticamente indispensable. ¿Cuál es tu secreto? Estas organizado Comprender (hasta cierto punto), un buen comunicador, y siempre puede ver el panorama general. Sin embargo, como cualquier empleado clave, los gerentes de oficina a menudo buscan formas de ser más efectivos.

Aquí hay algunos consejos clave:

1. Afine sus habilidades de comunicación oral:

Saber cómo hablar con la gente es de suma importancia para los gerentes de oficina. En muchos casos, usted es la persona a quien acudir, por lo que su capacidad para escuchar bien es fundamental. Tú también eres el responsable de asegurarte de que las cosas se hagan. Saber cómo hacer preguntas y obtener aclaraciones también lo ayudará a ser más efectivo.

Por ejemplo, si no entiende cómo se debe completar una tarea, busque una aclaración. No necesariamente tienes que admitir que no entiendes algo; simplemente pide una aclaración. Del mismo modo, si está descubriendo que las personas no entienden sus instrucciones, pregúntese si necesita ser más claro en su comunicación.

2. No descuide sus habilidades de escritura:

El hecho de que los correos electrónicos en general sufran de mala gramática y puntuación no significa que su comunicación escrita sea menos profesional que la suya. Pero saber qué escribir y cómo hacerlo es solo parte de su misión; También necesita saber acerca de su audiencia de lectura.

¿Las personas tienden a leer todo su correo electrónico o dejarán de leer después de las dos primeras líneas? Para este último, querrá incorporar la información más importante por adelantado. Además, siempre recuerda que una vez que escribes algo, está ahí para que lo vea el mundo. Sea particularmente sensible en sus correos electrónicos y notas cuando informe al personal sobre un nuevo equipo, un cambio de política o cualquier informe. Nunca querrás patrocinar o insultar a nadie.

Y nunca subestimes el poder de la mala interpretación. Considere la confusión y los malos sentimientos que podrían surgir si escribiera "Me molesta", lo que significa que envió un informe nuevamente en lugar de sentirse ofendido por algo que podría haberse dicho anteriormente. Claramente, usted quiere saber dónde insertar guiones (reenvíos) y cuándo debería simplemente descolgar el teléfono o pasar por el escritorio de alguien para tener una conversación cara a cara.

Consulte a sus clientes internos Recuerde siempre que su función principal es garantizar el funcionamiento eficiente de la oficina. La comunicación regular con sus compañeros de trabajo puede ayudarlo a evitar problemas problemáticos y atacar a los que surjan de manera más creativa.

3. Trate a sus vendedores como mejores amigos:

Como proveedor de suministros de oficina, le conviene cultivar y mantener relaciones sólidas y mutuamente beneficiosas con sus proveedores. Tiene sentido construir una relación agradable con las empresas que ayudan

4. Mantenga su organización funcionando sin problemas:

Así como espera la lealtad de ellos, también necesita demostrar un compromiso con la relación. Por otro lado, también es importante mantener expectativas altas (pero justas). Trate de hacer ambas cosas y es probable que experimente un servicio superior al promedio. Pero no olvides comparar el panorama de proveedores. Como persona que supervisa los costos, es su responsabilidad preguntar a los proveedores qué pueden hacer por usted y su organización. Su trabajo es mantenerte un cliente feliz.

5. Mantener una actitud positiva:

Este es bastante obvio. Sin embargo, a veces olvidamos cómo una sonrisa o un comentario inteligente puede disipar una situación preocupante. Usar el humor en el lugar de trabajo, sonreír y exudar una actitud positiva siempre que sea posible son buenas estrategias para superar una variedad de situaciones de oficina. Como gerente de oficina, tiene una gran oportunidad para establecer el tono, y si las personas pueden confiar en su profesionalismo, estarán menos preocupadas y más comprometidas a contribuir a un ambiente de trabajo positivo.

Manejo de los derechos humanos:

Un gerente de oficina que se encarga de recursos humanos sería considerado multitalento. ¿Pero eso significa necesariamente que es la mejor manera de usar el tiempo de esa persona? También podría estar abriéndose a los problemas si la persona no está debidamente capacitada. Aquí hay algunos criterios que te ayudarán a decidir.

En una pequeña empresa, un gerente de oficina puede tener que asumir el rol de gerente de recursos humanos. Pero antes de que eso suceda, asegúrese de que esta persona esté debidamente educada y tenga las herramientas adecuadas para cumplir con sus obligaciones de manera productiva y dentro de los límites de las normas y obligaciones legales. Mil cosas pueden salir mal si esta persona no tiene conocimiento de los posibles pasivos inherentes a la gestión de recursos humanos.

Aquí hay algunas pautas para ayudarlo a superar esta situación de manera efectiva:

(i) Entender el papel del generalista:

Un generalista puede administrar varias tareas y, por lo tanto, deberá tener un amplio conocimiento de los recursos humanos. En una pequeña empresa, las responsabilidades variarán según las necesidades de la empresa. Pero un generalista también debe conocer sus limitaciones y saber cuándo consultar a un especialista. Una persona no puede hacer todo.

(ii) Decida qué obligaciones pueden ser subcontratadas:

Algunas responsabilidades pueden ser mejor dejadas a un consultor externo. Un gerente de oficina que recluta nuevos empleados, por ejemplo, puede que no tenga tiempo para implementar un programa de capacitación. Externalizar la función de capacitación podría ahorrarle tiempo y dinero a su empresa, pero primero deberá decidir exactamente qué tipo de capacitación es necesaria. Por otro lado, el gerente de la oficina puede ser perfectamente capaz de supervisar la contratación y supervisión de varios trabajadores. Asegúrese de revisar.

(iii) Entrenar al entrenador:

Saber lo que no sabe es una parte crítica del trabajo de cualquier persona, en particular para un gerente de oficina que se ocupa total o parcialmente de las tareas de Recursos Humanos. Por lo tanto, un gerente de oficina debe estar familiarizado con todas las facetas de la gestión de recursos humanos. Un curso introductorio en la gestión de recursos humanos puede ser deseable.

Tal programa ofrecería información que abarca el reclutamiento y la selección; ley de Empleo; conceptos básicos de compensación; beneficios orientar y capacitar a los empleados; y la gestión del rendimiento. Hasta que un gerente de oficina se familiarice con estas áreas, no se puede esperar que sepa cuándo llamar a un especialista.

(iv) Priorizar:

En un mundo perfecto, el gerente de su oficina puede manejar todo y mantener la empresa funcionando sin importar lo que pase. Sin embargo, el rol que desempeña el gerente de oficina depende de la complejidad del entorno de trabajo, los tipos de productos y servicios que se ofrecen y la base de clientes de la empresa.

La priorización ayudará al gerente de la oficina a evitar descuidar los deberes y responsabilidades críticas. Si la asignación de personal es una prioridad, entonces ese puede ser el lugar donde el gerente de la oficina debe concentrar su tiempo. Por otro lado, si te estás concentrando en implementar una nueva tecnología, ahí es donde este individuo debe dedicar su tiempo. Eso requiere planificación, por lo que es importante primero hacer un mapa de cómo se completarán estas tareas.

(v) Sea a la vez consistente y flexible:

El hecho de que un individuo tenga múltiples talentos y pueda hacer malabares con cien (o más) deberes a la vez no significa que siempre pueda hacer milagros. Puede parecer así. Después de todo, es por eso que muchos gerentes de oficina exitosos son prácticamente indispensables. Pero también son humanos. Cambiar sus funciones de trabajo de un día para otro es confuso e irresponsable.

Además, eso puede socavar la productividad de una empresa. Es mejor implementar una política que le permita al gerente de la oficina llevar a cabo los deberes de Recursos Humanos de manera regular y mantener la flexibilidad necesaria para adaptarse a las condiciones cambiantes del negocio. En otras palabras, bríndele al gerente de la oficina las herramientas que necesita para hacer el trabajo, pero proporcione el margen de maniobra necesario para traer expertos cuando sea necesario.

(vi) Compensar en consecuencia:

Si el gerente de su oficina va a asumir tareas de Recursos Humanos, entonces le corresponde a usted compensar adecuadamente. Si el gerente de la oficina fue contratado originalmente para un propósito y luego se le agregaron varias tareas de Recursos Humanos, él o ella debería ser recompensado. Acumular una responsabilidad tras otra, especialmente si uno no está capacitado para manejar estos deberes, puede ser desastroso para una pequeña empresa.

Necesidad de equipo de oficina:

Cuando solo se proponga abrir su propio negocio, habrá muchas decisiones importantes que tomar. ¿Dónde ubicarás el negocio? ¿Qué tipo de financiación está disponible? ¿Cómo puede obtener una ventaja competitiva en su industria? Obtener los muebles de oficina correctos puede no hacer o deshacer su negocio, pero sigue siendo importante para su comodidad y productividad.

La mayoría de las empresas necesitan el siguiente equipo de oficina en sus operaciones diarias:

(i) Escritorios y sillas:

Nuevamente, no tiene que comprar los artículos más caros, pero tenga en cuenta lo cómodas que serán esas sillas para los empleados que pueden estar sentados la mayor parte del día.

(ii) Mesas y librerías:

En los viejos tiempos, las mesas y las estanterías pesaban una tonelada, pero ahora puedes encontrar artículos livianos, lo que hace que moverlos por la oficina sea muy fácil.

(iii) Sistema telefónico:

Considere cuidadosamente sus necesidades específicas antes de comprar un sistema telefónico. Si está confundido por los muchos sistemas disponibles, pregunte a otros socios comerciales qué están usando y si están contentos con sus compras.

(iv) Equipo informático:

Las computadoras personales, impresoras, escáneres y monitores son partes importantes de su negocio. Investigue lo que está disponible y compre sabiamente.

Copiadoras:

Antes de gastar dinero en una copiadora, vea si puede salirse con una impresora multifunción o MFP. Estas máquinas pueden imprimir, enviar por fax y copiar, todo por aproximadamente el mismo precio que una fotocopiadora barata. Sin embargo, si va a hacer miles de copias por mes, entonces probablemente necesitará alquilar o comprar una copiadora de buena calidad.

(v) máquinas de fax:

Debido a que muchas PC tienen funciones de fax en estos días, muchas empresas están eliminando las máquinas de fax. Pero nunca está de más tener a mano un modelo pequeño y básico en caso de que el fax de la computadora no satisfaga todas sus necesidades. La mayoría de las empresas nuevas (y muchas empresas establecidas) están constantemente buscando formas de ahorrar dinero.

Entonces, antes de salir y gastar el mejor precio y el nuevo equipo de oficina de diseño, revise sus opciones de equipo de oficina usado. No olvide consultar los anuncios clasificados de su periódico local; A veces encontrarás grandes ofertas. Mira en casas de subastas también; Muchas veces tendrán toda una oficina para vender.

Algunos de los beneficios de comprar equipos de oficina usados ​​incluyen:

(i) Ahorrar dinero:

Este es obvio. Comprar usado ahorra mucho dinero en comparación con el costo de comprar todo lo nuevo.

(ii) Ahorro de tiempo:

Si alguna vez ha pedido un nuevo equipo de oficina, sabe que puede llevarle semanas, o incluso meses, completar su pedido. Lo más probable es que pueda encontrar un mueble de oficina o una tienda de equipos usados ​​en su ciudad y tener todo lo que necesita en unos pocos días o menos.

(iii) Salvando el Medio Ambiente:

Al guardar un escritorio de madera usado para que no vaya al vertedero, está ayudando a proteger el medio ambiente.