¿Cómo hacer que la planificación de la gestión sea más eficaz? (6 pasos)
La planificación debe ser precisa y efectiva para el éxito de la organización. Según Koontz y O'Donnell, los siguientes pasos deben tomarse para que la planificación sea efectiva:
1. Crear clima para la planificación:
Se debe proporcionar un clima propicio para que las actividades se realicen sin problemas, de manera sistemática y según lo planeado.
La planificación no debe dejarse al azar. Se debe crear una secuencia paso a paso para que los gerentes superiores puedan eliminar los obstáculos a la planificación.
Esto se puede lograr mediante el establecimiento de objetivos bien definidos, premisas de planificación realistas y el suministro de la información requerida y la asistencia adecuada del personal en varios niveles cuando sea necesario.
2. Apoyo de la alta dirección:
Dado que la planificación es de naturaleza generalizada, el concepto de planificación debe iniciarse en los niveles superiores de la organización. En otras palabras, la planificación no puede iniciarse hasta y a menos que la alta dirección apoye este concepto y proporcione atención continua. Deben estar dispuestos a extender una mano de ayuda, cuando sea necesario.
3. Igual participación:
Los planes solo se pueden implementar si los empleados reconocen este concepto y están listos para participar en todos los procesos. Por lo tanto, es necesario asegurar la aceptación y el compromiso de todos y cada uno en la organización.
Una forma de aumentar el compromiso es alentar la participación de los subordinados en el proceso de planificación. La planificación cobra vida cuando los empleados participan en el establecimiento de objetivos y en la determinación de los medios para alcanzarlos.
4. Comunicación adecuada:
Nada puede ser posible en la organización hasta que, a menos que exista una red de comunicaciones adecuada y bien desarrollada, los objetivos, las premisas y las políticas deben comunicarse adecuadamente a las personas. Las personas deben saber qué se supone que deben hacer, cuándo, cómo y dónde. Los plazos también deben ser comunicados con antelación.
5. Integración:
Todos los planes que se han formulado deben estar debidamente equilibrados e integrados con la Declaración de la Misión de la organización. Deben apoyarse mutuamente y no deben trabajar con propósitos cruzados. Se debe hacer todo lo posible para asegurar que haya un desperdicio mínimo de los esfuerzos y los recursos para que los beneficios de la planificación sean más que los costos involucrados.
6. Vigilancia estricta:
Los planes deben someterse a evaluaciones periódicas y en vista de la naturaleza dinámica del entorno que incluye tanto los cambios internos como los externos. La mejor manera de habilitar el monitoreo adecuado es mantener el plan flexible en la medida de lo posible.
