Elementos esenciales para la operación del sistema de control en una organización

Los siguientes elementos son esenciales para el funcionamiento del sistema de control:

1. Planificación:

La planificación y el control están estrechamente vinculados entre sí. La planificación sin control no tiene sentido y el control sin planificación es ciego. La planificación proporciona la base para el control. El control pone de manifiesto todos los cuellos de botella en el rendimiento del trabajo y funciona como un indicador directo de las necesidades de la situación.

Por lo tanto, está estrechamente relacionado con la función de planificación del gerente. El control es el resultado de planes, metas o políticas particulares. Así, la planificación ofrece y afecta el control. Los planes correctamente concebidos se convierten en elementos importantes para lograr un control efectivo.

2. Acción:

El control implica qué acciones se pueden tomar para corregir la variación que puede ocurrir entre los estándares y los resultados reales. Ciertamente, debe asumir el papel de un cuerpo de bomberos que se pone en acción solo cuando el fuego realmente estalla.

Pero las desviaciones pueden ocurrir a pesar de la mejor orientación del gerente. En tal situación, el gerente debe ser rápido para actuar. Debe ser rápido no solo para identificar desviaciones, sino también para corregirlas. Por lo tanto, control significa acción para corregir variaciones o acciones para prevenir dichas desviaciones en el futuro.

3. Delegación de autoridad:

Delegación de autoridad significa simplemente otorgar autoridad / poder a los subordinados para operar dentro de los límites prescritos. El control implica autoridad para obtener el rendimiento y detectar desviaciones y también para tomar las medidas correctivas necesarias.

Un gerente no puede ejercer el control sin la autoridad adecuada. Él tiene que controlar las operaciones que se realizan al tomar acción y la acción se puede tomar dentro de los límites de la autoridad. La mejor política de delegación es la correspondencia de responsabilidad y autoridad. Sugiere que un gerente debe tener la autoridad correspondiente en comparación con su responsabilidad.

4. Información:

Para un control efectivo, debe haber un flujo rápido de información al gerente. Cada gerente de la organización debe tener información adecuada sobre su desempeño, estándares y cómo está contribuyendo al logro de los objetivos de la organización. El sistema de comunicación al administrador se llama "retroalimentación".

Una retroalimentación efectiva ayuda al gerente a saber dónde y cuándo se ha producido una desviación de cualquier plan. Entonces puede iniciar una acción correctiva rápida. La rapidez en la presentación de informes es vital para una rápida acción correctiva.