Departamentalización: significado, necesidad y tipos.

Lea este artículo para aprender sobre la departamentalización. Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. Significado de la departamentalización 2. Necesidad e importancia de la departamental 3. Tipos 4. Factores a considerar.

Significado de la departamentalización:

La 'departamentalidad' o 'departamentalización' es el proceso de agrupar las actividades de una empresa en varias unidades con el propósito de administrarlas en todos los niveles.

Las unidades administrativas así creadas pueden designarse como departamentos, divisiones, unidades, sucursales, secciones, etc.

El proceso de organización consiste en dividir y agrupar los trabajos que se realizarán en una empresa y asignar diferentes deberes y responsabilidades a diferentes personas.

Dividir el trabajo, naturalmente, significa la identificación de actividades individuales que deben emprenderse para el logro de los objetivos de la organización. Pero una vez que se han identificado las diversas actividades, es necesario agruparlas sobre una base lógica para que se pueda organizar un equipo.

La departamento puede proporcionar un grado necesario de especialización de la actividad ejecutiva para un desempeño eficiente. Puede simplificar las tareas de gestión dentro de un lapso viable. También proporciona una base sobre la cual los altos directivos pueden coordinar y controlar las actividades de las unidades departamentales.

Necesidad e importancia de la departamentalidad:

La necesidad básica de la división es hacer que el tamaño de cada unidad departamental sea manejable y asegurar las ventajas de la especialización. La agrupación de actividades y, por consiguiente, de personal, en departamentos hace posible expandir una empresa en cualquier medida.

El departamento es necesario por las siguientes razones:

1. Ventajas de la especialización:

El departamento permite a una empresa aprovechar los beneficios de la especialización. Cuando cada departamento se ocupa de una función principal, la empresa se desarrolla y la eficiencia de las operaciones aumenta.

2. Sentimiento de autonomía:

Normalmente los departamentos se crean en la empresa con cierto grado de autonomía y libertad. El gerente a cargo de un departamento puede tomar decisiones independientes dentro del marco general de la organización. El sentimiento de autonomía proporciona satisfacción en el trabajo y motivación que conduce a una mayor eficiencia de las operaciones.

3. Expansión:

Un gerente puede supervisar y dirigir solo unos pocos subordinados. La agrupación de las actividades y el personal en los departamentos hace posible que la empresa se expanda y crezca.

4. Fijación de Responsabilidad:

El departamento le permite a cada persona saber el papel específico que debe desempeñar en la organización total. La responsabilidad de los resultados se puede definir de manera más clara, precisa y precisa, y un individuo puede ser responsabilizado por el desempeño de su responsabilidad.

5. Elevación de la Habilidad Gerencial:

La departamental ayuda en el desarrollo de habilidades directivas. El desarrollo es posible debido a dos factores. En primer lugar, los gerentes centran su atención en algunos problemas específicos que les proporcionan una capacitación efectiva en el trabajo. En segundo lugar, la necesidad gerencial de capacitación adicional se puede identificar fácilmente porque se prescribe el rol de los gerentes y la capacitación puede brindarles la oportunidad de trabajar mejor en su área de especialización.

6. Facilidad en la tasación:

La evaluación del desempeño gerencial se vuelve más fácil cuando se asignan tareas específicas al personal del departamento. El desempeño gerencial se puede medir cuando se especifican las áreas de actividades y se fijan los estándares de desempeño. La departamental brinda ayuda en estas dos áreas.

Cuando una función más amplia se divide en pequeños segmentos y se asigna un segmento particular a cada administrador, el área a evaluar es claramente conocida; y los factores que afectan el rendimiento se pueden señalar con mayor facilidad. De manera similar, los estándares de rendimiento se pueden fijar fácilmente porque los factores que influyen en el rendimiento del trabajo se pueden conocer claramente. Por lo tanto, la evaluación del rendimiento se vuelve más eficaz.

7. Control administrativo:

La departamento es un medio de dividir la organización grande y compleja en pequeñas unidades administrativas. La agrupación de actividades y personal en unidades manejables facilita el control administrativo. Los estándares de desempeño para cada departamento pueden ser determinados con precisión.

Tipos de Departamentos:

Hay varias bases de departamental. Las bases más utilizadas son: función, producto, territorio, proceso, cliente, tiempo, etc.

Estos se explican a continuación:

(A) Departamento por Funciones:

La empresa puede dividirse en departamentos en función de funciones como producción, compras, ventas, financiamiento, personal, etc. Esta es la base de departamento más popular. Si es necesario, una función principal se puede dividir en sub-funciones. Por ejemplo, las actividades en el departamento de producción pueden clasificarse en control de calidad, procesamiento de materiales y reparaciones y mantenimiento.

El diagrama de organización basado en la división funcional se muestra en la figura 4.10:

Ventajas:

Las ventajas del departamento funcional incluyen lo siguiente:

(a) Es la forma más lógica y natural de departamento.

(b) Asegura el desempeño de todas las actividades necesarias para lograr los objetivos de la organización.

(d) Facilita la delegación de autoridad.

(e) Permite a los altos directivos ejercer un control efectivo sobre un número limitado de funciones.

(f) Elimina la duplicación de actividades.

(g) Simplifica la capacitación porque los gerentes deben ser expertos solo en un rango limitado de habilidades.

Desventajas:

Hay algunos problemas asociados con la división funcional. Estos se mencionan a continuación:

(a) Puede haber conflictos entre departamentos.

(b) El alcance para el desarrollo de la gestión es limitado. Los gerentes funcionales no reciben capacitación para los puestos de alta dirección. La responsabilidad de los resultados no se puede fijar en ningún jefe funcional.

(d) Puede haber dificultades para coordinar las actividades de los diferentes departamentos.

(e) Puede haber inflexibilidad y complejidad de las operaciones.

(B) Departamento de Productos:

En la división de productos, cada producto principal se organiza como un departamento separado. Cada departamento se ocupa de la producción, ventas y financiación de un producto. El departamento de productos es útil cuando las características de expansión, diversificación, fabricación y comercialización de cada producto son principalmente significativas.

Generalmente se usa cuando la línea de producción es compleja y diversa, lo que requiere conocimientos especializados y se requiere un gran capital para la planta, el equipo y otras instalaciones, como en las industrias automotriz y electrónica.

De hecho, muchas grandes empresas se están diversificando en diferentes campos y prefieren la división de productos. Por ejemplo, una empresa grande con una línea de productos diversificada puede tener tres divisiones de productos, una para plásticos, químicos y metales. Cada división puede subdividirse en actividades de producción, ventas, financiamiento y personal.

Ventajas:

El departamento de productos proporciona varias ventajas que se pueden expresar de la siguiente manera:

(a) El departamento de productos enfoca la atención individual a cada línea de productos, lo que facilita la expansión y diversificación de los productos.

(b) Asegura el pleno uso de instalaciones de producción especializadas. Habilidad personal y conocimiento especializado de los gerentes de producción pueden ser totalmente utilizados.

(c) Los gerentes de producción pueden ser responsables de la rentabilidad de cada producto. Cada división de producto es semiautónoma y contiene diferentes funciones. Por lo tanto, la división de productos proporciona un excelente servicio de capacitación para los gerentes superiores.

(d) El rendimiento de cada división de producto y su contribución al resultado total se pueden evaluar fácilmente.

(e) Es más flexible y adaptable al cambio.

Desventajas:

Departamento de producto presenta algunos problemas de la siguiente manera:

(a) Crea el problema del control efectivo sobre las divisiones de productos por parte de los gerentes superiores.

(b) Cada gerente de producción afirma su autonomía sin tener en cuenta los intereses de la organización.

(c) Las ventajas de la centralización de ciertas actividades como la financiación y la contabilidad no están disponibles.

(d) Hay duplicación de instalaciones y funciones físicas. Cada división de productos mantiene su propio personal especializado debido a que los costos operativos pueden ser altos.

(e) Puede haber una subutilización de la capacidad de la planta cuando la demanda de un producto en particular no es suficiente.

(C) Departamento por Territorio:

El departamento territorial o geográfico es especialmente útil para empresas de gran escala cuyas actividades están muy dispersas. Bancos, compañías de seguros, compañías de transporte, agencias de distribución, etc. son algunos ejemplos de tales empresas, donde todas las actividades de un área de operaciones determinada se agrupan en zonas, sucursales, divisiones, etc.

Obviamente, no es posible que un gerente funcional administre de manera eficiente las actividades tan ampliamente difundidas. Esto hace que sea necesario nombrar gerentes regionales para diferentes regiones.

El organigrama del departamento territorial puede adoptar la siguiente forma:

Ventajas:

El departamento territorial ofrece ciertas facilidades en operación. Estos se señalan a continuación:

(a) Todo gerente regional puede especializarse en los problemas peculiares de su región.

(b) Facilita la expansión del negocio a varias regiones.

(c) Ayuda a lograr los beneficios de las operaciones locales. Los gerentes locales están más familiarizados con las costumbres locales, preferencias, estilos, moda, etc. La empresa puede obtener un conocimiento íntimo de las condiciones en los mercados locales.

(d) Se traduce en ahorros en fletes, alquileres y costos laborales. También ahorra tiempo.

(e) Hay una mejor coordinación de las actividades en una localidad a través de la creación de divisiones regionales.

(f) Proporciona la autonomía adecuada a cada gerente regional y la oportunidad de entrenarlo mientras cuida la operación completa de una unidad.

Desventajas:

Los departamentos territoriales tienen los siguientes problemas:

(a) Existe el problema de la comunicación.

(b) Requiere más gerentes con capacidades gerenciales generales. Tales gerentes pueden no estar siempre disponibles.

(d) La coordinación y el control de las diferentes sucursales de la oficina central se vuelven menos efectivos.

(e) Debido a la duplicación de las instalaciones físicas, los costos de operación son generalmente altos.

(f) Hay una multiplicación de personal, contabilidad y otros servicios a nivel regional.

(D) Departamento por clientes:

En tal método de departamento, las actividades se agrupan según el tipo de clientes. Por ejemplo, una gran tienda de telas se puede dividir en divisiones mayoristas, minoristas y de exportación. Este tipo de departamento es útil para las empresas que venden un producto o servicio a una serie de grupos de clientes claramente definidos. Por ejemplo, una gran tienda de prendas de vestir confeccionadas puede tener un departamento separado para hombres, mujeres y niños. Un banco puede tener departamentos de préstamos separados para empresarios de gran escala y de pequeña escala.

El organigrama del departamento orientado al cliente puede aparecer como sigue:

Ventajas:

Las ventajas importantes de la división de clientes son las siguientes:

(a) Se puede prestar especial atención a los gustos y preferencias particulares de cada tipo de cliente.

(b) Se pueden satisfacer diferentes tipos de clientes, fácilmente a través de personal especializado. La satisfacción de los clientes mejora la buena voluntad y la venta de la empresa.

(d) La empresa puede adquirir un conocimiento íntimo de las necesidades de cada categoría de clientes.

Desventajas:

Este método de departamento puede tener ciertas desventajas, especialmente cuando se sigue muy rígidamente. Estos son los siguientes:

(a) La coordinación entre ventas y otras funciones se vuelve difícil porque este método solo se puede seguir en la división de marketing.

(b) Puede haber subutilización de instalaciones y mano de obra en algunos departamentos, particularmente durante el período de baja demanda.

(d) Los gerentes de los departamentos de los clientes pueden ejercer presiones para obtener beneficios e instalaciones especiales.

(E) Departamento por Proceso o Equipo:

En tal tipo o departamento, las actividades se agrupan en función de los procesos de producción involucrados o del equipo utilizado. Esto se usa generalmente en empresas de fabricación y distribución y en niveles más bajos de organización. Por ejemplo, una fábrica textil puede organizarse en departamentos de desmotado, hilado, tejido, teñido y acabado. De manera similar, una imprenta puede tener departamentos de composición, corrección de pruebas, impresión y encuadernación. Tal departamento también puede ser empleado en ingeniería y en industrias petroleras.

El diagrama de organización de la división por proceso o equipo en el departamento de fabricación de una industria textil se muestra en la figura 4.14:

Ventajas:

El objeto básico de tal departamento es lograr eficiencia y economía de operaciones. Los procesos se establecen de tal manera que una serie de operaciones es factible, haciendo que las operaciones sean económicas. Se puede lograr eficiencia si se crean departamentos para cada proceso, ya que cada uno tiene sus peculiaridades.

Ofrece las ventajas de la especialización requerida en cada nivel de los procesos totales. El mantenimiento de la planta se puede hacer de una mejor manera y la mano de obra se puede utilizar con eficacia.

Desventajas:

En tal departamento, puede ser difícil coordinar los diferentes departamentos de procesos, porque el trabajo de cada proceso depende completamente del proceso anterior. Por lo tanto, hay posibilidades de conflictos entre los gerentes que cuidan los diferentes procesos. No se puede utilizar donde la actividad de fabricación no implique procesos distintos.

(F) Departamento por tiempo y números:

Bajo este método de departamento, las actividades se agrupan en función del tiempo de su desempeño. Por ejemplo, una fábrica que funciona las 24 horas puede tener tres departamentos para tres turnos: uno para la mañana, el segundo para el día y el tercero para la noche.

En el caso de los departamentos por números, un cierto número de personas agrupan las actividades en función de su desempeño. Por ejemplo, en el ejército, los soldados se agrupan en escuadrones, compañías, batallones, regimientos y brigadas en función del número prescrito para cada unidad.

Este tipo de departamento es útil cuando el trabajo es repetitivo, la mano de obra es un factor importante, los esfuerzos del grupo son más importantes que los esfuerzos individuales y el rendimiento del grupo puede medirse. Se utiliza en el nivel más bajo de organización.

Factores a considerar en el departamento:

Una base adecuada de departamento es aquella que facilita el desempeño de las funciones de la organización de manera eficiente y efectiva para que se logren los objetivos de la organización. Como cada base es adecuada para un tipo particular de organización, a menudo se adopta una combinación de varias bases.

Por lo tanto, la determinación de la idoneidad de la base departamental debe considerarse a la luz de varios principios o factores que afectan el funcionamiento de una organización.

Estos factores o principios se describen a continuación:

1. Especialización:

Las actividades de una organización deben agruparse de tal manera que conduzcan a la especialización del trabajo. La especialización ayuda a mejorar la eficiencia y asegurar la economía de las operaciones. Permite al personal convertirse en expertos.

2. Coordinación:

Se pueden agrupar actividades bastante diferentes bajo un solo ejecutivo porque deben coordinarse. Por lo tanto, la base de la división debe garantizar que las actividades disímiles se agrupen en un solo departamento.

3. Control:

El departamento debe ser tal que facilite la medición del desempeño y la adopción de medidas correctivas oportunas. Debería permitir a los gerentes responsabilizar a los empleados por los resultados. El control efectivo ayuda a lograr los objetivos de la organización de manera económica y eficiente.

4. Atención adecuada:

Todas las actividades que contribuyan al logro de resultados subordinados deben recibir la atención adecuada. Esto asegurará que se realicen todas las actividades necesarias y que no haya duplicación innecesaria de actividades. Las áreas clave deben recibir atención especial.

5. Economía:

La creación de departamentos implica costos adicionales de espacio adicional, equipo y personal. Por lo tanto, el patrón y la cantidad de departamentos deben decidirse de modo que se logre la máxima economía posible en la utilización de las instalaciones físicas y el personal.

6. Condición local:

Al formar departamentos se debe prestar atención adecuada a las condiciones locales. Esto es más importante para la organización que opera en diferentes áreas geográficas. El departamento debe ser ajustado de acuerdo a los recursos disponibles. Debe apuntar a la plena utilización de los recursos.

7. Consideración humana:

El departamento también debe considerar el aspecto humano en la organización. Por lo tanto, junto con los factores técnicos mencionados anteriormente, los departamentos deben crearse sobre la base de la disponibilidad de personal, su actitud, sistemas de aspiración y valores, grupos de trabajo informales, patrones culturales, etc. Y más eficiente.