Gestión de costes: una guía completa para la gestión de costes

Muchas empresas no estaban preparadas. A medida que los dueños de negocios pronostican presupuestos para los próximos años, deben permitir tales costos crecientes y buscar formas de "administrar los costos manejables" de hacer negocios. Al proporcionar las soluciones correctas a sus clientes, como proveedor de tecnología de su oficina, puede desempeñar un papel importante para ayudar a las empresas a administrar los costos. También fortalecerá las relaciones y creará oportunidades de ventas para su concesionario.

Es importante que sus clientes reconozcan que un costo significativo pero rara vez medido de una empresa es el de la productividad de la oficina. Con la implementación de prácticas efectivas de administración de costos de oficina, pueden minimizar mejor el riesgo asociado al tener que soportar los impactos económicos continuos e impredecibles de eventos como los desastres naturales de 2005.

A medida que ven formas de ahorrar dinero, tiene la oportunidad de ayudar a sus clientes a comprender que la tecnología de oficina de hoy en día proporciona herramientas para satisfacer mejor las necesidades de productividad. Al modernizar el equipo de oficina actual, integrar y personalizar dispositivos multifuncionales en el flujo de trabajo y maximizar sus capacidades, sus clientes lograrán nuevos niveles de ahorro de costos a largo plazo y productividad.

Eficacia creciente:

La administración de los costos manejables comienza con un análisis del flujo de trabajo de la productividad y la eficiencia de la oficina. Comprender el uso de la tecnología y los costos relacionados ofrece un punto de partida para utilizar mejor la tecnología de oficina en red. Ha sido común complementar los dispositivos de oficina existentes estrictamente sobre una base "ascendida". Sin embargo, en un determinado momento, debe realizarse un análisis del flujo de trabajo, realizado por su concesionario, dentro del negocio de cada cliente para determinar la configuración más rentable de la tecnología de oficina en el futuro.

¿Saben sus clientes que las empresas han reducido los costos en un 20 a 30 por ciento a través de un mejor uso de los recursos de equipos existentes y la adopción de nuevos dispositivos de impresión y copiadora multifunción? Un ahorro del 30 por ciento es significativo cuando se considera que las investigaciones indican que las empresas gastan aproximadamente el 10 por ciento de sus ingresos en la producción, gestión y distribución de documentos. La determinación de las necesidades de administración de documentos puede brindar más oportunidades para integrar de manera efectiva los documentos electrónicos en el flujo de trabajo comercial general, en lugar de simplemente imprimir los documentos como una copia costosa en papel.

Estos ahorros ocultos son significativos cuando se considera que algunas personas imprimen miles de páginas por año. Un análisis del flujo de trabajo del documento es una inversión que vale la pena para su cliente para determinar los posibles ahorros. Además de encontrar formas de abordar los costos asociados con la impresión de grandes volúmenes de documentos impresos, existe el factor del costo del equipo en sí.

Como saben, en los últimos años el costo unitario de los nuevos dispositivos multifunción de oficina ha seguido disminuyendo, mientras que la cantidad de funciones de los dispositivos ha seguido aumentando. Dicho esto, sus clientes deben comprender que la mera actualización a nuevos dispositivos multifunción no es la solución completa.

Los dispositivos multifunción ahora ofrecen más funciones que las que el usuario promedio utiliza o incluso saben que existen. Por ejemplo, si bien la conectividad en red de los equipos de una oficina puede estar actualizada según los estándares actuales, las capacidades más nuevas, como el escaneo, se subutilizan como importantes ahorros de costos. Una recomendación profesional y una capacitación personalizada basada en necesidades empresariales únicas pueden ahorrar miles de dólares durante muchos años.

Las empresas también pueden alcanzar nuevos niveles de productividad a través de la capacitación adecuada del equipo. Como distribuidores, somos conscientes de que las tareas de copia, escaneo y uso compartido (procesos prolongados que solían requerir múltiples dispositivos) se han reducido a operaciones individuales. La subutilización de estas capacidades entre sus clientes es a menudo un resultado directo de la falta de capacitación y conciencia. Necesitan saber cómo aplicar mejor las capacidades de los dispositivos multifunción en sus oficinas.

Los costes laborales:

Los costos laborales, al ser una combinación de costos administrativos y supervisión, son una parte importante en el presupuesto de cualquier departamento de registro. Los costos laborales dependen del nivel de actividad, el procedimiento de recuperación, el volumen y los tipos de suministros y equipos utilizados. El volumen y el nivel de actividad tienen factores que no pueden modificarse, pero el administrador de registros tiene cierta influencia sobre el procedimiento de recuperación. También los suministros, como las carpetas de archivos y los contenedores de documentos, son seleccionados por el administrador de registros, quien debe considerar que los diferentes tipos de contenedores influirán en el tiempo dedicado a archivar y / o recuperar documentos.

Los costos laborales están en relación directa con los niveles de eficiencia, para lo cual los suministros y equipos son componentes principales.

Para analizar el costo de mano de obra de los contenedores y equipos de documentos, tenemos que desglosar los costos en los siguientes elementos:

(1) Tiempo de acceso al equipo;

(2) Tiempo de acceso al contenedor de documentos;

(3) Documento insertando tiempo.

(4) Documento que restaura el tiempo y

(5) Tiempo de restauración del equipo.

Costos de almacenamiento:

El área en la que podemos desarrollar fórmulas de costos generales aplicables a cualquier tipo de equipo o instalación es el almacenamiento. Aquí consideramos el costo de almacenar documentos en contenedores de documentos para un período de retención determinado.

Los costos de almacenamiento de registros dependen de:

(1) Equipos y suministros,

(2) Espacio ocupado, y

(3) Costo del espacio.

Para fines de comparación, es útil calcular el costo LFF por año, que se puede hacer en tres pasos:

Paso 1: Costo de todos los equipos de llenado + Costo de suministros = Costo de materiales:

Para determinar el costo de los materiales, debemos conocer los costos del equipo g foot (LFF). ¿Cómo podemos obtener el costo y los suministros por equipo de archivo lineal por LFF? Si se compra un equipo nuevo, la cotización de un posible proveedor debe indicar el costo en términos de LFF. A veces se indica como costo por LFI, que se puede convertir en costo por LFF al multiplicar los datos por 12.

Por ejemplo, el precio de compra de un gabinete de cuatro cajones, que tiene una capacidad de 100 LFI, puede ser de $ 100, por lo que el costo del equipo por LFI es de 100: 100, o $ 1. Al multiplicar esa cifra por 12, llegamos a $ 12 como el costo por LFF. Para calcular el costo del equipo existente para el cual se desconoce el precio de compra, tome el 3040 por ciento del costo de un nuevo sistema como base para este cálculo.

Una vez que tenga el costo de su vivienda por LFF, querrá establecer el costo de los suministros por LFF. Primero, averigüe cuántas carpetas, carpetas / contenedores hay en su sistema por LFF. La mejor manera de obtener estos datos es contar el número de carpetas o carpetas que tiene en un cajón o en un estante.

Seleccione un cajón o estante con el grosor típico de la carpeta / carpeta / contenedor y las condiciones de carga promedio. Luego divida la cantidad de contenedores por la cantidad de LFI y multiplique el resultado por la cantidad de registros por LFF. Si, por ejemplo, hay; 0 registros en un cajón de 25 pulgadas, luego hay 24 registros por LFF (50:25 = 2, 2 x 12 = 24). O si tiene 90 registros en un estante de 3 pies de ancho, entonces hay 30 registros por LFF (90/3 = 30).

Luego tenemos que establecer el costo de archivar los suministros por LFF, es decir, el costo de las carpetas, carpetas, bolsillos y cualquier otro tipo de contenedores de documentos, incluidas las hojas divisorias, etiquetas, sujetadores, bolsillos interiores y accesorios especiales. Para hacer esto, determine el costo de los suministros por 1, 000 registros y luego multiplique ese número por el número de registros por LFF, como se estableció anteriormente:

Costo de la unidad x número de registros = costo de la unidad de materiales

si asumimos que el costo de los suministros es de $ 400 por cada $ 1, 000 registros y que hay 50 registros por LFF, entonces el costo de los suministros por LFF es de $ 20.

Al agregar el costo del equipo por LFF al costo de los suministros por LFF podemos calcular el costo de los materiales por LFF. Por lo tanto, si el costo del equipo es de $ 12 por LFF y el costo de los suministros es de $ 20 por LFF, entonces el costo de los materiales es de $ 32 por LFF.

Paso 2: (Factor de eficiencia de espacio x Costo del patrimonio) + Costo del servicio de bienes raíces = Costo de espacio por LFF por año:

Cuesta dinero ocupar espacio, y los costos inmobiliarios aumentan cada año. Incluso si su organización es propietaria de su edificio, debe tener en cuenta los costos contables del espacio ocupado por el sistema de registro. Después de todo, si ese espacio no se utilizara para los registros, podría usarse para otro propósito o arrendarse.

La cantidad de espacio ocupado depende de su distribución, el volumen y el equipo. El administrador de registros generalmente no puede hacer mucho sobre el volumen, ya que esto es creado por la organización. La única manera de influir en los volúmenes cambiando el calendario de retención, que puede ser difícil, si no imposible. El área donde el administrador de registros puede monitorear el espacio ocupado por el sistema de registro es la selección del equipo.

Varios equipos tienen diferentes eficiencias de espacio. Esto significa que cuando se almacena una capacidad dada, un tipo de equipo de archivo utiliza más espacio que otro. El equipo bajo, como los gabinetes de cajones y los gabinetes y estantes contra-altos, tiene una baja eficiencia de espacio. Se pueden identificar tres categorías de eficiencia espacial: baja, intermedia y alta.

La baja eficiencia de espacio cubre equipos con factores superiores a 1.0. El rango de equipos en esta categoría es desde el gabinete de dos cajones hasta el archivo lateral de tres niveles de tamaño carta que tiene un contrapeso y tiene un factor de eficiencia de espacio de 1. 17. La eficiencia de espacio intermedio se atribuye a los cinco cajones gabinete de tamaño carta con un factor de .98 al archivo lateral de tamaño de carta de siete niveles con un factor de 50. La alta eficiencia del espacio comienza por debajo de .50 y alcanza un máximo de .20, con la cifra más baja para estanterías móviles verticales, ocho niveles de altura, con secciones de 12 pies de profundidad y cuatro secciones por pasillo. Este factor podría reducirse agregando más secciones al sistema por pasillo y extendiendo la longitud de las secciones '. Como puede ver, cuanto menor sea el factor de eficiencia de espacio, mejor será la eficiencia de espacio.

El espacio en el pasillo es un componente importante de los costos de espacio, por lo que hace una diferencia si los gabinetes o archivos comparten un pasillo común. Por lo tanto, el factor de eficiencia de espacio es siempre mayor para los archivos colocados de forma individual. Los archivos colocados uno frente al otro, compartiendo un pasillo común entre ellos, tienen un factor de eficiencia de espacio más bajo, como se muestra arriba en la columna derecha. Para propósitos de comparación, por lo general, es correcto usar el factor para riles singularmente colocados. Cuando se conoce el diseño del equipo potencial, es recomendable utilizar el factor de eficiencia de espacio apropiado. Para algunos tipos de equipos, esto puede ser incluso una combinación de equipos singularmente ubicados y compartidos, de equipos independientes y complementarios.

Para establecer el costo del espacio ocupado por el sistema de registro, debe establecer el valor del espacio ocupado, es decir, el costo anual de ocupar el espacio por pie cuadrado. Por supuesto, estos datos varían mucho según la condición y el valor del edificio y también la ubicación. Las diferencias en los costos anuales de espacio por pie cuadrado entre las áreas urbanas y rurales también son sustanciales. Sin embargo, debe obtener el costo del espacio para su área o, mejor aún, para su edificio del departamento de administración de la vivienda, contabilidad, presupuestos o bienes raíces.

Si se toma el costo anual de bienes raíces por pie cuadrado y se multiplica por el factor de eficiencia de espacio, se obtiene el costo base de espacio por LFF. Por ejemplo, si los costos anuales de bienes raíces son de $ 10 por pie cuadrado y está utilizando estanterías abiertas de siete niveles, los costos de espacio por LFF son de $ 5. Pero para capturar los costos de espacio, tenemos que incluir el costo de los servicios además de los costos de bienes raíces.

El costo de los servicios es el costo continuo de iluminación, limpieza, aire acondicionado, calefacción, pintura y reparaciones de ese espacio. Desafortunadamente, no hay pautas detalladas para establecer el costo de los servicios, y cada sala de registro tiene diferentes requisitos con respecto a estos servicios, por lo que el factor de costo será diferente: la experiencia ha demostrado que estos costos de los servicios varían del 10% al 50%. de los costos inmobiliarios anuales.

El rango de costo de 30 a 50 por ciento de los costos de bienes raíces se aplica solo a los registros que se mantienen en "condición de oficina", es decir, cuando se utilizan alfombras, aire acondicionado y otras "condiciones de oficina de lujo" en el área donde se guardan los registros. La mayoría de las salas de grabación se encuentran en el sótano del 1.030 por ciento para los costos de servicio. Una sala de registro en el sótano con servicio de iluminación y limpieza, generalmente está en el rango de 5 a 20 por ciento. El aire acondicionado agrega otro 10-30 por ciento. El administrador de registros debe tener una estimación acertada de los costos de servicio para el área ocupada por el equipo de almacenamiento de registros.

Para calcular el costo del espacio, tome este porcentaje del costo anual de bienes raíces por pie cuadrado, que representa el costo de los servicios, y súmelo a los costos anuales de bienes raíces. Por ejemplo, si los costos de bienes raíces son de $ 10 por año por pie cuadrado y el costo de los servicios se estima en un 25 por ciento, entonces los costos de espacio son de $ 12.50 ($ 10 + [25% X 10] = $ 12.50). Ahora podemos proceder al cálculo de los costos de almacenamiento anuales por LFF

Paso 3: Costo de materiales / Años de almacenamiento + Costos de espacio = Costos de almacenamiento:

El costo del almacenamiento de registros por año por LFF se determina dividiendo el costo de los materiales por el número de años de almacenamiento y agregando a eso los costos de espacio. Al multiplicar el costo de almacenamiento por el número total de LFF en un sistema de archivo, puede calcular el costo total de almacenamiento. Esta cifra no incluye ningún costo de recuperación. Sin embargo, es muy útil comparar diferentes tipos de equipos y diversas opciones de almacenamiento con respecto a sus costos. Todo administrador de registros debe conocer el costo de almacenamiento para su sistema de archivo.

La siguiente pregunta es, cuánto tiempo de registro; Se van a mantener en esta zona. Esto no debe confundirse con el período de retención. Más bien, es posible que deseamos calcular el costo de un área de archivos activa. Entonces, solo el período de almacenamiento en este archivo particular será considerado para el cálculo. Cuando los registros se guardan durante menos de siete años, el equipo supera a los registros. Para derivar el costo anual del almacenamiento a corto y mediano plazo (en términos de LFF), suponiendo que el equipo dura diez años y el tiempo de almacenamiento es inferior a siete años, tenemos la siguiente fórmula:

costo de equipo / 10 + costo de suministros / años de almacenamiento = costos de almacenamiento

Recuerde que el costo de almacenamiento proporciona cifras de costos en equipos, suministros y espacio, pero no da costos administrativos, de supervisión ni de recuperación. Es simplemente el costo de almacenar registros en ciertos equipos durante un cierto tiempo. Además, los costos de presentación no están incluidos en el costo de almacenamiento.

Veamos dos ejemplos de cómputo del costo de almacenamiento:

Ejercicio 1:

El departamento de registro tiene estanterías laterales abiertas con 7 niveles. La estantería tiene un valor de compra del 50 por ciento. Las nuevas estanterías del mismo tipo costarían SI por LFI. Hay 30 registros en un estante, y cada estante tiene 3 pies de largo, por lo que hay 10 registros por pie. Las carpetas de archivos cuestan $ 380 por mil. El costo del espacio es de $ 6 por pie cuadrado por año. Los servicios se estiman en 15 por ciento del costo del espacio. Los registros se guardarán en esta habitación durante 20 años.

Primero, para convertir el costo de las estanterías del costo por LFI al costo por LFF, multiplique 0.40 por 12, que es 4.80. A continuación, calcule el costo de los materiales por LFF, agregando los costos de estanterías y suministros:

4.80 + 3.80 = 8.60

Ahora, para calcular los cargos anuales por espacio, multiplique el costo anual de bienes raíces por pie cuadrado por el factor de eficiencia de espacio, que para este tipo de equipo es .50, y agregue el 15 por ciento de esa cifra:

(.50 x 6) + .15 x (.50 x 6) = 3.45

Por lo tanto, el costo total anual de espacio por LFF es de $ 3.45. Finalmente, para completar los costos anuales de almacenamiento:

8.60 + 3.45 = 3.88 20

El costo total de almacenamiento por LFF por año en este caso, entonces, es de $ 3.88.

Ejercicio 2:

El departamento tiene los mismos datos que en el Ejercicio 1. Se está quedando sin espacio pero está legalmente obligado a mantener registros por tres años más. Quiere establecer el costo de mantener registros en las estanterías existentes durante tres años más. Además, se ha establecido que si los registros no se guardaran en esta sala, las estanterías existentes no se podrían usar en ningún otro lugar.

¿Cuál es el costo de almacenamiento por LFF por año? Para este caso, no se deben comprar estanterías nuevas, ni se pueden usar las estanterías antiguas en ningún otro lugar. Las carpetas de archivos se han utilizado y no se han podido utilizar para otra aplicación. Prácticamente no hay costes de materiales. El costo del almacenamiento se limita al costo del espacio, que es de $ 3.45.

Selección de equipos de archivo:

Si bien el costo no debe ser el único factor considerado al seleccionar el equipo de archivo, en realidad es el factor principal. La estimación o cotización de cualquier proveedor debe indicar el costo del equipo por LFI o por LFF. Sin embargo, este no es el cuadro completo. Siempre debemos agregar el costo del espacio al costo del equipo. Sería una maravilla para los compradores prospectivos si los proveedores declararan el factor de eficiencia de espacio en cada pieza de literatura. Esto eliminaría mucha confusión. El verdadero costo de archivar el equipo es la suma del costo del equipo por LFF y el costo del espacio por LFF.

Por ejemplo, el administrador de registros está considerando cuatro armarios de cajones en lugar de archivadores laterales con seis niveles bloqueables (no extraíbles, puertas retráctiles). Un precio promedio para el gabinete del cajón es SI 75; para el archivador lateral es de $ 380. Los costos anuales de bienes raíces para la oficina son en este caso SI6 por pie cuadrado. Los servicios se estiman en un 25 por ciento adicional, o $ 4 por pie cuadrado. Los costos totales de espacio, entonces, son de $ 20 por pie cuadrado. ¿Cómo es la comparación de precios? El factor de eficiencia de espacio para el gabinete del cajón es 1.62; Para el gabinete lateral, .66.

Hay 8.33 LFF en el gabinete de cuatro cajones. El costo del equipo es de $ 21 por LFF (175: 8.33). El costo del espacio es de $ 20 x 1.62 = $ 32.40. El costo total de estos gabinetes es de $ 21 + $ 32.40 = $ 53.40 por LFF. El precio de compra de S380 dividido por IS es igual a $ 21.11. El costo por LFF por material. Obviamente, no hay mucha diferencia en el precio del equipo entre el gabinete del cajón y el archivador lateral. Sin embargo, cuando tomamos los costos de espacio e incluimos esos en nuestro cálculo de costos, la imagen cambia. Al multiplicar los costos de bienes raíces de $ 20 por el factor de eficiencia de espacio, obtenemos el costo de espacio de $ 13.20 por LFF (20 x .66).

Almacenamiento fuera del sitio:

Por lo general, la falta de espacio es lo que obliga a una organización a repensar los planes para un sistema de almacenamiento de registros. Hay varias formas de aumentar la capacidad de almacenamiento utilizando diferentes equipos. Además, el administrador de registros tiene la opción de dos posibilidades externas.

El almacenamiento fuera del sitio es una de estas alternativas. Significa aprovechar el espacio de bajo costo fuera del sitio y luego utilizar el equipo y los suministros más rentables, especialmente porque la tasa de recuperación debe ser muy baja. La cifra promedio para el costo de almacenamiento fuera del sitio debe ser de alrededor de $ 2 por año por LFF, sin embargo, en algunos casos, estos costos pueden llegar a S4 por año por LFF. Nuevamente, esto no incluye los costos de recuperación.

Las empresas comerciales de almacenamiento fuera del sitio cobran entre $ 1 y $ 10 por recuperación dependiendo de la distancia involucrada, el programa de recuperación y la urgencia. Una encuesta reciente indicó que el costo de una instalación de almacenamiento invasivo es de $ 0.02 a $ 1.00 por pie cúbico por año '. Solo en, el encuestado reportó costos significativamente más altos. Desafortunadamente, no se hizo ninguna distinción en la encuesta entre el almacenamiento externo y el almacenamiento in situ. La encuesta incluyó más del 55 por ciento de las instalaciones inactivas que almacenan registros en el sitio.

Microfilm:

La segunda alternativa externa es reducir los registros al microfilm. Cuando miramos la posibilidad de microfilm, no debemos solo mirar el valor de almacenamiento. El campo de la micrografía ofrece una herramienta de gestión de la información totalmente diferente. Sus ventajas se encuentran en el área de manejo y distribución de información, así como en el área de almacenamiento.

Los costos de microfilm deben dividirse en costos de conversión y costos de almacenamiento. Los costos de conversión para la microfilmación interna contienen los costos de equipo, material y mano de obra. En el caso de utilizar una oficina de servicios externa para la conversión a microfilm, generalmente hay un cargo total por todo el trabajo, excepto cuando la preparación en la casa, es decir, la clasificación, el empaque, la preparación tiene que ser realizada por el departamento de registros.

Los costos de almacenamiento contienen el equipo, el espacio y los posibles costos de conservación. Los últimos a menudo se pasan por alto como una parte importante de la microfilmación. Desafortunadamente, el almacenamiento adecuado de microfilm en condiciones controladas no es habitual en muchos usuarios de microfilm. Cada administrador de registros debe establecer una política de conservación adecuada para el almacenamiento de microfilm.

En muchos casos, las oficinas de servicios de microfilm están especializadas para procesar grandes volúmenes y pueden ser más económicas que una operación interna. Este estudio sugirió solo un equipo muy básico para la filmación interna, a saber, una cámara rotativa, una impresora lectora y una lectora. Las cifras de costos se basaron en los siguientes datos: 80, 000 imágenes de películas filmadas por año; velocidad de secuenciación a 1.000 imágenes / páginas por hora; eliminación / corrección de impedimentos a 800 imágenes por hora; colocación de la identificación

Para las 80, 000 imágenes se aseguraron los siguientes costos:

yo. Secuencia de preparación 80 horas-hombre.

ii. 100 horas-hombre de impedimentos

iii. ID objetivos 80 horas-hombre

iv. Filmando 100 horas hombre

v. Inspección de film, control de calidad 80 horas-hombre.

vi. Total de 440 horas hombre.

El costo promedio por hora-hombre se asume aquí como $ 8. Esta cifra incluye los beneficios complementarios, los costos generales y de supervisión y los gastos generales. Por lo tanto, el costo total de mano de obra es de $ 3, 520 (440 x S8). Por supuesto, estos datos varían según la ubicación debido a que el pago, la escala, las circunstancias locales y el nivel de beneficios complementarios pueden variar. El administrador de registros debe sentirse libre de insertar el número que corresponda a su operación. El segundo componente del costo es el costo de los suministros y el procesamiento. Esto incluye el costo de los materiales que incluyen películas y productos químicos de procesamiento, y también la depreciación del equipo de microfilmación.

En la primera aplicación, las diferencias obvias entre la copia impresa y el microfilm se verán aumentadas por los costos de recuperación aún mayores de la microfilmación (reproducción de la copia impresa). Los costos de recuperación compensan algunos de los altos costos de conversión, y la tercera aplicación funciona mejor que la compensación, lo que significa ahorros reales para el sistema de microfilm. En la cuarta aplicación, la imagen casi se invierte: hay un enorme ahorro de costos para el microfilm.

La recuperación de copias impresas suele ser más costosa que la recuperación de microfilm cuando los ejecutivos están dispuestos a usar microfilm original. En esta última situación, hay lectores de microfilm distribuidos en toda la organización, y la información del microfilm generalmente no se convierte de nuevo a copia impresa. Como se muestra, la clave para el uso económico del microfilm es la capacidad del administrador de registros para convencer a la gerencia de usar lectores de microfilm como herramientas de recuperación. Sin embargo, en muchas aplicaciones de almacenamiento de registros, el microfilm se usa solo como medio de almacenamiento. Cuando alguien quiere información de ese registro, se hace una impresión como un "documento de trabajo". En este caso, el microfilm es más caro que una copia impresa.

Almacenamiento informatizado de la información:

Muchos expertos en oficina predijeron que la tecnología de oficina sin papel gobernaría el almacenamiento de información en la década de 1980, pero no se produjo tan rápido como mucha gente esperaba. El eslogan de la oficina sin papel se vinculó a una llamada por menos papel en lugar de más. La industria productora de papel dice que nunca hubo tanta demanda de papel como a principios de los años ochenta.

Los costos de la computadora se han reducido constantemente. La perspectiva de la memoria de burbuja parecía ser un gran avance para el almacenamiento económico de información magnética. No sucedió El procesamiento de datos (el departamento se mantuvo fiel a su nombre: el procesamiento de datos es el negocio de la computadora, no el almacenamiento de datos. Sin embargo, partes de la industria de computadoras e industrias afiliadas están trabajando arduamente en un cambio. En 1977 se asumió que el almacenamiento de información computarizado era 200 veces más costoso que el microfilm. Esto ha cambiado drásticamente y continúa cambiando.

En 1982 y 1983, los primeros signos de una nueva tecnología pudieron verse en el horizonte de almacenamiento de discos: discos de almacenamiento óptico de computadora. Los sistemas de discos ópticos siguen siendo caros como nuevos. Una unidad grande y de alto rendimiento para discos ópticos cuesta en 1982, 83 SW80, 000, un disco en modo DRAW (lectura directa después de la escritura) comienza en $ 1, 000 o más. Sin embargo, los expertos pronostican un precio de venta de $ 200 para discos ópticos que almacenan 50, 000 documentos, o catorce centavos de un centavo por documento.

En todos los casos de cálculo del costo de almacenamiento, tenemos que separar el almacenamiento incurrido con los costos y los costos de conversión. Los costos de conversión son gastos, en la transición de información de un medio a otro. Todos los signos parecen indicar que los discos ópticos desempeñarán un papel importante en el almacenamiento informativo, ya que se vuelven económicos y proporcionan una competencia real para el almacenamiento convencional.