Carta de negocios: significado, importancia y ventajas

Lea este artículo para aprender sobre Cartas de negocios. Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. Significado de la Carta de Negocios 2. Importancia de la Carta de Negocios 3. Ventajas.

Significado de la Carta de Negocios:

Los empresarios deben comunicarse con los clientes, los proveedores, los deudores, los acreedores, las autoridades públicas y el público en general, así como entre ellos mismos con el fin de intercambiar sus opiniones y de enviar y recibir información. Esto es requerido para iniciar, llevar a cabo y concluir transacciones.

La comunicación puede ser de dos maneras:

(1) Oral:

Ya sea cara a cara o con la ayuda de varias máquinas y

(2) Escrito:

Escribiendo cartas. Esta comunicación escrita se llama correspondencia. La palabra correspondencia tiene un sentido de 'similitud' y 'asociación' en ella. Corresponder significa estar en conformidad o acuerdo con algo o alguien.

La correspondencia o comunicación escrita puede tener lugar entre dos personas o partes. Correspondencia comercial significa correspondencia de la gente de negocios en asuntos de comercio.

La palabra correspondencia tiene un sentido de pluralidad. Significa letras o un par de letras que consisten en una letra original seguida de una respuesta. La letra 'A' tiene poco valor. La comunicación se completa cuando se responde una carta o se toma una acción en respuesta a una carta.

Importancia de la Carta de Negocios:

Los hombres de negocios deben establecer contacto con la gente y solo ellos pueden desarrollar sus organizaciones. La importancia de la comunicación es muy grande en la vida empresarial (Ref. 3.44). Hubo un momento en que el tamaño de la empresa era normalmente pequeño y no se disponía de medios de comunicación variados, las reuniones directas o la comunicación cara a cara eran practicadas por los hombres de negocios. Posteriormente, se introdujo la política de envío de representantes para contactos directos. Todos estos métodos tienen sus limitaciones.

La importancia de las cartas comerciales como la forma de comunicación más barata y extensa se realizó por primera vez en EE. UU. Y Reino Unido, y ahora este método ha sido aceptado como el mejor método de comunicación en todo el mundo. Esto ha sido posible con la introducción de servicios postales en constante crecimiento. Mientras tanto, la estandarización de la forma y el estilo de las cartas comerciales los han hecho más populares y aceptables para todos.

La correspondencia comercial tiene un lenguaje propio que es marcadamente diferente de las cartas personales. Día a día se están realizando mejoras en la forma y el estilo de las cartas comerciales, lo que las hace más impresionantes, significativas y compactas.

Un gran número de libros sobre el tema están disponibles en el mercado para ayudar al mundo de los negocios. La invención de diferentes máquinas para este propósito hace que las cartas comerciales sean más rápidas en la producción y en la distribución.

No significa, sin embargo, que se hayan abandonado otros medios de comunicación.

Ventajas de la Carta de Negocios:

La comunicación a través de cartas ocupa la mayor parte en el volumen total de comunicación debido a las siguientes ventajas:

(1) Las cartas son menos costosas que otros medios de comunicación.

(2) Las cartas pueden enviarse a lugares lejanos por correo postal en un plazo breve. Por supuesto, las cartas pueden ser enviadas por mensajeros dentro de áreas vecinas.

(3) Las cartas se redactan después de una planificación y pensamiento adecuados, por lo que el tema se puede presentar de una manera lógica y sistemática.

(4) Las ideas transmitidas en las cartas son claras y libres de ambigüedad.

(5) El tamaño de una letra puede ser grande o pequeño según sea necesario.

(6) Las cartas proporcionan evidencia simultánea y se pueden conservar copias exactas.

(7) Se puede hacer la misma comunicación a varias personas a la vez, mediante duplicación o impresión.

(8) Muchos asuntos desagradables y delicados que no se pueden hablar cara a cara o mediante dispositivos mecánicos se pueden escribir en letras en un lenguaje discreto.

(9) Las letras son adecuadas para todos los tipos de comunicación.

(10) Existe una estandarización en forma y estilo fácilmente aceptable para el mundo empresarial. Incluso se utiliza lenguaje de código internacionalmente aceptado.

(1) Componentes:

Una carta de negocios tiene los siguientes componentes como cualquier otra forma de comunicación. Escritor o corresponsal: Él es el comunicador. Él tiene la responsabilidad primordial de hacer una carta útil y eficaz.

(a) Debe conocer la forma y el estilo de escritura de las letras. Diferentes tipos de letras tienen diferentes estilos. El secretario de una organización, que está a cargo de la oficina, incluido el departamento de correspondencia, se supone que está bien familiarizado con el arte. Hay empleados de correspondencia con experiencia cuyos servicios se utilizan para este fin.

(b) Debe tener un dominio del idioma y el inglés es el idioma principal utilizado en el mundo comercial. (El segundo idioma aceptado internacionalmente es el francés.)

(c) Debe estar familiarizado con los hechos en los que está escribiendo una carta, de lo contrario no puede expresar fielmente los hechos y los puntos de vista.

(d) También debe conocer los términos técnicos y las frases necesarias para ser utilizados en determinados tipos de letras. Él puede tomar la ayuda de diferentes tipos de diccionarios disponibles en el mercado.

(e) Debe hacer la planificación antes de comenzar a escribir una carta.

(f) En caso de que esté escribiendo una respuesta, debe leer la carta de inicio con mucho cuidado.

(g) La redacción dependerá mucho de la naturaleza del destinatario.

(2) El Destinatario o el Destinatario o el Lector:

Una carta siempre se dirige a un destinatario (o destinatarios). Él es el comunicador o el destinatario o el lector. Si la carta no es impresionante, es posible que el destinatario no la lea y, por lo tanto, no necesariamente el destinatario sea el lector. La redacción de una carta depende en gran medida de la naturaleza del destinatario. Además, una carta debe llegar al destinatario, en el menor tiempo posible. Eso depende mucho del factor externo: la eficiencia del sistema postal, a menos que un mensajero envíe una carta. La forma de una carta depende mucho de la naturaleza del destinatario.

(3) El mensaje:

Una carta lleva un mensaje o estímulos. Puede ser largo o corto, agradable y desagradable, general o particular, regular o urgente, destinado a un individuo o muchos, inicial o receptivo, etc. El estilo de escritura depende mucho de la naturaleza del mensaje.