6 técnicas más importantes del sistema de control de inventario

Algunas de las técnicas más importantes del sistema de control de inventario son: 1. Configuración de varios niveles de stock. 2. Preparaciones de presupuestos de inventario. 3. Mantener el sistema de inventario perpetuo. 4. Establecimiento de procedimientos adecuados de compra. 5. Inventario de ratios de rotación. y 6. Análisis ABC.

1. Configuración de varios niveles de stock:

Para evitar el exceso de existencias y el almacenamiento insuficiente de materiales, la gerencia debe decidir sobre el nivel máximo, el nivel mínimo, el nivel de reorden, el nivel de peligro y el nivel promedio de materiales que se mantendrán en la tienda.

Estos términos se explican a continuación:

(a) Nivel de pedido:

También se conoce como 'nivel de pedido' o 'punto de pedido' o 'límite de pedido'. Es un punto en el que se debe realizar el pedido de suministro de material.

Este nivel se fija en algún lugar entre el nivel máximo y el nivel mínimo de tal manera que la cantidad de materiales representada por la diferencia entre el nivel de pedido y el nivel mínimo sea suficiente para satisfacer las demandas de producción hasta el momento Los materiales se reponen. El nivel de reorden depende principalmente de la tasa máxima de consumo y del tiempo de entrega del pedido. Cuando se alcanza este nivel, el encargado de la tienda iniciará la solicitud de pedido.

El nivel de reordenación se calcula con la siguiente fórmula:

Nivel de pedido = Tasa máxima de consumo x tiempo máximo de entrega

(b) Nivel máximo:

El nivel máximo es el nivel por encima del cual el stock nunca debe alcanzar. También se conoce como 'límite máximo' o 'stock máximo'. La función de nivel máximo es esencial para evitar el bloqueo innecesario de capital en los inventarios, las pérdidas por deterioro y la obsolescencia de los materiales, los gastos generales adicionales y la tentación de robos, etc. Este nivel se puede determinar con la siguiente fórmula. Nivel de stock máximo = Nivel de reordenación + Cantidad de reordenación - (Consumo mínimo x Período mínimo de pedido)

(c) Nivel Mínimo:

Representa la cantidad más baja de un material en particular por debajo del cual no se debe permitir que caiga el stock. Este nivel debe mantenerse en todo momento para que la producción no se detenga debido a la escasez de material.

Es ese nivel de inventarios en el que se debe colocar una orden nueva para reponer las existencias. Este nivel generalmente se determina a través de la siguiente fórmula:

Nivel mínimo = Nivel de pedido: (tasa de consumo normal x período de entrega normal)

(d) Nivel de existencias promedio:

El nivel promedio de stock se determina promediando el nivel mínimo y máximo de stock.

La fórmula para la determinación del nivel es la siguiente:

Nivel medio = 1/2 (nivel de stock mínimo + nivel de stock máximo)

Esto también puede expresarse por el nivel mínimo + 1/2 de la cantidad de pedido.

(e) Nivel de peligro:

El nivel de peligro es el nivel por debajo del cual no se debe permitir que la acción caiga bajo ninguna circunstancia. El nivel de peligro está ligeramente por debajo del nivel mínimo y, por lo tanto, el gerente de compras debe hacer un esfuerzo especial para adquirir los materiales y tiendas requeridos.

Este nivel se puede calcular con la ayuda de la siguiente fórmula:

Nivel de peligro = Tasa media de consumo x Tiempo de suministro de emergencia.

(f) Cantidad de orden económica (EOQ):

Uno de los problemas más importantes que enfrenta el departamento de compras es cuánto ordenar a la vez. La compra en grandes cantidades implica un menor costo de compra. Pero el costo de llevarlos tiende a ser mayor. Del mismo modo, si las compras se realizan en cantidades más pequeñas, los costos de mantenimiento son más bajos, mientras que los costos de compra tienden a ser más altos.

Por lo tanto, la cantidad de compra más económica o la cantidad óptima debe ser determinada por el departamento de compras considerando los factores tales como el costo de ordenar, mantener o cargar.

Esto se puede calcular por la siguiente fórmula:

Q = √2AS / I

donde Q representa la cantidad por pedido;

A representa los requerimientos anuales de un artículo en términos de rupias;

S representa el costo de la colocación de un pedido en rupias; y

Estoy a favor del inventario que lleva el costo por unidad por año en rupias.

2. Preparación de presupuestos de inventario:

Las organizaciones que tienen grandes requisitos de material normalmente preparan presupuestos de compra. El presupuesto de compra debe prepararse con mucha antelación. El presupuesto para la producción y el material consumible y para el capital y el material de mantenimiento deben prepararse por separado.

El presupuesto de ventas generalmente proporciona la base para la preparación de los planes de producción. Por lo tanto, el primer paso en la preparación de un presupuesto de compra es el establecimiento del presupuesto de ventas.

De acuerdo con el plan de producción, el cronograma de materiales se prepara según la cantidad y el rendimiento contenidos en el plan. Para determinar las cantidades netas que se obtendrán, se deben realizar los ajustes necesarios para el stock que ya se tiene.

Se valoran como tasa estándar o mercado actual. De esta manera, se prepara el presupuesto para la adquisición de material. El presupuesto así preparado debe comunicarse a todos los departamentos involucrados para que los compromisos de compra reales puedan ser regulados según los presupuestos.

A intervalos periódicos, los datos reales se comparan con las cifras presupuestadas y se informan a la gerencia, lo que proporciona una base adecuada para controlar la compra de materiales.

3. Mantener el Sistema de Inventario Perpetuo:

Esta es otra técnica para ejercer control sobre el inventario. También es conocido como sistema de inventario automático. El objetivo básico de este sistema es poner a disposición detalles sobre la cantidad y el valor del stock de cada artículo en todo momento. Por lo tanto, este sistema proporciona un control rígido sobre el stock de materiales, ya que el stock físico puede verificarse regularmente con los registros de stock que se mantienen en las tiendas y la oficina de costos.

4. Establecimiento de procedimientos de compra adecuados:

Se debe establecer y adoptar un procedimiento de compra adecuado para garantizar el control de inventario necesario. Los siguientes pasos están involucrados.

(a) Solicitud de Compra:

Es la solicitud realizada por los distintos jefes de departamento o almacenista para sus diversos requisitos de materiales. El inicio de la compra comienza con los recibos de una solicitud de compra por parte del departamento de compras.

(b) Citas de invitación:

El departamento de compras invitará a cotizaciones para el suministro de bienes en el recibo de la solicitud de pedido.

(c) Lista de cotizaciones:

El calendario de cotizaciones será preparado por el departamento de compras sobre la base de las cotizaciones recibidas.

(d) Aprobación del proveedor:

El calendario de cotizaciones se presenta ante el comité de compras que selecciona al proveedor al considerar factores como el precio, la calidad de los materiales, los términos de pago, el calendario de entrega, etc.

(e) Orden de Compra:

Es el último paso y la orden de compra es preparada por el departamento de compras. Es una autorización por escrito al proveedor para suministrar una calidad y cantidad especificadas de material en el momento y lugar especificados mencionados en los términos estipulados.

5. Relación de rotación de inventario:

Estos se calculan para minimizar el inventario mediante el uso de la siguiente fórmula:

Índice de rotación de inventario

= Costo de los bienes consumidos / vendidos durante el período / Inventario promedio mantenido durante el período

La relación indica qué tan rápido se utiliza el inventario para la producción. Cuanto mayor sea la relación, más corta será la duración del inventario en la fábrica. Es el índice de eficiencia de la gestión de materiales.

La comparación de varios índices de rotación de inventario en diferentes artículos con los de años anteriores puede revelar los siguientes cuatro tipos de inventarios:

(a) Inventarios de movimiento lento:

Estos inventarios tienen un índice de rotación muy bajo. La gerencia debe tomar todos los pasos posibles para mantener dichos inventarios en los niveles más bajos.

(b) Inventarios inactivos:

Estos inventarios no tienen demanda. El gerente de finanzas tiene que tomar una decisión sobre si dichos inventarios deben ser retenidos o desechados de acuerdo con el precio de mercado actual, las condiciones, etc.

(c) Inventarios obsoletos:

Estos inventarios ya no están en demanda debido a que están fuera de la demanda. Tales inventarios deben ser desechados inmediatamente.

(d) Inventarios en movimiento rápido:

Estos inventarios están en gran demanda. Se debe tener el cuidado adecuado y especial con respecto a estos inventarios para que el proceso de fabricación no sufra debido a la escasez de dichos inventarios.

Sistema de control de inventario perpetuo:

En una b grande, es esencial tener información sobre la disponibilidad continua de diferentes tipos de materiales y tiendas compradas, emitidas y su saldo disponible. El sistema de control de inventario perpetuo permite al fabricante conocer la disponibilidad de estos materiales y tiendas sin sufrir el engorroso proceso de inventario físico.

Bajo este método, se mantiene la información adecuada relacionada con el recibo, la emisión y los materiales disponibles. El objetivo principal de este sistema es tener información precisa sobre el nivel de stock de cada artículo en cualquier momento.

El sistema de control de inventario perpetuo no puede ser exitoso a menos que y hasta que esté acompañado por un sistema de inventario continuo, es decir, verifique el stock total de la preocupación 3/4 veces al año seleccionando 10/15 artículos diariamente (en comparación con el inventario físico que toma tiene lugar una vez al año).

Los artículos se toman en rotación. Para tener un control más efectivo, el proceso de inventario continuo generalmente lo realiza una persona que no es el almacenista. Esto comprobará el funcionamiento del tendero también. Los artículos pueden ser seleccionados al azar para tener un cheque sorpresa. El éxito del sistema de control de inventario perpetuo depende de la implementación adecuada del sistema de inventario continuo.

6. Análisis ABC:

Para ejercer un control efectivo sobre los materiales, el método ABC (Always Better Control) es de gran utilidad. Bajo este método, los materiales se clasifican en tres categorías de acuerdo con sus respectivos valores. El grupo 'A' constituye artículos costosos que pueden ser solo del 10 al 20% del total de los artículos, pero representan aproximadamente el 50% del valor total de las tiendas.

Un mayor grado de control se ejerce para preservar estos elementos. El grupo 'B' consta de artículos que constituyen del 20 al 30% de los artículos de la tienda y representan alrededor del 30% del valor total de las tiendas.

Se puede tener un grado razonable de cuidado para controlar estos artículos. En la última categoría, es decir, el grupo 'Q', se cubre alrededor del 70 al 80% de los artículos que cuestan aproximadamente el 20% del valor total. Esto puede ser referido como categoría de residencia. En el caso de una tercera categoría, se puede tomar un tipo de atención de rutina.

Este método también se conoce como 'control de stock según método de valor', 'enfoque de valor selectivo' y 'enfoque de valor de partes proporcional'.

Si este método se aplica con cuidado, garantiza una reducción considerable en los gastos de almacenamiento y también es de gran ayuda para conservar los artículos costosos.