5 pasos para establecer un sistema de control de inventario eficiente

Algunos de los pasos involucrados en el establecimiento de un sistema de control de inventario eficiente en una organización son: A. Clasificación y codificación de inventario. B. Mantenimiento de registros de inventario. C. Control del flujo cíclico de materiales. D. Control de herramientas. y E. Gestión del almacén.

(A) Clasificación y Codificación de Inventario:

Un buen sistema de clasificación y codificación de inventario es esencial para evitar la mezcla de un tipo de inventario con el otro.

El inventario debe ser clasificado según su naturaleza en categorías apropiadas. Por ejemplo, el inventario de una empresa de ingeniería puede clasificarse como: acero dulce, herramienta, bronce, cobre, etc. y cada una de estas categorías puede clasificarse de manera adecuada. Para ahorrar tiempo y simplificar la identificación y el control, se debe asignar un número de código a las distintas categorías de inventario.

Varios métodos de codificación de materiales están en uso y algunos importantes se describen a continuación:

(a) Método mnemotécnico:

En este método, grupos específicos de materiales se designan mediante letras específicas. Aquí la primera letra de cada palabra de los materiales se utiliza para la codificación. Por ejemplo, la palabra clave para tornillos de acero es SS, tornillos de hierro es IS, etc. Esto ayuda a memorizar fácilmente varios códigos.

(b) Método numérico simple:

Bajo este método, se asignan números específicos para denotar clases particulares de material. Si se agrega un nuevo material, el siguiente número más alto en secuencia se asignará para el mismo.

(c) Método numérico:

En este método, se asigna un número específico a clases específicas de inventario con dígitos subsiguientes para indicar la otra especificación. Por ejemplo, si el dígito 30 se asigna a un tubo de acero, entonces el tubo de acero de 2 "x 9" se indicará con 3029. Del mismo modo, si 50 se asigna a un tornillo de latón, el tornillo de latón de 2 "x 3" se indicará por 5023 .

(d) Método Combinado:

A veces, algunos de los métodos anteriores pueden combinarse para obtener los máximos beneficios. Por ejemplo, el tornillo de latón de 2 "x 5" se puede denotar por BS25, el tornillo de hierro de 1/2 "x 1" se puede denotar por IS 121, etc.

(B) Mantenimiento de registros de inventario:

Los siguientes son los dos métodos importantes para mantener registros de inventario:

(i) Sistema de Inventario Periódico,

(ii) Sistema de Inventario Perpetuo.

(i) Sistema de Inventario Periódico:

Bajo este sistema, la cantidad y el valor del inventario se encuentran solo al final del período contable después de tener una verificación física de las unidades en mano. Este sistema no proporciona la información relativa a la cantidad y el valor del inventario de forma continua.

En este sistema, no se realiza ninguna contabilidad por pérdidas, desperdicio, contracción, robo, etc. Se supone aquí que los inventarios que no están en stock se han consumido. Es por eso que el costo del inventario consumido se determina aquí agregando el valor total del inventario pr el valor del inventario disponible como stock inicial y deduciendo el valor del inventario al final como stock final.

(ii) Sistema de Inventario Perpetuo:

De acuerdo con la Contabilidad, "Inventario perpetuo es un sistema de registros que mantiene el departamento de control que refleja el movimiento físico de las existencias y su saldo actual". El inventario perpetuo tiene como objetivo diseñar el sistema de registros mediante el cual los recibos y las emisiones de las tiendas se pueden registrar inmediatamente en El tiempo de cada transacción y el saldo se pueden sacar para mostrar la posición actualizada.

Los registros que generalmente se utilizan para el inventario perpetuo son:

1. Cartas de basura.

2. Almacenar cuentas de libro mayor o almacenar tarjetas de libro mayor.

3. Adopción del inventario continuo.

1. Cartas de basura:

Una tarjeta de depósito es una tarjeta que muestra los registros cuantitativos de los recibos, las emisiones y los saldos de cierre del material guardado en el contenedor correspondiente. Contenedor significa un estante, estante, contenedor o espacio donde se guardan los materiales.

La tarjeta bin se coloca en la papelera. Se preparan tarjetas de bandejas separadas para cada artículo de las tiendas y, si se guardan dos materiales diferentes en una estantería, se preparan dos tarjetas de bandejas una para cada una, tratando el estante como dos bandejas.

La siguiente forma de muestra de Bin Card ayudaría a comprender adecuadamente el contenido de la tarjeta de bin.

Los recibos se ingresan de acuerdo con el GRN, los problemas se muestran sobre la base de las solicitudes de la tienda y el saldo de cierre se muestra después de que cada entrada se realice allí. En las tarjetas bin, todas las entradas, es decir, recibos, problemas y saldos de materiales, se expresan solo de forma cuantitativa.

2. Libro de tiendas:

El libro mayor de tiendas es un registro de tiendas, tanto en cantidad como en valor. Es mantenido por el contador de tiendas. Es casi similar a la tarjeta de basura con una diferencia importante que en las tiendas también se muestra el valor de los materiales.

Es decir, en el Libro mayor de tiendas, todas las entradas se expresan cuantitativa y cualitativamente. Estos libros de contabilidad generalmente están en forma de hojas sueltas y para una clase separada de materiales se utilizan carpetas separadas. En algunas preocupaciones, estos libros de contabilidad se mantienen en volúmenes encuadernados para evitar la pérdida de publicaciones sueltas.

La forma de muestra de las tiendas de contabilidad se da a continuación:

3. Adopción de inventario continuo.

El inventario continuo es una parte esencial del sistema de inventario perpetuo. Esto se hace comparando la cantidad física con las cantidades que se muestran en la tarjeta de basura y en el libro mayor de tiendas. Esto normalmente lo hace un personal de auditoría interna independiente.

Las discrepancias entre el saldo mostrado por el libro mayor de tiendas y los saldos reales de tiendas pueden deberse a las siguientes dos causas:

(a) Causas evitables:

Estos incluyen problemas o problemas menores, errores administrativos, roturas, hurtos, colocación de materiales en el contenedor equivocado, etc.

(b) Causas inevitables:

Incluye: evaporación, encogimiento, etc., del inventario, dividir el volumen, es decir, emitir el inventario en lotes pequeños, las condiciones climáticas que causan el deterioro, etc.

Usos del Sistema de Inventario Perpetuo:

1. Facilita la planificación de la producción. El registro de las tiendas es un medio para asignar material a las órdenes de producción y permite la programación y liberación de órdenes con total seguridad de que los materiales estarán disponibles cuando sea necesario.

2. Permite la adquisición oportuna de materiales con especificaciones precisas en cuanto a "cuánto" y "cuándo".

3. Facilita la asignación de costos de materiales a los pedidos de fabricación o los departamentos de producción que utilizan los artículos.

4. Permite la preparación de estados financieros sin realizar un inventario físico.

5. Establece una base para realizar un inventario físico y para controlar la mala asignación, el desperdicio, la obsolescencia y el robo de materiales.

(C) Control del ciclo de flujo de materiales:

Un sistema eficiente debe diseñarse para controlar el material desde el momento de la solicitud de compras hasta el almacenamiento de productos terminados.

Según John A. Shubin, los siguientes son los pasos en el ciclo de control de materiales:

1. Los empleados de registro de las tiendas hacen las solicitudes de compra para la adquisición de los materiales, piezas, suministros y herramientas necesarios y transmiten los formularios a la oficina de compras; y archivan las "solicitudes de fabricación" en la oficina de planificación de las piezas y herramientas que se producirán en la planta para reponer las existencias.

2. La oficina de compras procura los artículos solicitados al realizar pedidos a los proveedores y al hacer un seguimiento de las entregas.

3. El departamento de recepción descarga los artículos entrantes y compara los materiales con las órdenes de compra por cantidad y condición.

4. La oficina de compras audita las facturas y (cuando es necesario) se ocupa de los ajustes de los proveedores por las discrepancias.

5. Manejar a los hombres, mover los materiales recibidos y las piezas fabricadas a las áreas de almacenamiento. Los empleados hacen las entradas apropiadas en los registros de las tiendas, en las tarjetas de las papeleras o en el libro mayor de las tiendas para los artículos colocados en la sala de la tienda.

6. Los empleados de los registros de tiendas en la oficina de planificación hacen las solicitudes de materiales, asignan los materiales para las órdenes de producción y hacen las entradas apropiadas en los registros de inventario perpetuos.

7. El empleado de la tienda emite los materiales y las piezas según lo especificado en los formularios de solicitud recibidos de la oficina de planificación. Los empleados hacen entradas en las tarjetas bin y envían un registro de los materiales emitidos a la oficina de contabilidad para fines de contabilidad de costos.

8. Los despachadores de la planta controlan el flujo de mercancías en proceso por medio de hojas de ruta (órdenes de fabricación) y "mueven las órdenes" que dirigen el viaje del trabajo a través de los paneles de control de la planta en la oficina de planificación y muestran el progreso del trabajo en la planta. .

9. Los despachadores devuelven los materiales y piezas no utilizados a los almacenes. Los secretarios (sobre la base de "tiendas — recibos de devolución") hacen las entradas apropiadas en las tarjetas de la papelera, los registros de inventario perpetuo y las hojas de contabilidad de costos.

10. Los despachadores dirigen el movimiento de productos terminados a los almacenes y (sobre la base de los formularios completados por el trabajo recibidos de la planta, los empleados de oficina hacen las entradas pertinentes en los registros de stock terminado.

(D) Control de Herramientas:

Las herramientas son de cuatro categorías a saber:

1. Herramientas de sujeción:

Estas herramientas son dispositivos de retención y guía de trabajo que se utilizan junto con las operaciones de la máquina. Ejemplos: plantillas, accesorios, etc.

2. Herramientas de formación y corte:

Estas herramientas se utilizan con máquinas para cambiar la forma o la forma del material. Algunos ejemplos son: troqueles, fresas, taladros, etc.

3. Herramientas de medición:

Estos tipos de herramientas son los dispositivos para verificar la conformidad del trabajo con los estándares. Algunos ejemplos son los guages, micro metros, etc.

4. Herramientas auxiliares:

Existen los dispositivos utilizados para construir o derribar productos o máquinas. Algunos ejemplos son destornilladores, llaves, pilares, etc.

Procedimiento para herramientas y reequipamiento:

Herramientas significa la planificación y adquisición de herramientas. Las herramientas son necesarias cuando se va a producir un nuevo producto. Es necesario volver a hacer el cambio cuando el diseño del producto va a cambiar o se debe fabricar un nuevo modelo.

Pasos en herramientas:

Hay seis pasos en el mecanizado, son:

1. Desglosar el producto en sus subconjuntos y piezas y analizar la lista de materiales, dibujos y otras especificaciones para determinar la cantidad de herramientas necesarias.

2. Seleccionar y estudiar el método de procesamiento y de acuerdo con la cantidad de bienes que se producirán, determinando el tipo de herramienta que se utilizará para cada operación.

3. Diseñar las herramientas especiales necesarias para operaciones específicas y seleccionar las herramientas estándar necesarias en la producción.

4. Procurar o fabricar las herramientas según sus dibujos de diseño.

5. Inspeccionar las herramientas para su conformidad con las especificaciones.

6. Hacer un seguimiento del rendimiento de las herramientas en la fabricación, mantener los registros necesarios de los costos de las herramientas, la tasa de rendimiento obtenida para cada método de herramientas y utilizar la información para mejorar el diseño de las herramientas ya realizadas.