5 cambios principales que son necesarios para establecer un sistema de información comercial eficaz
Los principales cambios que se necesitan para establecer un sistema de información empresarial eficaz se enumeran a continuación:
El enfoque básico de la tecnología de la información debe cambiarse y la función de la TI deberá redefinirse para establecer sistemas de información empresarial eficaces.
Además, la infraestructura de TI tendrá que ser soportada por cambios a nivel corporativo. Algunos de los cambios que parecen inminentes son los siguientes:
1. La información como activo:
La información comercial se ha tratado durante mucho tiempo como una ayuda de memoria para realizar un seguimiento de las transacciones. La empresa debe verlo como un recurso corporativo y debe estar dispuesta a desarrollar este recurso y nutrirlo con sinceridad.
Los gerentes deben aprender a reconocerlo como una fuente de fortaleza competitiva y seguir activamente para generar un banco de información de la empresa.
La actitud de las empresas comerciales hacia la información se refleja bien en el tratamiento contable del costo de generar información. El gasto en generación de información se ha tratado hasta ahora como un gasto en lugar de una inversión. Aunque los organismos contables ahora están comenzando a reconocer el uso a largo plazo de la información, una empresa comercial todavía considera los gastos como gastos.
Las principales razones ofrecidas para este tratamiento contable son (a) que la mayoría de los beneficios de los sistemas de información son intangibles, y (b) existe una incertidumbre con respecto al beneficio cuántico que la empresa puede recibir del recurso de información. Las dificultades involucradas en asegurar métodos de valoración objetivos y confiables han hecho que los contadores sigan la política de conservación en este sentido.
2. La información debe ser gestionada:
Es necesario que la información se administre, ya que otros activos se administran en una empresa comercial. Las estructuras de la organización deben cambiar para proporcionar una unidad organizativa, como el departamento de información o el centro de información encabezado por el Director de información (CIO). El CIO tendría la responsabilidad de definir estrategias de información, arquitectura, uso, estándares y entrega de recursos de información.
Las estrategias de información deben definirse de acuerdo con el plan estratégico general de la empresa. El CIO debe ser responsable de identificar las oportunidades que TI puede ofrecer a la administración para la implementación exitosa de las estrategias comerciales generales.
El CIO también debe ser responsable de diseñar la arquitectura de la infraestructura de TI. La arquitectura se definirá previa consulta con varios usuarios del recurso de información.
El acceso a la información debe ser asegurado y regulado. La información debe pasar a aquellos que tienen derecho a usarla y debe estar regulada por procedimientos de tal manera que otros no tengan acceso a la información.
La utilización del recurso de información se debe observar con cuidado y se debe intentar garantizar la seguridad y privacidad de la información. El establecimiento de procedimientos de control de acceso debe formar parte de las responsabilidades del CIO.
Se supone que el CIO debe establecer los estándares de hardware, software, bases de datos y comunicaciones en toda la organización. Esto asegurará la integración dentro de la organización de los recursos del sistema de información.
El CIO también es responsable de garantizar que la información disponible en la empresa se entregue a los usuarios sin ninguna barrera. Esto se garantiza mediante el establecimiento de sistemas que entregan información a los usuarios. La capacitación del usuario también es un vehículo eficaz para el flujo de información y el CIO es responsable de la capacitación del usuario en sistemas de información.
Dado que el CIO sería responsable de desarrollar estrategias de información, es necesario que la posición del CIO en la jerarquía de la organización sea bastante alta, no por debajo de la primera capa de administración de nivel medio. El CIO debe informar directamente al Director Ejecutivo de la empresa.
3. La información debe ser compartida:
Las empresas comerciales que deseen aprovechar los beneficios de los sistemas de información empresarial deben comprometerse a compartir información. La naturaleza de la información es tal que el intercambio de información le agrega valor.
La alta tasa de obsolescencia garantiza que la información se comparte para su utilización efectiva. Por supuesto, compartir implica riesgos de mal uso y se debe establecer un sistema de control para evitar el mal uso de la información.
4. Compromiso con la formación del personal :
La capacitación del personal es igualmente esencial para garantizar que se disfruten los beneficios potenciales de TI. Los usuarios deben estar capacitados para contribuir a un extracto de la base de información. Los diseñadores de sistemas de información empresarial deben estar capacitados para trabajar con nuevas tecnologías. La mayoría de los usuarios encuentran que su nivel de ignorancia no disminuye a medida que la infraestructura de TI cambia rápidamente.
Así es el caso del profesional de TI que encuentra difícil lidiar con las tecnologías que cambian rápidamente. Por lo tanto, es esencial que las empresas comerciales se comprometan a reeducar a su personal.
Esta reeducación es necesaria no solo con respecto a las nuevas tecnologías y los nuevos sistemas de información, sino también para impartir habilidades para trabajar estrechamente con otros usuarios de la información.
5. Compromiso de la alta dirección:
Otro cambio importante que es necesario para el éxito de los sistemas de información empresarial es el compromiso por parte de la alta dirección para el uso de la tecnología de la información. El compromiso es necesario no solo en términos de asignación de fondos para la infraestructura de TI, sino también en términos de apoyo general a proyectos de sistemas de información empresarial.
Por lo tanto, solo TI no tiene la panacea para los problemas de cambiar el escenario empresarial. Existe la necesidad de redefinir el rol de TI en los negocios. También es necesario realizar cambios en la infraestructura de TI. El enfoque general hacia la infraestructura de TI debe cambiar y, si es necesario, la empresa comercial también debe cambiar para permitir que TI asuma su nuevo rol en el negocio.
