Mantenimiento de registros: importancia y procesos de mantenimiento de registros
En nuestra actual economía de intercambio, el manejo del dinero de una familia se está convirtiendo en un proceso complicado. En la práctica, se paga dinero por todos los bienes y servicios. Una cantidad de pequeños gastos diarios en una familia se hace a través del dinero. En estas circunstancias, no se puede confiar en la memoria para suministrar registros utilizables. Cuando el presupuesto está en acción, la forma más común de saber cómo se gasta el dinero en la familia es mantener registros y cuentas. Incluso los registros simples de manera consistente y cuidadosa ayudarán a facilitar el proceso de financiamiento de una familia.
Importancia del mantenimiento de registros:
El mantenimiento de los registros financieros ayuda a la familia de varias maneras:
1. Es más fácil saber cómo se gastan los ingresos de la familia.
2. Las familias que mantienen registros tienen una idea más clara de los precios de varios artículos y pueden tomar decisiones acertadas al comprar artículos.
3. El gasto actual puede compararse con el del pasado.
4. Se pueden encontrar varias formas y medios para equilibrar los ingresos y gastos totales de la familia.
5. Los registros son útiles como historial para mostrar los gastos de emergencia. Esto dará una indicación para el futuro.
6. Puede ayudar a facilitar el proceso de financiación de una familia.
7. También son valiosos para hacer declaraciones de impuestos y para ajustar las reclamaciones de seguros.
8. El ahorro se puede hacer fácilmente manteniendo registros.
9. El registro proporciona un conjunto de libros de referencia listos.
10. El registro puede servir como un control sobre el presupuesto familiar.
Un conjunto de registros que es completamente satisfactorio para una familia puede no serlo para otra. Cada familia puede adoptar un patrón de contabilidad adecuado a sus propios requisitos. Una familia en la que los miembros son cuidadosos y meticulosos puede mantener los registros detallados. Algunas otras familias pueden mantener la información mínima ya que no les gusta este proceso, ya que es repetitivo y, a veces, requiere mucho tiempo.
Procesos de mantenimiento de registros :
La familia puede adoptar tres tipos de procesos de mantenimiento de registros:
(1) La Cuenta de Ingresos y Gastos.
(2) Libro mayor de la familia
(3) Balance
1. La Cuenta de Ingresos y Gastos:
Esta es una cuenta corriente diaria de la familia. Se puede mantener de forma semanal o mensual. En esta cuenta, los ingresos del mes se registran en las fechas en que se reciben. Se anotan todas las partidas de gastos. Los artículos en una cabeza particular se deben anotar por separado. Los gastos semanales en cada artículo y los días adicionales del mes deben anotarse claramente. Al final del mes, el gasto total debe calcularse y deducirse del ingreso total. Si hay algún saldo puede ser llevado al mes siguiente.
A continuación se muestra un ejemplar para el registro de gastos mensuales:
(1) Saldo inicial (del último mes)
(2) Cantidad de ingresos (durante el mes)
(3) Gastos (Durante el mes)
(4) Saldo (Traslado al mes siguiente)
2. Libro de familia :
El registro de todos los gastos se puede registrar en un libro de contabilidad. Incluye los pagos realizados en la compra de propiedades de terrenos, edificios, automóviles, refrigeradores, muebles, primas de pólizas de seguros, depósitos bancarios, préstamos otorgados a terceros, etc., que se consideran activos de la familia.
Todos los préstamos de la familia también se registran en el libro mayor de la familia. Los préstamos tomados de los bancos, de cualquier otra institución financiera o de individuos deben indicarse claramente en el libro de contabilidad. Las facturas que deben pagarse con respecto a los bienes comprados a crédito o las cuotas a pagar deben anotarse. Todos los tipos de préstamos y pagos a realizar son los pasivos de la familia.
3. Balance:
El balance es un estado anual de los activos y pasivos realizados al final del año. La responsabilidad es el lado de pago, mientras que el activo es el lado receptor de los registros familiares. Los saldos de los préstamos, las habilidades no pagadas y las cuotas no pagadas al final del año estarán en el lado del pasivo. Los valores de los diversos activos comprados por la familia, como la tierra, el refrigerador, la máquina, los muebles, la construcción, los préstamos pagados a otros, el efectivo a la mano y el banco estarán del lado del activo. Responsabilidad significa que la familia tiene que pagar y el activo incluye las cosas que la familia debe recibir.
El propósito de mantener las cuentas y los registros es revisar periódicamente los intervalos, la forma en que se gasta el dinero, los ahorros que se ven afectados y los activos que se han formado. Al comparar el gasto anterior y el gasto actual, el balance ayuda a mejorar el ahorro. El mantenimiento de registros es como un libro de referencia listo. El mantenimiento de registros crea un sentido de disciplina en un individuo, ya que crea una conciencia contra gastos extravagantes e innecesarios.
