Preparación de tiendas o artículos recibidos (con muestra)

Aquí detallamos sobre la preparación de tiendas o productos recibidos nota!

En las grandes fábricas habrá un departamento separado para la recepción de las mercancías. En fábricas más pequeñas, esta tarea puede confiarse al almacenista. En cualquier caso, se debe tener cuidado en el momento de la recepción de las mercancías. Quienquiera que sea la persona responsable, debe abrir los casos bajo su supervisión. Cada caja debe contener lo que se conoce como albarán, que indica el nombre del empacador y el contenido de la caja.

El contenido debe compararse con los que figuran en la lista de empaque. Cualquier escasez de rotura o fuga debe ser notada e insinuada al proveedor. Es habitual enviar el albarán junto con la queja. La cantidad total de bienes recibidos debe compararse con la cantidad mencionada en el pedido respectivo. Cualquier suministro corto debe ser anotado.

Si el suministro es excesivo, el exceso debe mantenerse separado y se debe contactar al Gerente de compras para averiguar si se debe mantener o devolver al proveedor. Los bienes recibidos también deben ser probados para la calidad. El Ingeniero o el Químico pueden llamarse para fines de inspección, pero algunos productos deberán probarse en el laboratorio. En cualquier caso, si la calidad se encuentra defectuosa, los productos no deben ser aceptados; deben mantenerse separados y el proveedor debe retirarlos.

Después de esto, se debe preparar una "Nota recibida de las tiendas". Su forma se da a continuación:

Si hay un departamento separado de recepción de mercancías, se deben preparar cuatro copias de la nota. Una copia será conservada por el Departamento de Recepción, y tres copias junto con las mercancías se enviarán al Almacenista. Verificará nuevamente la cantidad de bienes y la comparará con la cantidad mencionada en la nota. Mantendrá las mercancías en el contenedor asignado, firmará las tres copias, conservará una para su registro y enviará dos de ellas al Departamento de Costes.

Si recibió los bienes en primera instancia, solo se prepararán tres copias: una copia que se conservará para su registro y dos copias que se enviarán al Departamento de Costes. Se debe tener en cuenta que tanto el Departamento de Recepción como el Almacenista dejarán en blanco las columnas de cantidad en la Nota de las Tiendas Recibidas. Es en el Departamento de Costos que se llenarán estas columnas.

La primera columna debajo de "Monto" mostrará los montos de la factura enviados por el proveedor. En la segunda columna se ingresarán los diversos cargos que se agregarán al costo de los bienes, y la tercera columna muestra el total. Es la cantidad en la columna total la que mostrará el costo total de los bienes comprados y es esta cantidad la que se ingresará en el Libro mayor de tiendas.