Contabilidad para hoteles (con asientos contables)

Vamos a hacer un estudio en profundidad de la contabilidad de los hoteles.

Introducción a la contabilidad hotelera:

Todos sabemos que el negocio principal de un hotel es proporcionar comida y alojamiento (es decir, refugio). Pero hay algunos hoteles grandes que ofrecen otras comodidades, recreaciones, entretenimientos, instalaciones de negocios, etc. Naturalmente, el esquema de contabilidad dependerá de la naturaleza y el tamaño de un hotel y de sus requisitos, aunque el principio de contabilidad será el mismo.

Un hotel puede tener diferentes disposiciones para servir refrigerios o para almuerzos y cenas, incluida la disposición de un bar. A veces, también pueden tener secciones separadas para catering en diferentes lugares en diferentes eventos sociales. Para este propósito, se deben mantener cuentas separadas para la compra de diversos tipos de artículos y ventas de varios tipos de artículos para determinar la posición correcta que, en otras palabras, les ayudará a mantener las cuentas correctamente.

Se pueden mantener un Libro de compras analítico y un Libro de caja (lado de pago) para registrar las compras y los gastos con diferentes columnas para:

Vinos y minerales,

Comestibles y Provisiones,

Cubiertos, vasos, platos, etc.

Ropa de cama y ropa de cama,

Establecimientos,

Muebles y accesorios etc.

(También debe hacerse una columna de libro mayor en el Libro de Caja para registrar el desembolso realizado para los visitantes). Por el contrario, el Libro de Ventas y el lado del recibo del Libro de Caja deben tener columnas de análisis similares para: Desayuno, Almuerzos y Cenas; Bar, cigarrillos y cigarros, etc. Carruajes (si los hay), etc.

(Además de lo anterior, Cash Book incorporará otros dos libros de contabilidad, es decir, el Libro de visitas y el Libro de contabilidad personal, que se analizan en un párrafo posterior).

Fijación de la tarifa de la habitación:

Al determinar el precio de la habitación, se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

(a) Disponibilidad de habitaciones en el hotel;

(b) Tasa esperada de retorno de las inversiones;

(d) Ubicación del hotel;

(e) Ubicación de la habitación en particular;

(f) Disponibilidad de diversas instalaciones;

(g) Tasa de ocupación, etc.

Método de cálculo:

Para determinar la tarifa de habitación, normalmente el gasto total estimado (ingresos) más la tasa de retorno de la inversión estimada se divide por la cantidad de habitaciones disponibles para fines de desembolso. Aquí se puede mencionar que los cargos por habitación individual, habitación doble, habitación orientada al sur serán bastante diferentes a los demás.

La tasa de ocupación de la habitación se calcula como:

Tarifa de habitación de carga :

Por lo general, para una estadía de 24 horas se toma el cargo de un día, es decir, se permite que el ocupante permanezca por 24 horas desde el momento de llegada hasta el momento de la salida. El ocupante debe pagar el cargo de un día, incluso si se queda menos de 24 horas. Es interesante observar que el tiempo de salida se sigue en algunos hoteles, que generalmente se fija a las 12 del mediodía. Para ello, el ocupante debe pagar el cargo completo desde el momento en que ocupa la habitación hasta el momento del check-out, que suele ser inferior a 24 horas. Por ejemplo, X ocupó una habitación en un hotel a las 7.00 am de la mañana del lunes, donde la hora de salida se fijó a las 12.00 am. Salió del hotel. Martes a las 4:00 p.m. Debe pagar los cargos de 3 días (es decir, de 7:00 a.m. a 12 a.m. del lunes, + 12 del mediodía del lunes a 12 del mediodía del martes +12 del mediodía del martes a 4 p.m. del martes).

Impuesto a las ventas y al impuesto a los gastos del hotel:

Por lo general, los impuestos a las ventas son pagados por el ocupante en diversos artículos a las tarifas enmarcadas por el Gobierno del Estado y el mismo se deposita a intervalos regulares al Gobierno del Estado. De manera similar, el Impuesto al Gasto de los Hoteles (HET, por sus siglas en inglés) es recaudado por algunos hoteles de lujo, en las facturas (incluido el Impuesto de Ventas) al 10%, que debe presentarse al Gobierno Central.

Ilustración 1:

Un hotel de cinco estrellas tiene 660 habitaciones en total, de las cuales 52 se utilizan para fines operativos y las habitaciones son utilizadas por los gerentes de departamento.

Si los huéspedes ocupan 480 habitaciones en cualquier día, calcule la tasa de ocupación de la habitación.

Ilustración 2:

Un hotel de cinco estrellas en Chennai tiene 320 habitaciones alquilables en un día en particular. 240 habitaciones están ocupadas por 300 personas. Calcular la tasa de ocupación doble.

Ilustración 3:

El Sr. A llega a Mumbai y se registra en una habitación en un hotel de cinco estrellas a las 4 pm el 1 de junio de 2007 en Rs. 500 por día más 10% por cargos de servicio en el plan europeo. La hora de salida en el hotel es a las 12 del mediodía.

Calcule la cantidad a pagar por el Sr. A en cada una de las siguientes circunstancias:

(i) Si el Sr. A se retira a las 10 pm del mismo día

(ii) Si el Sr. A se retira a las 9 am del 2 de junio de 2007

(iii) Si el Sr. A se retira a las 6 pm el 2 de junio de 2007

(iv) Si el Sr. A se retira a las 4 pm del 3 de junio de 2007.

Muestre también la cantidad a pagar por el Sr. A si los cargos fueran leves @ Rs. 500 por una estadía de cada 24 horas o una parte del mismo, más los cargos por servicio al 10%.

Libro de visitas:

En la práctica, las cuentas personales de los visitantes de un hotel pueden registrarse de la manera más conveniente con la ayuda de un Libro de Visitas tabular.

Una forma típica de un libro de visitas se presenta:

Nota:

Las transacciones de cada día se mantienen en una página separada junto con una columna para cada visitante. La habitación no. Está indicado contra todos y cada uno de los visitantes. El monto reducido en cada columna representa el saldo adeudado al comienzo del día del visitante en cuestión. De manera similar, cuando se liquida una cuenta, el efectivo recibido se registra como un crédito y, en consecuencia, no habrá saldo en la cuenta que se transferirá a la página del día siguiente . Pero si hay un vencimiento en cualquier fecha de un visitante, el mismo se transfiere a un libro de contabilidad personal.

Los totales diarios de cada partida (tanto de débito como de crédito) se registran en la columna de totales del lado derecho. Lo mismo se transfiere a un libro de resumen o libro de contabilidad ordinario con el fin de obtener los totales mensuales, trimestrales o semestrales.

Forma del libro mayor de visitantes en forma de libro mayor ordinario:

Para equilibrar bajado:

Además de lo anterior, el Libro mayor de acciones se debe mantener en detalle para que se pueda ejercer un control directo con respecto a las compras, ventas o usos de diferentes artículos.

Los principios infundidos deben ser recordados:

(i) Deben mantenerse cuentas separadas para recibos como Vinos, Cervezas y Espíritus, etc. y los pagos realizados en su contra, el saldo se transfiere a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

(ii) También se deben hacer los ajustes apropiados para las Comidas, Lavandería, etc. entre el personal y el propietario para determinar el resultado correcto. Para este propósito, se cargará en la Cuenta de salarios (para el personal) y en la Cuenta de giros (para propietarios) y se acreditará la cuenta en particular, por ejemplo, Comida. Además, todos los tipos de transferencia de una sección a otra deben mantenerse en consecuencia.

(iii) Los gastos se repartirán entre las diferentes secciones de manera adecuada y, en consecuencia, los mismos se ajustarán en la Cuenta de pérdidas y ganancias.

En resumen, al preparar las cuentas finales, se debe prestar especial atención a las entradas de ajustes relacionadas con las comidas, el alojamiento, etc. del personal, así como la propiedad. Desde el punto de vista contable, es mejor abrir Cuentas de trabajo para varias secciones de Bar, Alojamiento, Restaurante, Almuerzo, Cenas, etc. Por ejemplo, cuando se realizan los cobros, se acredita la Cuenta de alojamiento mientras que las tasas, impuestos, reparaciones de edificios, depreciación en la ropa de cama, los salarios de los asistentes, los cargos de establecimiento proporcionales, etc. se cargan a la Cuenta de Alojamiento. Del mismo modo, los costos y gastos relacionados con la carne, los huevos, el pescado, las aves de corral, los alimentos, las provisiones, etc. deben distribuirse entre el Restaurante, los Almuerzos y las Cenas. También es necesario preparar cuentas separadas para la sala de billar, salas de banquetes y lavandería, etc.

Ilustración 4 :

Los siguientes son los saldos del libro de contabilidad del Hotel Sagarika el 31 de diciembre de 2006:

Ilustración 5:

A partir de los siguientes datos relativos a cuatro habitaciones en un hotel, prepare un libro mayor en columnas:

(i) Alquiler de habitaciones por cada habitación Rs. 500 + 15% de impuestos.

(ii) Sala 1: Desayuno Rs. 45, lavandería Rs. 50, llamadas telefónicas locales Rs. 15.

(iii) Sala 2: Almuerzo Rs. 85; STD llama Rs. 125; Vino rs. 60. Monto pendiente del día anterior Rs. 1.250.

(iv) Habitación 3: Taxi privado contratado en el hotel Rs. 400; STD llama Rs. 350; Cena Rs. 125; Whisky Rs. 100; Rs depositados 3.500 con el hotel.

(v) Sala 4: Apertura por parte de los invitados Rs. 575; Lavandería Rs. 30; Almuerzo Rs. 120.

(vi) El huésped en la Habitación 3 es un visitante regular y tiene derecho a un descuento del 20% en el alquiler de la habitación.

Todas las transacciones anteriores se refieren a un solo día.

Ilustración 6:

A continuación se presenta la información con respecto al Hotel Miramar para el 14 de abril de 1991:

Debe escribir el Libro mayor de visitantes (invitados) con respecto al mismo, dado que no hay saldos de apertura:

1. El hotel tiene 4 habitaciones con cargos de habitación @ Rs. 300 por día y una suite @ Rs. 500 por día. Un avance de Rs. Se toman 500 dólares de cada cliente en efectivo, excepto de los titulares de la Tarjeta Dorada.

2. Habitación n. 3 estaba vacante y la habitación no. 4 fue ocupada después de las 2 pm, por lo que el gerente acordó otorgar un reembolso del 30% en cargos de habitación al huésped por ese día. El ocupante de la habitación n. ° 1 es un titular de la tarjeta Gold que le da derecho a un descuento del 10%, excepto en vinos, bebidas y cigarrillos. El huésped de la suite se registró ese día.

3. Los detalles de otros gastos e instalaciones utilizados por el huésped son: