Inventario: inventario, registros y formularios utilizados (con muestra)
Inventario: inventario, registros y formularios utilizados (con muestra)!
Inventario perpetuo:
El CIMA define el inventario perpetuo como "Un sistema de registros mantenido por el departamento de control que refleja el movimiento físico de las existencias y su saldo actual". Significa un sistema de registros, un sistema por el cual se dispone de información continua sobre la disponibilidad de material y tiendas. conocido como Inventario Perpetuo. Se trata de determinar el saldo después de cada recibo y emisión a través de tarjetas de depósito o libros de contabilidad.
Balance continuo:
Es esencial, para demostrar la exactitud del Inventario Perpetuo, que debe haber un inventario continuo. Normalmente, el inventario físico se realiza una vez al año o una vez cada seis meses. La cantidad real de cada artículo se enumera y se compara con las cifras del libro. Si no se ha producido ningún error, desperdicio o robo, la figura del libro (según la Tarjeta de depósito o el Libro mayor de tiendas) debe coincidir con el stock físico real.
Si hay algún desacuerdo, debe ser capaz de una explicación. Pero como esto implica revisar los registros de todo el año y tratar de recordar lo que sucedió a lo largo del año, generalmente no se puede explicar el desacuerdo y las cifras del libro deben ajustarse.
El inventario continuo elimina este inconveniente. Bajo este sistema, quince o veinte artículos en inventario son recogidos todos los días por el Bin Card o el Libro Mayor de Tiendas. Si hay un desacuerdo, la discrepancia se explica allí y entonces. Debido a que el número de recibos o problemas no sería grande, la causa de la discrepancia sería conocida y eliminada.
Al día siguiente, se recogen los siguientes 15 o 20 artículos y se comparan su stock físico y el de libro. De esta manera, todos los artículos se revisan tres o cuatro veces al año en lugar de una sola vez en el inventario anual. Además de garantizar que el stock real y el stock de libros estén de acuerdo todo el tiempo, el sistema hace que el almacenista recorra sus tiendas y observe cualquier fuga, desperdicio o robo que pueda estar ocurriendo para que todas las pérdidas puedan ser revisadas rápidamente.
El sistema evita la necesidad de realizar un inventario anual y alterar el trabajo habitual. Las hojas de existencias se pueden escribir desde el libro de contabilidad de las tiendas, sabiendo que no hay discrepancia entre las existencias reales y las de libros. Las cuentas provisionales son posibles y las cuentas finales pueden estar listas rápidamente.
Para facilitar el control y el trabajo general de almacenamiento, los paquetes originales deben mantenerse intactos y deben indicar la cantidad en cada paquete. El verificador deberá contar o pesar solo la cantidad suelta. Si el control diario es realizado por alguien que no sea el comerciante o sus subordinados, proporcionaría un excelente control de las actividades del propio comerciante.
Algunos elementos deben seleccionarse al azar (además de los elementos regulares) para proporcionar un elemento de sorpresa. Esta verificación por parte de un "forastero" no debería ser difícil debido al hecho de que el número de la papelera está anotado en la Tarjeta de la Papelera o en el Libro mayor de tiendas. Uno puede ir al contenedor respectivo y contar, medir o pesar el artículo que se encuentra allí y comparar el resultado con la figura del libro.
El record:
El Libro Mayor de Tiendas:
En cualquier fábrica de tamaño justo sería necesario contar con información continua sobre los valores de los materiales y tiendas comprados, emitidos y aún en equilibrio. Para este propósito, es necesario mantener una cuenta para cada artículo, tanto en lo que respecta a la cantidad como a la cantidad. Las cuentas de materiales de bajo costo no se pueden mantener. El monto gastado en sus compras puede ser cargado a Factory Expenses Straightway.
La forma de la cuenta se da a continuación:
Las entradas en el Libro mayor de tiendas se realizan básicamente de la misma forma que en las Cartas de depósito. La única diferencia es que en el Libro Mayor de Tiendas también se deben ingresar las cantidades involucradas. El mantenimiento del libro mayor de tiendas para que la información sobre el saldo disponible y el valor de dicho saldo esté siempre disponible se conoce como Sistema de inventario perpetuo. (No se puede decir que esté completo sin un inventario continuo).
Esta tarea debe confiarse a un empleado independiente y no sería apropiado confiar la tarea al comerciante o hacer que el empleado sea un subordinado a él. El empleado del libro mayor almacenado debe trabajar en la oficina de costos. Ya se ha señalado que la entrada en el Libro mayor de tiendas con respecto a los recibos se realiza sobre la base de la nota de las tiendas recibidas. En lo que respecta a las emisiones, la entrada se realizará sobre la base de la hoja de solicitud que menciona la cantidad emitida.
Es el empleado del Libro mayor de tiendas quien abrirá el libro mayor en la página correspondiente, averiguará la tasa y realizará el cálculo. La cantidad así calculada se ingresará en el formulario de solicitud y también en la columna de emisión del Libro mayor de tiendas.
Formularios para ser utilizados en la toma de inventario:
Las formas más importantes utilizadas en la toma de inventario son las siguientes:
(i) Etiquetas de inventario:
Las etiquetas de inventario son resbalones que tienen dos partes que muestran: número de etiqueta, símbolo de material, cantidad después de realizar el inventario, unidad de cantidad. La parte inferior también muestra la misma información. Las partes superior e inferior están perforadas. La parte superior está unida a la caja de las tiendas y la parte inferior se arranca y se mantiene para la verificación del stock.
Si alguna Bandeja no contiene Etiqueta, indica que el elemento aún está por verificar. Después de la verificación adecuada, las partes inferiores de las Etiquetas se contabilizan para la determinación del stock. Si posteriormente se comprueba que el saldo físico y el saldo contable no están de acuerdo, entonces estas etiquetas de la parte superior en los contenedores permiten el recuento o la verificación.
(2) Hojas de inventario:
Una Hoja de inventario es una lista de materiales cubiertos por las Etiquetas de inventario, con el saldo de inventario y el saldo del Libro mayor de tiendas registrados lado a lado para mostrar cualquier discrepancia entre ellos. A continuación se presenta un formato de hoja de inventario.
Después de completar la verificación de stock, esta hoja se envía a las tiendas dep't. Para realizar las entradas necesarias. Si hay discrepancias, se lleva a cabo una investigación para determinar las causas de las discrepancias y también para introducir medidas para evitar y controlar las discrepancias.
