Presupuesto: significado, necesidad y factores principales

Lea este artículo para conocer el significado, la necesidad y los principales factores del presupuesto.

Significado y necesidad de presupuesto:

Todos están familiarizados con la idea de un presupuesto porque es esencial en todos los aspectos de nuestra vida: nacional, nacional y empresarial. Un presupuesto es una estimación de números futuros basados ​​en información. Es un plan en detalles por un período específico de tiempo. En la era actual de la competencia, todos están con el presupuesto del término porque es muy esencial en la vida y los negocios. Sin un presupuesto, el propietario del negocio está literalmente disparando en la oscuridad cuando se trata de planificar gastos para los negocios y relacionarlos con los ingresos por ventas.

En el proceso de presupuestación, los gerentes de cada departamento justifican los recursos que necesitan para lograr sus objetivos. Explican a sus superiores el alcance y el volumen de sus actividades, así como la forma en que se realizarán sus tareas.

La comunicación entre los superiores y los subordinados ayuda a afirmar su compromiso mutuo con los objetivos de la empresa. Calcula los beneficios, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de una empresa para un período de tiempo determinado. Es un pronóstico de lo que ocurrirá financieramente si se implementan ciertas estrategias y decisiones.

Un presupuesto es una herramienta de planificación financiera que ayuda a la empresa a controlar y administrar el gasto del dinero. Se prepara un presupuesto para tener una utilización efectiva de los fondos y para la realización de los objetivos de la manera más eficiente posible. El presupuesto es una herramienta poderosa para la administración para realizar sus funciones (es decir, formular planes, coordinar actividades y controlar operaciones, etc.) de manera eficiente. El Chartered Institute of Management Accountants, Londres (CIMA), define un presupuesto como bajo.

"Un plan cuantificado en términos monetarios preparado y aprobado antes de un período de tiempo definido que generalmente muestra los ingresos planificados que se generarán y / o los gastos en los que se incurrirá durante ese período y el capital que se empleará para alcanzar un objetivo determinado".

Un análisis de esta definición revela los siguientes elementos esenciales de un presupuesto:

1. Es un plan expresado en términos monetarios pero también puede contener unidades físicas.

2. Se prepara antes de un período de tiempo definido (período de presupuesto) durante el cual operará.

3. Se relaciona con un período futuro definido.

4. Está aprobado por la gerencia para su implementación.

5. Por lo general, muestra los ingresos planificados que se generarán y los gastos que se incurrirán.

6. También muestra el capital a emplear durante el período y

7. Se prepara con el propósito de implementar la política formulada por la gerencia y el objetivo a alcanzar durante el período.

Por lo tanto, un presupuesto fija un objetivo en términos de rupias o cantidades contra las cuales se mide el desempeño real. Por lo tanto, un presupuesto puede tomarse como un documento que está estrechamente relacionado tanto con la función de gestión como con la función contable de una organización.

A medida que aumenta el tamaño de la organización, la necesidad de presupuesto es, en consecuencia, mayor, porque un presupuesto es una herramienta eficaz de planificación y control. Los presupuestos son útiles para coordinar las diversas actividades (como producción, ventas, compras, etc.) de la organización, con el resultado de que todas las actividades se desarrollan de acuerdo con el objetivo.

Los presupuestos son medios de comunicación. Las ideas de la alta dirección tienen la forma de un presupuesto y se transmiten a los subordinados que deben darles la forma práctica. Como las actividades de varios jefes de departamento se coordinan en la preparación de un presupuesto, es útil para desarrollar un trabajo en equipo que es muy necesario para el éxito de una organización.

Por lo tanto, se necesita un presupuesto para planificar el futuro, motivar al personal asociado, coordinar las actividades de los diferentes departamentos y controlar el desempeño de varias personas que operan en diferentes niveles.

Factor de presupuesto principal (o límite):

El factor de presupuesto principal es un factor tan importante que afectaría a todos los presupuestos funcionales en gran medida. El alcance de su influencia debe evaluarse primero para garantizar que los presupuestos funcionales sean razonablemente capaces de cumplirse.

Este es el factor en las actividades de una empresa que en un momento determinado o durante un período limitará el volumen de producción. Es el factor gobernante el que constituye una limitación importante en todas las actividades operativas de la organización, por lo que este factor se tiene en cuenta para determinar si los presupuestos son capaces de alcanzarlos.

Es esencial ubicar el factor limitante antes de la preparación de los presupuestos, ya que influye en casi todos los presupuestos.

El factor limitante puede ser cualquiera de los siguientes:

1. ¿Hay suficiente demanda para el producto? (Demanda del cliente)

2. ¿Se dispondrá de la calidad y cantidad requeridas de materiales? (Disponibilidad de materia prima)

3. ¿Está disponible el tipo de trabajo requerido? (Disponibilidad de mano de obra)

4. ¿Es la capacidad de la planta suficiente para hacer frente a las ventas esperadas? (Capacidad de la planta)

5. ¿Es la posición de efectivo suficiente para financiar el volumen esperado de ventas? (Posición de efectivo)

6. ¿Existen restricciones gubernamentales (restricciones gubernamentales)

Por ejemplo, una preocupación tiene la capacidad de producir 50, 000 unidades de un artículo en particular por año. Pero solo 30, 000 unidades pueden ser vendidas en el mercado. En este caso, la baja demanda del producto es el factor limitante.

Por lo tanto, el presupuesto de ventas debe prepararse primero y otros presupuestos funcionales, como el presupuesto de producción, el presupuesto de mano de obra, el presupuesto de utilización de la planta, el presupuesto en efectivo, etc., deben prepararse de acuerdo con el presupuesto de ventas. Supongamos que otra preocupación no tiene problemas de ventas y puede vender lo que pueda producir. En este caso la capacidad de la planta es limitada. Por lo tanto, el presupuesto de producción debe prepararse primero y otros presupuestos deben seguir el presupuesto de producción.

Por lo tanto, el presupuesto relacionado con el factor limitante debe prepararse primero y los demás presupuestos deben prepararse a la luz de ese factor. Todos los presupuestos deben coordinarse teniendo en cuenta el principal factor presupuestario si el control presupuestario es lograr los resultados deseados.

El factor presupuestario principal no es estático. Puede variar rápidamente de vez en cuando debido a factores internos y externos. Es de carácter temporal y, a largo plazo, puede superarse mediante acciones de gestión adecuadas. La mayoría de las veces, la escasez de ventas es el factor clave en la industria y este factor se puede superar tomando medidas de promoción de ventas como el aumento de personal de ventas y publicidad. La capacidad de la planta se puede mejorar mediante una mejor planificación, simplificación del producto o extensión de la planta.


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