Sistema en una organización: significado, características y componentes
Lea este artículo para aprender sobre el sistema en una organización. Después de leer este artículo, aprenderá sobre: 1. Significado del sistema 2. Características del sistema 3. Componentes del sistema.
Significado del Sistema:
El sistema de palabras se deriva del sistema de palabras griegas, que significa una relación organizada entre unidades o componentes que funcionan.
Existe un sistema porque está diseñado para lograr uno o más objetivos.
Entramos en contacto diario con el sistema telefónico, el sistema de transporte, el sistema de contabilidad, el sistema ferroviario, el sistema de producción y, durante más de dos décadas, el sistema informático.
Del mismo modo, hablamos del negocio y de la organización como un sistema que consiste en departamentos interconectados (subsistemas) como producción, ventas, personal y un sistema de información. Ninguno de estos subsistemas es de mucha utilidad como unidad única e independiente. Sin embargo, cuando se coordinan adecuadamente, la empresa puede funcionar de manera efectiva y rentable.
Un sistema es un conjunto de elementos interactivos o interrelacionados que se unen para lograr objetivos comunes. Cada componente individual de un sistema tiene sus propios objetivos, pero en conjunto, estas partes trabajan en armonía para que los objetivos individuales y los objetivos comunes del sistema estén armonizados.
Un sistema puede ser parte de un sistema más grande y al mismo tiempo puede tener sus propios subsistemas. El sistema recibe entradas y ofrece salida.
El procesamiento se lleva a cabo según los procedimientos establecidos. Por ejemplo, una universidad representa un subsistema del sistema educativo general de un país. Este subsistema tiene sus propios subsistemas, como el sistema de enseñanza, el sistema de bibliotecas, el sistema de exámenes, etc. El sistema universitario tiene sus objetivos definidos.
Los objetivos individuales del subsistema, es decir, el sistema de enseñanza, el sistema de bibliotecas, el sistema de exámenes, etc. pueden ser diferentes, pero deben estar en sintonía con los objetivos comunes del sistema universitario en su conjunto. Los objetivos comunes del sistema universitario deben estar en armonía con los objetivos del sistema educativo del país en su conjunto.
Es necesario establecer procedimientos no solo para el procesamiento, sino también para la retroalimentación y el control, para el funcionamiento eficaz de los sistemas.
El mundo fuera del sistema se llama medio ambiente. El sistema puede verse como un subsistema del entorno. Por ejemplo, una organización empresarial es un sistema que funciona dentro de los contornos del entorno conocido como la sociedad.
El entorno influye en gran medida en el comportamiento del sistema al imponerle varias restricciones, como limitaciones a los recursos financieros; Fuerzas competitivas, condiciones del mercado y factores económicos, pero un sistema único rara vez puede influir en el comportamiento de su entorno.
Utilizamos límites lógicos, en lugar de físicos, para separar un sistema de sus subsistemas o de su entorno. Los límites lógicos cambian de vez en cuando y difieren de un sistema a otro.
Características del sistema:
1. Cada sistema está compuesto por subsistemas que, a su vez, están compuestos por otros subsistemas, y cada subsistema está delineado por sus límites. Las interconexiones e interacciones entre los subsistemas se denominan interfaces. Las interfaces ocurren en el límite y toman la forma de entradas y salidas.
2. Un subsistema en el nivel más bajo no se puede definir como procesador. Las entradas y salidas están definidas pero no el proceso de transformación. Este sistema se denomina caja negra.
3. Un sistema recibe entradas y produce salidas después de transformar entradas. El proceso de transformación está regulado. En muchos sistemas es a través de un control de retroalimentación.
El control de retroalimentación requiere la medición de las salidas, es decir, una comparación de la salida con un estándar, especificando qué debe producir el sistema y un mecanismo de control que puede hacer que el proceso del sistema se modifique para acercar la salida al estándar.
4. Cada sistema tiene un límite. El sistema está dentro del límite y el entorno está fuera del límite.
Implicaciones del concepto de sistemas:
El estudio del concepto de sistemas tiene tres implicaciones básicas:
1. Las interrelaciones y la interdependencia deben existir entre los componentes.
2. Los objetivos de la organización en su conjunto tienen una prioridad más alta que los objetivos de sus subsistemas. Por ejemplo, las aplicaciones de personal informatizado deben cumplir con la política de privacidad, confidencialidad y seguridad de la organización, así como poner los datos seleccionados (por ejemplo, nómina) a disposición de la división de contabilidad que lo soliciten.
3. Un sistema debe estar diseñado para lograr un objetivo predeterminado.
Componentes del sistema:
1. Entrada:
La entrada incluye máquinas, mano de obra, materias primas, dinero, tiempo, etc.
2. Procesador:
Es el elemento de un sistema que involucra la transformación real de la entrada en la salida. Es el componente operacional de un sistema. Los procesadores pueden modificar la entrada total o parcialmente, según las especificaciones de la salida. Esto significa que a medida que cambian las especificaciones de salida, también lo hace el procesamiento. En algunos casos, la entrada también se modifica para permitir que el procesador habilite la transformación.
3. Salida:
Estos son información en el formato correcto, transmitida en el momento y lugar correctos a la persona correcta.
4. Control:
Incluye el procesamiento de la retroalimentación y tomar las medidas necesarias. En un sistema informático, el sistema operativo y el software que lo acompaña influyen en el comportamiento del sistema. En el análisis de sistemas, conocer la actitud del individuo que controla el área para la que se está considerando una computadora puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de la instalación.
Se requiere apoyo de la gerencia para asegurar el control y apoyar el objetivo del cambio propuesto.
5. Comentarios:
Los comentarios son los datos sobre el rendimiento del sistema. La retroalimentación mide la salida contra un estándar en algún tipo de procedimiento cibernético que incluye comunicación y control. En la Fig. 13.2, la información de salida se retroalimenta a la entrada y para la gestión la información de salida se envía a la entrada y a la administración (controlador) para su deliberación.
Después de comparar la salida con los estándares de rendimiento, los cambios pueden dar como resultado la entrada o el procesamiento y, en consecuencia, la salida. La retroalimentación puede ser positiva o negativa, rutinaria o informativa.
En el análisis de sistemas, la retroalimentación se implementa de dos maneras diferentes:
(a) La retroalimentación negativa generalmente proporciona al controlador una acción de información.
(b) La retroalimentación positiva refuerza el rendimiento del sistema. Es rutina en la naturaleza.
