Proceso de planificación de la mano de obra (con diagrama de flujo)
Este artículo arroja luz sobre los cinco pasos principales involucrados en el proceso de planificación de la mano de obra. Los pasos son: 1. Objetivos y planes organizativos 2. Previsión del requisito de mano de obra 3. Preparación del inventario de mano de obra 4. Identificación de la brecha de mano de obra 5. Planes de acción para cerrar la brecha.
Paso # 1. Objetivos y planes de organización:
El punto de partida de cualquier actividad en una organización / empresa es su objetivo, que se origina en diversos planes y políticas que proporcionan orientación para el curso futuro de la acción. Dependiendo de estas direcciones, varios subsistemas de la empresa diseñan sus propios planes y programas. De esta manera, los planes y programas de cada subsistema se vinculan con el plan y las políticas principales de la organización.
La contribución de un subsistema para el logro de los objetivos de la organización se ve afectada negativamente si el vínculo no es adecuado. Esto es cierto también en el caso de la planificación de la mano de obra. Por lo tanto, las políticas organizacionales deben ser identificadas e incorporadas en el proceso de planificación.
Específicamente las siguientes preguntas son relevantes a este respecto:
(1) ¿Se deben cubrir las vacantes identificadas por la promoción desde dentro o desde fuera?
(2) ¿Cómo se relacionan los objetivos de desarrollo y capacitación con los objetivos de la planificación de la mano de obra?
(3) ¿Cuáles son las restricciones encontradas en la planificación de la mano de obra, qué políticas se requieren para manejar estas restricciones?
(4) ¿Deben continuar o eliminarse los trabajos rutinarios y aburridos, es decir, cómo enriquecer el trabajo de los empleados?
(5) ¿Cuáles son las formas y los medios para disminuir el tamaño de las organizaciones para luchar contra la competencia existente?
(6) ¿Hasta qué punto se puede adoptar la automatización en caso de producción y otras operaciones?
(7) ¿Cuáles son los medios y medios para garantizar la disponibilidad continua de mano de obra adaptable y flexible?
Paso # 2. Predicción del requisito de mano de obra:
El primer ingrediente esencial de la planificación de la mano de obra es la previsión de los requisitos de personal para los recursos humanos en una organización durante un período de tiempo.
En cierto modo, este requisito depende de la escala de operaciones de las organizaciones durante el período de tiempo considerado. Sin embargo, los requisitos humanos totales no tienen una relación lineal completa con el volumen de producción / operación.
Esto se debe a hechos como la relación hombre-máquina y el cambio en la productividad, etc. Por lo tanto, al hacer un pronóstico para los requisitos de recursos humanos, se deben considerar todos aquellos factores que tienen un impacto sobre la relación entre el volumen de operaciones y el número de empleados.
Si bien esto dificulta los problemas de planificación de la mano de obra, pero proporciona una respuesta clara a la pregunta crítica, ¿cuántas personas serán necesarias en el futuro? El departamento de recursos humanos tiene que preparar un pronóstico para el requerimiento de recursos humanos basado en esos documentos.
El pronóstico de los requisitos de recursos humanos sirve para los siguientes propósitos:
1. Para cuantificar el trabajo requerido para fabricar un número determinado de productos / bienes u ofrecer una cantidad determinada de servicio.
2. Para distinguir qué mezcla de personal es deseable en el futuro.
3. Evaluar y determinar los niveles de personal adecuados en diferentes partes de la organización para evitar costos innecesarios.
4. Para deshacerse de la escasez de personas cuando y donde más se requieren.
5. Para visualizar el cumplimiento de los requisitos legales con respecto a la reserva de puestos de trabajo, etc.
Paso # 3. Preparación del inventario de mano de obra:
El inventario es un término que normalmente se utiliza para contar artículos tangibles que son necesarios para fabricar un producto y mantener el equipo y la maquinaria en buen estado de funcionamiento. De igual manera, se puede preparar el inventario de recursos humanos.
La diferencia es que el inventario de recursos humanos no consiste simplemente en contar las cabezas disponibles, sino en catalogar sus potenciales presentes y futuros. En vista del hecho de que los recursos humanos totales de una organización / preocupación se clasifican como personal directivo y no directivo.
El inventario de habilidades se refiere al personal no directivo, mientras que el inventario gerencial está relacionado con el personal directivo. Un inventario cataloga las habilidades, habilidades y potenciales de una persona. Como el personal directivo y el personal no directivo difieren entre sí, se necesitan diferentes tipos de información para preparar sus inventarios.
Inventario de Gestión:
Un inventario de gestión proporciona la siguiente información:
1. Datos de personal.
2. Historial de trabajo.
3. Plan de carrera.
4. Fortalezas y debilidades.
5. Potenciales de promoción.
6. Tamaño de la empresa administrada, es decir, número y tipos de empleados administrados.
7. Presupuesto de las empresas gestionadas.
8. Cualquier logro especial, como la adquisición de calificaciones adicionales, conferencias / seminarios, asistencia, trabajos presentados / escritos en revistas.
Inventario de habilidades:
Los siguientes tipos de información son necesarios en el inventario de habilidades:
1. Bio-datos del empleado.
2. Habilidades adquiridas, es decir, experiencia laboral, capacitación, etc.
3. Logros especiales si los hubiere.
4. Potenciales del empleado.
Los sistemas de información de recursos humanos mantienen la información mencionada. Sin embargo, debe haber una revisión periódica y una actualización de la información.
De esta manera, el inventario de recursos humanos proporciona información sobre el personal presente y futuro para que esté disponible en la organización. Para las acciones de gestión adecuadas, la base se proporciona a través de este inventario que ayuda a identificar la brecha existente y futura en el personal y sus capacidades.
Proceso de Preparación del Inventario de Mano de Obra:
Hay cuatro pasos involucrados en el proceso de preparación del inventario de mano de obra, la determinación del personal que se incluirá en el inventario, la catalogación de información objetiva sobre las personas, la evaluación sistemática detallada de cada persona y el análisis detallado de las personas que tienen potencial para el desarrollo.
Los siguientes son los diversos pasos emprendidos:
(1) El primer paso en el inventario de mano de obra se refiere a la identificación del personal cuyo inventario se va a preparar. Como cuestión de regla, esas personas deben incluirse en el inventario, quienes estarán disponibles en la organización y que tienen potencial de desarrollo para futuros puestos.
Por lo tanto, las personas que ocupan cargos directivos y hasta cierto grupo de edad pueden incluirse en el inventario de mano de obra. Los operadores y supervisores prometedores, capaces de ocupar cargos gerenciales futuros pueden considerarse para su inclusión en esta categoría.
(2) Después de la identificación del personal que se incluirá en el inventario de mano de obra, se recopila información detallada sobre ellos.
La información puede ser objetiva sobre la edad, educación, experiencia, estado de salud, edad de jubilación, resultados de pruebas psicológicas y otras, registros de empleo, calificación de méritos, etc. Algunas organizaciones organizan entrevistas breves para verificar la exactitud de los datos y también para detectar posibles defectos / desenterrar Habilidades de los individuos. Todos estos registros funcionan como catálogo de talentos.
(3) El tercer paso implica la evaluación del personal incluido en el inventario. Esto proporcionará la información sobre los talentos actuales y potenciales de cada individuo.
Todos los individuos pueden ser calificados de alguna manera. Además de la calificación, se deben registrar comentarios específicos adicionales sobre individuos como la lista de trabajos recomendables, limitaciones específicas, puestos para los cuales los individuos están potencialmente calificados y necesitan capacitación adicional, etc.
(4) Se realizará un estudio detallado de aquellas personas que tienen un alto potencial de promoción y colocación en cargos clave en la organización, después de evaluar a todo el personal incluido en el inventario de mano de obra. Dicho estudio ayudará a especificar los requisitos de capacitación, el tipo de promoción de la capacitación, el momento de la promoción y otros temas relacionados.
Paso # 4. Identificación de la brecha de la mano de obra:
La diferencia entre la mano de obra requerida en un momento determinado y el personal disponible en ese momento se conoce como brecha de la mano de obra. Debido a que la simple brecha cuantitativa agregada no serviría para nada, la brecha debe medirse con respecto a los distintos tipos de personal. Básicamente, esta brecha puede ser de dos tipos: recursos humanos excedentes y escasez de recursos humanos.
Los diferentes planes de acción que se necesitan para lidiar con el excedente de recursos humanos incluyen un plan de jubilación voluntaria, despidos, reducción de horas de trabajo, etc., según sea el caso y según lo permitan los requisitos legales. La escasez de recursos humanos se puede cubrir haciendo un reclutamiento y una selección adicionales, desarrollando al personal así como motivándolos e integrándolos con la organización.
Paso # 5. Planes de acción para cerrar la brecha:
Se han diseñado varios planes de acción para cerrar la brecha de recursos humanos. El superávit o la escasez de recursos humanos normalmente se debe a una planificación inadecuada de la mano de obra o se debe a cambios en los planes de la organización, como la desinversión de negocios o el cierre de algunas empresas y, por alguna otra razón, se pueden diseñar planes de acción para podar sus recursos. tamaño como se discutió anteriormente.
De manera similar, en caso de escasez de recursos humanos, los planes de acción pueden diseñarse para reclutar personal adicional como se discutió anteriormente.
