¿Cómo gestionar la comunicación organizacional de manera más efectiva? - ¡Contestado!
En las organizaciones orientadas a la calidad total de hoy, los procesos de comunicación se extienden por toda la organización de diferentes maneras, tanto formal como informalmente. A medida que las organizaciones se vuelven más diversas, la calidad y la claridad de la comunicación en todos los niveles se vuelve sumamente crítica.
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Los canales formales e informales se describen a continuación:
Comunicación formal:
La comunicación formal sigue la cadena de mando y es reconocida como oficial. En las organizaciones burocráticas clásicas, el flujo de comunicación ha sido principalmente de arriba hacia abajo. En las estructuras organizativas actuales, la comunicación fluye de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba y horizontalmente y en coordinación con todos los sistemas y procesos multifuncionales.
Comunicación descendente:
La comunicación descendente es de la superior a la subordinada o de la alta dirección filtrada a los trabajadores a través de los diversos centros de comunicación jerárquicos intermedios y puede incluir herramientas gerenciales estándar tales como la declaración de la filosofía organizacional y las directivas organizacionales, procedimientos operativos estándar, calidad estándar. Procedimientos de control, normas de seguridad y demás material relevante. Los canales descendentes se utilizan para dar a los empleados instrucciones de trabajo y otra información necesaria para ejercer la autoridad delegada.
Para que esta comunicación sea efectiva, se debe informar a los trabajadores no solo qué se espera que hagan, sino también por qué lo hacen y por qué su contribución es importante para la organización. Esto aumenta un sentimiento de aceptación por parte de los trabajadores. También es importante que la comunicación se transmita a los trabajadores en el idioma que puedan entender.
Por ejemplo, un operador de máquina puede no entender mucho sobre la filosofía de la organización o cualquier terminología especializada sobre planificación estratégica o dinámica tecnológica. En consecuencia, los trabajadores deben ser comunicados en su propio idioma y percepciones.
Además, la mayoría de los trabajadores están condicionados a aceptar la comunicación de sus superiores inmediatos y, por lo tanto, el mensaje debe filtrarse a través de los canales normales y editarse hacia abajo con el único propósito de simplificarlo siempre que sea necesario sin perder el contenido o la intención del mensaje. Es importante que no se produzca una interrupción de la comunicación en ningún nivel ni de ninguna fuente.
La siguiente cuenta humorística de la pérdida de información y la distorsión que puede ocurrir en la comunicación descendente se adopta de JW Gould:
Un coronel emitió la siguiente directiva a su oficial ejecutivo:
“Mañana por la noche, aproximadamente a las 2000 horas, el Cometa Halley será visible en esta área, un evento que ocurre solo una vez en 75 años. Haga que los hombres caigan en el área del batallón en uniforme, y les explicaré este fenómeno raro. En caso de lluvia, no podremos ver nada, así que reúna a los hombres en el teatro y les mostraré sus películas ”.
Este mensaje fue filtrado de la siguiente manera:
yo. Oficial Ejecutivo al Comandante de la Compañía:
“Por orden del Coronel, mañana a las 2000 horas, el cometa Halley aparecerá sobre el área del batallón. Si llueve, deja caer a los hombres en uniforme. Luego marche hacia el teatro donde ocurrirá el raro fenómeno, algo que ocurre solo una vez cada 75 años ".
ii. Comandante de la compañía al teniente:
“Por orden del Coronel en uniforme a las 2000 horas de la noche, el fenomenal Cometa Halley aparecerá en el teatro. En caso de lluvia en el área del batallón, el coronel dará otra orden, algo que ocurre una vez cada 75 años ”.
Teniente de sargento:
“Mañana a las 2000 horas, el Coronel aparecerá en el teatro con el cometa Halley, algo que sucede cada 75 años. Si llueve, el Coronel ordenará al Cometa en el área del batallón en uniforme ”.
Sargento a Escuadrón:
"Cuando llueva mañana a las 2.000 horas, el fenomenal general Halley, de 75 años de edad, acompañado por el coronel, llevará a su cometa a través del teatro del área del batallón en uniforme".
Comunicación ascendente:
La comunicación ascendente se mueve en la dirección opuesta y se basa en el sistema de demanda de comunicación diseñado por la administración para recibir información de los niveles operativos. Esta información puede consistir en elementos de informes estándar, como informes de producción, etc.
La alta gerencia, que siempre está preocupada por las mejoras y la mayor productividad y desea conocer las reacciones de los empleados ante ciertas políticas o cambios de procedimiento y la efectividad de las instrucciones operacionales emitidas, se aislará si no hay ninguna comunicación al alza. La comunicación ascendente proporciona un canal claro para transmitir información, opiniones y actitudes a través de los canales de la organización.
La organización debe proporcionar un clima propicio para fomentar dicha comunicación ascendente. Este clima puede ser generado por una política de "puertas abiertas" donde los trabajadores saben que sus superiores siempre están disponibles para discutir problemas y preocupaciones. Los sistemas deben garantizar que los superiores hayan desarrollado habilidades de escucha, así como una actitud sincera y comprensiva hacia los problemas del trabajador. Esta oportunidad de comunicación ascendente alienta a los empleados a aportar ideas valiosas para mejorar la eficiencia de la organización.
Las técnicas de decisión participativa pueden desarrollar una gran cantidad de comunicación ascendente ya sea involucrando informalmente a los subordinados o permitiendo formalmente su participación. Por lo tanto, la retroalimentación informativa ascendente puede ser utilizada con provecho en los centros de decisión para evaluar los resultados del desempeño organizacional y para hacer los ajustes necesarios para alcanzar los objetivos organizacionales.
Comunicación horizontal:
La comunicación horizontal es el flujo de información lateral que se produce tanto dentro como entre los departamentos. En términos generales, es comunicación entre iguales. Los mensajes que fluyen lateralmente se caracterizan por los esfuerzos de coordinación para que los miembros de los mismos niveles de una organización puedan compartir información sin involucrar a sus superiores. Esta comunicación tiene un carácter más informal y es necesaria para promover un clima organizativo de apoyo.
Por ejemplo, los supervisores del mismo nivel, pero de diferentes departamentos, almorzando juntos o tomando café juntos, pueden discutir y organizar sus actividades de tal manera que se complementen entre sí y el proceso sea beneficioso para la empresa en su conjunto. Este tipo de comunicación es particularmente frecuente entre las unidades de línea y las unidades de personal. Los gerentes de producción y los gerentes de marketing a menudo se comunican entre sí directamente para discutir problemas y problemas comunes.
Comunicación transaccional:
Wenburg y Wilmont sugieren que la comunicación, en lugar de ser "hacia arriba" o "hacia abajo", que es inter-comunicación, debe ser comunicación "transaccional" que es mutua y recíproca porque "todas las personas envían (codifican) y reciben (descodifican) ) mensajes a la vez. Cada persona está constantemente compartiendo el proceso de codificación y decodificación y cada persona está afectando a la otra ”.
En el proceso de comunicación transaccional, la comunicación no es simplemente el flujo de información, sino que desarrolla un vínculo personal entre el superior y el subordinado. Este vínculo es muy importante para los esfuerzos de cooperación y esta cooperación mejora la calidad de las operaciones. Como sugieren Katz y Kahn, la comunicación superior-subordinada sirve a cinco propósitos. Estos son:
1) Dar instrucciones e instrucciones de trabajo.
2) Dar información sobre procedimientos y prácticas organizacionales.
3) Educar a los empleados sobre por qué sus trabajos son importantes.
4) Para dar retroalimentación a los subordinados acerca de su desempeño en cuanto a qué tan bien lo están haciendo y cómo pueden mejorar.
5) Proporcionar información de tipo ideológico para facilitar el adoctrinamiento de objetivos.
Se ha encontrado que en la mayoría de los tipos de organizaciones clásicas, solo los dos primeros de estos cinco propósitos generalmente se cumplen. La atención a los otros tres propósitos tendría un impacto muy positivo en el clima organizacional. Como señalan Katz y Kahn, "si el hombre conoce los motivos de su asignación, esto a menudo garantizará que desempeñe el trabajo de manera más efectiva, y si comprende a qué se dedica su trabajo en relación con su subsistema, es es más probable que se identifiquen con los objetivos de la organización ". Para lograr estos cinco propósitos de comunicación de manera efectiva, es necesario tener una comunicación superior-subordinada efectiva que requiera una atención cuidadosa a las necesidades y la psicología del receptor de la comunicación en ambos extremos. En consecuencia, la comunicación transaccional requiere que el superior y el subordinado trabajen juntos y tengan un vínculo personal junto con una relación profesional para que puedan discutir los problemas de manera más amigable y llegar a soluciones juntos.
Comunicación informal:
Además de los canales formales, las organizaciones también tienen canales informales de comunicación. Los canales de comunicación informales surgen de las relaciones sociales que evolucionan en la organización y aunque estos no son requeridos ni controlados por la gerencia, pueden comunicar algunos asuntos importantes a la gerencia que no estarían disponibles o no serían viables a través de los canales formales.
También conocida como la “vid”, la información transportada por canales informales a menudo es bastante precisa. De hecho, un estudio bien conocido encontró que aproximadamente el 80 por ciento de la información transmitida a través de la vid era correcta. Sin embargo, el 20 por ciento restante a menudo puede crear problemas serios cuando genera rumores infundados. Un rumor es una creencia no verificada que está en circulación general.
Un rumor, a medida que se transmite, puede volverse altamente complejo para que el significado completo se cambie al final o se simplifica demasiado para que algunos detalles importantes difíciles de recordar se omitan antes de que llegue al receptor final. Los gerentes sabios mantienen sus oídos abiertos ante tales rumores y los atienden para que puedan ser corregidos y no se vuelvan destructivos.
