Varios modos de presentación de informes y sus requisitos básicos
Lea este artículo para obtener información sobre los distintos modos de presentación de informes y sus requisitos básicos.
Varios modos de presentación de informes:
Los informes pueden presentarse en forma de declaraciones escritas, gráficos y / u orales.
1. Declaraciones escritas:
(a) Estados financieros formales:
Estas declaraciones pueden tratar con uno o más de los siguientes:
(i) Real contra las cifras presupuestadas;
(ii) Declaraciones comparativas durante un período de tiempo.
(b) Estadísticas tabuladas:
Esta declaración puede tratar con el análisis estadístico de un tipo particular de gasto durante un período de tiempo o ventas de un producto durante un período en diferentes regiones, etc.
(c) Ratios contables:
Los ratios pueden formar parte de los estados financieros formales o pueden darse en forma de estados separados.
También se brinda información para aclarar ciertos aspectos de las operaciones de negocios, especialmente los siguientes:
(i) Retorno sobre el capital empleado;
(ii) Relación beneficio / volumen;
(c) Punto de equilibrio, etc.
2. Informes gráficos:
La información se puede presentar por medio de informes gráficos, que brindan una mejor visión visual de los datos que la gran cantidad de cifras que se incluyen en las declaraciones. Los gráficos, diagramas e imágenes son la forma habitual de los informes gráficos. Tienen la ventaja de facilitar una rápida comprensión de las tendencias significativas de los receptores de información.
3. Informes orales:
Los informes orales se presentan principalmente en reuniones de grupo y conferencias con individuos. Sin embargo, los informes escritos siempre se consideran la base más adecuada para las decisiones gerenciales importantes.
Requisitos básicos de un buen informe:
Un informe es un vehículo que lleva información a diferentes niveles de administración. La calidad de la toma de decisiones depende en gran medida de la calidad de la información suministrada y de la rapidez y coherencia de los informes. La buena información es necesaria para una comunicación efectiva.
Por lo tanto, un buen informe debe poseer los siguientes requisitos básicos:
1. La puntualidad:
Significa que el informe debe ser preparado y presentado a tiempo. Los informes son para la acción. Los ejecutivos de negocios pueden necesitar informes rápidos para la toma de decisiones del día a día. En tales casos, la precisión puede ser sacrificada por la velocidad y la necesidad oportuna. Para lograr la rapidez, los ejecutivos contables pueden mejorar los métodos de recopilación de datos y emplear dispositivos de contabilidad mecánicos modernos.
2. Forma y consentimiento:
Un buen informe debe tener un título sugerente, encabezados y subtítulos, divisiones de párrafos, cifras estadísticas, hechos, datos, etc.
Además los contenidos deben seguir una secuencia lógica:
(a) El resumen de la posición actual;
(b) El curso y los resultados esperados; y
(c) Recomendación y motivos de su presentación.
3. Comparabilidad:
Los informes también están destinados a la comparación. Por lo tanto, la información se coloca en cierta perspectiva. Las comparaciones generalmente se ven afectadas con el tiempo, así como con una norma de rendimiento.
Las cifras deben proporcionarse para algún período anterior, como "el último mes" o "el mismo mes del último año", etc. Las cifras reales también se pueden colocar al lado de los presupuestos, estándares o estimaciones correspondientes. El objetivo es resaltar variaciones significativas.
4. Consistencia:
La coherencia prevé la presentación del mismo tipo de información que entre los diferentes períodos de presentación de informes. Se debe seguir un procedimiento uniforme durante un período de tiempo para la recopilación, clasificación y presentación de la información contable. También es importante presentar la información de manera consistente a los distintos niveles operativos de la administración.
5. Simplicidad:
El informe debe estar en una forma simple, ambigua y concisa. En otras palabras, el informe debe evitar la jerga técnica y presentarse con un estilo simple. El uso de unidades de medida adecuadas, como la cantidad, el valor, el peso, las horas de la máquina, las horas de trabajo, los porcentajes, la relación, los números de índice, etc., mejoraría en gran medida la utilidad del informe.
6. Controlabilidad:
Es necesario que cada informe se dirija a un centro de responsabilidad y que presente factores controlables e incontrolables por separado. Por lo tanto, mientras se informa el desempeño en relación con los planes y objetivos, las variaciones, que son controlables, podrían analizarse en profundidad, y los detalles se interpretan de manera objetiva para ayudar al gerente a tomar medidas correctivas.
7. Adecuación:
Los informes se envían a diferentes niveles de gestión y los formularios deben diseñarse para adaptarse a los niveles respectivos. Al informar a la alta dirección, las tendencias generales y las excepciones significativas deben presentarse en forma resumida con brevedad y claridad, y deben tener una cobertura completa.
Los informes a los gerentes de departamento deben ser más detallados y cubrir todos los aspectos de sus departamentos. Los informes a los supervisores seccionales aún deben ser más detallados con información completa sobre sus secciones.
8. Consideraciones de costo:
El costo de mantener el sistema de informes debe corresponder con los beneficios derivados de él. Por lo tanto, puede que no sea una carga innecesaria para los recursos de la empresa.
9. Exactitud:
El informe debe ser razonablemente preciso. Esto significa que el informe debe ser correcto dentro del margen de error permitido; De lo contrario, la dirección puede perder la fe en los informes.
