Importancia de los sistemas de soporte de operaciones para una empresa comercial
¡Importancia de los sistemas de soporte de operaciones para una empresa comercial!
Los sistemas de soporte de operaciones se centran en las operaciones de la empresa. El objetivo básico de estos sistemas es mejorar la eficiencia operativa de la empresa. Como estos sistemas se ocupan principalmente de las operaciones, utilizan datos internos principalmente para gerentes en los niveles más bajos.
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Los sistemas de soporte de operaciones pueden clasificarse en las siguientes categorías:
a. Sistemas de procesamiento de transacciones
segundo. Sistemas de Información Gerencial
do. Sistemas de planificación de recursos empresariales.
Sistemas de procesamiento de transacciones:
Un sistema de procesamiento de transacciones (TPS) se enfoca en el registro y procesamiento de eventos económicos (transacciones) en la empresa. Su alcance abarca toda la gama de rutinas diarias de la empresa, incluyendo contabilidad financiera, control de inventario, nómina y sistema de procesamiento de órdenes de venta.
En general, el TPS se estructura en torno al tipo de transacciones en una organización. Por ejemplo, un sistema de contabilidad financiera se estructuraría en torno a transacciones de contabilidad financiera como recibos, pagos, facturas y transacciones de diario de facturas de compra, etc. Hay módulos para procesar cada una de estas transacciones.
Características de TPS:
a) Gran volumen de datos:
Como el TPS está orientado a la transacción, generalmente contiene grandes volúmenes de datos. Estos sistemas requieren una mayor capacidad de almacenamiento y su principal preocupación es garantizar que los datos sobre los eventos económicos en las organizaciones se capturen de manera rápida y correcta.
b) Automatización de operaciones básicas:
Cualquier TPS tiene como objetivo automatizar las operaciones básicas de una empresa comercial y desempeña un papel fundamental en el funcionamiento diario de la empresa. Cualquier falla en el TPS por un corto período de tiempo puede causar estragos en el funcionamiento de la empresa.
Cualquier debilidad de TPS puede llevar a fallas en la obtención de información del entorno o en la salida al entorno. TPS vincula a la empresa con elementos del entorno externo (por ejemplo, clientes, proveedores, accionistas, etc.). Por lo tanto, el TPS es una fuente importante de información actualizada sobre las operaciones en la empresa.
c) Los beneficios son fácilmente medibles:
El TPS reduce la carga de trabajo de las personas asociadas con las operaciones y mejora su eficiencia al automatizar algunas de las operaciones. La mayoría de los beneficios de TPS son tangibles y fácilmente medibles. Por lo tanto, el análisis de costo-beneficio con respecto a la conveniencia de TPS es fácil de realizar. Como los beneficios del TPS son principalmente tangibles, la aceptación del usuario es fácil de obtener.
d) Fuente de entrada para otros sistemas:
TPS es la fuente básica de información interna para otros sistemas de información. La gran dependencia de otros sistemas de información en el TPS para este propósito hace que el TPS también sea importante para las decisiones tácticas y estratégicas.
Sistemas de Información Gerencial:
Un Sistema de Información de Gestión (MIS) tiene como objetivo satisfacer las necesidades de información de los gerentes, particularmente con respecto a las operaciones actuales y pasadas de la empresa. Ofrecen informes resumidos sobre las operaciones de la empresa y, a veces, también ofrecen enlaces en línea para transacciones individuales. Es por eso que estos sistemas también se denominan sistemas de soporte de operaciones.
Características de MIS:
a) Información resumida:
MIS ayuda a los gerentes al proporcionar información resumida sobre las operaciones. Dicha información de resumen se proporciona generalmente en forma de informes. Estos informes pueden ser periódicos, de llamada o de excepción. Los MIS anteriores eran bastante rígidos en cuanto a formatos de informes y periodicidad.
Sin embargo, con las tecnologías de software cambiantes, el MIS moderno generalmente ofrece un servicio de consulta de datos en línea, así como formatos de informe flexibles con facilidad para los informes definibles por el usuario utilizando escritores de informes que son bastante fáciles de usar. Como MIS ofrece informes resumidos, sin utilizar muchas de las herramientas de análisis de datos, también se denominan sistemas de informes.
b) Control operacional:
MIS también ofrece información sobre los niveles planificados, los valores del período anterior y las desviaciones. Esto ayuda en el control operativo y la mejora de la eficiencia operativa. MIS utiliza datos internos y, en general, no utiliza ningún dato del entorno externo.
c) Enfoque en la información interna:
MIS utiliza principalmente TPS o bases de datos como fuente de información de entrada. Por lo tanto, el foco de MIS es el entorno interno. Como el rol de la información interna en la toma de decisiones gerenciales es limitado, MIS solo tiene aplicaciones limitadas en el proceso gerencial. La figura 10.1 ilustra tales aplicaciones:
d) Decisiones estructuradas:
Como el enfoque de MIS es la información interna, carece de herramientas avanzadas de análisis de datos y, como tal, es útil principalmente para decisiones estructuradas en situaciones predecibles de toma de decisiones.
Limitaciones de MIS:
Muchos MIS anteriores carecían de las facilidades de informes de excepciones, informes de indicadores clave e informes de guardia. Otra debilidad común de MIS ha sido la no disponibilidad de informes orientados a la toma de decisiones. Por ejemplo, un gerente necesitaría un informe que ofrezca información completa sobre las estructuras de costos para una decisión de fijación de precios y no solo estimaciones de costos variables y fijos.
Debido a la periodicidad predefinida de los informes MIS, es posible que la información llegue al administrador bastante tarde y, a veces, demasiado tarde.
Si bien los informes de MIS sirven para mantener a los gerentes informados de los acontecimientos en la empresa, no están preparados para el análisis de la situación en términos de identificar los motivos de situaciones no deseadas o para elaborar y evaluar cursos de acción alternativos.
Otra queja común de los gerentes es que, en general, los MIS son bastante lentos para responder a la dinámica de la situación del mercado y, por lo tanto, ayudan más a hacer la autopsia que a las advertencias en el momento en que las cosas van mal.
Sistemas de planificación de recursos empresariales:
Dado que MIS se ha basado tradicionalmente en los aportes de los sistemas de procesamiento de transacciones, han mantenido el legado de estar basados en diferentes tipos de transacciones. En vista de esto, las estructuras de la organización tienen una importante relación con el diseño de MIS. La información, bajo MIS, se proporciona en forma de informes que se requerirían para diferentes departamentos.
Los módulos de MIS estarían, en general, en las líneas del tipo de departamentos incluidos en la estructura de la organización. La creciente relevancia de la flexibilidad en los procesos para reorientarlos al entorno empresarial cambiante, ha hecho que el MIS sea menos relevante. Con la reingeniería de procesos de negocios convirtiéndose en la palabra de moda de hoy en día, existe la necesidad de cambiar todo el enfoque hacia los procesos de negocios. El nuevo enfoque debe considerar las siguientes premisas para desarrollar los sistemas de información.
a. Los procesos de negocio influyen en el resultado final.
segundo. Las unidades organizativas, a veces, se convierten en impedimentos en el flujo de información. La comunicación interdepartamental es la primera víctima del creciente tamaño de las organizaciones.
do. La comunicación juega un papel importante en la flexibilidad de la empresa. La rapidez en el flujo de información es fundamental para una mejor utilización de los recursos.
re. La integración de diferentes funciones comerciales, como producción, mercadeo y finanzas, puede ayudar a reducir los costos y orientar al cliente a los procesos comerciales.
Con el avance en la tecnología de redes, ha surgido un nuevo tipo de sistema de información denominado Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). El sistema ERP integra todos los procesos de la organización con la satisfacción del cliente y planifica la gestión de los recursos de una empresa.
Estas soluciones ayudan a centrarse en las capacidades de producción, a gestionar la logística y a resolver las consecuencias financieras de cada decisión en lugar de solo calcular los costos.
La filosofía básica de los sistemas ERP es que los procesos de negocios deben integrarse en todos los niveles, tratando a todos los recursos de la empresa como recursos comunes destinados principalmente a atender las necesidades cambiantes de los clientes.
Al reconocer que las necesidades del cliente siguen cambiando, los sistemas ERP ofrecen adaptabilidad a las necesidades cambiantes a una velocidad de respuesta mejorada.
Estructura del sistema ERP:
Para comprender cómo se logra la integración de diferentes funciones y se reduce el tiempo de respuesta, se mejora la comunicación dentro de la empresa; Echemos un vistazo al diagrama esquemático de un sistema ERP típico (Fig. 10.2). Como se puede observar, todo el proceso comienza con la prospección de ventas y, una vez que es exitoso, el proceso de mantenimiento de órdenes de venta se hace cargo.
El procesamiento de los pedidos de venta está directamente relacionado con el sistema de inventario, el mantenimiento de la orden de trabajo y los módulos de cuentas por cobrar, integrando así la función de marketing con la producción y las finanzas.
Se integra todas las actividades, como el control de la planta, la planificación de la producción, la programación de la producción, la obtención de insumos y el seguimiento de inventario con la actividad de ventas. La planificación de recursos de fabricación (MRP) está vinculada con la actividad de ventas a través del sistema de inventario.
La integración de los procesos de negocios mejora la velocidad de adaptabilidad al cambio en la situación del mercado. La producción tiene lugar según el pedido de venta recibido y en función del inventario disponible. Lo contrario puede suceder en ausencia de sistemas ERP.
Un mayor grado de integración también puede ayudar a reducir los niveles de inventario y el enfoque 'Justo a tiempo' se puede utilizar con éxito para reducir los niveles de inventario al óptimo sin sacrificar la eficiencia de fabricación o la satisfacción del cliente.
Los sistemas ERP también pueden ser bastante efectivos para establecer vínculos entre el cliente y cada empleado de la compañía por un lado y los vendedores de la compañía por el otro lado, lo que lleva a una mejor apreciación de los problemas mutuos y a una mejor relación. Los problemas de los clientes y las quejas pueden ser atendidos de inmediato.
Beneficios de los sistemas ERP:
Los sistemas ERP se están convirtiendo en una parte importante de la estrategia de TI de las empresas comerciales. Un número bastante grande de compañías indias también optaron por ERP, 'en vista de los beneficios potenciales de ellas.
Algunos de los principales beneficios de los sistemas ERP son los siguientes:
a) Centrarse en los procesos:
Los sistemas ERP son sistemas orientados a procesos de negocio. Se centran en las actividades de los procesos de negocio. Como resultado, los objetivos de negocio están claramente articulados. Los ERP permiten que las empresas se centren en las necesidades del cliente.
b) Flexibilidad:
Los sistemas ERP agregan flexibilidad a los procesos de negocios al automatizar el proceso en sí, en lugar de automatizar algunas funciones en el proceso. Dado que la mayoría de los procesos importantes están automatizados, existe una mayor flexibilidad en el uso de los recursos de la empresa de diferentes maneras y para diferentes propósitos.
Por ejemplo, sacar un nuevo empaque de menor tamaño para el aceite de cocina no solo requeriría cambios en la producción sino también en los procesos de facturación, envío y comercialización. Los cambios requeridos se ejecutan rápidamente con la ayuda del sistema ERP, ya que todos los procesos en cuestión están automatizados e integrados entre sí. De hecho, en SAP, un popular paquete de ERP, hay más de 700 procesos que están automatizados e integrados entre sí.
c) Tiempo de ciclo reducido:
Los sistemas ERP integran varios procesos con la ayuda de enlaces de comunicación avanzados. La transferencia de información entre los procesos es casi automática e instantánea.
Esto reduce el tiempo de ciclo en el proceso. En procesos como la gestión de inventario, la realización de deudores, la facturación de clientes, el envío, etc. una reducción menor en el tiempo del ciclo tiene un impacto considerable en el costo de las operaciones. Hindustan Lever Limited ha vinculado sus 55 almacenes en todo el país a sus distribuidores que reabastecen sus existencias diariamente, reduciendo sustancialmente sus niveles de inventario.
d) Mejor comunicación:
Uno de los principales beneficios del sistema ERP es el establecimiento de un plan de comunicación para toda la empresa. Como resultado, hay menos resistencia a los cambios propuestos debido al fácil acceso a la información sobre los imperativos para el cambio.
Factores críticos de éxito en la implementación del sistema ERP:
Los sistemas ERP son soluciones costosas y requieren mucho dinero y tiempo para implementarse. Estos sistemas influyen en casi todas las operaciones diarias en la empresa y la implementación es un trabajo desafiante que requiere un enfoque cauteloso.
Algunos de los factores críticos de éxito en la implementación del sistema ERP son:
a) Disciplina:
La integración y la automatización de los procesos asumen un alto grado de disciplina por parte de los involucrados en estos procesos. Dado que los ERP implican tanto la integración como la automatización de procesos, se espera un alto grado de disciplina en la organización que lo implementa. Por ejemplo, SAP (un paquete de software ERP) utiliza el método de valoración y movimiento de primero en entrar, primero en salir (FIFO).
En una de las compañías que usaban SAP, el operador de la carretilla elevadora dejó los materiales en el primer contenedor vacío que vio, en lugar de colocarlos en contenedores que primero quedaron vacíos. Después de algún tiempo, las sugerencias para recoger materiales de la bandeja especificada por SAP no se pudieron implementar porque aún estaban vacías.
Por otro lado, los contenedores que debían llenarse con materiales ya estaban llenos, lo que resultó en un caos en el proceso de manejo de materiales. Por lo tanto, la adherencia a los procedimientos juega un papel importante en el éxito del sistema ERP.
b) Cambio en la cultura de trabajo:
La voluntad de rediseñar los procesos y compartir la información como un hábito son los dos requisitos básicos de la cultura de trabajo en las empresas implementadoras de ERP. Por lo tanto, los 'blues de implementación' son menos serios en las empresas que tienen una cultura de trabajo favorable.
c) Soporte de alta dirección:
La implementación del sistema ERP requiere el apoyo de la alta gerencia y la cooperación de todos los miembros de los grupos de trabajo involucrados en el proceso.
En la actualidad, los sistemas ERP ofrecidos en la India por diferentes proveedores son bastante caros y están diseñados a la luz de los entornos más relevantes para los mercados desarrollados. Tal vez los proveedores locales serían más útiles para las empresas indias y las soluciones personalizadas deberán desarrollarse módulo por módulo para integrarse una por una. Otro problema con el sistema ERP actual es que se centran principalmente en las operaciones en lugar de la planificación de recursos.
