Comunicación escrita: características e importancia (ventajas y limitaciones)

Comunicación escrita: Características e importancia (ventajas y limitaciones)!

Si bien la comunicación oral es natural y espontánea para el hombre, la comunicación escrita requiere mucho esfuerzo. Por su propia naturaleza, la escritura es el resultado de una práctica bastante larga y paciencia en el aprendizaje. No es necesario repetir que el discurso viene primero y la escritura viene después. En todos los idiomas del mundo aparecieron escritos después de hablar.

La historia de la civilización nos muestra diferentes etapas a través de las cuales ha pasado la formación de las letras del alfabeto de cualquier idioma. Pero una cosa está clara. Todo lo que se ha escrito, a menos que se destruya, se ha vuelto permanente. Sin embargo, es probable que las palabras habladas sean olvidadas. Por eso es indispensable la comunicación escrita.

Características de la Comunicación Escrita:

(i) La comunicación escrita es una actividad creativa que requiere mucha imaginación y esfuerzo para llegar al producto terminado. Si bien la comunicación oral es espontánea, la comunicación escrita se basa en un esfuerzo consciente. Tomemos el ejemplo de un informe que queremos presentar.

En primer lugar, tenemos que recopilar toda la información necesaria, organizarla en un orden lógico y luego escribir con mucho cuidado. Tenemos que tener cuidado en cada paso. Ese no es siempre el caso con mensajes hablados u otras formas de comunicación oral. Cartas e informes, bien producidos, reflejan la imagen de la organización. Cuanto más creativos e imaginativos sean los escritores, más brillante será la imagen de la empresa.

(ii) Otra característica importante de la comunicación escrita es el factor tiempo que interviene en ella. Los mensajes orales, en una situación cara a cara o por teléfono, llegan al receptor de inmediato y la respuesta casi siempre llega de inmediato. Este no es el caso de la comunicación escrita.

El remitente tiene que planificar su mensaje, a saber, una carta o informe cuidadosamente y codificarlo con gran cuidado. Luego lo envía a la persona a quien está destinado. El receptor se toma su tiempo para decodificarlo. Luego lo piensa con cuidado o lo filtra por su mente y planea su reacción ante él. Enviar la respuesta o sus comentarios tardará algún tiempo. Por lo tanto, hay que tener en cuenta que la comunicación escrita es una actividad que consume tiempo.

(iii) En tercer lugar, hay que señalar que la comunicación escrita tiene menos ciclos que la comunicación oral o cara a cara. La comunicación oral es un evento de múltiples ciclos. Los mensajes orales obtienen una respuesta inmediata que conduce muy a menudo a un mayor intercambio de palabras. Esto no es posible en la comunicación escrita. Principalmente es un evento de un ciclo.

Importancia de la comunicación escrita:

La comunicación escrita es tan importante que no es posible pensar en una organización empresarial sin ella. El funcionamiento de cualquier organización depende en gran medida del intercambio de cartas, informes, etc. Hay varias razones para ello.

Y la razón más importante es que la comunicación cara a cara no siempre es posible porque los trabajadores de una organización pueden estar dispersos en distancias geográficas muy extendidas. Tenemos, por tanto, que depender del intercambio de cartas. Las distancias tecnológicas modernas no han disminuido la importancia de las letras. Los modos de transmisión han cambiado. Pero la comunicación escrita sigue siendo tan importante como siempre.

Ventajas de la comunicación escrita:

(i) Nos proporciona registros, referencias, etc., sobre los cuales decisiones importantes, descansa.

(ii) Construye las defensas legales de la organización a través de registros, cartas, instrucciones, etc.

(iii) Promueve la uniformidad de políticas y procedimientos y crea pautas adecuadas para el funcionamiento de la organización.

(iv) Construye la imagen de la empresa.

(v) Hace que sea precisa y confiable (la comunicación oral se puede cambiar o interpretar de diferentes maneras. Pero en la comunicación escrita, el mensaje / información se expresa muy clara o inequívocamente).

(vi) Es permanente.

(vii) La responsabilidad puede ser fácilmente asignada. (Uno puede volver a las palabras habladas. Pero no así en la declaración en blanco y negro).

Limitaciones de la comunicación escrita:

(i) Se acumula un desorden incontrolable de documentos y archivos. A las organizaciones les cuesta mucho.

(ii) Lleva mucho tiempo. La retroalimentación inmediata no es posible.

(iii) Es costoso en términos de dinero y horas de trabajo.

(iv) Se vuelve inefectivo en manos de personas con poca expresión.

(v) Ausencia de aclaración inmediata. En conclusión, podemos decir que la comunicación escrita sigue siendo la columna vertebral de una organización; Sean cuales sean sus desventajas o limitaciones. Casi toda la comunicación formal es por escrito.