Los 16 pasos principales para minimizar el fraude en el pago de salarios

Se pueden seguir los siguientes pasos para minimizar el riesgo de fraude:

1. Al final de cada semana, debe hacerse una comparación de las tarjetas de trabajo o las tarjetas de trabajo por pieza y las tarjetas de tiempo de inactividad para ver si hay alguna diferencia de tiempo en dos tipos de registro del tiempo de los trabajadores. Esto hará difícil la inclusión de trabajadores falsos, ya que tanto la tarjeta de tiempo como la tarjeta de trabajo o pieza de trabajo deben falsificarse para cometer el fraude.

2. En caso de que los salarios se paguen de acuerdo con el método de tarifa por pieza o algún esquema de incentivo, la cantidad de trabajo realizado por los trabajadores debe calcularse cuidadosamente después de la inspección y medición adecuadas para que no se pueda pagar el exceso de trabajo.

3. El trabajo de horas extras debe ser permitido por un oficial responsable. Si el oficial se siente justificado, debe dar por escrito la orden de empleo de los trabajadores en horas extras.

4. Se debe involucrar a varias personas en la preparación de las hojas de salarios. Dos empleados deben examinar las tarjetas de tiempo y las tarjetas de trabajo o las tarjetas de trabajo por piezas para ver que no haya irregularidades. El tercer empleado debe completar los nombres y el número de trabajadores, las tasas de salarios, las horas trabajadas y el monto bruto de los salarios. El cuarto empleado debe verificar el trabajo realizado y calcular la cantidad neta de salarios después de hacer las deducciones relacionadas con el Fondo de Previsión, Impuesto sobre la Renta, ESI (seguro estatal de empleados), multas, si corresponde. El quinto empleado es revisar todo el trabajo a fondo para ver que no haya errores en la hoja de salarios.

5. Todas las personas involucradas en la preparación de la hoja de salarios deben firmarla y deben estar certificadas como correctas y firmadas por el gerente de obras.

6. El cajero debe retirar la cantidad exacta como se muestra en las hojas de salarios debajo de la columna de salarios netos. Los billetes y monedas deben obtenerse del banco en las denominaciones más adecuadas para que no haya dificultades en el pago. El cajero no debe estar asociado con la preparación de las hojas de salarios.

7. Deben prepararse sobres con los nombres de los trabajadores y las cantidades que figuran en ellos. Debe observarse que la persona encargada de los pagos y también la persona que hace los sobres de los salarios no debe asociarse de ninguna manera con la preparación de la hoja de salarios.

8. Para evitar la inclusión de trabajadores ficticios, los funcionarios responsables deben examinar la hoja de salarios y los sobres de salarios siguiendo ocasionalmente el principio de muestreo aleatorio.

9. Los salarios deben pagarse departamento por departamento y los trabajadores de un departamento deben estar presentes al mismo tiempo. El capataz del departamento también debe estar presente para identificar a los beneficiarios de los salarios. O, un capataz le debe entregar a cada empleado una hoja de pago que muestre los detalles de los cálculos de los salarios debidos a un trabajador. El empleado entrega este comprobante al cajero y recibe el pago. El ejemplar de la boleta de pago se da en la página siguiente.

10. El pago por la producción rechazada y defectuosa y el tiempo de inactividad se debe hacer solo si está autorizado por una autoridad competente.

11. Deben tomarse las precauciones adecuadas para hacer el pago a los trabajadores, quienes se ausentan en el momento del pago. En ningún caso, los salarios de un trabajador deben pagarse a un compañero de trabajo o a un miembro de la familia del trabajador, a menos que entregue una carta de autorización por escrito del trabajador en cuestión. Dicha carta de autoridad debe estar certificada como correcta por el gerente de obras.

12. Los salarios no reclamados deben ser investigados y los motivos establecidos. Los salarios deben mantenerse en la oficina del cajero durante algún tiempo, después de lo cual deben acreditarse en una cuenta de "Salarios impagados" y depositarse en una cuenta bancaria especial pendiente de consulta.

13. A veces, un funcionario de alto rango de la compañía debe visitar personalmente el lugar donde se pagan los salarios para verificar que se siga el procedimiento adecuado de pago de salarios.

14. Para minimizar las posibilidades de fraude, el pago a los trabajadores ocasionales debe hacerse en presencia de un funcionario responsable y el funcionario que emplea a los trabajadores causales no debe estar asociado con el pago de salarios.

15. La hoja de salarios debe prepararse a tiempo para que los trabajadores puedan recibir su pago a tiempo. De acuerdo con la Ley de Pago de Salarios, los salarios de 1936 deben pagarse dentro de los 7 días del cierre del período por el cual los salarios se deben pagar si el número de trabajadores es de hasta 1, 000 y dentro de 10 días si el número de trabajadores es de más de 1, 000 .

16. Los salarios debidos a los trabajadores empleados en los sitios deben ser pagados por un funcionario de la oficina central.