Herramientas de Recopilación de Información para Análisis de Sistemas.

Este artículo arroja luz sobre las tres herramientas principales de recopilación de información para el análisis del sistema. Las herramientas son: 1. Entrevistas y cuestionarios 2. Revisión de literatura, procedimientos y formularios 3. Observación en el sitio.

Herramienta # 1. Entrevistas y cuestionarios:

En general, la observación en el sitio está dirigida principalmente a describir y comprender los eventos a medida que ocurren.

Por esto, no podemos obtener el beneficio.

Por otro lado, necesitamos aprender sobre el conocimiento, los sentimientos o las motivaciones de las personas. Por lo tanto, otras herramientas de recopilación de información se utilizan para el análisis.

Si deseamos saber algo, simplemente le preguntamos a alguien directamente, pero no podemos obtener una respuesta correcta. Cuando se le pregunta mediante preguntas directas, el encuestado puede proporcionar información que no es válida. La información se puede obtener con éxito mediante entrevistas o cuestionarios.

Herramienta # 2. Revisión de Literatura, Procedimientos y Formularios:

pocos problemas del sistema son difíciles, por lo tanto, como en el primer paso, una búsqueda de la literatura a través de profesionales; Los manuales de referencias y procedimientos, los estudios de empresas, las publicaciones gubernamentales o los estudios de consultores son muy útiles. El principal inconveniente de esta búsqueda es el tiempo. Es muy difícil para tales informes. Las publicaciones pueden ser costosas y la información puede estar desactualizada debido a un retraso en la publicación.

Los manuales y formularios de procedimientos son fuentes muy útiles para el analista. Describen la formación y funciones del sistema actual. Manuales actualizados y buenos ahorran horas de tiempo de recopilación de información. Los formularios impresos se utilizan ampliamente para capturar y proporcionar información.

Las siguientes preguntas son: decide la utilidad de las formas:

1. ¿Los formularios incluyen toda la información necesaria? ¿Qué elementos deben agregarse o detectarse?

2. ¿Cómo ayuda la información en el formulario a otros usuarios a tomar mejores decisiones?

3. ¿Quién usa el formulario? ¿Qué importancia tienen para el usuario?

4. ¿Qué tan legible y fácil de seguir es el formulario?

5. ¿Cuántos departamentos reciben el formulario existente? ¿Por qué?

Herramienta # 3. Observación en el sitio:

Otra herramienta de recopilación de información utilizada en los estudios del sistema se llama "observación en el sitio". La observación en el sitio es el proceso de reconocer y observar personas, objetos y obtener la información. El rol del analista es el de un buscador de información que se espera que sea separado del sistema que se está observando. El rol permite la participación con el personal del usuario de manera abierta y libre.

El principal objetivo de la observación en el sitio es acercarse lo más posible al sistema real que se está estudiando. Por esta razón, es importante que el analista tenga conocimiento sobre la composición general y las actividades del sistema. Las siguientes preguntas pueden proporcionar ayuda en las observaciones in situ.

1. ¿Qué es la relación con los otros sistemas de la organización?

2. ¿Es un uso primario o secundario en la organización?

3. ¿Quién ejecuta el sistema? ¿Quiénes son las personas importantes en ella?

4. ¿Qué tipo de sistema es? ¿Qué hace?

5. ¿Cuál es la historia del sistema? ¿Cómo llegó a su etapa de desarrollo preestablecida?

Debido a que el analista desempeña el papel de observador, el analista sigue un conjunto de reglas. Mientras hace observaciones, es más probable que escuche que hable. Además, el analista no se concentra con la persona soltera y muestra la amabilidad hacia los demás.

1. Observación directa e indirecta:

Cuando el analista realmente observa el sujeto o el sistema en funcionamiento, este sistema se llama observación directa. Si el analista utiliza dispositivos mecánicos como cámaras y cintas de video para capturar información, este sistema se llama observación indirecta.

2. Observación estructurada y no estructurada:

Cuando el observador busca y registra, una acción específica se denomina observación estructurada. Los métodos no estructurados colocan al observador en una situación para observar lo que todo podría ser permanente en ese momento.

3. Observación natural y artificial:

Una observación natural ocurre en un entorno como el lugar del empleado donde el empleado completa el trabajo. Los observadores instalan una observación artificial en un lugar como el laboratorio.

4. Observación discreta y discreta:

Una observación molesta tiene lugar cuando el encuestado sabe que está siendo observado. La observación discreta se lleva a cabo de manera natural o artificial y, en este sentido, el encuestado no conoce la observación.

Cualquiera de estos métodos puede ser utilizado en la recopilación de información. Las observaciones naturales, directas, molestas y no estructuradas se utilizan con frecuencia para leer el sistema. Los métodos electrónicos de observación y monitoreo se están convirtiendo en herramientas de recolección de información ampliamente utilizadas debido a su velocidad, eficiencia y bajo costo.

Por ejemplo, algunas flotas de camiones utilizan un sistema de registro electrónico que registra los análisis e informa la información (en línea) sobre las horas y los minutos en que se condujo un vehículo, más rápido que 60 millas por hora. Si la observación en el sitio se utiliza para el sistema difícil, para que la observación en el sitio tome más tiempo.

El método de recolección de datos de las observaciones de ON on site tiene los siguientes problemas:

1. Las actitudes y motivaciones de los sujetos no se pueden observar fácilmente, solo las acciones que resultan de ellos.

2. No productivas, las largas horas a menudo se gastan en un intento de observar actividades o eventos específicos de una sola vez.

3. Al entrometerse en los usuarios, el área a menudo produce reacciones adversas por parte del personal. Por lo tanto, una adecuada preparación y entrenamiento es importante.