Reglas y principios de delegación - ¡Explicado!

Para que la delegación sea más efectiva, existen ciertas guías, reglas y principios importantes. Estos son los siguientes:

1. Claridad de delegación:

Ya sea específica o general, escrita o no, la delegación de autoridad debe ser clara en términos de su contenido, relaciones funcionales, alcance y asignaciones. La ambigüedad conduce a resultados pobres y tiende a hacer que la delegación sea menos efectiva.

El principio de claridad de delegación también implica definir en términos claros las relaciones horizontales y verticales de la posición de cada subordinado a otras posiciones en la organización. Cada subordinado debe conocer su propia posición en la estructura organizativa y también debe saber cómo encaja su posición en la jerarquía general de la administración.

Todos los gerentes deben conocer a todas las personas que trabajan debajo de él o ella y también a aquellos que ocupan puestos más altos que él en la organización. Esto ayuda a buscar orientación y también a proporcionar orientación en términos de la cadena escalar establecida en la organización.

Las delegaciones escritas específicas ayudan tanto al gerente como al receptor de autoridad. Pero a medida que uno sube los escalones de la estructura organizativa, tales delegaciones específicas se vuelven cada vez más difíciles.

El principio de claridad no debe interpretarse en el sentido de que las relaciones de autoridad entre los subordinados y los adultos mayores, una vez establecidas, se vuelven inmutables. Con los cambios en el trabajo, la delegación de autoridad debe ser modificada adecuadamente.

2. La delegación será consistente con los resultados esperados:

Antes de proceder con la delegación real de autoridad a un subordinado, un gerente debe conocer los trabajos y los resultados esperados de dicha delegación. Sólo se debe delegar la cantidad de autoridad suficiente para lograr los resultados. Este principio funciona según la razón por la cual se establecen los objetivos, se hacen planes y se configuran los trabajos para cumplir o implementar esos objetivos. Este principio también ayuda a minimizar los peligros de delegar demasiada o muy poca autoridad.

3. La responsabilidad no puede ser delegada:

La obligación de realizar la tarea asignada es absoluta y no se divide cuando la autoridad se delega a un subordinado. El director ejecutivo, incluso después de la delegación, es responsable ante la junta directiva de la administración y supervisión de toda la empresa.

Si este principio es violado, tres consecuencias importantes seguirían:

(a) Si un gerente puede pasar una obligación junto con la delegación de autoridad a los subordinados, se violará la regla de la cadena de mando única.

(b) La gerencia en die top tendrá una gran responsabilidad y, sin embargo, no será responsable de los resultados.

(c) Si a un gerente se le permite delegar incluso su obligación, no habrá forma de saber quién es responsable de qué.

Por lo tanto, cuando la autoridad es delegada, las obligaciones no se transfieren a la organización; Más bien se crean nuevas responsabilidades en cada nivel.

Paridad de autoridad y responsabilidad:

Cuando la autoridad es delegada, la responsabilidad entra y coexiste con la autoridad. Se puede responsabilizar a los subordinados por las tareas que se les asignen a ellos, en función de la autoridad que se les delegue para el logro de los mismos.

En consecuencia, un gerente de ventas no puede ser considerado responsable de las fallas de producción por las cuales no se le otorgó ninguna autoridad. Por lo tanto, un empleado de la tienda no puede responsabilizarse por la emisión de materiales contra las sangrías incorrectas recibidas del gerente de la tienda. Por lo tanto, la autoridad y la responsabilidad deben relacionarse con la misma tarea.

El principio de excepción:

Se ha delegado la autoridad para impulsar el proceso de toma de decisiones lo más cerca posible de la fuente de información y acción. Los destinatarios de la autoridad deben hacer un uso adecuado de ella y tomar todas las decisiones que caigan dentro del alcance de la autoridad.

Solo en casos excepcionales, cuando no pueden tomar una decisión en su propio nivel, deben remitirlos hacia arriba para su consideración y decisión por parte de los superiores.

Al delegar autoridad, un gerente no se exime a sí mismo de su responsabilidad. Por lo tanto, es esencial que un gerente elabore técnicas de control adecuadas para garantizar que la autoridad delegada se utilice correctamente y los resultados se alcancen según las expectativas.

La combinación de la autoridad de dos o más gerentes antes de que se pueda resolver un problema o una decisión tomada se describe como autoridad dividida.

Autoridad compartida:

La llegada de un superior a los subordinados para tomar una decisión se conoce como autoridad compartida.