Rol del presidente y los participantes en la conducción de una reunión de negocios
Rol del Presidente y los Participantes en la realización de una reunión de negocios!
Al llevar a cabo una reunión, si se considera necesaria una reunión, su propósito, su objetivo debe ser claro. ¿Es un requisito legal, una rutina o una necesidad del tiempo?
Solo se debe llamar a las partes esenciales, y se debe llamar a todas las personas requeridas. A veces, hay personas externas a la organización que son convocadas a una reunión: el auditor, el abogado, etc. La llamada para asistir debe ser clara, oportuna y con la debida autoridad. El tiempo debe ser fijado de acuerdo con la ocasión y la conveniencia de los miembros. Además, la duración debe ser suficiente pero no demasiado larga. Uno tiene que seleccionar un lugar adecuado para mantenerlo. El lugar puede tener que estar preparado para el encuentro. Para lograr el objetivo de la reunión, el convocante debe visualizar los puntos específicos sobre los cuales se realizará una discusión. Una vez más, él / ella tiene que establecer la forma de discusión: informativa, consultiva o persuasiva.
Rol del Presidente en una reunión:
1. Asumir la responsabilidad general del procedimiento:
Una vez que el coordinador (en general, en consulta con el presidente) ha establecido la agenda de la reunión, el presidente debe ver que la agenda y el objetivo se cumplan en la reunión.
2. Asegúrese de que sea competente:
Debería aceptar presidir el encuentro solo si se siente competente para dirigirlo. El puesto del presidente a menudo se rota.
3. "No lo hagas tú mismo":
El presidente está allí principalmente para alentar una discusión, no para proporcionar todo. Su habilidad radica en hacer que los miembros sientan que han resuelto problemas colectivamente.
4. Uso de verbos directivos:
El presidente puede usar verbos estimulantes para hacer que los miembros den los aportes necesarios en la reunión: fundamentar, evidencia, acortar, reformular, clasificar, definir, explicar, elaborar, ilustrar, revisar, describir, resumir, reformular, simplificar.
5. Use nombres:
Puede obtener más de los miembros al usar sus nombres para dirigirse a ellos y generar intimidad (de acuerdo con la cultura y las costumbres prevalecientes).
6. "Sé un policía de tráfico":
El presidente tiene que dirigir el tráfico de ideas. No debe estar a la defensiva (un portero) o un predicador (profesor).
7. Indique el propósito:
Al comienzo de la reunión, debe indicar el propósito y nuevamente en la introducción de cada nuevo tema del programa, para que los miembros tengan claro lo que deben hacer: examinar, sugerir o aceptar.
8. "No reveles tu preferencia":
El presidente debe reservar su propia opinión para el final.
9. Restrinja la charla al tema:
Los miembros pueden ser habladores, pueden estar atascados. El presidente tiene que detener un tipo y alentar al otro.
10. Siga el procedimiento:
Una organización, o la ley, puede requerir que se siga un cierto procedimiento. El presidente necesita saberlo e implementarlo.
11. Mantener el tiempo:
La reunión debe comenzar a tiempo, cubrir la agenda con tiempo proporcional a todos los temas y cerrar a tiempo. En la práctica, los primeros artículos obtienen demasiado tiempo y los últimos elementos se apresuran.
12. No hables más del 20% del tiempo:
Él tiene que vincular los diversos elementos y dirigir a los miembros. Para esto él es el orador principal. Pero la experiencia dice que, en nombre de la justicia, el 20% es el límite para hablar.
13. Responde al estado de ánimo:
Este es realmente el quid de la tarea. El presidente puede establecer el estado de ánimo, y si algún evento o la conversación de algún miembro ha creado un estado de ánimo incorrecto, tiene que transformarlo. Puede usar el humor, incluso una distracción, y extender toda su personalidad para mantener el buen humor. Las decisiones se toman cuando los miembros están listos para ellos.
14. Intervenir en disputas:
Si los miembros disputan entre ellos, el presidente tiene que intervenir y llevarlos a la pista.
15. Organizar la grabación adecuada:
Las actas de una reunión deben ser registradas objetivamente. El presidente tiene que asegurar esto durante la reunión. El trabajo debe ser con una persona competente y es posible que tenga que ser supervisado. Él debe sentarse cerca del presidente.
16. Atender a los presentes:
Él tiene que enfocarse en aquellos que están presentes y no en aquellos que están ausentes. Esto aplica especialmente para comenzar una reunión con poca asistencia. Por supuesto, la reunión puede requerir un quórum (asistencia mínima necesaria).
17. Tratar con problemas puntuales:
Tiene que tener la experiencia y la presencia mental para abordar los problemas que surgen durante la reunión, especialmente cuando la reunión está abierta a nuevos problemas con su permiso.
18. Diga "no" con tacto:
Usando analogías, citas, precedentes, sentido común y buena voluntad, el presidente tiene que abordar los problemas no deseados. (Un miembro del Senado propuso una vez: "La guerra ha terminado, debemos reducir el ejército a la mitad". La presidenta respondió: "Y al mismo tiempo deberíamos resolver que el enemigo también debe reducir su ejército a la mitad".)
19. Después del encuentro:
El presidente debe asegurarse de que se tomen acciones de seguimiento oportunas para cumplir con las obligaciones derivadas de las decisiones tomadas. Él debe tener los minutos escritos y revisados.
Papel de los participantes en una reunión:
1. Hacer la tarea:
Una vez que se conoce el propósito de una reunión, el asistente tiene que visualizar su rol y recopilar información e insumos para usar en la reunión para que sea productivo. Él / ella puede consultar a otros miembros para asignar roles.
2. Sea puntual:
Nosotros en la India tenemos que subrayar especialmente la necesidad de llegar a tiempo. Nuestros trenes, autobuses y aviones funcionarán a tiempo cuando aprendamos a ser puntuales para las reuniones de rutina.
3. Participar activamente:
Un miembro debe escuchar con atención (para que pueda resumir lo que se dice). Debería planear qué hablar y decirlo de manera concisa y precisa.
4. Fórmula PREP:
Él debe ser racional y contundente. PREP significa:
Indique su posición
Razonar
Dar ejemplos
Replantea tu posición
5. Muestra tu talento:
Un encuentro es una oportunidad para mostrar el talento de uno y obtener crédito por dar ideas útiles.
6. Tomar la iniciativa:
Puede haber ocasiones en que un miembro pueda proponer una moción o una segunda moción cuando suene bien. Esto requiere rapidez. Francis Bacon dice: "La conferencia es un hombre preparado".
7. Siga las reglas:
Debería hablar cuando le sea permitido. Él debe evitar la conversación cruzada.
8. Asumir la responsabilidad:
Cuando se asignan tareas, un miembro debe presentarse para asumir responsabilidades adecuadas. Si se le asigna una tarea, una aceptación voluntaria es también un signo de dinamismo.
9. En desacuerdo agradablemente:
Todas las diferencias deben expresarse con cortesía y un sentimiento amistoso.
10. Ayuda a dirigir el encuentro:
Si la reunión se sale de la pista, él / ella puede recordarle al presidente que la mantenga en curso.
11. Manténgase relacionado con la discusión anterior:
Cualquier contribución a la reunión debe hacerse en el contexto de la discusión anterior. Una idea que ya se ha propuesto no necesita repetirse, pero uno puede enmendarla o mejorarla.
12. Participar:
El miembro debería, en su mayor interés personal, involucrarse en el colectivismo. Un buen participante se convierte en un buen líder, así como un buen soldado es un buen general.
