Departamento de Personal y Control de Costo Laboral (Con Espécimen)

El departamento de personal, con la ayuda de varios supervisores y jefes de departamento, es responsable de la ejecución de las políticas relacionadas con el reclutamiento, el despido, la clasificación de los empleados y los salarios establecidos por el Consejo de Administración o un comité de ejecutivos. Las funciones principales del departamento de personal son reclutar trabajadores, capacitarlos y colocarlos en los trabajos que mejor se adapten.

Cada vez que se contrata a un nuevo trabajador, se debe enviar una copia de la carta de nombramiento que contiene todos los términos y condiciones del empleo a:

1. Oficina de tiempo para registrar asistencia.

2. Pagos en el departamento de pagos para realizar la inscripción en la lista de pagos.

El Departamento de Personal conserva una copia de la carta de empleo para mantener la tarjeta de historial del empleado.

Los siguientes son los dos registros importantes utilizados en relación con el reclutamiento y la colocación de los trabajadores:

Solicitud de colocación de empleado:

El proceso de reclutamiento comienza cuando el departamento de personal recibe una copia de la solicitud de colocación del empleado. La solicitud se envía al departamento de personal cada vez que un departamento necesita un trabajador.

Al recibir tal solicitud, el departamento de personal toma medidas para reclutar a un nuevo trabajador o para reasignar a un trabajador actual. Es una tarea del departamento de personal recibir solicitudes formales, entrevistar a los solicitantes y seleccionarlos para puestos e informar al departamento que necesita trabajadores de la selección.

El fallo de la solicitud de colocación del empleado puede ser el siguiente:

En el empleo, a cada trabajador se le asigna un número conocido como número de boleto o número de token o número de reloj y este número se cambia cuando el trabajador se transfiere de un departamento a otro.

Este número está escrito en todos los documentos donde aparece el nombre del trabajador porque es útil para la identificación de los trabajadores que tienen los mismos nombres, para registrar la asistencia y para mantener la contabilidad mecanizada.

Todas las contrataciones se realizan de acuerdo con un presupuesto de mano de obra y las solicitudes de colocación de los empleados. El presupuesto laboral especifica el número de trabajadores en cada categoría de grado y habilidad que puede emplear en un departamento.

El departamento de personal debe ver que el número de trabajadores empleados no debe exceder el número especificado, excepto en circunstancias especiales que requieran la contratación de más trabajadores. El reclutamiento de más trabajadores debe ser autorizado por una autoridad competente antes de reclutarlos.

Tarjeta de historial del empleado:

El departamento de personal debe mantener un registro completo de todos los trabajadores empleados en la organización. El registro se guarda en una tarjeta conocida como tarjeta de historial del empleado.

Esta tarjeta incluye los siguientes detalles sobre el trabajador:

(1) Nombre y dirección,

(2) Departamento,

(3) El nombre del ex empleador y las razones para dejarlo,

(4) Fecha de empleo,

(5) Categoría,

(6) tasa de pago,

(7) Promociones, y

(8) Razones para irse.

La última columna es muy importante porque ayuda a la gerencia a tomar medidas para mejorar las condiciones de trabajo para que no haya cambios frecuentes en la fuerza laboral. Las columnas se proporcionan generalmente en el reverso de la tarjeta para proporcionar información sobre los días festivos tomados por el trabajador.

A continuación se muestra una muestra de la tarjeta de historial de un empleado:

Con el fin de ejercer un control adecuado sobre la contratación de mano de obra, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Todos los reclutamientos deben hacerse solo a través del departamento de personal.

2. El gerente de personal debe examinar cada solicitud de colocación de los empleados y ver si existe alguna posibilidad de transferir el excedente de mano de obra de otras áreas.

3. El empleo de trabajadores ocasionales o temporales debe preferirse al reclutamiento de trabajadores permanentes si la mano de obra adicional no es absolutamente esencial.

4. Deben tomarse medidas preventivas para reducir el ausentismo y la ineficiencia. El objetivo de los pasos preventivos debe ser mantener a los trabajadores satisfechos. Las buenas condiciones de trabajo y muchas otras instalaciones tales como instalaciones médicas, de vivienda y recreativas deben ponerse a disposición de los trabajadores para que no puedan abandonar la organización y trabajar con su máxima eficiencia.

5. Se debe considerar la mecanización de las operaciones si es útil para reducir los costos laborales.

6. Los informes de utilización laboral deben ser introducidos en cada departamento. Estos informes mostrarán el grado de utilización de la mano de obra disponible y el porcentaje de eficiencia alcanzado por la mano de obra empleada.

La presentación de diversos informes a la alta dirección, tales como informes semanales sobre ausentismo, rotación laboral, productividad laboral, nivel de actividad, accidentes, medidas disciplinarias, tiempo de inactividad, horas extraordinarias, trabajadores ocasionales, etc. también se considera una función importante de Un departamento de personal. Consideremos en detalle la rotación laboral y la productividad laboral.