Lista de documentación necesaria en el negocio de exportación

Una pregunta obvia que surge es: ¿por qué se necesita documentación en el negocio de exportación? La respuesta a esta pregunta radica en la naturaleza de las relaciones comerciales entre el exportador y el importador que operan desde dos países. Se sabe que, a diferencia del negocio nacional, las prácticas comerciales y los sistemas legales son diferentes en los dos países desde donde operan el exportador y el importador.

Por lo tanto, para proteger los intereses respectivos del exportador y del importador involucrado en el negocio de exportación, ciertas formalidades documentales se vuelven esenciales. Dicha documentación facilita el flujo fluido de bienes y sus pagos a través de las fronteras nacionales.

Los documentos de exportación basados ​​en las funciones realizadas por ellos se clasifican en general en cuatro tipos:

1. Documentos Comerciales

2. Documentos regulatorios.

3. Documentos de asistencia a la exportación

4. Documentos requeridos por los países importadores.

Discutamos ahora los documentos específicos y las funciones que realizan en cada categoría.

Documentos Comerciales:

1. Factura comercial:

Este es el primer documento básico y el único completo en una transacción de exportación. Es, de hecho, un documento de contenidos que contiene información sobre bienes. Nomenclatura del Sistema Armonizado (HSN), precio cobrado, términos del envío y marcas y números en los paquetes que contienen la mercancía.

El exportador necesita este documento para otros fines, tales como:

(i) Obtención del certificado de inspección de exportación.

(ii) Obtención de aprobación de impuestos especiales

(iii) Obtención de despacho de aduanas y

(iv) Asegurar incentivos tales como el apoyo compensatorio en efectivo (CCS) y la licencia de importación.

Este documento se prepara en las etapas previa y posterior al envío.

Además de la factura comercial, también hay una factura proforma. Es una factura comercial temporal que el exportador envía al importador. Cubre el envío contemplado que puede o no realizarse en el futuro.

El importador requiere este documento para obtener una licencia de importación y abrir una carta de crédito a favor del exportador. Con una importancia tan evidente de la factura proforma, el exportador debe cultivar el hábito de enviar la factura proforma al importador, incluso si no se exige la misma.

2. Conocimiento de embarque:

El conocimiento de embarque (B / L) es un documento emitido por la compañía de envío que reconoce que los bienes mencionados en el mismo se envían o se han enviado. Este es también un compromiso de que las mercancías en el mismo orden y condición que se recibieron se entregarán al consignatario, siempre que el flete especificado en el mismo haya sido debidamente pagado.

El conocimiento de embarque cumple tres funciones distintas:

(i) Es una prueba del contrato de fletamento (transporte).

(ii) Es un recibo entregado por la compañía naviera por la carga recibida por ésta.

(iii) Es un documento de titularidad de los bienes enviados.

El conocimiento de embarque proporciona los detalles sobre el exportador, el buque de transporte, las mercancías enviadas, el puerto de embarque, el destino, el destinatario y la parte a ser notificada a la llegada de las mercancías a su destino. Bill of ladings se hace los conjuntos.

3. Billete de la vía aérea:

En el transporte aéreo, el documento de transporte se conoce como la factura de la vía aérea. Este documento realiza tres funciones de una nota de reenvío para las mercancías, el recibo de las mercancías entregadas y la autoridad para obtener la entrega de las mercancías. Dado que no es negociable, no tiene la misma validez que un conocimiento de embarque para los transportes marítimos.

4. Letras de cambio (B / E):

La letra de cambio es un instrumento o giro utilizado para el pago en negocios internacionales / de exportación. Es un instrumento por escrito que contiene una orden incondicional, firmada por el marcador, que le indica a una determinada persona que pague una cierta suma de dinero solo a la orden de una persona o al portador del instrumento. La persona a quien se dirige la letra de cambio es pagar ya sea a pedido o en un futuro fijo o determinable.

Hay tres partes involucradas en una letra de cambio:

(i) El Cajón (Exportador):

La persona que hace y ejecuta el B / E o dice, la persona a quien se debe el pago.

(ii) El Dibujado (Importador):

La persona de quien se dibuja el B / E y quién debe cumplir con los términos del documento.

(iii) El Beneficiario (Exportador o Banco de Exportadores):

La parte para recibir el pago.

5. Carta de crédito:

Es un instrumento escrito emitido por el banco del comprador (importador), que autoriza al vendedor (exportador) a realizar el sorteo de acuerdo con ciertos términos y estipula en una forma legal que todas las facturas (giros) serán respetadas. La carta de crédito proporciona al exportador más seguridad que las cuentas abiertas o letras de cambio.

Una carta de crédito comercial involucra a las siguientes tres partes:

(i) El abridor o importador: el comprador que abre el crédito

(ii) El emisor: el banco que emite la carta de crédito.

(iii) El beneficiario: el vendedor en cuyo favor se abre el crédito.

Según las diferentes condiciones, las cartas de crédito pueden ser de los siguientes tipos:

(a) Revocable e Irrevocable:

En el caso de una carta de crédito revocable, el comprador o emisor puede cancelar o cambiar una obligación en cualquier momento antes del pago sin previo aviso al exportador o vendedor. Cuando la carta es irrevocable, el comprador no puede cancelar o cambiar la obligación sin el permiso del exportador.

(b) Confirmado y no confirmado:

En caso de confirmación de la carta de crédito, el pago está garantizado por el banco emisor. Cuando la carta no está confirmada, el banco no otorga dicha garantía.

(c) Con y sin recurso:

Con recurso significa que si el comprador no paga al banco después de un período específico, el banco puede recurrir al exportador. No existe tal disposición en la carta de crédito sin recurso.

Documentos reglamentarios:

1. Documentos legales para la exportación de la India:

Hay dos tipos de documentos regulatorios:

(i) Documentos necesarios para el registro, y

(ii) Documentos necesarios para el envío.

Los documentos de la primera categoría incluyen solicitudes y otros documentos de apoyo para obtener:

(i) Número de código del Banco de la Reserva de la India (RBI),

(ii) Números de códigos de los importadores y exportadores del Controlador Principal de Importaciones y Exportaciones,

(iii) Certificado de registro de membresía (RCMC), etc.

Los documentos necesarios para el envío de bienes incluyen los siguientes:

(i) Formulario GR:

Se requiere que se complete por duplicado para todas las exportaciones que no sean por correo. Ambas copias deben presentarse a las autoridades aduaneras en el puerto de embarque. Conservarán la copia original que se enviará directamente al Banco de la Reserva de la India.

Devolverán la copia duplicada que se envía al banco negociador junto con otros documentos después del envío de las mercancías. El banco negociador envía la copia duplicada al RBI una vez que se han realizado los ingresos de exportación.

(ii) Formulario PP:

Las exportaciones a todos los países por correo postal (PP), excepto cuando se realizan sobre la base del 'valor a pagar' o 'contra reembolso' deben declararse en los formularios de PP.

(iii) Formulario VP / COD:

Se requiere que se complete una copia para las exportaciones a todos los países por paquete postal en virtud de acuerdos para obtener ganancias a través de los canales postales en base al 'valor a pagar' o 'efectivo contra entrega'.

(iv) Forma EP:

Los envíos a Afganistán y Pakistán que no sean por correo deben declararse en los formularios del PE.

(v) Forma SOFTEX:

Se requiere que esté preparado por triplicado para la exportación de software de computadora en forma no física.

2. Factura de envío:

La factura de envío es el documento principal en base al cual se otorga el permiso de la aduana para exportar. El envío posterior a la parcela requiere que se complete el formulario de declaración de aduanas. Hay tres tipos de facturas de envío disponibles con las autoridades aduaneras.

Estos son:

(i) factura de envío gratis:

Se utiliza para la exportación de bienes para los cuales no hay derechos de exportación.

(ii) Dutiable factura de envío:

Impreso en papel amarillo, se utiliza en el caso de bienes sujetos a derechos de exportación.

(iii) Recibo de Factura de Envío:

Por lo general, se imprime en papel verde y se utiliza para la exportación de productos con derecho a devolución de derechos.

3. Póliza de seguro marítimo:

Es el instrumento básico en seguros marítimos. Una póliza marítima es un contrato y un documento legal que sirve como evidencia del acuerdo entre el asegurador y el asegurado. La política debe ser producida para presionar una demanda en un tribunal de justicia. Un exportador también debe presentar la póliza de seguro marítimo como garantía colateral cuando obtenga un anticipo contra su Crédito bancario.

Documentos de asistencia a las exportaciones:

Para obtener una serie de incentivos y asistencia, se requiere que un exportador complete varios documentos.

Algunos de los importantes de estos se discuten aquí:

1. Formulario de solicitud de inscripción:

Los exportadores que deseen aprovechar los beneficios de la política de importación deben registrarse con la autoridad de registro correspondiente, como los Consejos de Promoción de Exportaciones (EPC), las Juntas de Productos Básicos y el Controlador Principal de Importaciones y Exportaciones (CCIE), Nueva Delhi.

La solicitud de registro debe ir acompañada de un certificado de los banqueros del exportador con respecto a su solidez financiera. En el caso de una empresa que tenga sucursales, la solicitud de registro deberá ser presentada únicamente por la Oficina Central.

2. Asignación de materias primas indígenas en base prioritaria:

Los fabricantes exportadores pueden solicitar al Director de Promoción de Exportaciones, Ministerio de Comercio, la reposición de los materiales autóctonos utilizados en la fabricación de bienes para la exportación.

3. Desventaja de deberes:

Para reclamar este incentivo, el documento principal es la copia de devolución de la factura de envío certificada por la aduana. Esto debe ir acompañado de otros documentos, como la orden de pago de devolución, la factura comercial final y una copia del conocimiento de embarque o factura de la vía aérea, según sea el caso.

4. Licencia REP y CCS:

Para reclamar la licencia REP y el apoyo compensatorio en efectivo (CCS), el exportador debe preparar y presentar una serie de documentos.

Los principales documentos a este respecto son:

(i) Solicitud en la forma prescrita.

(ii) Boleta de reconocimiento

(iii) Banco Challan emitido por la tesorería para la tasa de solicitud pagada.

(iv) Recibo anticipado por monto de asistencia en efectivo

(v) Una copia debidamente certificada de la factura de envío.

(vi) Copia no negociable del conocimiento de embarque / factura de la vía aérea.

Documentos requeridos por los países importadores:

En el caso de negocios de exportación, los países importadores necesitan algunos documentos debido a la necesidad legal. Estos documentos los obtiene el exportador y se envían al importador.

Algunos de los documentos conocidos son los siguientes:

1. Factura consular:

Por lo general, se emite en el formulario especificado por el consulado del país importador situado en el país exportador. Da una declaración sobre el verdadero valor de los bienes enviados. Las autoridades aduaneras de la empresa importadora cobran valor en función del valor mencionado en la factura consular.

2. Certificado de Origen:

Este certificado es emitido por organismos independientes como la cámara de comercio o el consejo de promoción de exportaciones en el país exportador. Esta es una certificación de que los bienes que se exportan se produjeron realmente en ese país en particular.

3. Certificado de Origen GSP:

Los productos que reciben el beneficio de un trato preferencial de importación en los países que implementan el Sistema Generalizado de Preferencias (SGP) deben ir acompañados del certificado de origen del SGP. Este certificado se entrega en los formularios prescritos por los países importadores.

4. Facturas de aduana:

También se elabora en un formulario específico prescrito por la autoridad aduanera del país importador. Los detalles proporcionados en el documento permitirán a la autoridad aduanera del país importador imponer y cobrar derechos de importación.

5. Factura certificada:

Esta es la factura auto certificada por el exportador sobre el origen de las mercancías.