Registros de Recursos Humanos: Tipos, Objetivos, Esenciales y Precauciones

Registros de Recursos Humanos: Tipos, Objetivos, Esenciales y Precauciones!

Los registros de recursos humanos se refieren a los documentos informativos utilizados por una organización para llevar a cabo sus funciones. Representa la memoria de la organización. Los registros proporcionan información sobre la organización que se mantiene en forma tangible, es decir, escritos, gráficos, tablas, etc.

Por lo tanto, son evidencia tangible de las actividades de la organización. Los registros de personal proporcionan información sobre la posición de Recursos Humanos en la organización, por ejemplo, registros relacionados con capacitación, desempeño, ausentismo, sueldos y salarios, rotación laboral, productividad, encuestas de moral, satisfacción laboral, seguridad social, bienestar de los empleados, etc. la forma de papeles, tarjetas, archivos, cuadros, planos, etc. Pero en los tiempos modernos los registros se almacenan en CD, películas de video, casetes de audio, etc.

Tipos de información:

Los registros se preparan a partir de informes, actas de reuniones, pedidos, etc. Contienen información sobre empleados, sindicatos, empleadores, gobierno, descripción de puestos, análisis de puestos, selección, promoción, transferencia, despido, reasignación, capacitación y desarrollo. off, huelgas, contribuciones de PF, beneficios para empleados, sueldos y salarios, disputas de quejas, etc.

Objetivos de los Registros de Personal:

El principal objetivo del registro es no almacenar, sino tener información para hacer análisis de varios problemas. Los registros almacenados efectivamente permiten un mejor análisis de los problemas.

Los registros sirven al siguiente propósito.

(1) Ayudar a los gerentes a identificar, preparar e implementar programas de capacitación para empleados y desarrollo ejecutivo para gerentes.

(2) Facilita la toma de decisiones con respecto a la transferencia, promoción, degradación, redistribución, etc.

(3) Ayuda en la preparación de hojas de salario y sueldo.

(4) Permite proporcionar información relacionada con accidentes, ausentismo, rotación laboral, sueldos y salarios a agencias gubernamentales.

(5) Facilita la auditoría de recursos humanos.

(6) Permitir la investigación en relaciones humanas.

(7) Proporcionar conocimiento sobre la validez de las pruebas de empleo y entrevistas.

(8) Mantener datos con respecto a permisos, capacitación, ascensos, transferencias, despidos, despidos, gastos incurridos en beneficios para empleados, etc.

Lo esencial de un buen registro:

Para lograr los objetivos anteriores, un buen registro debe incluir las siguientes características:

(1) Debe ser objetivo. Se debe mantener para cumplir con los objetivos establecidos.

(2) El mantenimiento de registros debe ser simple y fácil de entender.

(3) Debe ser preciso sin ninguna posibilidad de errores o fraude.

(4) Debe ser consistente con las necesidades.

(5) Debe ser fácilmente rastreable o disponible.

(6) En el mantenimiento de los registros debe seguirse el principio de economía. El mantenimiento de los registros no debe ser costoso.

(7) Debe ser útil para una mejor gestión de los negocios. Los papeles innecesarios no deben mantenerse en los registros.

(8) Debe haber un fácil acceso a la información requerida, por lo tanto, debe mantenerse en consecuencia.

(9) Diferentes registros deben ser fácilmente diferenciados.

(10) No debe haber duplicación.

(11) El encargado del registro debe ser encargado de cuidar el mantenimiento de los registros.

Precauciones en el mantenimiento de registros:

Los registros sirven para muchos propósitos. Los registros del personal deben mantenerse desde la fecha de su inducción hasta el momento de su jubilación o el abandono de la organización. Según Jucius Michael, ciertas precauciones son esenciales para mantener los registros del personal.

Son:

(1) Toda la información de contratación de cada empleado puede mantenerse en una carpeta. La otra información relacionada con el empleado, como la evaluación del desempeño, las calificaciones educativas, la capacitación, las acciones disciplinarias, si las hubiera, contra el personal, etc., se colocan en la carpeta.

(2) Además de la carpeta, se puede archivar una tarjeta con información importante en la carpeta, lo que permite la fácil disponibilidad del registro del empleado en cualquier momento.

(3) En algunos casos, donde el número de empleados es muy grande, el equipo de procesamiento de datos puede usarse para mantener registros.

Tipos de registros de personal:

Los registros básicos de personal en empresas industriales son los siguientes:

Registro de servicio individual:

Este registro incluye el nombre y la dirección, el sexo, la edad, las calificaciones educativas, la experiencia, el departamento y la sección, la fecha de la cita, la fecha de la jubilación, el salario, el incremento, la promoción recibida, la transferencia, etc. del empleado.

Registro de rendimiento:

Las calificaciones otorgadas a cada empleado en base a la evaluación anual de desempeño se incluyen en este registro.

Dejar registros:

Incluye los diferentes tipos de hojas tomadas por los empleados y el saldo de hojas.

Record de entrenamiento:

Esto incluye los programas de capacitación a los que asisten los empleados con fechas y horarios.

Registros de seguridad y salud:

Estos registros incluyen la información sobre accidentes, informes médicos, registros de seguros, etc.


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