Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS)
¡Lea este artículo para conocer el concepto, las ventajas y la infraestructura del Sistema de información de recursos humanos (HRIS)!
Concepto:
El sistema de información de recursos humanos se ha convertido en parte de todas las grandes organizaciones. Es un sistema computarizado que ayuda en el procesamiento de información relacionada con la gestión de recursos humanos. Es un dispositivo, diseñado para satisfacer las necesidades de información de recursos humanos de la organización. La organización tiene que incurrir en una cantidad pobre para instalar este sistema. El sistema de información de recursos humanos facilita que la organización almacene información relacionada con habilidades, conocimientos, capacidades, potencialidades, calificaciones requeridas para realizar trabajos y disponible entre los empleados, que se hace accesible al alcance de los gerentes a través de la red de computadoras.
HRIS se diferencia del sistema manual ya que utiliza la tecnología de la información o las computadoras. HRIS forma parte del sistema de información de gestión que incluye información relacionada con finanzas, activos, contabilidad, ventas, mercadeo, producción, etc. HRIS está destinado a la recopilación y análisis de datos relacionados con los recursos humanos de la organización.
Ayuda a los gerentes en la toma de decisiones con respecto a la promoción, la fijación de salarios, la contratación, la capacitación y el desarrollo. De esta manera, HRIS funciona como un dispositivo de sistema de apoyo a la decisión. Los insumos de HRIS incluyen la información relacionada con los empleados, sus habilidades, calificaciones, potencialidades, instintos creativos, edad, escalas salariales, diversos trabajos en la organización, sus habilidades requeridas y calificaciones para realizarlos, el número de empleados y ejecutivos que ocupan diversos puestos, objetivos organizacionales, políticas y procedimientos etc.
Esta información se carga en el sistema. Estos datos se analizan en la información más útil requerida por los gerentes. Esta es la transformación de los datos de entrada. La tecnología de la información después de la transformación da salida en múltiples formas, como impresiones y otros dispositivos. HRIS es el dispositivo ampliamente utilizado por los organismos corporativos, ya que proporciona información importante, precisa, relevante y completa de la base de datos con respecto a los recursos humanos requeridos por la organización.
Hay muchas empresas privadas que mantienen y mantienen la base de datos relacionada con los recursos humanos que se ocupan de los servicios de consultoría en relación con la contratación de personal ejecutivo y de otro tipo requerido por las empresas. Estas empresas de consultoría son las fuentes externas importantes de reclutamiento de todo tipo y tipo de personal para las empresas en la India y en el extranjero. El HRIS no solo puede prepararse para un gobierno industrial, comercial, de servicios, educativo o gubernamental. La organización, pero también para toda la ciudad, distrito, estado o país, puede prepararse y usarse siempre que sea necesario para un tipo especial de personal.
Para eliminar cualquier problema de recursos humanos, HRIS acude al rescate y brinda los servicios de contratación de recursos humanos, manteniendo el registro completo de recursos humanos. En cualquier momento puede mostrar la oferta de recursos humanos disponibles.
El HRIS funciona de la siguiente manera:
Entradas:
El aporte del sistema de información de recursos humanos incluye información relacionada con los empleados, como educación, edad, experiencia, capacitación, estado actual, salario actual, ya sea promovido o no, política pasada y presente de la organización, procedimientos pasados y presentes, y otra información detallada necesaria relacionada A los recursos humanos de la organización. Estos son los datos en bruto recopilados de los archivos de la oficina e ingresados en el terminal de computadora conectado a la computadora principal. Esta información se verifica, se vuelve a verificar y se escanea para garantizar su corrección.
El sistema computarizado de información de recursos humanos es, en todos los aspectos, superior al del sistema manual, que requiere mucho tiempo y no es tan rentable. Por el contrario, HRIS ahorra tiempo y es barato y no hay posibilidad de error. Los errores pueden ser eliminados. El beneficio más importante del sistema es la información disponible inmediatamente cuando se desee.
Transformación:
La información que se envía a la computadora se puede transformar en información más significativa y necesaria que la organización requiere exactamente. Esta es la etapa de conversión de HRIS computarizado. Las transformaciones de HRIS están estrechamente relacionadas con los programas informáticos. Estas son las instrucciones o los comandos para que la computadora haga lo necesario.
Las organizaciones pueden tener HRIS funcional para satisfacer sus necesidades. Pueden tener HRIS para ventas de marketing, publicidad, producción, finanzas, contabilidad, materiales, etc. Estos son los distintos tipos de HRIS que se pueden preparar y mantener fácilmente.
La información transformada en un cálculo significativo también es muy útil para los gerentes y la organización. Esto funciona como un sistema de apoyo a la decisión. Las declaraciones comparativas semanales, mensuales, trimestrales, anuales se pueden obtener fácilmente al alcance de los gerentes, lo que ayuda a tomar las decisiones adecuadas. Se pueden utilizar técnicas de análisis estadístico y de investigación operativa.
Salida:
El material transformado puede ser utilizado potencialmente. La producción se refiere a las impresiones del material transformado de la impresora de la computadora, por ejemplo, declaración de salario, cheques a ser emitidos a las partes, informe sobre el desempeño de un empleado, estimaciones de presupuesto, costo promedio de producción de bienes, etc. Todo esto se puede tener en la forma de impresiones, pantallas de terminales, etc. Un HRIS bien unido actúa como un sistema de soporte de decisiones digno de una calidad muy alta. La salida de alta calidad debe ser precisa, relevante, coherente, legible y completa, no parcial.
Retroalimentación y Control:
La salida obtenida es relevante y útil o no debe ser conocida. El método para garantizar que se conoce como retroalimentación. La retroalimentación establece el control sobre el sistema.
Ventajas de HRIS:
1. Da información precisa.
2. Se hace un procesamiento rápido.
3. Funciona como una herramienta valiosa para la planificación estratégica y su implementación.
4. Proporciona información instantánea relacionada con los recursos humanos existentes, habilidades, categorías, estructuras de pago, calificaciones, edad, especialización, capacitación y desarrollo, experiencia, etc.
5. Actúa como un sistema de apoyo a la decisión.
6. Es un sistema experto.
7. Es tiempo eficiente y no es muy caro.
8. Facilita información confiable.
9. La información relacionada con los recursos humanos se hace fácilmente accesible a través de HRIS.
10. Establece un fuerte control de gestión.
11. Facilita las configuraciones de varios diseños, tales como sistemas múltiples, mezcla de diseños de sistemas, instalaciones informáticas centralizadas. Cuenta sobre la actitud de la organización con respecto a sus recursos humanos.
Infraestructura requerida por HRIS:
El sistema informatizado de recursos humanos es una inversión única. La inversión inicial es muy alta. La instalación de toda la red de computadoras, software, personal especializado necesita una inversión muy grande. Pero a largo plazo es muy rentable. Es bastante barato. Para su uso solo se requieren los consumibles informáticos.
HRIS es el sistema que facilita la toma rápida de decisiones de recursos humanos. Pero tiene ciertos inconvenientes. Cualquiera puede acceder fácilmente a esta información y, por lo tanto, es muy probable que se utilice incorrectamente o que no se use correctamente. Requiere que los miembros de la organización que usan HRIS deben seguir cierta ética y abstenerse de revelar la información vital a cualquier persona no autorizada.
Es una herramienta estratégica en manos de la gerencia para una planificación eficaz para el futuro. Por lo tanto, el secreto de la información debe mantenerse a cualquier costo. Los empleados de la organización deben estar capacitados en ciertas éticas para que todos los sigan.
