¿Cómo superar las barreras de comunicación en su organización? - ¡Contestado!

Es muy importante para la administración reconocer y superar las barreras a la comunicación efectiva para la optimización operativa. Esto implicaría diagnosticar y analizar situaciones, diseñar mensajes adecuados, seleccionar canales apropiados para comunicar estos mensajes, ayudar a los receptores de mensajes a decodificar e interpretar correctamente los mensajes y proporcionar un sistema de retroalimentación eficiente y efectivo.

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Algunos de los pasos que se pueden tomar al respecto son:

1. Retroalimentación y comunicación ascendente:

La retroalimentación ayuda a reducir malentendidos. La información se transfiere con mayor precisión cuando se le da al receptor la oportunidad de pedir aclaraciones y respuestas a cualquier pregunta sobre el mensaje. La comunicación bidireccional, aunque consume más tiempo, evita la desconfianza y lleva a la confianza y la apertura, que crean una relación sana entre el remitente y el receptor y contribuyen a una comunicación efectiva. La comunicación hacia arriba se fortalece manteniendo una política de puertas abiertas y brindando oportunidades para que los trabajadores den sugerencias que la administración debe tomar en serio, reconociéndolas y tomando las medidas adecuadas.

2. Mejorar las habilidades de escucha:

Según Stuart Chase, "escuchar es la otra mitad de hablar" y es una parte muy importante del proceso de comunicación. Escuchar es un proceso mental activo y va más allá de simplemente escuchar. Los buenos hábitos de escucha conducen a una mejor comprensión y buenas relaciones entre sí. Escuchar es un reconocimiento de que el receptor tiene responsabilidad en el proceso de comunicación. Algunas de las pautas para una escucha efectiva son:

a) La escucha requiere toda la atención del hablante. No deje que su mente divague o se preocupe por otra cosa, de lo contrario no podría comprender el significado del mensaje en su totalidad.

b) El lenguaje utilizado en el tono de la voz y las emociones debe recibir la atención adecuada. Escuche los sentimientos en el contenido del mensaje y responda positivamente a estos sentimientos.

c) Haga preguntas para aclarar cualquier punto que no comprenda claramente y refleje al orador su comprensión de lo que se ha dicho.

d) Asegúrese de que no haya interrupciones externas ni interferencias durante el curso de la conversación.

e) No juzgue la importancia del mensaje debido a sus relaciones y experiencias anteriores con el remitente o debido a sus percepciones acerca de él, positivas o negativas.

f) No salte a conclusiones antes de que el mensaje termine y se entienda claramente.

g) Resuma y vuelva a redactar el mensaje después de que termine para asegurarse dos veces del contenido y la intención del mensaje.

3) Desarrollar habilidades de escritura:

Los mensajes claramente escritos pueden ayudar a evitar las barreras semánticas y de percepción. Una comunicación bien escrita elimina la posibilidad de malentendidos y malas interpretaciones. Al escribir mensajes, sería prudente adoptar el principio KISS, que significa "Manténgalo corto y simple, haciendo que el significado sea lo más claro posible para que logre el propósito deseado. Robert Degise sugiere algunos consejos útiles sobre comunicación escrita de la siguiente manera:

a) Mantenga las palabras simples:

Esto reducirá sus pensamientos a lo esencial y el mensaje será más fácil de entender por el receptor. El mensaje se perderá si las palabras son complejas y no se prestan para borrar un solo significado.

b) No te dejes atascar por las reglas de composición:

Si bien las reglas de gramática y composición deben respetarse, no deben tener prioridad sobre el propósito final de la comunicación.

c) Escribir de forma concisa. Use tan pocas palabras como sea posible:

No sea breve al costo de la integridad, pero exprese sus pensamientos, opiniones e ideas en el menor número de palabras posible.

d) Sea específico:

La imprecisión destruye la precisión, lo que lleva a una mala interpretación del significado de la intención del mensaje. En consecuencia, ser específico y al punto.

4) Evitar las brechas de credibilidad:

La comunicación es un proceso continuo y el objetivo de la comunicación es una comprensión completa y precisa del mensaje, así como la creación de confianza entre todos los miembros de la organización. En consecuencia, la administración debe ser sincera y debe ganarse la confianza de los subordinados. La gerencia no solo debe ser sensible a las necesidades y sentimientos de los trabajadores, sino que sus promesas deben ser respaldadas por acciones.

La palabra de gestión debe ser tan buena como un vínculo. Solo entonces se acumularía una atmósfera de simpatía, lo que mejoraría el proceso de comunicación. Según los estudios realizados por J. Luft, la apertura y una atmósfera de confianza construyen relaciones sanas y cierran las brechas de credibilidad, contribuyendo así a la mejora y la eficacia de la comunicación.


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