¿Cómo hacer que su proceso de planificación sea mucho más efectivo? (9 pasos)

Cada unidad de negocios tiene sus propios problemas y estos se tienen en cuenta al elaborar los detalles de los planes. Sin embargo, hay ciertos pasos básicos que deben seguirse en cada tipo de planificación. Cuando se siguen estos pasos, el proceso de planificación se vuelve sistemático.

La siguiente es una breve explicación de estos pasos:

1. Determinación de objetivos:

El primer paso en la planificación es determinar claramente los objetivos del negocio. Es un punto de partida, ya que todos los miembros de la organización deben saber qué se logrará en el futuro. En primer lugar, se establecen los objetivos de toda la organización y luego se especifican los objetivos de cada departamento.

Es mejor si los objetivos se especifican como primarios y secundarios. Los objetivos primarios o principales deben ser muy claros para todos los empleados de la organización, ya que especifican los resultados esperados e indican qué se debe hacer. Sin embargo, todas las oportunidades futuras deben analizarse cuidadosamente antes de establecer los objetivos.

2. Construcción de locales de planificación:

El segundo paso es determinar los pronósticos en los que se basará la planificación. Si estos pronósticos son precisos, el proceso de planificación será más útil. Estas previsiones se relacionan con el precio de un producto, el salario, los materiales, el poder, la disponibilidad de personal, etc. Ciertos factores externos que están fuera del control de un gerente, como el nivel de precios, la situación política y los desarrollos tecnológicos, no pueden preverse con mucha precisión.

Sin embargo, aquellos factores que son totalmente controlables (como la eficiencia de los trabajadores) deben pronosticarse cuidadosamente para que se logren los resultados deseados. Siempre es mejor que las premisas sean acordadas por unanimidad por todos los gerentes.

3. Recopilación, análisis y clasificación de la información:

Para una planificación efectiva, todos los datos relevantes deben ser recopilados, analizados y clasificados. Las sugerencias también deben ser invitadas por el personal operativo. Los datos así recopilados deben tabularse para facilitar el análisis. Todos los datos útiles deben incluirse para facilitar el análisis y la interpretación.

4. Determinar cursos alternativos:

El cuarto paso de la planificación es descubrir los cursos alternativos de acción, es decir, desarrollar más de un curso de acción. Por ejemplo, si se requieren más fondos, estos pueden ser recaudados por diferentes formas, como la emisión de capital social, la obtención de préstamos de bancos o instituciones financieras o depósitos públicos, etc.

Todos estos cursos deben evaluarse adecuadamente para descubrir el curso de acción más útil. Se debe hacer un esfuerzo para reducir las alternativas al mínimo posible.

5. Evaluando un curso de acción alternativo:

Cada alternativa se evalúa en términos de sus resultados y beneficios esperados. Los puntos fuertes y débiles de cada alternativa deben ser pesados ​​cuidadosamente. Los factores habituales y comunes considerados al momento de la evaluación de alternativas son el riesgo, la escasez de capital, los objetivos a largo plazo, etc.

Para que el proceso de evaluación sea efectivo, las técnicas usuales utilizadas incluyen técnicas estadísticas e investigación operativa.

6. Seleccionando un plan:

El siguiente paso es seleccionar la mejor alternativa. Cuando se tabulan los resultados comparativos de diferentes alternativas, se selecciona la alternativa que parece ser la mejor. La selección debe hacerse con cuidado ya que las consecuencias de seleccionar un curso de acción particular son de gran alcance.

7. Formación de planes derivados:

Para lograr los objetivos de los planes maestros, se enmarcan los planes subsidiarios o derivados. Para implementar el plan maestro, cada jefe de departamento prepara un plan de su departamento.

Si una empresa decide desarrollar un nuevo producto mediante la instalación de ciertas máquinas nuevas, los planes subsidiarios incluirían la contratación de nuevos empleados, la adquisición de fondos, la publicidad de nuevos productos, la compra de materias primas, etc.

8. Comunicación de planos:

El siguiente paso en la planificación es comunicar el plan a todos los gerentes de la organización para que cooperen de todo corazón en la implementación de los planes. Es mejor asociar a todos los gerentes en el proceso de planificación para que desarrollen un sentido de participación en la gerencia.

9. Controlando los planes:

El último paso en la planificación es observar el progreso de un plan y anotar sus deficiencias y debilidades. Estas deficiencias deben corregirse o remediarse sin demora y todos los planes futuros deben hacerse a la luz de estos escollos. Por lo tanto, una revisión continua de los planes ayuda a la administración a mantener los planes actualizados.