Factores que debe tener en cuenta al enmarcar la estructura organizativa de su empresa
Algunos de los factores que deben tenerse en cuenta al estructurar la estructura organizativa de su empresa son los siguientes:
Cuando los gerentes realizan una función de organización, se crea automáticamente una estructura organizativa que define los puestos de trabajo, la autoridad, las responsabilidades de los diferentes empleados.
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La estructura organizativa puede definirse como “Red de puestos de trabajo, responsabilidades y autoridad en diferentes niveles”. O puede llamarse como un marco de trabajo dentro del cual se realizan las tareas operativas y de gestión.
Especifica las relaciones entre personas, trabajo y recursos.
Factores que afectan la estructura organizativa:
Las consideraciones que deben tenerse en cuenta al enmarcar la estructura organizativa son:
1. Diseño del trabajo:
En el proceso de organización, el trabajo total se divide en varios trabajos y el gerente tiene que hacer los trabajos de sus empleados. Por lo tanto, debe especificarse muy claramente qué actividades deben realizarse en un trabajo en particular. Lo que cada individuo tiene que hacer mientras realiza el trabajo. Por lo tanto, diseñar un trabajo significa definir claramente los contenidos del trabajo en la medida de lo posible, los resultados esperados de los trabajos deben definirse junto con el trabajo.
2. Departamento:
Después de la división del trabajo en trabajos, los trabajos se agrupan para formar departamentos. Al agrupar las actividades, los gerentes deben tener en cuenta que solo los trabajos relacionados o similares se agrupan en un departamento para que pueda haber especialización. El administrador puede tener diferentes formas de agrupar los trabajos que están relacionados entre sí.
3. Período de gestión:
La extensión de la administración significa cuántos empleados o subordinados pueden ser efectivamente manejados por un gerente o cuántos subordinados están bajo un superior. Cuando las relaciones de autoridad y responsabilidad se establecen en el proceso de organización, los gerentes deben tener en cuenta el alcance del control.
El alcance del control depende de:
(a) Capacidad y nivel de inteligencia de los gerentes:
Si los gerentes son inteligentes e inteligentes, entonces pueden tener un gran lapso. Lo que significa que más subordinados pueden trabajar bajo ellos.
(b) La confianza de los directivos en sus empleados:
Los gerentes que tienen más confianza y fe en sus empleados pueden tener un gran lapso.
(c) El nivel de inteligencia de los empleados:
Si los empleados están capacitados y son profesionales, entonces puede haber un gran espacio, pero si no están capacitados, entonces el período es pequeño, ya que los empleados no cualificados necesitan más orientación de los superiores, por lo que se necesita un período pequeño.
(d) Naturaleza del trabajo:
Si el trabajo de rutina tiene que realizarse, entonces puede haber un gran intervalo, pero para un trabajo especializado y desafiante se prefiere un pequeño intervalo de control.
Después de decidir el lapso, se desarrolla una cadena escalar de todos los superiores y subordinados porque el lapso de control especifica claramente quién tiene que informar a quién.
4. Delegación de Autoridad:
Delegación de autoridad significa compartir la autoridad entre los gerentes y los subordinados. Generalmente, mientras que los gerentes subordinados realizan el trabajo, pasan algún grado o parte de su autoridad a sus subordinados.
Para que puedan trabajar en equipo y lograr la meta del grupo. Este intercambio de autoridad ayuda a decidir también al líder del grupo entre los subordinados. Por ejemplo, si hay 10 vendedores trabajando bajo un gerente de ventas, entonces el gerente puede autorizar a los vendedores a decidir sobre la fecha de entrega, los límites de descuento, etc. Venta de todos los vendedores.
Tipos de estructura organizacional:
Cuando el gerente está desempeñando las funciones de organización que resulta, en la formación de una estructura organizativa, que representa el estilo de trabajo de una organización.
La estructura organizativa se puede definir como "Una red de puestos de trabajo, responsabilidades y autoridad en diferentes niveles de organización".
Esta estructura muestra la relación de autoridad y responsabilidad entre las personas que trabajan en diferentes puestos de trabajo. Esta estructura deja claro quién reporta a quién? ¿O quién es el jefe y quién es el subordinado?
La estructura organizativa puede ser principalmente de dos tipos que son:
yo. Estructura funcional
ii. Estructura divisional
A. Estructura funcional:
Cuando las actividades o los trabajos se agrupan teniendo en cuenta las funciones o el trabajo, se denomina estructura funcional. Por ejemplo, todos los trabajos relacionados con la producción se agrupan en el departamento de producción, relacionados con las ventas en el departamento de ventas, relacionados con la compra en el departamento de compras y así sucesivamente.
Dentro de los departamentos también el agrupamiento se realiza sobre la base de funciones especializadas.
Por ejemplo, el departamento de producción puede clasificarse aún más en departamento de tienda, departamento de control de calidad, departamento de montaje, etc. Dentro de cada departamento y sub departamento, se crea una cadena de superiores y subordinados para trabajar de manera sistemática.
Ventajas:
1. Especialización:
Cuando las actividades se agrupan según el tipo de función, todas las actividades se relacionan con un solo tipo. Por lo tanto, los expertos especializados y profesionales pueden ser contratados para supervisar esas actividades. Esto conduce a la eficiencia y especialización.
2. Fácil supervisión:
El supervisor se familiariza con el tipo de tarea a realizar porque todas las tareas están relacionadas con una sola función. Como resultado, puede supervisar y guiar a los empleados que realizan esas actividades.
3. Fácil coordinación:
Los departamentos formados en estructura funcional son interdependientes entre sí, lo que significa que las actividades de un departamento dependen del desempeño de otros departamentos. Por ejemplo, el departamento de producción depende del departamento de compra de materias primas. El departamento de ventas depende del departamento de producción para la producción final y así sucesivamente. Esta interdependencia conduce a la coordinación entre los diferentes departamentos.
4. Ayuda a aumentar la eficiencia de gestión:
Los gerentes de un departamento realizan una y otra vez el mismo tipo de función, lo que los hace especializados y mejora su eficiencia.
5. Entrenamiento efectivo:
Facilita la capacitación de los empleados, ya que están capacitados en tipos limitados de habilidades, es decir, los empleados del departamento de producción reciben capacitación sobre técnicas de producción únicamente.
Desventajas:
1. Los departamentos se especializan únicamente a su manera. No logran ver las perspectivas de toda la organización. Como resultado, el objetivo de la organización no se puede lograr.
2. Cuando los departamentos se vuelven demasiado grandes, la coordinación disminuye y se traduce en un retraso de la decisión.
3. Los jefes de departamento comienzan a pensar que sus departamentos son su imperio funcional y esto lleva a conflictos entre varios departamentos.
4. Cuando no se logra el objetivo organizacional, se vuelve muy difícil hacer que un departamento sea responsable de esto porque todos los departamentos están interrelacionados y es muy difícil descubrir qué departamento está yendo en contra del objetivo organizacional.
5. Inflexibilidad. Los empleados reciben capacitación de una sola función, es decir, el departamento al que pertenecen, por lo que no pueden cambiarse a otros departamentos.
Idoneidad:
La estructura funcional es adecuada para:
1. Las grandes organizaciones están produciendo una línea de producto.
2. Organizaciones que requieran un alto grado de especialización funcional con actividades diversificadas.
B. Estructura divisional:
Cuando la organización es grande en tamaño y está produciendo más de un tipo de producto, las actividades relacionadas con un producto se agrupan en un departamento.
yo. Estructura divisional
ii. Junta Directiva
Por ejemplo, si una organización está produciendo jabón, textiles, medicamentos, cosméticos, etc., todas las actividades relacionadas con la medicina se agruparán en el departamento de medicina, todas las actividades de textiles en el departamento de textiles, etc.
La estructura divisional es adecuada solo para la fabricación de productos múltiples de grandes organizaciones.
Ventajas:
1. Especialización del producto:
Todas las actividades relacionadas con un tipo de producto se agrupan en un solo departamento, lo que aporta integración y coordinación en las actividades.
2. Toma de decisiones rápida:
Las decisiones se toman mucho más rápido en la estructura divisional porque no hay dependencia de otros departamentos para tomar decisiones.
3. Responsabilidad:
En este tipo de estructura, el desempeño de los departamentos individuales puede evaluarse fácilmente y usted puede responsabilizar al departamento por el incumplimiento de los objetivos.
4. Flexibilidad:
La toma rápida de decisiones conduce a la flexibilidad.
5. Expansión y crecimiento.
Se pueden agregar nuevos departamentos sin molestar a los departamentos existentes.
Desventajas:
1. Cada departamento requerirá todos los recursos, ya que cada división funcionará como una unidad independiente.
2. Cada departamento se enfoca solo en su producto y no se mantienen como parte de una organización común.
3. Conflicto en la asignación de recursos.
La idoneidad y la estructura divisional son adecuadas para:
1. Organizaciones productoras de multiproductos o diferentes líneas de productos.
2. Organizaciones que requieran especialización de producto.
3. Organizaciones que requieren que cada división sea autosuficiente, ya que, según la estructura divisional, cada departamento tiene producción, departamento de finanzas de ventas.
4. Empresas en crecimiento que planean agregar más línea de productos en el futuro.
