Tipos Esenciales de Comunicación Organizacional (Con Diagrama)

Tipos esenciales de comunicación organizacional!

A. Comunicación según la estructura organizativa:

1. Comunicación formal:

Dicha comunicación es aquella que está asociada con la estructura de organización formal y el estado oficial o la posición del comunicador y el receptor. Viaja a través de los canales formales posiciones oficialmente reconocidas en el organigrama. La comunicación formal es principalmente en blanco y negro.

Por lo tanto, es un intento deliberado de regular el flujo de comunicación para garantizar que la información fluya de manera fluida, precisa y oportuna. La comunicación formal es un intento deliberado de regular el flujo de comunicación para garantizar que la información fluya de manera fluida, precisa y oportuna.

Con frecuencia nos encontramos con la frase 'a través del canal adecuado'. Destaca la esencia del canal formal de comunicación. Por ejemplo, cuando el Gerente General emite instrucciones (debido a su posición de alto nivel en la organización), es una comunicación formal.

Las formas de comunicación formal son las siguientes:

(i) Reuniones departamentales,

(ii) conferencia,

(iii) llamadas telefónicas,

(iv) boletines de noticias de la compañía,

(v) Entrevistas especiales y publicaciones y mensajes con fines especiales.

La principal ventaja de la comunicación formal es que los canales oficiales permiten que la información rutinaria y estandarizada pase sin reclamar mucha atención gerencial. Esencialmente, los ejecutivos y gerentes pueden dedicar la mayor parte de su precioso tiempo a asuntos de la mayor importancia.

Pero al mismo tiempo, la debilidad de la comunicación formal no debe quedar sin ser explicada. La comunicación a través del canal de comando obstruye enormemente el flujo de información libre e ininterrumpido.

2. Comunicación informal:

La comunicación informal también se conoce como 'Grapevine'. Está libre de todo tipo de formalidades porque se utiliza en las relaciones informales entre las partes, como la amistad, la membresía en el mismo club o asociación.

Las personas en los niveles ejecutivos también utilizan la comunicación informal cuando les resulta difícil recopilar información de los trabajadores. Dicha comunicación incluye comentarios, sugerencias, etc. Puede ser transmitida por una simple mirada, gesto, sonrisa o mero silencio.

Los gerentes y ejecutivos también favorecen el crecimiento y desarrollo de la red informal de comunicación de vez en cuando. Este proceso, de hecho, tiene un propósito muy útil para difundir cierta información que, en el interés general de la organización, no se puede transmitir a través de los canales oficiales.

Aparte de eso, también ofrece a los altos y bajos una visión más clara de lo que piensan y sienten los subordinados. Pero al mismo tiempo, las debilidades de la comunicación informal también son dignas de mención. Se puede mencionar que este proceso muy a menudo tiende a pasar información y hechos distorsionados, malinterpretados, inexactos y de media verdad, según las circunstancias y el mensaje. Pero aún así, los ejecutivos y gerentes no pueden eliminar la comunicación informal.

B. Comunicación de acuerdo a la dirección:

1. Comunicación descendente:

La comunicación que fluye de los superiores a los subordinados se conoce como comunicación descendente. En una estructura organizativa, los ejecutivos deben ejercer sus poderes para lograr los objetivos deseados que implican que pueden participar en emitir órdenes, instrucciones y directivas de políticas a las personas en los niveles más bajos. Esto se puede llamar comunicación hacia abajo. Bajo comunicación descendente, se espera el desempeño inmediato de un trabajo.

Katz y Kahn han identificado elementos vivos de comunicación descendente:

1. Directivas de tareas específicas; Instrucciones de trabajo.

2. Información diseñada para producir un entendimiento de la tarea y su relación con otras tareas organizacionales; razón de trabajo

3. Información sobre procedimientos y prácticas organizacionales.

4. Retroalimentación al subordinado sobre su desempeño.

5. Información de carácter ideológico para inculcar un sentido de misión, adoctrinamiento de metas.

La comunicación de superior a subordinado puede ser cara a cara, así como a través de notas escritas, órdenes, descripciones de trabajo, etc.

2. Comunicación ascendente:

En una comunicación ascendente, se espera que las personas del nivel inferior tengan comunicación con las personas que están por encima de ellas. Es justo lo contrario de la comunicación descendente. Este tipo de comunicación incluye reacciones y sugerencias de los trabajadores, sus quejas, etc. Los contenidos de la comunicación ascendente son informes, reacciones, declaraciones de sugerencias y propuestas preparadas para la presentación al jefe.

La comunicación ascendente se puede dividir en cuatro categorías según lo que diga el empleado:

(i) sobre sí mismo, su actuación y sus problemas,

(ii) sobre los demás y sus problemas,

(iii) sobre políticas y prácticas organizativas, y

(iv) sobre lo que se debe hacer y cómo se puede hacer.

Las principales características de la comunicación ascendente son:

(1) se condensa y resume a medida que pasa a través de varios niveles en la jerarquía. Proporciona retroalimentación sobre el alcance de la efectividad de la comunicación descendente. Esta información se utiliza para mejorar la eficacia de la comunicación.

(2) Proporciona la gestión sobre los puntos de vista, reacciones, actitudes, sentimientos y moral de los empleados.

(3) Proporciona medios de control.

(4) Finalmente, da información y fecha para la toma de decisiones.

La comunicación hacia arriba puede distorsionarse debido a la naturaleza de las relaciones superior-subordinadas. Es probable que un empleado no proporcione ninguna información que pueda afectarlo de manera adversa. Además, puede transmitir información errónea para impresionar a sus superiores. Fluye a través de muchos medios, por ejemplo, cadena de mando, buzones de sugerencias, contactos personales, encuestas de actitud y moral, procedimientos de quejas, líneas privadas, sindicatos, etc.

3. Comunicación horizontal:

Cuando la comunicación tiene lugar entre dos o más personas que están subordinadas a la misma persona o que trabajan en el mismo nivel de organización, la comunicación se conoce como comunicación horizontal (lateral).

La comunicación entre gerentes funcionales o entre subordinados que trabajan bajo un jefe, la comunicación entre gerentes de varias fábricas es el ejemplo de tal comunicación. La comunicación horizontal puede ser tanto oral como escrita.

La comunicación horizontal satisface las necesidades de las personas de saber de sus propios compañeros sin tener en cuenta otros niveles en la organización. Es realmente difícil para una organización funcionar eficientemente sin tales flujos de comunicación horizontal. Aunque el diseño formal de la organización no contempla dichos flujos de comunicación, es necesario para la coordinación e integración de diversas funciones organizativas.

Dado que la comunicación horizontal de la organización normalmente no existe en la facilitación, se deja a los administradores individuales. La comunicación entre pares es necesaria para la coordinación y también puede proporcionar satisfacción social a las necesidades.

C. Según el modo de expresión:

1. Comunicación oral o verbal:

La comunicación oral es una comunicación directa entre dos personas. En la comunicación oral, ambas partes, es decir, el remitente y el destinatario intercambian sus ideas a través de palabras orales, ya sea en una conversación cara a cara o a través de cualquier dispositivo mecánico o eléctrico, como teléfono, teleconferencia, etc. Cuando es cara a cara, la persona que se comunica puede hacer preguntas. o explicaciones o, a veces, cuando la comunicación no se entiende correctamente, puede aclarar el significado.

La comunicación oral es generalmente posible cuando puede haber un contacto directo o el mensaje que se debe transmitir no es de naturaleza permanente. Reuniones y conferencias, conferencias y entrevistas son otros medios de comunicación.

La comunicación oral goza de ciertas ventajas de comunicación que se pueden enumerar de la siguiente manera:

(i) La comunicación oral tiene la clara ventaja de ser rápida y rápida. Brinda la oportunidad de que el transmisor y el receptor del mensaje respondan directamente.

(ii) La comunicación oral facilita el contacto cercano y, por lo tanto, fomenta el intercambio mutuo de ideas, hechos, comprensión y cooperación.

(iii) La comunicación oral a través del contacto directo, sin duda inculca en los subordinados un sentido de importancia personal que a su vez actúa como un factor motivador.

(iv) La comunicación oral permite además al superior realizar una evaluación rápida de la acción y reacción del subordinado ante cualquier mensaje transmitido. Obviamente, esto ayuda al superior a minimizar y evitar conflictos, a rediseñar planes y programas según la necesidad de tiempo y circunstancias.

(v) La personalidad del comunicador se aplica en el proceso de comunicación. Esto tiene un buen efecto en los subordinados y entienden la comunicación correctamente.

(vi) Puede traer un espíritu de equipo amigable y cooperativo.

Sin embargo, las siguientes son las desventajas de la comunicación oral:

(i) Existe la posibilidad de que las palabras habladas no se escuchen o entiendan claramente.

(ii) No es bueno para comunicaciones largas.

(iii) Requiere el arte de expresarse de manera precisa y apropiada, y escuchar a los demás con énfasis.

(iv) Es inadecuado cuando se necesita el desempeño específico de políticas y reglas.

(v) Los subordinados inexpertos no siguen las expresiones faciales y el tono de la voz del gerente.

2. Comunicación escrita:

Cuando la comunicación se reduce a blanco y negro (escritura), se llama comunicación escrita. Esto incluye palabras escritas, gráficos, diagramas, imágenes, etc. Las comunicaciones escritas se utilizan ampliamente en las organizaciones.

A veces, esta forma de comunicación se vuelve indispensable como en el caso de reglas, órdenes, programas o asuntos de políticas, etc. Las circulares, revistas, notas y manuales son algunas formas comunes de comunicación escrita.

Se puede afirmar a partir de observaciones generales que en todo tipo de organizaciones, tanto la comunicación oral como la escrita están en la práctica. ¿Qué forma se debe utilizar y aplicar? Mucho depende del mensaje, su importancia para el receptor y su implicación en los aspectos funcionales de la organización.

La siguiente lista presenta algunas formas de comunicación de uso común en diferentes direcciones:

Oral

Escrito

(1) Instrucciones personales.

(2) Conferencias, conferencias, reuniones.

(3) Rumores de vid.

(4) Entrevistas.

(5) Conversación cara a cara.

(6) Teléfono, etc.

(7) Canales de la unión.

(1) Manual de reglas e instrucciones.

(2) Cartas, circulares y memos.

(3) Carteles.

(4) Boletines y tableros de anuncios.

(5) Manuales y manuales.

(6) Informes anuales.

(7) Revistas de la casa.

(8) Publicaciones sindicales.

(9) Cartas personales y sugerencias.

(10) Procedimiento de Quejas.